CIRCULAR 028 DE 1993
(septiembre 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| De: | SECRETARIO GENERAL |
| Para: | PERSONAL IDEA |
| Asunto: | CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS ARCHIVO |
El incumplimiento de algunas normas de archivo establecidas internamente, ha generado serios traumatismos en la entidad, por lo que la Secretaría General se permite recordarlas para su cabal cumplimiento.
1. Absolutamente toda la documentación debe ser recibida, radicada y tramitada en Archivo, lo que indica que ningún funcionario ajeno a esa dependencia podrá hacerlo.
2. Los seis recorridos diarios establecidos por el Archivo, así como las carpetas plásticas que deben portar documentación, tienen como objetivo la prestación de un eficiente servicio al lograr el adecuado flujo de información; por lo tanto, todo debe tramitarse en los tiempos previstos y a través de ellas; prohibiéndose la tramitación directa, salvo en casos excepcionales a juicio de la Gerencia, la Secretaría General o las respectivas Direcciones.
3. La correspondencia forma parte de la imagen institucional, razón por la cual debe estar elaborada correctamente, esto es sin errores ortográficos, con las firmas y sellos pertinentes, con los anexos respectivos y el sobre o sobres necesarios.
4. La solicitud de fotocopias debe estar soportada con las respectivas órdenes, las cuales contendrán los datos que allí figuran, así como la firma del respectivo Director.
5. Las vueltas personales están absolutamente prohibidas.
6. No se permite el ingreso al Archivo, de personas ajenas a él.
Cordial Saludo.
RAFAEL BUSTAMANTE PEREZ
Director Administrativo
