CIRCULAR 317 DE 2005
(diciembre 20)
Fuente: Archivo Interno entidad emisora
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Funcionarios IDEA |
| De: | Secretaria General |
| Asunto: | Devolución Documentación Archivo |
Dando cumplimiento a la normatividad archivística en materia de administración documental y con el fin de cumplir el propósito de llevar el control, seguimiento y conservación de la información institucional por motivo de cierre de fin de año, se hace necesario que todos los funcionarios que tengan en sus puestos de trabajo carpetas de archivo, las devuelvan antes del 23 de Diciembre de 2005.
Se recuerda igualmente, que si tienen documentos oficiales que ya terminaron su trámite institucional, los devuelvan al archivo de acuerdo al tiempo de retención que se estableció en las Tablas de Retención Documental y deberán ser transferidos al archivo, relacionados en el formato y fecha indicados para este asunto. (formato inventario Único)
Adicionalmente se informa que acatando el Decreto 060 de 2001 del Archivo General de la Nación a partir del 1 de Enero de cada año se deben iniciar todas las codificaciones a partir de cero. Por este motivo a partir del 2 de Enero de 2006 la codificación de las diferentes series documentales del IDEA tales como: Resoluciones, memorandos, contratos de empréstito, administrativos, licitaciones e invitaciones públicas y las actas, cambiaran de numeración y empezaran de cero.
Esperamos su colaboración y atención a las indicaciones dadas en la presente circular
Atentamente,
VICTORIA EUGENIA RAMÍREZ VÉLEZ.
