MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA
Se hace necesario la creación de un puesto de Auxiliar de Compras, con el fin de canalizar a través del mismo, todas las compras que se realicen directamente en el Instituto.
Sus principales atribuciones son:
1) Responsabilidad del cumplimiento de los principios básicos que rigen la gestión de compras.
a) A quién debe comprarse
b) Cantidades que se deben adquirir a cada proveedor
c) Condiciones que se deben cumplir
d) Precio que debe pagarse.
2) Cumplimiento de la política financiera en las compras en lo que se refiere a: compras de contado y a crédito.
3) Responsabilidad de la integridad y corrección de los tratos que la empresa efectúa con los proveedores.
4) Investigación continúa del mercado y sus tendencias con el fin de obtener las mejores calidad y precios que convengan a los intereses de la Entidad.
5) Preparación oportuna y coordinada de los informes que necesite Contabilidad o cualquier otra dependencia de la Entidad.
PERSONAL Y EQUIPO NECESARIO
El personal necesario que debe considerarse en las actuales circunstancias es el siguiente:
Un auxiliar
Si el volumen futuro de trabajo así lo justifica podrá ampliarse en la forma que se considere más conveniente.
A este puesto de Auxiliar se le asignará el equipo necesario para desempeñar sus funciones, los principales son: Equipo mecánico y muebles de oficina.
Agrupación de artículos que debe tramitar este Auxiliar
Debe tramitar todas las compras locales; comprende todos los materiales, suministros, herramientas, repuestos, accesorios, lubricantes, combustibles y otros artículos para consumo inmediato o para reposición de existencias normales.
También debe tramitar todo lo referente a órdenes de trabajo.
La venta de los excedentes o desechos y, en general, todo lo que se considere como posible aprovechamiento estará bajo el control del Comité de Compras.
El Auxiliar de compras debe mantener permanentemente actualizado un registro de precios, cotizaciones, catálogos, listas de precios, listas de descuentos, etc. Debe establecer un contacto permanente con los proveedores y realizar continuamente investigaciones del mercado con el fin de ubicar las mejores fuentes de abastecimiento que convenga a los intereses de la Entidad.
Seguimiento:
El Auxiliar de Compras debe vigilar cuidadosamente el programa del trámite de los diferentes documentos que pasan por su control:
Salida de Almacén
Solicitud de compra
Solicitud de cotización
Orden de compra
IDEA
SALIDA DE ALMACEN No. ______
| Día | Mes | Año | Centro de Costos | Razón | Consumo |
| Devolutivo | |||||
| Cantidad | Unidad | Código | Artículo | Imputación | |
| Pedida | Despach. | ||||
| Solicitado por | Almacén | Aprobado por: | Recibí conforme | ||
La persona que necesita algún material, accesorio, etc., debe solicitar al Almacenista el pedido, por medio de un razonero, firmado por su Jefe inmediato.
El almacenista recibe el razonero e inmediatamente transcribirá la solicitud a una forma denominada "Salida de Almacén" Si el artículo se encuentra en stock se despacha, si sólo hay parte del pedido se entrega, la existencia y se hace una solicitud de compra con la parte faltante o de la cantidad necesaria para tener en almacenamiento.
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE ALMACEN
1 - Se anota el nombre ó el No. del centro de costos que solicita los materiales, etc.
2 - Se anota la fecha y se indica también si los artículos son de consumo ó devolutivos.
3 - Donde dice No. debe aparecer prenumerados en orden consecutivos todos los vales.
4 - El Almacenista o el Auxiliar de compras indicará la unidad de medida, la cantidad pedida y la cantidad despachada.
5 - Se indica el Código.
6 - Se describe el artículo y la imputación que será anotada en Contabilidad.
7 - Firma de quién recibe
TRAMITACION
IDEA
Solicitud de Compra
| Día | Mes | Año | Con cargo a: | No. | |||
| Cantidad | Unidad Descripción | Codific. | Cantidad | ||||
| Solicit. | A comprar | Exist. Actual | Punto de Pedido | Max | Mín. | ||
| Solicitado por: | Aprobado por: | Cotización adjudicada a: | |||||
Original y copia
La finalidad de la solicitud de compras es solicitar al Auxiliar de Compras la obtención de determinados elementos para el consumo directo o para la reposición de existencias en el almacén.
Instrucciones:
Este documento como todos los correspondientes a los de compra estará prenumerado.
La forma de utilización de la solicitud de compras será así:
Casilla No. 1: Se anota el número del centro de costos o del almacén, si es quien lo solicita.
Casilla No. 2: Se indica la fecha en que se elabora la solicitud y el No. de control que le corresponda.
Casilla No. 3: Se anota la cantidad solicitada y la cantidad definitiva que servirá para elaborar la orden de compra.
Casilla No. 4: Se indica la unidad de medida del artículo, su codificación y una descripción completa del mismo.
Casilla No. 5: Se anota la existencia actual del artículo en el Almacén.
Casilla No. 6: Firma de persona que solicita el pedido.
Casilla No. 7: Firma del funcionario responsable y autorizado para aprobación de la solicitud.
Casilla No. 8: Se anota el nombre del proveedor cuya cotización ha sido aceptada.
Estudio Comparativo de cotizaciones
Documento que es elaborado por el auxiliar de compras, al recibo de una solicitud de compras por parte de cualquier dependencia. El objeto principal es pedir cotización de precios a los diferentes proveedores en el comercio y obtener así las mejores condiciones de compras para los artículos pedidos.
Med:
Mercancía a compartir
Destino de la Mercancía:
| Proveedores | Telef. | Marcas | Precios | Dec 30/60 Cont. | Neto | Impto. Venta | Tiempo Entreg. |
| Nota: Cotizaciones tomada por: | Pedida No. a | ||||||
Instrucciones:
Casilla No. 1: Se anota la fecha de la cotización
Casilla No. 2: Se anota el nombre de los proveedores que hayan cotizado y su número telefónico.
Casilla No. 3: Se hace una breve descripción del artículo, la cantidad a cotizar y la unidad de medida
Casilla No. 4: Se anota el valor cotizado y el descuento concedido.
Casilla No. 5: Firma la persona que solicita la cotización
Casilla No. 6: Se anota la razón de la adjudicación, especialmente cuando sea por alguna característica diferente al precio
Casilla No. 7: Firma del Auxiliar de compras al recibo de la cotización.
Casilla No. 8: Espacio reservado para anotar el nombre y No. del proveedor que cotice más favorable y a quién se le adjudicó.
Una vez decidida la compra se elabora la orden de compra y se envía para la firma del Gerente o representante y, por último, de la auditoría.
Se deberá obtener un mínimo de tres (3) cotizaciones y se podrá hacer telefónicamente cuando se estime que el valor de la compra sea inferior a lo estipulado en el Art. No. 49 de la Ordenanza No. 36 de Noviembre 30 de 1974 y que en 1980 es de $35.400.-
Cuando el pedido es superior a este valor se debe solicitar cotizaciones por escrito, hasta un valor de $531.400.-
De este valor en adelante, se necesitará licitación pública.
Al solicitar cotización de la mercancía el Auxiliar de Compras debe dar esencialmente la siguiente información:
Nombre completo del artículo
Especificaciones
Cantidad que se pedirá
Plazo de entrega que se desee
Lugar en que se debe entregar la mercancía
Plazo para envío de la cotización
Otras:
Precio unitario
Descuentos especiales
Condiciones de pago
Plazo de entrega
Impuesto de ventas
Todas las cotizaciones deben indicar el No. de orden de compra que perfeccionó la transacción.
Una vez obtenida toda la información pertinente, el Auxiliar de compras, a su juicio, escogerá el proveedor que ofrece las mejores garantías y, además, si el artículo tiene un valor menor a $5.000.-, de este valor en adelante presentará las cotizaciones (cuadro comparativo) al Comité de Compras, quien decidirá la compra.
Orden de Compra
La orden de compra es el único documento con el cual el IDEA, autoriza debidamente a sus proveedores para que envíen y carguen en cuenta las mercancías estipuladas a los precios y condiciones convenidos.
Se enviará al proveedor el original de la Orden de Compra, quien anexará la factura para su pago, en la fecha determinada:
IDEA
Orden de Compra
No.____
| Día | Mes | Año | Sr.(a) | Despacho No. | |
| Cantidad | Unidad | Descripción | Código | Precio Unitar | Valor Total |
| Pedida | Recibida | ||||
| Presupuesto | Auxiliar de Compras | Gerente o Repres. | Auditoría | Recibido por: | |
Original y dos (2) copias
Original: Proveedor
Copia: Auxiliar de Compras
Copia: Contabilidad
Instrucciones:
La forma de utilización de la Orden de Compra es:
No. 1 - Se indica el nombre o razón social del proveedor
No. 2 - Espacio reservado para la prenumeración consecutiva.
No. 3 - Se anota la fecha en que emite la orden de compra y el nombre para el cual va destinado el pedido.
No. 4 - Se indica la cantidad solicitada.
No. 5 - Se indica la unidad de medida y una clara y exacta descripción del mismo y sus especificaciones.
No. 6 - Se indica el precio convenido con el proveedor y el valor total de la com¬pra.
No. 7 - Firma del Auxiliar de compra como funcionario responsable y autorizado por el IDEA.
No. 8 - Firma del Gerente o su representante y Auditoría y la firma de quien reci¬be la mercancía.
No. 9 - Disponibilidad de presupuesto, firmado por el Contador.
Tramitación.
Se elabora en original y 2 copias siendo l, para el proveedor, la 2a. para el Auxiliar de compra y la 3a. para Contabilidad.
ORDEN DE COMPRA
Medellín, (Fecha)
Señor(es)
Por medio de la presente, queda(n) autorizado(s), en su condición de contratista (s) independiente(s), para efectuar los trabajos que se detallan a continuación, con el valor de cada uno, así:
En su condición de contratista(s) independiente(s) usted(es) tendrá(n) absoluta libertad de escoger el personal necesario en la obra, fijar las remuneraciones y las demás condiciones necesarias para la correcta ejecución de los trabajos. En consecuencia, serán de su cargo todas las obligaciones de carácter laboral o de cualquier otra clase, con los trabajadores u operarios que vincule a las reparaciones materia de ésta.
Los trabajos enumerados, en esta carta-contrato, laboral o de cualquiera otra clase, con los trabajadores u operarios que vincules a las reparaciones materia de ésta.
Como aceptación de las condiciones aquí fijadas, sírvanse firmar copia de la presente.
Atentamente,
COMITE DE COMPRAS
El Comité de Compras estará constituido por el Gerente o su representante, con voz y voto.
Por el Auxiliar de Compras, con voz pero sin voto
Por el Subgerente Financiero, con voz y voto
Por el Auditor Especial de la Contraloría, en IDEA, con voz pero sin voto
El Comité tendrá las siguientes funciones:
1 - Decidir las compras por valores mayores a $5.001.-
2 - Controlar el gasto en las compras.
3 - Decidir sobre las cotizaciones que deben llevarse a la H. Junta Directiva del Instituto, cuando las adquisiciones tengan un valor superior a $531.400.-
4 - Reunirse cada 15 días y en los casos que se haga necesario.
5 - Trazar derroteros en las compras.
NOTA - El Comité será citado por el Gerente o su representante.
SDD/mct
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
PLANTA DE CARGOS Y REMUNERACIONES (1.988)
<Consultar tabla en el documento original en PDF directamente en el siguiente enlace:https://168.61.69.177/documentospdf/PDF/DOC_IDEANT_0002_1988.pdf>
CARGO: Secretaria Departamento de Contabilidad.
SUPERIOR INMEDIATO: Contador General
FUNCIONES
A. GENERALES
Atender todo lo relacionado con el Departamento; como recepción y entrega de información y documentos; clasificación y archivo de los documentos Contables; así como servir de enlace entre Contabilidad y.las demás dependencias del Instituto.
B. ESPECIFICAS:
- Suministrar información necesaria para Planeación Deptal.
- Mecanografiar toda lá documentación qué produzca el Depto de Contabilidad tales como: indirectos» certificaciones» listados de deducciones de nómina etc.
- Archivo de documentación Contable y Presupuesto
- Registro individual de pagos así:
a. salarios
b. Cesantías
c. Vacaciones
d. Otras prestaciones sociales.
Funciones de la Secretaria del Depto de Contabilidad.
- Verificación y Control de entrega de Auxilios Nacionales
- Control de pagos al personal transitorio
- Tramitación de extractos de depósitos de Municipios y Entidades.
- Los demás que el superior inmediato le asigne
DESCRIPCION DE OFICIOS
| Nombre del Oficio: | JEFE DE SITEMATIZACION |
| Depende de: | Gerente |
| Área Administrativa: | GERENCIA |
| Personal a cargo: | 1 Programador de Computador 1 Operador de Computador |
FUNCION BASICA
Planear, dirigir y controlar la correcta prestación del servicio de sistematización de datos en el IDEA. Coordinar las distintas aplicaciones que se encuentren en la etapa de análisis, programación, montaje, documentación y producción.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Elaborar planes y programas de trabajo para el departamento de sistematización, determinando los recursos re-queridos, el tiempo y costo y presentarlos a consideración del Gerente.
2. Dirigir y coordinar la correcta prestación del servicio de programación y procesamiento de datos.
3. Planear y coordinar las diferentes aplicaciones que puedan incorporarse al computador del IDEA, velando por la integridad del sistema, compartiendo los recursos de máquina y de archivos, con la mínima redundancia, para establecer en lo posible una Base de Datos, 1007o confiable.
4. Tener pleno conocimiento de las actividades desarrolladas en las diferentes áreas funcionales de la Institución, lo cual le permitirá efectuar los contactos con todas las dependencias para el estudio de los procedimientos necesarios en aquellas aplicaciones o programas que cada uno requiera incorporar al sistema de cómputo.
5. Elaborar los diseños globales de todas las aplicaciones de tal manera que se opte por el método más eficiente no solo de proceso sino en el manejo de archivos, de tal manera que haya una perfecta interconexión entre ellos, siempre bajo un' enfoque sistémico retroalimentado.
6. Ejercer la administración del disco de almacenamiento, procurando que se mantengan los diferentes niveles de seguridad que garanticen la pureza de la información y permitir el mantenimiento de los archivos de auditoria que sean exigidos por la Contraloría o aquellos que estime necesarios, bajo la máxima seguridad. Igualmente debe exigir a los diferentes usuarios los respaldos (Backup) de los archivos de las aplicaciones bajo su responsabilidad, de tal manera que protejan la información en caso de cualquier falla física del equipo.
7. Aprobar todo nuevo programa que llegue al área de operación, antes que se inicie su ejecución.
8. Supervisar la correcta utilización del recurso de Hardware (equipos), distribuyendo el tiempo de máquina sobrante entre los diferentes usuarios internos o externos autorizados por la gerencia.
9. Supervisar el personal inmediato y darle instrucciones para una mejor eficiencia en el desarrollo de sus funciones, garantizando su idoneidad.
10. Propiciar y dirigir los cursos de capacitación sobre sistemas al personal del Instituto, en el momento oportuno.
11. Informar al Gerente sobre las anomalías que observe en el desarrollo de sus labores y que pongan en peligro la integridad del Sistema de Información del Instituto.
12. Rendir informes periódicos sobre las actividades desarrolladas en el departamento de sistematización.
13. Autorizar los trabajos especiales que se soliciten, previo concepto del Gerente.
14. Analizar las posibilidades del departamento de sistematización en cuanto a los recursos disponibles, frente a las nuevas aplicaciones o programas y presentar las conclusiones en relación a su realización.
15. Controlar que los trabajos se ejecuten dentro de los términos planeados, utilizando técnicas de redes de actividades, etc.
16. Coordinar la actualización y correcta organización de programoteca, cintoteca, disketteca y biblioteca de los manuales de documentación.
17. Mantenerse informado de las innovaciones en las técnicas relativas al área de análisis, programación y teleproceso.
18. Propiciar el intercambio de información con las demás dependencias oficiales.
19. Asistir al Programador en el diseño, programación y documentación (manuales y diagramas de los nuevos sistemas).
20. Mantener estrecho contacto con la casa fabricante de los equipos, en cuanto al sostenimiento de los mismos, velando por el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Conocer los programas de utilidad y servicio que posea el fabricante y recomendar su utilización.
- Las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas en forma regular u ocasional por el Gerente.
REQUISITOS PARA EL OFICIO:
EDUCACION: Grado de Ingeniero de Sistemas o Especializado en Sistemas de Información.
EXPERIENCIA: Más de 24 meses en el campo de la programación y montaje de aplicaciones. Más de 24 meses de servicio en el sector público.
2 de Abril de 1.987.
DESCRIPCION DE OFICIOS
| Nombre del Oficio: | PROGRAMADOR DE COMPUTADOR |
| Depende de: | Jefe de Sistematización |
| Área Administrativa: | GERENCIA |
| Personal a cargo: | Ninguno. |
FUNCION BASICA
Elaborar los programas específicos de una aplicación, de acuerdo a las especificaciones impartidas por el Jefe de la dependencia.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Elaborar diagramas detallados de las aplicaciones cuando sea requerido.
2. Codificar los programas en el lenguaje especificado.
3. Elaborar documentos de entrada (diseño de papelería), diseño de registros e informes de salida, de acuerdo a las necesidades del sistema, formuladas por el usuario.
4. Revisar y corregir las pruebas y ensamble de los programas hasta dejarlos en perfecto funcionamiento.
5. Colaborar con el personal de operación del computador en la solución de los problemas que se presenten en la ejecución de los programas.
6. Actualizar los programas cuando se requiera, bien por cambios en el sistema operacional de los equipos o por necesidad de la administración.
7. Elaborar manuales de operación para los programas y aplicaciones.
8. Velar por el correcto reporte de la información, ciñéndose a las especificaciones requeridas en los documentos de entrada.
9. Mantener al ella los conocimientos en materia de Sistematización.
10. Colaborar en el desarrollo de los cursos de capacitación que se dicten para el personal de las otras dependencias.
11. Comunicar al jefe inmediato las anomalías que observe en el desarrollo de sus labores y que pongan en peligro la integridad del Sistema de Información.
12. Rendir, por escrito, informes periódicos sobre las actividades desarrolladas.
13. Las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas en forma regular u ocasional.
REQUISITOS PARA EL OFICIO:
EDUCACION: Grado de Tecnólogo en sistematización de datos o carrera similar.
EXPERIENCIA: Un año en labores de programación en diferentes lenguajes.
2 de Abril de 1.987.
