CIRCULAR 211 DE 2015
(abril 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Secretario General |
| Para: | Servidores IDEA |
| Asunto: | Archivo central |
Con el fin de concentrar toda la información del IDEA en el Archivo Central, cordialmente solicitamos que toda la documentación que se genere, reciba y tramite en las oficinas sea remitida a la Coordinación Área de Archivo, así:
1. La documentación que se elabore en las oficinas con destino a clientes internos y externos debe ser radicada en el Archivo central.
2. Los documentos que se reciban en las diferentes dependencias, de clientes externos, una vez atendidos y respondidos, deben ser devueltos al archivo central para su guarda y custodia.
3. Los contratos que se generen en las diferentes dependencias del Instituto deben ser organizados en una carpeta con toda la documentación que hace parte de éstos, como: términos de referencia, avisos, propuestas, cotizaciones, entre otros y una vez legalizados deben ser remitidos a la Coordinación de Archivo para su custodia.
4. Para la firma de los documentos con destino al exterior, éstos deben ser suscritos por el responsable del asunto y el Jefe inmediato, excepto en el caso de los Jefes de División y Subgerentes.
Atentamente,
VICTOR DAVID TORRES GIL
Secretario General
