CIRCULAR 299 DE 2005
(marzo 03)
Fuente: Archivo Interno entidad emisora
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Funcionarios IDEA |
| De. | Secretaria General |
| Asunto: | procedimiento Correspondencia y Archivo |
El área de Archivo en cumplimiento de sus funciones, le corresponde establecer e implementar las reglas y principios generales que regulen la función archivística del IDEA dentro del marco legal existente para ello, principalmente guiados por la ley 594 de 2000 del Archivo General de la nación y sus decretos reglamentarios.
Adicionalmente, con el sistema de calidad se aprobó el proceso de Correspondencia y archivo, donde se estructura dicho procedimiento conocido por todos y el cual debe llevarse cumplidamente, con el fin de poder velar por la transparencia administrativa y disponer de la documentación en forma organizada.
Por lo anterior, se requiere el estricto cumplimiento de los siguientes aspectos para que sea más efectivo el trámite documental en todo el proceso:
1. Radicación de todos los documentos oficiales tanto de los que se reciben, como de los que se envían a otras entidades. Igualmente, se debe tener en cuenta el manual de autorizaciones para lo relacionado con las firmas en los documentos.
2. El procedimiento de archivo y correspondencia establece recorridos internos para la entrega de comunicaciones oficiales; esto permite controlar el trámite de cada documento. La información que se tramita por fuera del recorrido no queda registrada en las planillas establecidas, lo que genera traumatismos en el momento de verificar los registros y nos asegura una no conformidad en el proceso.
3. Todo documento radicado y entregado a su destinatario, si requiere ser entregado a un tercero, deberá pasar por el archivo para controlar su trámite.
4. Cuando se ha radicado un documento no habrá lugar a modificación en el documento inicial. Su corrección deberá hacerse mediante aclaración con documento nuevo, utilizando la misma tipología del primero.
5. Todo documento radicado, una vez terminado su trámite, deberá ser devuelto al archivo con sus respectivos anexos si los tiene, para guarda, custodia y consultas posteriores por parte de todos los usuarios.
6. La radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, ni enmendados. La numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos en el archivo, la Secretaria General evaluará los casos excepcionales que representen.
La unidad de correspondencia y archivo velará por el estricto cumplimiento de la reglamentación establecida para su funcionamiento y el procedimiento aprobado en el sistema de calidad y por esto, solo radicará y tramitará los documentos que cumplan con la normatividad establecida.
Atentamente,
VICTORIA EUGENIA RAMÍREZ VÉLEZ
