PLAN DE COMUNICACIONES PARA EL "IDEA"
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
I. Definición
El plan general de Comunicaciones en el IDEA, debe responder a las necesidades frente a cada uno de los aspectos que comprende el campo de las Comunicaciones, de acuerdo con las políticas particulares del Instituto y sujeto a las políticas y objetivos generales trazados por el Gobierno Departamental.
El Comunicador del IDEA deberá entonces, dirigir, asesorar, programar, ejecutar y evaluar todas las actividades inherentes a su cargo.
II. Justificación
La Comunicación organizacional es una ciencia que mediante la comprensión de las causas que distorsionan y entorpecen el desarrollo de las acciones humanas y empresariales, busca lograr cohesión entre los elementos que forman un organismo y así alcanzar las metas deseadas.
Dentro de este esquema queda clara la importancia de la Comunicación como elemento de productividad laboral y de conducta educadora de los públicos usuarios-beneficiarios, aminorando las tensiones propias de toda relación de trabajo, logrando que todos, sin apartarse de sus deberes, colaboren en el programa comunitario y reciban la parte del bienestar que por su esfuerzo les corresponda.
Por ser el Instituto Para El Desarrollo De Antioquia una entidad de servicio, los Municipios y la Comunidad en general deben disponer de permanentes elementos de información que permitan formarse opinión. El fortalecimiento de esta opinión corresponde a los comunicadores, estructurando programas de Comunicación, dando a conocer la proyección de la entidad, utilizando los medios tanto masivos como alternativos.
III. Objetivos
El plan de Comunicaciones en el IDEA debe cumplir los siguientes objetivos:
A. Propender por el desarrollo y fortalecimiento del Instituto
B. Propiciar el acercamiento de sus distintos públicos (internos y externos) hacia los objetivos de la entidad.
C. Crear canales de Comunicación de carácter externo que garanticen rápida, seria, veraz y permanente información a los Municipios sobre la forma como se recibe un servicio del IDEA. Implementar sistemas de Comunicación interna, dirigidos a los funcionarios, para mantenerles informados sobre la Entidad, enriqueciendo tanto su conocimiento general sobre ella, como sus funciones específicas para un óptimo cumplimiento de sus deberes.
E. Fortalecer el sentido de pertenencia y afinidad de los funcionarios hacia la Entidad, que se refleje tanto internamente (traducido en armonía laboral) como externamente, manifestado en la pulcritud con la cual se atiende al público.
IV. Estrategias
A. Apoyar en todos las formas necesarias y posibles, las decisiones adoptadas en torno a proyectos, programas y acciones en materia de Comunicaciones.
B. Hacer parte en la persona del Comunicador, del Comité Directivo, con el fin de establecer diagnósticos oportunos para con base en ellos, trazar programas de Comunicación, interna o externa, que respondan a necesidades específicas.
- Identificar plenamente los diferentes públicos relacionados con el Instituto (internos.-directos, internos - indirectos y externos-directos e indirectos) que faciliten el diseño de programas y establecimiento de canales específicos para cada uno de ellos.
V. Medios de Comunicación Interna
A. Boletín
Medio de integración entre los empleados y los directivos, con el fin de que no sólo imperen las mejores relaciones laborales e interpersonales, sino que además exista un principio de identificación con la Entidad, que permita adelantar cualquier tarea o plan de acción que se proyecte.
1. Contenido: Normas laborales, derechos y deberes de los funcionarios, circulares, actividades deportivas y culturales, cursos de capacitación, novedades, reconocimientos, apoyos a programas del Departamento, respaldo a campañas, datos informativos sobre la Entidad, campañas internas.
2. Características:
| Tamaño: | ½ Oficio (doblado) |
| Papel: | Bond 60 |
| Impresión: | A Dos tintas, fotos y graficas |
| Páginas: | Según el material 4-8 |
| Número de ejemplares: | 100 |
| Público: | Todo el personal del IDEA, Jubilados y Junta Directiva |
B. Carteleras
Constituyen un servicio de información para funcionarios y de orientación para los usuarios, así como apoyo a campañas internas o externas.
1. Contenido: Circulares, programación cultural en la ciudad, cursos, temas de interés particular por su afinidad con el Instituto, información nacional o local que interese a los funcionarios como tales o como simple ciudadanos, refuerzo a campañas. Lo anterior en carteleras de carácter interno.
Información de interés general, cambios internos que necesiten conocer los visitantes, frases de motivación para la utilización de los servicios del IDEA, información general sobre la Entidad para sus usuarios, temas de interés general. Lo anterior en carteleras para el público.
2. Periodicidad: Renovación semanal, según el interés y actualidad de los contenidos.
VI. Programas de Inducción y Reinducción
Los programas deben diseñarse conjuntamente con la Supervisión de Personal.
1. Características: Tanto el programa de inducción como el de reinducción (éste sólo se hace en circunstancias excepcionales que lo ameriten, no en forma regular y periódica como el de inducción) incluyen un manual que describa el organigrama y funciones de cada Dirección, así como el Reglamento Interno del IDEA.
También se debe contar con un video corto sobre la Entidad e igualmente con charlas en las que se destaque la importancia del elemento humano para el logro de los objetivos que busca esta Entidad en particular. De igual forma debe tenerse en cuenta una exposición específica a cargo de cada Jefe de Dirección y las charlas sobre relaciones interpersonales, laborales y de atención al público.
Los cursos de capacitación que corresponden directamente a Personal, deberán ser aboyados en su organización y difusión por la oficina de Comunicativa, aunque los aspectos de contenidos, periodicidad, necesidades, etc., corresponda a otra dependencia de la Administrativa.
VII. Archivo de Prensa
La Oficina de Comunicaciones se encargará de mantener un archivo de prensa con las informaciones, artículos de opinión, avisos o noticias alusivos al idea utilizando como mínimo los periódicos locales. Estos recortes señalando fecha, medio y página, deberán ponerse, antes de archivarse, a disposición de la Gerencia, luego de ser revisados allí, vuelven al comunicador.
VIII. Manejo de Medios
A. Comunicado de Prensa
La mejor manera de establecer comunicación permanente con la comunidad, es utilizando los medios de información orales y escritos, para los cuales se deberá preparar Comunicado en el que se divulgan las gestiones del Instituto y las acciones de apoyo a los Municipios.
Es muy importante que un organismo al cual corresponde propiciar el desarrollo de los Municipios, esté suministrando información sobre su tarea con ellos, lo cual se hace a través de los comunicados a los medios, incluidos los periódicos regionales de los Municipios.
B. Informes Especiales
A más del Comunicado de Prensa se pueden preparar trabajos con carácter de informes especiales, en los cuales se abarque todos los tópicos que encierra una información, suministrando un mayor número de elementos extraídos de las fuentes primarias.
Esta iniciativa sólo para ser utilizada en casos especiales, pues su uso frecuente podría ser interpretado por los periodistas, como suplantación de sus funciones. Un ejemplo de estos puede ser los balances financieros y los sociales.
C. Reunión con Periodistas
El contacto directo de los funcionarios con los medios, es más atractivo que a través de información escrita. Además este permite dinamitar las relaciones con los voceros de la opinión, cuales son los medios de comunicación.
La invitación a reuniones informativas debe obedecer a una estrategia, con el fin de llevar a la comunidad los avances y realizaciones o cambios sustanciales que deben hacerse conocer.
Se deben promover reuniones de acercamiento con voceros de los medios, invitando a charlas informarles a los periodistas que cubren el área administrativa en el departamento, los Institutos Descentralizados y el sector económico de Antioquia, para que se dé un conocimiento e integración con los funcionarios directivos departiendo más en plan de camaradería que de trabajo.
IX. Periódico Especializado
Publicación de carácter amplio en el tratamiento de los temas, con función informativa y dirigida especialmente a los públicos externos-directos del IDEA.
1. Contenido: Normas, resoluciones, artículos especiales, aspectos administrativos, temas y asuntos que de todas maneras sean interesantes o importantes para el público señalado.
2. Características:
| Tamaño: | Tabloide |
| Papel: | Imprenta o papel periódico |
| Impresión: | Una tinta, fotos y gráficos |
| Número de Páginas: | 16 |
| Número de ejemplares: | 500 |
| Periodicidad: | Trimestral |
| Públicos o destinatarios: | Alcaldes, Presidentes Concejos, Diputados, Junta Directiva IDEA y Bibliotecas Públicas de los Municipios. |
X. Campañas Institucionales
Utilizando los recursos financieros de promoción, publicaciones o de publicidad, se diseñan campañas especiales inspiradas en una necesidad particular que en este campo se diagnostique. Para mantener la imagen institucional pueden diseñarse programas permanentes que hagan parte de la cotidianidad publicitaria como simple refuerzo de imagen.
Las estrategias publicitarias en el IDEA pueden ajustarse al estilo y políticas de cada administración
XI. Relaciones Públicas
A. Internas
En coordinación con Personal se debe mantener un clima de amistad y camaradería entre directivos y subalternos y entre compañeros, propiciando el acercamiento como pausas de descanso en el trabajo con motivo de cumpleaños, años de servicio, jubilación, días clásicos y promociones.
1. Características: Reuniones Informales y sencillas que se harían mensualmente, donde asistirían los festejados por distintos motivos ocurridos durante el mes, acorde con lo señalado. Los acompañaría el Gerente y los Jefes respectivos
B. Externas
Es una forma de mantener activas las relaciones entre la Gerencia y sus públicos. La Oficina de Comunicaciones se encargará de la correspondencia protocolaría destinada a las personas y entidades que indique la Gerencia.
La presencia del IDEA en los Municipios no solo debe sentirse como función administrativa, sino también en los acontecimientos especiales de los pueblos representados en sus diferentes estamentos, cuando se estime indicado y contribuya a vivificar su -imagen.
Otras actividades de carácter relacionístico de la Gerencia y/o sus directivos, deben ser organizados por el Comunicador.
C. Públicos
1. Internos - directos:
Directivos
Personal Administrativo (Directivo Medio)
Profesionales
Técnicos y Tecnólogos
Personal Asistencial
Personal Operativo y Auxiliar
Personal por Contrato
2. Internos Indirectos:
Junta Directiva
Jubilados y Pensionados
3. Externos - directos
Alcaldes
Concejales
Proveedores
Bancos
4. Externos - indirectos:
Diputados
Asesores y Consultores
Medios de Comunicación y
Competencia
Comunidad
XIII. Recursos
A. Humanos
Un Comunicador Jefe
Un Comunicador Auxiliar (Comunicador en prácticas externas suministrado por las Facultades de Comunicaciones)
Una Secretaria
Un Diseñador o dibujante para todo el material impreso o publicitario
B. Técnicos
1. Propios de oficina
2. Específicos
Una grabadora profesional
Una cámara fotográfica
Un monitor de TV
Una video-grabadora (VHS o Beta)
Una pantalla enrollable para proyección
Un proyector
C. Materiales
Papelógrafo y su papel
Letras adhesivas
Papel de publicidad
Moldes de letra imprenta
Audio-casettes
Video-casettes
Rollos fotográficos (para papel y para dispositivas)
D. Financieros
De acuerdo con el presupuesto aprobado para este año, la oficina de Comunicaciones puede contar con los siguientes rubros: (algunos son para el manejo total de los programas de Comunicaciones, de otros se pueden unir algunas partidas).
21-02-20 Promoción IDEA
($25 millones)
21-02-06 Impresos y Publicaciones
($15 millones)
21-02-10 Relaciones Públicas de Gerencia
($6 millones)
21-02-16 Publicidad ($12 millones)
