CIRCULAR 294 DE 2004
(diciembre 15)
Fuente: Archivo Interno entidad emisora
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para. | Gerente, Subgerentes, Jefes de División y Coordinadores Secretarias, Funcionarios archivo. |
| De: | Secretaria General |
| Asunto. | Proceso de Indización Documentación Correspondencia Recibida. |
A partir de la fecha se adopta el proceso de indización de Correspondencia Recibida en la institución, el cual se administra y monitorea a través del software "Document " por parte de los funcionarios del área de archivo. La documentación será trabajada directamente desde cada puesto de trabajo por la secretaria de cada área, según la información que llegue a la respectiva dependencia.
Para la buena ejecución de esta tarea, se requiere del compromiso y la responsabilidad de cada una de las personas que desarrollan dicha labor, tanto, de las secretarias como del personal del archivo. Se espera que el manejo de la información se realice en forma oportuna. Por lo tanto, es indispensable la coordinación constante con los funcionarios del archivo en los casos en que se presenten dificultades para realizar esta actividad, la cual, debe estar dispuesta para la consulta de los usuarios del sistema en el menor tiempo posible.
Atentamente,
MÓNICA SANTA RAMÍREZ
PROCEDIMIENTO INDIZACION DE DOCUMENTOS
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO.
2. ALCANCE.
3. DEFINICIONES.
4. JUSTIFICACIÓN.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Aspectos generales
5.2 Actividades
6 ROLES DE LOS INVOLUCRADOS EN LOS PROCESOS
6.1 Auxiliares
6.2. Secretarias
6.3 Archivo
6.4 Usurarios
1 OBJETIVO
Proporcionar un instructivo que sirva de guía a los funcionarios que intervienen en la manipulación de información y documentos.
2 ALCANCE
Indización y consulta de documentos.
3 DEFINICIONES
CAMPOS DE INDIZACION: Son las zonas establecidas para la descripción de un documento y posteriormente utilizados para su recuperación. Estos son:
-RADICADO:
Es el número asignado por el reloj radicador del archivo que aparece en la parte superior derecha del documento recibido, con la siguiente descripción: Número consecutivo de cinco dígitos, fecha y hora.
-FECHA:
Son los datos cronológicos que tiene el documento recibido: año, mes, día. En caso de no tener fecha, se describe la asignada en el radicado del IDEA.
-RADICADO DE ORIGEN:
Es el número asignado por la empresa o entidad en el documento de origen o recibido. En caso tal de no aparecer este dato se deja en blanco este espacio.
-CEDULA O NIT:
Según sea el caso de persona natural el número de la cédula de quien firma el documento o persona jurídica el NIT correspondiente, en caso de no aparecer este dato se deja en blanco este espacio.
-ENTIDAD:
Es el nombre completo de la persona natural o jurídica que envía la carta. Para utilizar este campo se tiene la ayuda del despliegue de nombres de entidades que tienen vínculo con el IDEA y aparecen en orden alfabético. Por lo tanto se selecciona de acuerdo a la letra inicial del nombre.
En caso de no aparecer se describe el nombre de la razón social, teniendo en cuenta si tiene sigla, se escribe inmediatamente después del nombre.
-REMITENTE: Si este es una persona natural se escribe el nombre completo de quien firma, si es una razón social se escribe el nombre del cargo sin artículos seguido del nombre del funcionario que firma la carta.
-DESCRIPCION:
Es el resumen o idea principal del texto (ver tesauro).
-DESTINATARIO:
Es el área y funcionario del Idea a quien le debe llegar la información. Para utilizar este campo se tiene la ayuda del despliegue de cargos del Idea, aparecen en orden alfabético. Por lo tanto se selecciona de acuerdo a la letra inicial del nombre. En cargos como Auxiliar y/o Profesional Universitario, se debe adicionar el nombre del funcionario correspondiente.
-ANEXOS:
Es la descripción o relación de los anexos correspondientes que tiene el documento a indizar, indicando que tipo de anexos son y si están digitalizados o no, es decir un documento de 50 hojas donde la primera hoja es la remisión de un informe, en este espacio describiremos 49 folios informe capacitación, 49 folios estudio clima organizacional; si no están digitalizados igual se deben enunciar. Ejemplo 1 disquete, 1 CD, 1 libro, 1 informe interventor.
CORRESPONDENCIA RECIBIDA: De la serie documental comunicaciones oficiales, se desprende la subserie correspondencia recibida, y es de carácter externo.
INDIZACIÓN: Acción de describir cada uno de los campos indicados para cada serie documental y hacen referencia al documento tratado, luego serán utilizados para la recuperación de la información.
4 JUSTIFICACIÓN.
En el plan estratégico del IDEA se contempla la actualización de software y hardware pretendiendo la modernización y optimización de funciones y procesos.
Así mismo, con la actualización tecnológica que se viene dando en la entidad y específicamente en el área de archivo se pretende optimizar la herramienta utilizando al máximo todas sus ventajas competitivas como es la descentralización de la información, realizando los procesos de indización consulta, control y recuperación de la documentación que ingresa y sale de la institución desde cada puesto de trabajo.
Inicialmente se estableció consulta "on - line" o directa para cada funcionario desde su equipo y seguidamente con el grupo de secretarias por ser las funcionarías donde se centraliza la información de cada área, se pretende que realicen directamente el proceso de digitalización de la información que llega a su respectiva dependencia con el fin de obtener mayor conocimiento y control sobre la misma
Con los procedimientos anteriores se pretende garantizar la disposición de los documentos al interior del Instituto de manera óptima y oportuna y de esta manera contribuir a fortalecer y mejorar los niveles de eficiencia y eficacia del sistema de gestión de la calidad
PROCEDIMIENTO
4.1 ASPECTOS GENERALALES
Este procedimiento se inicia cuando el Auxiliar encargado de la ventanilla recibe los documentos, verifica anexos, radica, clasifica según su contenido, coloca el código del área de la Institución que lo debe tramitar y escanea en el lote correspondiente a dicha área.
Códigos de las áreas:
1. Gerencia General.
1.1 División Cuentas Especiales.
1.2 Coordinación Relaciones Públicas.
1.2 Subgerencia General de Control Interno
2. Subgerencia General de planeación.
3. Secretaria General.
4.1 División Jurídica
4.2 División Sistemas
4.3 División Recurso Humano
4.3.1 Coordinación Recurso Humano
4.3.2 Coordinación Servidos
4.3.3 Archivo
5. Subgerencia General Técnica
5.1 Asesores de Desarrollo
6. Subgerencia General Financiera
6.1 División Contabilidad
6.2 División Cartera
6.3 División Tesorería.
7. Subgerencia General Cooperación Internacional
NOTA: Temporalmente se recibirán simultáneamente el documento físico y virtual hasta tanto la administración determine un nuevo procedimiento, el cual se informará oportunamente.
4.2 ACTIVIDADES
| DESCRIPCIÓN | |
| 4.2. INICIO SESIÓN | 4.2.1 Ingreso al Document: 4.2.1.1 Selecciona en la pantalla el ¡cono QfDocument y da click 4.2.1.2 Aparece ventana de inicio sesión y da click en ingresar  4.2.1.3 En la pantalla aparece en la parte superior barra herramientas con tres botones: Series, Memo y Flujo. Oprimimos series y sale la ventana Series Documentales, donde se visualiza el listado de series que se tiene definido para la administración documental en la entidad. El signo "más" indica que la serie tiene subseries y aparece un despliegue.  4.2.1.4 Selecciona serie documental dando click en COMUNICACIONES OFICIALES, y en la subserie Correspondencia Recibida. Se verifica la apertura de la serie o subserie seleccionada en la parte inferior izquierda de la pantalla. Simultáneamente la barra de herramientas superior cambia, aparecen los botones de indizar, consultar modificar y las demás sobre las cuales tiene permisos autorizados.  4.2.1.5 Da click sobre el botón Indizar y aparece otra barra de herramientas, con nuevas opciones guardar, refrescar entre otras según las autorizaciones otorgadas. 4.2.1.6 Para seleccionar el lote y poder visualizar las imágenes a indizar, se da click en el botón Refrescar, inmediatamente aparece una ventana denominada "Cargar Lote" se da click en el despliegue de lotes y selecciona el nombre del área correspondiente, luego da click en aceptar y aparecen las imágenes de éste lote; verifica este procedimiento ubicando el nombre del lote en la parte superior izquierda de la pantalla.  4.2.2.1 En la pantalla deben aparecer las siguientes ventanas: en la parte izquierda Listado de imágenes, en el centro ventana de Imagen donde se visualiza y se da lectura al documento y la ventana denominada Indizando donde aparecen los campos a indizar. 4.2.2.2 Con un click selecciona la imagen sobre la cual se va a trabajar, y aparecerá con un recuadro azul la imagen que seleccionamos igualmente su imagen aparecerá en la ventana central de Imagen para proceder a dar lectura al documento. 4.2.2.3 Con los datos del documento se inicia la descripción de cada campo de la ventana de Indización: Radicado: Se escriben los cinco números asignados por el reloj radicador del archivo que aparece en la parte superior derecha del documento. Fecha: Se describe los datos cronológicos que tiene el documento recibido: año, mes, día. En caso de no tener fecha, se describe la asignada en el radicado del IDEA. RADICADO DE ORIGEN: Es el número asignado por la empresa o entidad en el documento recibido, en caso tal de no aparecer este dato, se deja en blanco este campo. CEDULA O NIT: Según sea el caso, si es persona natural el número de la cédula de quien firma el documento o persona jurídica el NIT correspondiente, en caso tal de no aparecer este dato se deja en blanco este campo, los números se deben escribir sin puntos y cuando es nit sin el ultimo dígito; cuando asignamos estos datos y esta creado el beneficiario en el SIFF inmediatamente aparece el nombre de la persona o entidad en el campo siguiente denominado entidad. ENTIDAD: Para utilizar este campo se tiene la ayuda del despliegue de nombres de entidades que tienen vínculo con el IDEA y aparecen en orden alfabético. Por lo tanto se selecciona de acuerdo a la letra inicial del nombre. En caso de no aparecer en el listado se describe el nombre de la razón social, teniendo en cuenta las siguientes observaciones: si tiene sigla se escribe inmediatamente después del nombre. - Comunicaciones recibidas de la gobernación o departamento de Antioquia el tratamiento será departamento de Antioquia y se describirá así DPTO ANTIOQUIA. Es necesario leer el texto completo del documento para distinguir si la información corresponde a un convenio específico o se trata de comunicaciones entre secretarias del departamento; si se da el primer caso la descripción de la entidad seria el nombre del CONVENIO y si es el segundo caso la entidad es el DPTO ANTIOQUIA. REMITENTE: Si este es una persona natural se escribe el nombre completo de quien firma, si es una razón social se escribe el nombre del cargo sin artículos, seguido del nombre del funcionario que firma la carta. DESCRIPCION: Es el resumen o idea principal del texto (ver tesauro), se escribirá sin artículos, utilizado palabras claves fáciles de identificar en el momento de la recuperación del documento, para concretar estas palabras es bueno preguntarnos el por qué, y para que se envió el documento, si escribimos cifras se debe omitir el signo de millón ("), escribir el signo pesos ($) los números seguidos de punto. Como recomendación se sugiere extraer la terminología estipulado en el tesauro como abreviaturas, modismos y descripción de nombres y entidades. DESTINATARIO: Para utilizar este campo se tiene la ayuda del despliegue de cargos del Idea, aparecen en orden alfabético. Por lo tanto se selecciona de acuerdo a la letra inicial del nombre. En cargos como Auxiliar y/o Profesional Universitario, se debe adicionar el nombre del funcionario correspondiente. Anexos: En este espacio debemos indicar los anexos correspondientes, verificando que tipo de anexos y si están digitalizados o no, es decir un documento de 50 hojas donde la primera hoja es la remisión de un informe, en este espacio describiremos 49 folios informe capacitación, 49 folios estudio clima organizacional; si no están digitalizados igual se deben enunciar. Ejemplo 1 disquete, 1 CD, 1 libro, 1 informe interventor. 4.2.2.4 Guardar Información: Una vez se han descrito todos los campos en el recuadro de indización y verificado que no hay errores en la trascripción, primero se constata que la Imagen este cubierta por el recuadro azul que significa que esta seleccionada y lista para ser grabada en el sistema. Segundo se da click en el icono guardar ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla e inmediatamente ingresa al programa ya grabada y lista para la consulta. 4.2.2.5 En los casos de presentarse la digitalización de varias imágenes pertenecientes a un mismo documento se debe repetir el paso anterior pero oprimiendo la teda CHIFT para que tome toda la información y se grabe simultáneamente. |
ROLES DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO
4.3 AUXILIAR:
- Es el funcionario que desde el área de archivo recepciona la documentación que ingresa o sale de la entidad por parte de usuarios o dientes.
- Verifica el contenido, si tiene anexos, radica o numera, fecha y asigna código del área si es documentación recibida o si es un oficio a enviar verifica datos del destinatario, anexos si los hay, dirección y sobre de envió.
- En su equipo de trabajo selecciona en el software la opción de escanear lote del área del destinatario de la información, para la documentación recibida y realiza función.
- Clasifica en carpeta documento físico para ser enviado por el recorrido interno y relaciona en planilla
4.4 SECRETARIAS:
- En su puesto de trabajo y a través de las carpetas en los recorridos recibirán información de los diferentes usuarios.
- diariamente en la jomada laboral se consultará en su equipo de trabajo imágenes de documentos que llegaron al área respectiva y deben digitalizarse para disponer oportunamente la consulta de los mismos, a todos los usuarios en general.
- Al indizar la documentación debe inicialmente leer el documento para enterarse en forma general de toda la información e iniciar la descripción de los campos con los datos correspondientes.
- Releer el documento antes de grabarlo para verificar errores o inconsistencias que puedan impedir recuperar el documento posteriormente
- Analizar si el documento tiene anexos de una o más páginas para ser tenido en cuenta en la grabación y guarda de las imágenes.
- Colocará con la ayuda del botón notas, estikert de aviso cuando el documento pasa de su dependencia a otra; la fecha y el código del área.
- Informa al área de archivo dificultades técnicas y/o operativas que se puedan presentar en el desarrollo de sus tareas con el software "Document"
4.5 ARCHIVO
- Es el responsable por la administración del sistema.
- El área de archivo servirá de soporte para asesorar a las dependencias en el manejo del software y en el procedimiento adecuado para realizar consultas e indización de la información.
- Velará por la oportuna recepción y respuesta a requerimientos de los usuarios relacionados con el Software Administrador Documental.
- El área de archivo conserva la información en el servidor dispuesto para ello o igualmente respaldan en medios magnéticos la información para conservarla el tiempo necesario como medida de seguridad.
- Realizar monitoreo permanente y control a la información que se lleva en el software administrador Documental.
5.4 USUARIOS
- Desde su equipo de trabajo podrán consultar a través del software la información que llega a la entidad y la cual es el insumo para el desarrollo de las diferentes actividades y funciones asignadas en la institución
- Seleccionando la serie a la cual hace referencia la información que se requiere consultar e indicando algún descriptor general del cuadro de indización podrá capturar las imágenes del documento digitalizado para realizar el trabajo respectivo.
- En lo posible no imprimirá documentos para leerlos o llevarlos a terceras personas
