CIRCULAR 17 DE 2019
(noviembre 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| Para: | Todo el Personal |
| Asunto: | Gestión de documentos, bandejas de inicio SGDEA-IDEAL |
Cordial saludo,
De conformidad con la Ley General de Archivos 594 de 2000, la ley 734 de 2002 Cap. II, Deberes, artículo 34, numeral 5 sobre la custodia y cuidado de la información y el Decreto 1080 de 2015 Cap. Vil, sobre la gestión de los documentos electrónicos de archivo, donde se mencionan aspectos relevantes que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos, señala que “Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos”; la Gerencia General en atención a su función de planear, programar, dirigir, formular y controlar las políticas generales del IDEA con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos, solicita a todo el personal que para la normalización de la gestión documental en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos se dé estricto cumplimiento a las siguientes directrices:
1. En cumplimiento de las funciones y el desarrollo de los procesos y procedimientos del Instituto, es necesario que todos los funcionarios, gestionen las bandejas de inicio del SGDEA-IDEAL, incluyendo- respondiendo-archivando o incluyendo y archivando todos los documentos que reposan electrónicamente en sus bandejas de inicio a los expedientes electrónicos correspondientes según clasificación de las Tablas de Retención Documental del instituto.
2. El ordenador del gasto y/o el supervisor vigilará que las cuentas de las personas que se encuentren a su cargo gestionen la bandeja de inicio en el SGDEA-IDEAL; es decir, en el informe final de supervisión y para su liquidación, debe ser presentado un pantallazo de la bandeja de inicio de la cuenta de usuario respectivo, como muestra de que no quedan documentos pendientes por trámite.
3. Es deber de los funcionarios cuando salen a disfrutar de su periodo de vacaciones, gestionar la bandeja de inicio, incluyendo, respondiendo, archivando y/o reasignando los radicados a otros funcionarios, para evitar retrasos o incumplimientos en los trámites que quedarían pendientes por realizar.
4. En el caso de los funcionarios que se retiran del instituto de forma definitiva, para la solicitud del paz y salvo correspondiente, es necesario gestionar la bandeja de inicio, incluyendo, respondiendo, archivando y/o reasignando los radicados al colaborador que quede designado para dar continuación a los trámites, para evitar retrasos o incumplimientos con la información pendiente por gestionar.
Ejemplo de la bandeja de inicio cuando no tiene documentos pendientes:
| Editar | No radicado | Creado | Asunto | Fecha Respuesta | Remitente / Destinatario |
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Para tal efecto, el Centro de Administración Documental-CAD se pondrá a disposición para dar acceso y/o crear los expedientes electrónicos según TRD para que todos los funcionarios puedan gestionar y conformar los expedientes con toda la información correspondiente y prevenir la pérdida de información. El CAD no se hará responsable de los documentos que sean mal incluidos y archivados.
Igualmente, para esta tarea se programaron los siguientes días para cada dependencia donde estarán acompañados por el Centro de Administración Documental para orientarlos y cumplir con esta obligación:
La invitación es mantenernos al día con la gestión documental; reto asociado a un ambiente digital ya que es una nueva práctica y forma de gestionar los documentos de archivo con el componente tecnológico con el que contamos hoy en día que es el SGDEA-IDEAL y habituarnos positivamente a esta tarea de “incluir, tramitar-archivar” en el sistema de información porque es responsabilidad de cada uno de nosotros como funcionarios dar trámite a la información correctamente para que en el futuro se pueda acceder fácil y acertadamente a los documentos de archivo que se convierten en memoria institucional.
Así las cosas, las directrices señaladas deben ser acatadas por todos los funcionarios dentro de un plazo máximo al 15 de diciembre de 2019, cuyo cumplimiento permitirá la normalización y agilidad en los procedimientos internos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
LIZ MARGARET ALVAREZ CALDERON
Gerente General
