ORD. 55 de 1991 ASAMANT

CONCEPTOS.

ARTÍCULO 10. RECAUDADORES. Son recaudadores todas las personas encargadas de cobrar las rentas que conforman la Hacienda Pública y, en general, todas aquellas que por razón de sus funciones, mandato Constitucional, legal o contractual, reciban fondos públicos.

ARTÍCULO 11. PERCEPCIÓN DE LAS RENTAS. Percibir una renta es recibir su importe en moneda legal colombiana. Ya sea en efectivo, cheque, tarjeta de crédito u otro medio de pago autorizado por disposición legal u ordenanzal.

PARÁGRAFO: La Contraloría General del Departamento reglamentará lo concerniente a otros medios de pago distintos al efectivo.

ARTÍCULO 12. INTERESES. El tipo de interés por mora en el pago de las rentas será el establecido por la Administración de Impuestos Nacionales para la sanción por mora en el pago de sus impuestos, salvo lo que para casos especiales determinen las leyes.

ARTÍCULO 13. EXTINCIÓN DE LOS CRÉDITOS. Los créditos a favor del Tesoro se extinguen:

A. Por pago efectivo.

B. Por prescripción, de acuerdo con la ley.

C. Por exoneración o condonación, según el caso.

D. Por sentencia judicial.

E. Por los demás modos de extinguir las obligaciones.

ACTIVO Y PASIVO DEL TESORO.

ARTÍCULO 14. COMPOSICIÓN DEL ACTIVO. Integran el activo del Tesoro los siguientes fondos y valores:

A. Los fondos provenientes del recaudo de las rentas presupuestales.

B. Los fondos provenientes de operaciones de crédito.

C. Los fondos que ingresen por cualquier otro concepto y de los cuales deban responder el Departamento, Municipios y Entidades Descentralizadas de ambos órdenes de acuerdo con la ley.

D. Los reconocimientos de rentas.

E. Los productos de los Bienes de las Entidades a las que se refiere el literal C. de este artículo.

ARTÍCULO 15. COMPOSICIÓN DEL PASIVO. Constituye el Pasivo del Tesoro:

A. Los gastos que demanden los servicios públicos.

B. La deuda pública.

C. Las sumas que el Departamento, Municipios o Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, estén obligadas a pagar conforme a sentencias debidamente ejecutoriadas.

D. Las erogaciones que por contratos legalmente celebrado o por disposición de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, Acuerdos y demás disposiciones normativas deban cubrir las Entidades señaladas en el literal C. de ese artículo.

E. Los valores consignados por terceros y que exista la obligación a devolver, mientras no prescriba el derecho a reclamarlos.

LIBRO SEGUNDO.

EMPLEADOS DE MANEJO Y CAUCIONES.

EMPLEADOS DE MANEJO.

ARTÍCULO 16. QUIENES SON. Son empleados de manejo los que recaudan, reciban, paguen o administren caudales o efectos y, los que tienen a su cargo la custodia, provisión o suministro de especies, materiales o elementos de propiedad del Departamento, los Municipios o Entidades Descentralizadas de estos órdenes. También se considerarán empleados de manejo los contratistas por administración delegada.

ARTÍCULO 17. OBLIGACIÓN DE COMUNICAR EL NOMBRAMIENTO.El nombramiento de todo empleado de manejo, debe ser registrado en la Contraloría, para lo cual el funcionario o entidad que lo produzca lo comunicará dentro de los 10 días hábiles siguientes.

ARTÍCULO 18. DEBERES. Son deberes de los empleados de manejo:

A. Liquidar y percibir con arreglo a las disposiciones vigentes, las rentas y contribuciones del Departamento, del Municipio o entidad que le corresponda.

B. Iniciar y tramitar hasta su terminación los juicios ejecutivos por jurisdicción coactiva a que haya lugar, si tienen legalmente dicha facultad.

C. Efectuar los pagos que les corresponda, si los documentos respectivos reúnen las condiciones exigidas por las Leyes Ordenanzas, Acuerdos y demás normas fiscales.

D. Llevar los correspondientes registros contables de acuerdo con el sistema, requisitos y modalidades que prescriba la Autoridad Competente.

E. Organizar y conservar los archivos contables de la entidad, de acuerdo a las disposiciones que le rijan.

F. Rendir a la Contraloría General del Departamento las cuentas o informes prescritos por este Estatuto, en la forma y dentro de los términos que ella le fije.

G. Organizar y conservar los inventarios de todos los bienes que estén a su cargo y registrar oportunamente el movimiento de altas y bajas, valorización o depreciación de tales elementos.

H. Observar los procedimientos de Control Administrativo Interno que se establezcan.

I. Los demás que las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos y Reglamentos le señalen.

ARTÍCULO 19. RESPONSABILIDAD. Las personas encargadas de manejar fondos o bienes del Departamento, de los Municipios y de las Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, responderán de todas las pérdidas, mermas o deterioros que resulten del uso o empleo indebido de los mismos y de las pérdidas provenientes de dolo o culpa en su custodia, recaudación o inversión.

Todo empleado, o persona que por cualquierconcepto tenga a su cargo para el desarrollo de sus deberes. Bienes de las Entidades antes señaladas, será responsable de su custodia, inversión o administración en los términos de este Estatuto.

PARÁGRAFO: La administración está obligada a adelantar las medidas necesarias, para obtener el pago o reintegro a la Entidad Respectiva, de los bienes o valores correspondientes.

ARTÍCULO 20. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA. Además de la responsabilidad penal, civil o administrativa a que hubiere lugar, serán solidariamente responsables desde el punto de vista fiscal de los perjuicios que pueda sufrir el departamento, municipios y las demás entidades:

A. Los ordenadores de gastos.

B. Los programadores e informadores para el procesamiento electrónico.

C. Los pagadores.

D. Los demás empleados subalternos que se hayen<sic> debidamente afianzados ante la Contraloría, tales como: auxiliares, liquidadores, taquilleros, recaudadores.

E. Los particulares y entidades que manejen fondos o bienes pertenecientes a las entidades señaladas en este estatuto.

ARTÍCULO 21. RECHAZO DE PAGOS, INSISTENCIA, RESPONSABILIDAD, CAUCIÓN. Los empleados de manejo deben rechazar por escrito, toda orden que implique desembolso o entrega ilegal de los fondos o bienes encomendados a su cuidado; pero el ordenador también por escrito puede insistir en la orden haciéndose personalmente responsable.

PARÁGRAFO: Para la efectividad de la responsabilidad de que trata este artículo, el ordenador ampliará o constituirá, a criterio del ente fiscalizador las pólizas y cauciones que haya prestado o las que éste estime conveniente, en cuantía equivalente al valor de los gastos que reitera, circunstancia que se acreditará mediante comunicación a la Auditoría respectiva o al coordinador del centro regional de servicios fiscales, acompañando dicho documento al comprobante de egreso que en tales condiciones se produzca.

ARTÍCULO 22. DEPOSITO DE LOS FONDOS. Los empleados de manejo mantendrán los fondos públicos a su cargo, cuando no sea el caso remitirlos a la respectiva tesorería o a la Dependencia correspondiente, depositados en bancos o instituciones oficiales de crédito de la localidad o en la más cercana.

ARTÍCULO 23. EXIGIBILIDAD DE LAS RENTAS. En todo caso se deberán iniciar los juicios ejecutivos por jurisdicción coactiva a que hubiere lugar, tan pronto como se haya hecho la liquidación del crédito con sus recargos correspondientes, o vencido el plazo señalado por la Ley, Ordenanza, Acuerdo o Reglamento para pagarlo.

ARTÍCULO 24. UNIDAD DE RESPONSABILIDAD - DE CAJA - DE CUENTA. Los tres principios siguientes, servirán de regla en todas las oficinas de manejo departamentales, municipales y de entidades descentralizadas de ambos órdenes.

A<sic> UNIDAD DE RESPONSABILIDAD. Consiste en que el empleado de manejo, es responsable de los caudales que maneje directamente o por medio de sus subalternos y de cualquier falta que se advierta en la oficina a su cargo.

B. UNIDAD DE CAJA.

Consiste en la obligación impuesta al empleado de manejo, de considerar todos los caudales a su cargo como un solo acervo, del cual debe llevarse una sola cuenta cuyo saldo representa existencia de dinero.

C. UNIDAD DE CUENTA.

Consiste en la obligación impuesta al empleado de manejo y a sus subalternos, de hacer las mismas imputaciones en el libro principal y en sus auxiliares.

ARTÍCULO 25. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR RECIBOS. Todo empleado departamental, municipal o de entidad descentralizada de ambos órdenes, que recaude fondos pertenecientes a las entidades a las cuales prestan sus servicios, o que hayan sido confiados a su cuidado, deberá expedir a la persona o personas de quienes los recaude, un recibo oficial de caja en el que se exprese la fecha, cantidad pagada, nombre y apellido de quien paga o consigna y concepto por el cual se recauda.

Tal recibo se confeccionará de acuerdo con la numeración y formato que prescriba la Administración, salvo lo dispuesto por la ley.

ARTÍCULO 26. OBLIGACIÓN DE EXIGIR RECIBOS. La responsabilidad del pagador no queda a salvo con las órdenes que cubra, si en ella no aparecen los recibos correspondientes, suscritos por los respectivos beneficiarios o interesados.

MEDIDAS PREVENTIVAS.

ARTÍCULO 27. REMOCIÓN O SEPARACIÓN DEL CARGO. Los ordenadores del gasto, los empleados de manejo y los subalternos de unos y otros, deberán ser desvinculados de sus cargos a petición formal del Contralor General del Departamento y reemplazados por el nominador o por encargo de la primera autoridad política del lugar, mientras se provee el empleo, caso en el cual deberá serlo por otro funcionario de manejo. Tal obligación deberá atenderse en los siguientes casos:

A. Cuando en el transcurso o con posterioridad a una visita o investigación fiscal se les encuentre presuntamente culpables de sustracción de caudales públicos o presumiblemente hayan cometido algún fraude u otro acto delictuoso en el manejo de los fondos encomendados a su custodia.

B. Cuando incurran en el abandono del cargo, o en manifiesta negligencia en el cumplimiento de sus deberes.

C. Cuando a pesar de los requerimientos o sanciones, demoren en forma repetida e injustificada el envío de las cuentas e informes, o persistan en la repetición de errores o diferencias en las que rinda, o en la no contestación de las providencias de observaciones que se les formule.

D. Cuando los empleados responsables o sus fiadores, dejen de satisfacer oportunamente los alcances que se les hayan deducido.

E. En los demás casos en los que el Contralor así lo determine.

PARÁGRAFO 1o: En el caso del literal A., el funcionario de manejo será suspendido en el ejercicio de su cargo hasta que culmine la investigación fiscal, penal o disciplinaria. Sólo cuando resulte culpable se procederá a su remoción y a las denuncias respectivas.

PARÁGRAFO 2o: La remoción del Gobernador o del Alcalde se atenderá a lo dispuesto en la ley.

ARTÍCULO 28. OBLIGATORIEDAD DE LA DESVINCULACIÓN O SUSPENSIÓN. La solicitud de desvinculación o suspensión a que se refiere el artículo anterior, deberá ser atendida por el funcionario competente de lo contrario se hará acreedor a las sanciones respectivas.

ARTÍCULO 29. CONGELACIÓN DE FONDOS. En los casos del artículo anterior, el Contralor podrá congelar los fondos o depósitos de la oficina de manejo respectiva, hasta cuando sea atendida su solicitud de remoción o suspensión.

DE LAS CAUCIONES.

ARTÍCULO 30. OBLIGACIÓN DE PRESTAR CAUCIÓN. El ordenador del gasto, los empleados de manejo y toda persona que deba responder del cumplimiento de contratos que causen erogación del Tesoro Departamental, Municipal o de las Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, estarán obligados a prestar caución que respalde la ordenación su manejo o la efectividad de los compromisos adquiridos.

ARTÍCULO 31. FACULTAD DEL CONTRALOR. Corresponde exclusivamente a la Contraloría General del Departamento, reglamentar las cauciones en general, hacer que se otorguen, aprobarlas en cuanto a los empleados demanejo y ordenadores, vigilar su vencimiento, exigir la renovación o exoneración cuando fuere el caso y su cancelación cuando se compruebe el cumplimiento de las obligaciones contraídas.

PARÁGRAFO: El otorgamiento de las cauciones de los contratos se exigirá por la administración.

ARTÍCULO 32. EN QUE PUEDEN CONSISTIR. La caución podrá ser real o personal, y ésta consistir en garantías bancarias o seguros de manejo prestados por entidades aseguradoras debidamente autorizadas, pagaré o garantía afín en los contratos de beca o comisión de estudios, las cuales deberán constituirse a favor del Departamento, del Municipio o de la entidad descentralizada de ambos órdenes correspondientes con la aprobación de la Contrataría Departamental.

ARTÍCULO 33. PÓLIZAS DE ENTIDADES ASEGURADORAS Y GARANTÍAS BANCARIAS. Para que sean aceptadas las pólizas o seguros expedidos por las entidades aseguradoras y garantías bancarias para responder por el correcto desempeño de las funciones de los ordenadores y los empleados de manejo o la efectividad de los compromisos adquiridos por los contratistas, éstas deberán estar ajustadas a las cláusulas que fije este Estatuto y a la reglamentación que dicte la Contraloría General del Departamento para todo lo relacionado con la constitución de las cauciones y las sanciones del caso por su incumplimiento.

ARTÍCULO 34. CLAUSULAS ESPECIALES EN LAS CAUCIONES. En el documento correspondiente se hará constar:

A. Que el asegurador garantiza los alcances líquidos deducidos a los ordenadores o empleados de manejo o los perjuicios que por concepto del incumplimiento de las obligaciones contractuales deben deducirse a los contratistas.

B. Que con la misma caución se garantiza las multas impuestas a los ordenadores o empleados de manejo o a los contratistas, cuando haya lugar a ellas.

ARTÍCULO 35. SISTEMA DE ASEGURAMIENTO. El sistema de aseguramiento de los ordenadores y empleados de manejo del Departamento, de los Municipios y de las Entidades Descentralizadas de ambos órdenes se hará mediante la póliza de manejo colectivo, la cual cubrirá el conjunto de cargos que por sus funciones requieran ser afianzados.

ARTÍCULO 36. INSUFICIENCIA DE LA CAUCIÓN. Cuando la caución no cubriere el valor total del crédito, se librará mandamiento ejecutivo contra el ordenador y/o el empleado de manejo.

ARTÍCULO 37. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. En los casos de responsabilidad civil extracontractual, los servidores públicos que sean declarados culpables por la autoridad competente, responderán por la suma no pagada por la entidad aseguradora.

ARTÍCULO 38. REQUISITOS PARA APROBACIÓN DE LA CAUCIÓN. Para que la caución pueda ser aprobada se requiere:

A. Que se haya otorgado con todos los requisitos legales.

B. Que el valor de los bienes pignorados, verificado el avalúo, según el caso, sea por lo menos el doble de la suma señalada como cuantía de la caución.

C. Documento legal de identidad.

D. Certificado de paz y salvo departamental.

E. Certificación de la Respectiva Auditoría o coordinador del centro regional de servicios fiscales, sobre la oportuna rendición de sus cuentas en el caso de haber desempeñado con anterioridad un cargo de manejo.

F. Para los contratistas la obligación de aportar certificados de que no se les ha declarado la caducidad en ningún contrato por resolución ejecutoriada. Dicha certificación será expedida por la Dirección de Control Posterior de la Contrataría General del Departamento.

PARÁGRAFO: Para tas efectos de lo establecido en el literal F. de este artículo, las entidades a las cuales se refiere este estatuto deberán remitir a la Dirección de Control Posterior copia de las resoluciones de caducidad que emitan una vez estén debidamente ejecutoriadas.

ARTÍCULO 39. APROBACIÓN DE LA CAUCIÓN. De conformidad con lo establecido por el artículo 38 de este Estatuto, la Contraloría General del Departamento prescribirá el contenido de los formularios para la aprobación de las fianzas.

ARTÍCULO 40. REQUISITO DE LA POSESIÓN. Ningún empleado de manejo podrá tomar posesión del cargo, sin la aprobación de la correspondiente caución. Los ordenadores no podrán ordenar ningún pago sin haber otorgado la caución pertinente, so pena de incurrir en las sanciones establecidas en este estatuto.

ARTÍCULO 41. CAUCIÓN PROVISIONAL. Si la posesión o la ordenación del gasto es urgente por razones del servicio y no puede constituirse la caución correspondiente, la Contraloría General del Departamento podrá autorizar que se constituya una provisional, por un término no mayor de treinta (30) días.

ARTÍCULO 42. RENOVACIÓN DE LA CAUCIÓN. Antes de vencerse el término para el cual fue otorgada la caución deberá renovarse, vencido éste deberá constituirse una nueva, so pena de hacerse acreedor el renuente a las sanciones de multa establecidas por este estatuto.

En los casos pertinentes, en el examen de la cuenta se glosará los pagos ordenados y efectuados sin el lleno de estos requisitos.

ARTÍCULO 43. RENOVACIÓN POR INSUFICIENCIA. Cuando la caución resulte insuficiente, la Contraloría deberá exigir que se amplíe o constituya una nueva, la cual se presentará a más tardar dentro de tas quince (15) días siguientes.

ARTÍCULO 44. QUIENES NO PUEDEN SER FIADORES. Tratándose de las cauciones establecidas en este capítulo no podrán ser fiadores: los ordenadores, los empleados de manejo, ni los de control fiscal, ni los superiores respecto del subalterno, ni éstos respecto de aquellos.

ARTÍCULO 45. SANCION EN CASO DE POSESION SIN CAUCION. Quien de posesión n un empleado de manejo en contravención a lo previsto en el artículo 40 incurrirá en una multa por el valor de su remuneración mensual.

La persona encargada de asentar las posesiones exigirá la caución correspondiente al funcionario de manejo. La prestación efectiva del servicio no podrá iniciarse sin la satisfacción de este requisito. Quien así lo autorice incurrirá en una multa por el valor de su remuneración mensual impuesta por la Contraloría General del Departamento.

PARÁGRAFO: Copia de las novedades de nómina será enviada inmediatamente se produzcan, a la Auditoría correspondiente. Los pagos indebidos que se realicen sin observar este procedimiento correrán por cuenta y riesgo del funcionario que los autorizó.

CAPÍTULO IV.

CUANTIA DE LAS CAUCIONES.

ARTÍCULO 46. BASE PARA LA CUANTIA DE LA CAUCION. Los ordenadores y empleados de manejo prestarán sus cauciones sobre la base del presupuesto que les corresponda manejar. La Contraloría General del Departamento fijará de acuerdo con lo anterior las cauciones. Para determinar la caución de los empleados que no reciben fondos, se tendrá en cuenta el valor de los materiales, útiles, especies o elementos fungibles por los que deben responder.

Los empleados auxiliares de manejo, es decir, los que actúan por delegación del principal, sólo rinden cuentas a éste y prestarán sus cauciones sobre la base de lo recaudado en el año inmediatamente anterior.

ARTÍCULO 47. PAGO DE PRIMA. Las sumas que sean necesarias para obtener el otorgamiento de las cauciones de los ordenadores y empleados de manejo tanto Departamentales como Municipales y de entidades descentralizadas de ambos órdenes serán sufragadas con fondos del respectivo Tesoro.

ARTÍCULO 48. CAUCIONES PARA CONTRATISTAS. La clase de las cauciones que deben constituir las personas naturales o jurídicas, que suscriban contratos con las entidades a las que se refiere este estatuto, serán las que determine la Contraloría General del Departamento.

ARTÍCULO 49. CUANTIA DE LA CAUCION PARA ORDENADORES Y EMPLEADOS DE MANEJO. La cuantía de las cauciones que deben prestar los ordenadores y empleados de manejo, será de acuerdo con la tarifa que determine la Contraloría General del Departamento.

ARTÍCULO 50. CANCELACIÓN DE LAS CAUCIONES. No puede cancelarse una caución, mientras el ordenador o empleado de manejo no haya cesado en el ejercicio de su cargo o el contratista no haya cumplido sus obligaciones contractuales y obtenido el finiquito correspondiente.

El empleado que haga u ordene una cancelación, fuera de las condiciones establecidas, se hace responsable solidariamente con el empleado o contratista respectivo por los alcances que contra éste se deduzcan.

LIBRO TERCERO.

DE LA FISCALIZACIÓN.

TITULO I.

DE LA CONTRALORÍA.

NATURALEZA Y GENERALIDADES.

ARTÍCULO 51. NATURALEZA. La Contraloría General del Departamento es una entidad de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal.

No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.

ARTÍCULO 52. FUNCIONES DE FISCALIZACIÓN. A la Contraloría General del Departamento le compele la vigilancia de la gestión fiscal en forma posterior y selectiva de la Administración Departamental, de los Municipios que no hayan organizado su propia Contraloría y de las entidades descentralizadas de éstos órdenes, esta vigilancia incluye d ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de costos ambientales.

PARÁGRAFO: La vigilancia de la gestión fiscal en las distintas zonas del departamento también se efectuará a través de Centros Regionales de Servicios Fiscales, para lograr mayor efectividad en la función y dar facilidades a la comunidad.

ARTÍCULO 59. FALTAS TEMPORALES O AUSENCIAS

DEL CONTRALOR GENERAL.

ARTÍCULO 53. NOCIÓN. La Contraloría estará bajo la dirección y responsabilidad de un funcionario denominado Contralor General del Departamento, elegido por la Asamblea Departamental de la manera establecida por la Constitución y las Leyes que la reglamenten.

Para ser elegido Contralor Departamental se requiere ser colombiano de nacimiento y ciudadano en ejercicio, tener más de veinticinco (25) años, acreditar título universitario y las demás calidades que establezca la ley.

PARÁGRAFO 1o: El Contralor General del departamento para todos los efectos será el ordenador del gasto en lo que a la Contraloría se refiere: para esto prestará la caución consagrada en el artículo 30 de este estatuto.

PARÁGRAFO 2. El contralor general del departamento tendrá las inhabilidades e incompatibilidades que fije la ley.

ARTÍCULO 54. INFORMES. El contralor general del departamento estará obligado a rendir los informes que le solicite la asamblea departamental sobre todas aquellas materias que sean propias de su dependencia.

ARTÍCULO 55. INTERVENCIÓN EN LA ASAMBLEA. El contralar general del departamento tendrá voz en la asamblea departamental cuando se debatan cuestiones relacionadas con el régimen económico, presupuesto o cualquier otra materia afín con la naturaleza de sus funciones.

Tendrá igualmente iniciativa para presentar proyectos de ordenanza relativos al régimen del control fiscal y a la organización y funcionamiento de la contraloría.

El Contralor General del Departamento presentará a la Asamblea un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente en el Departamento.

Igualmente presentará a la Asamblea y al Gobernador informe, en el mes de octubre, sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas públicas en el Departamento.

ARTÍCULO 56. RELACIÓN CON EL CONSEJO DE GOBIERNO. El Contralor General del Departamento tendrá voz en las sesiones del Consejo de Gobierno, cuando sea expresamente invitado con fines específicos.

PARÁGRAFO: En el evento indicado en este artículo la invitación deberá acompañar copia del orden del día que se trataría en la correspondiente sesión. Así mismo, debe remitirse al Contralor copia del acta de cada reunión.

ARTÍCULO 57. GASTOS DE REPRESENTACIÓN. El Contralor General del Departamento contará con una partida gastos de representación, que en ningún caso será inferior a la fijada para el señor Gobernador del Departamento.

ARTÍCULO 58. DEL CONTRALOR AUXILIAR. Habrá un Contralor Auxiliar, quien desempeñará las funciones que le asigne el Contralor General del Departamento.

PARÁGRAFO. El contralor auxiliar deberá reunir las mismas calidades que se exigen para el contralor general del departamento.

realizar<sic> la evaluación de los costos ambientales del Departamento, los Municipios, Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, así como de las Entidades o personas que manejen fondos, inversiones, propiedades o aportes de estas Entidades y de aquellas en que uno y otro sean accionistas y rendir los informes y hacer las recomendaciones que considere pertinentes.

B. Asistir por sí o por medio de delegado, cuando sea invitado, a las sesiones de las Juntas Directivas o Administrativas de las Empresas, Establecimientos Públicos, Entidades Descentralizadas e Instituciones de utilidad común de origen Departamental, y a las de las personas jurídicas en que tenga parte el Departamento, los Municipios o sus entidades descentralizadas.

C. Comprobar el producto de los bienes Departamentales, Municipales y de las Entidades Descentralizadas así como cualquier ingreso y reconocimiento a favor de la Hacienda Pública y demás las inversiones y gastos atendidos con tales recursos.

D. Fiscalizar de manera posterior la legalidad de los ingresos y egresos.

E. Controlar en forma posterior las inversiones y gastos del Departamento, de los Municipios, Entidades Descentralizadas de ambos órdenes y demás personas que manejen fondos o bienes de estas entidades, teniendo especial cuidado de que los unos y los otros se hayan aplicado de conformidad con los ordenamientos legales.

F. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados Departamentales, Municipales y Entidades Descentralizadas de ambos órdenes y a toda persona o entidad que administre fondos o bienes de estas entidades.

G. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones de orden fiscal emanadas de su Despacho, las que serán de obligatorio cumplimiento por parte de los servidores públicos Departamentales, Municipales y de Entidades Descentralizadas de ambos órdenes.

H. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de las entidades y organismos a los que se refiere este estatuto.

I. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de las entidades a las cuales se refiere este estatuto.

J. Controlar y fiscalizar los procesos de manejo de datos fiscales para garantizar la calidad de la información.

K. Ejercer las demás funciones que sean propias de su cargo y las que le asignen las disposiciones legales.

En caso de falta temporal del Contralor General del Departamento o cuando este se ausente de la sede en el ejercicio de sus funciones encargará o delegará de las funciones del despacho al Contralor Auxiliar o, en su defecto, a otro funcionario del nivel ejecutivo especial o ejecutivo de la planta de cargos de la Contraloría General del Departamento.

En caso de la delegación, en la resolución respectiva se dictarán las funciones que se delegan.

Notas de Vigencia

ARTÍCULO 63. DEL CONTROL DEL PRESUPUESTO. Respecto del control presupuestal son obligaciones del Contralor General del Departamento:

A. Registrar de manera posterior el presupuesto Departamental.

B. Registrar los acuerdos de gastos siempre que se ajusten a los promedios establecidos y a las normas orgánicas del presupuesto.

C. Fiscalizar posteriormente la ejecución del presupuesto.

D. Verificar los registros presupuestales hechos por la administración.

E. Verificar la existencia de materiales y equipos de las distintas dependencias y la certeza de los compromisos, contraídos.

F. Ejercer control posterior sobre las disponibilidades para la apertura de créditos adicionales, o para traslados de apropiaciones, certificados por la administración.

ARTÍCULO 64. DEL RECIBO Y DESEMBOLSO DE FONDOS PUBLICOS. Corresponde al Contralor General del Departamento fiscalizar de manera posterior el recibo y desembolso de fondos públicos de acuerdo con los procedimientos establecidos en el manual de Auditoría que para el efecto expida.

ARTÍCULO 65. DEL PROCESO DE RENDICIÓN Y EXAMEN DE CUENTAS. Corresponde al Contralor General del Departamento prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de Fondos o Bienes del Departamento, Municipios y Entidades Descentralizadas de ambos órdenes e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

ARTÍCULO 66. DEL TRAMITE FISCAL DE CUENTAS. Corresponde al Contralor General del Departamento adelantar por medio de las dependencias correspondientes el trámite fiscal de las cuentas de acuerdo con la ley y la reglamentación que para el efecto expida.

ARTÍCULO 67. FISCALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS. El Contralor General del Departamento reglamentará elejercicio del control fiscal posterior de los contratos.

ARTÍCULO 68. VIGILANCIA DE LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS. La vigilancia de la gestión fiscal de las entidades descentralizadas del orden Departamental y Municipal corresponde al Contralor o su delegado.

El control de los gastos de funcionamiento e inversión de estas entidades, así como de la totalidad de sus recursos financieros disponibles y sus bienes, se ejercerá según las reglamentaciones que se prescriban por la Contraloría General del Departamento.

PARÁGRAFO: Las entidades Descentralizadas de carácter financiero serán vigiladas sin detrimento del control que ejerza la superintendencia correspondiente.

ARTÍCULO 69. EXONERACIONES Y CONDONACIONES. En relación con las exoneraciones y condonaciones, corresponde al Contralor General del Departamento:

A. Resolver sobre las peticiones de exoneración de responsabilidad fiscal que le formulen los servidores públicos o contratistas, en los casos de pérdida, hurto, merma o depreciación de bienes, cuando se hallaren plenamente justificadas, previo concepto de las dependencias de la Administración, que tengan relación con el asunto y se hubieren efectuado las investigaciones del caso.

B. Emitir concepto con relación a la justicia de toda condonación de deuda o alcance a favor del Departamento, de los Municipios o Entidades Descentralizadas de ambos órdenes que soliciten los responsables del erario.

El procedimiento a seguir para estos eventos será el establecido por la Contraloría General del Departamento.

ARTÍCULO 70. CONTROL Y MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS. Corresponde al Contralor General del Departamento expedir la reglamentación correspondiente para el ejercicio del control fiscal posterior de los inventarios y avalúos de las entidades a las cuales se refiere este estatuto.

ARTÍCULO 71. DE LOS FINIQUITOS. Corresponde al Contralor General en relación a los finiquitos: Expedir las certificaciones de finiquitos a los ordenadores, empleados de manejo y contratistas por administración delegada que las soliciten, y que tengan derecho a ellas de conformidad con las disposiciones fiscales y administrativas.

ARTÍCULO 72. DEFINICIÓN DE LOS CONTROLES. CONTROL POSTERIOR. Consiste en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones efectuadas por la Administración Departamental, Municipal, de Entidades Descentralizadas de ambos órdenes y de las entidades o personas que manejen o administren fondos o bienes de estas entidades. Este control se ejercerá de manera selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley y los manuales de procedimiento que para el efecto se expidan.

CONTROL DE RESULTADOS. Comprende el ejercicio del Control de gestión y del Control Financiero. Por el primero se entiende la evaluación objetiva, sistemática y profesional de las actividades y operaciones relacionadas con el proceso de la gestión administrativa, a fin de determinar el grado de eficiencia, efectividad y economía con que son manejados los recursos, la adecuación y fiabilidad de los sistemas de información y control y si la rendición de cuentas por la responsabilidad conferida se ha cumplido razonablemente.

Por el segundo se entiende el que se dirige a establecer la razonabilidad de los estados financieros de las entidades o personas a las cuales se refiere este estatuto.

ARTÍCULO 73. DEL REGISTRO DE LA DEUDA PÚBLICA. Corresponde al Contralor General del Departamento llevar un registro de la deuda pública del Departamento, Municipios y Entidades Descentralizadas de ambos órdenes.

ARTÍCULO 74. DE LAS SANCIONES. Corresponde al Contralor General del Departamento imponer las siguientes sanciones:

A. Imponer multas hasta por el valor de un mes de remuneración que devengue o devengaba al momento de ocurrir los hechos sin que sea inferior a la quinta (1/5) parte de la misma, a los ordenadores, empleados de manejo del Departamento, Municipios y entidades descentralizadas sobre las cuales ejerza control y a los contratistas, cuando no rindan, dentro de los términos establecidos en la Ley, Ordenanza o Reglamento las cuentas, informes, etc., o cuando no cumplan oportunamente las obligaciones fiscales que se les impongan.

B. Estas sanciones podrán imponerse también a los ex servidores públicos por los hechos de que sean responsables en el tiempo en que ejercieron sus funciones.

C. Imponer sanciones disciplinarias de amonestación, multas, suspensión no remunerada y destitución, según la gravedad de la falta, a los empleados de su dependencia, de acuerdo a las normas que sobre el particular señale la ley.

D. Promover ante las autoridades competentes. Aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Departamento, Municipios o Entidades Descentralizadas de ambos órdenes. La Contraloría bajo su responsabilidad, podrá exigir, verdad sabida y buena fé<sic> guardada, la suspensión inmediata de funcionarios mientras culminan las investigaciones o los respectivos procesos penales o disciplinarios.

E. Las demás que sean de su competencia, como funcionario investido de jurisdicción.

PARÁGRAFO: Las sanciones de suspensión sin remuneración operarán automáticamente una vez quede en firme la providencia que las imponga, quedando el servidor público relevado de su cargo por el término de la sanción. Para la efectividad de las sanciones de multa y para evitar la remuneración mientras dure la suspensión, se enviará copia de la providencia ejecutoriada que la impuso a la oficina de nómina, o al respectivo pagador, para que descuente su valor en la siguiente remuneración salarial que corresponda al servidor público sancionado.

Para el caso de la multa, el pagador al hacer el descuento de la nómina no podrá afectar la remuneración del sancionado sino solamente en la parte que exceda a un salario mínimo legal mensual vigente. En caso que el total de la multa no pueda descontarse en una sola nómina, el pagador realizará los descuentos máximos posibles, conforme a la regla anterior, en cada oportunidad hasta que se logre el pago total de la multa.

El descuerno de que habla este parágrafo no podrá hacerse sobre prestaciones sociales del servidor público sancionado, a menos que éste autorice expresamente.

El empleado de nómina o pagador que no dé estricto cumplimiento a lo preceptuado en este parágrafo, se hará solidariamente responsable del valor de la multa, la que se le descontará siguiendo el mismo trámite aquí previsto.

Este procedimiento será aplicable para el cobro de cualquier multa que se imponga a un servidor público del Departamento, Municipios o Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, en razón del ejercicio de sus funciones.

En el caso del contratista de administración delegada que no presente oportunamente y dentro del término fijado por la Contrataría General del Departamento, la información sobre el manejo de los dineros a él entregados, la Contrataría ordenará que se suspendan tas pagos pendientes, los cuales no causarán mora, hasta tanto presente la información solicitada.

En el caso de los ex-servidores<sic> públicos la multa podrá hacerse efectiva por jurisdicción coactiva.

LIBRO CUARTO.

PROCEDIMIENTOS.

DEL TRAMITE FISCAL DE CUENTAS.

GENERALIDADES.

ARTÍCULO 75. DEFINICIÓN. El trámite fiscal de cuentas es aquel que consiste en el proceso o actuación administrativa llevada a cabo por la Contrataría General del Departamento, en desarrollo de las disposiciones pertinentes al examinar, requerir, glosar y fenecer las cuentas de los ordenadores, empleados de manejo y demás personas que por virtud de la Ley, Ordenanzas, Acuerdos, Contratos, Reglamentos y demás disposiciones, recauden, custodien, inviertan o administren fondos o bienes Departamentales, Municipales o de Entidades Descentralizadas de ambos órdenes con el objeto de deducir, cuando fuere el caso, la obligación líquida a cargo de tas responsables. Este trámite se adelantará también con respecto a los exservidores públicos.

ARTÍCULO 76. OBJETO. El trámite fiscal de cuentas tiene por objeto definir, mediante el estudio de las actuaciones fiscales, la responsabilidad que pueda corresponder a las personas sometidas a la fiscalización de la Contraloría General del Departamento y si fuere el caso crear el título ejecutivo para el cobro por jurisdicción coactiva, del valor del alcance deducido. Dicho trámite se regirá por las normas del presente Estatuto y las reglamentaciones que en su desarrollo expida la Contrataría General del Departamento.

ARTÍCULO 77. DE LA RESPONSABILIDAD. El trámite fiscal de cuentas, como actuación enderezada a analizar el manejo de valores y bienes Departamentales, Municipales o de Entidades Descentralizadas de ambos órdenes a cargo de las personas a que se refiere el artículo 75 del presente Título tiende a definir únicamente, la responsabilidad fiscal proveniente de dicho manejo.

La responsabilidad fiscal que se deduzca es independiente responsabilidad civil, penal o administrativa en que se haya incurrido por la misma conducta.

ARTÍCULO 78. CLASES DE TRÁMITES. El trámite de cuentas adelantado por la Contratada General del Departamento puede ser de requerimiento, ordinario o especial.

A. TRAMITE DE REQUERIMIENTO.

ARTÍCULO 79. OBJETO. Si al momento de practicar el examen de una cuenta se detectare de manera manifiesta la falta de algún documento o aclaración necesaria que de no obtenerse daría lugar a la formulación de una glosa de forma, se procederá a efectuar requerimiento, para que el empleado de manejo responsable de la omisión o aclaración proceda, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación, a adjuntar el documento omitido o a dar las explicaciones solicitadas.

PARÁGRAFO 1o: Este requerimiento se hará por escrito.

PARÁGRAFO 2o: Vencido el plazo aquí establecido para la corrección, se continuará con el trámite ordinario.

ARTÍCULO 80. NO INTERRUPCIÓN DEL TRÁMITE. La falta de respuesta oportuna del cuentadante responsable no interrumpe el trámite regular del aviso de observaciones.

B. TRAMITE ORDINARIO.

ARTÍCULO 81. OBJETO. El trámite ordinario de cuentas tiene por objeto:

A. Establecer si tas cuentadantes han ingresado y registrado en sus cuentas la totalidad de las sumas de dinero, documentos de crédito o especies, cuyo recibo esté autorizado por disposiciones legales, bien por concepto de recaudo de rentas, imprevistos o por traspasos, adquisiciones, productos de explotación y demás conceptos que determinen la percepción de fondos o bienes Departamentales, Municipales o de entidades descentralizadas de ambos órdenes.

B. Verificar si los mismos cuentadantes han efectuado los gastos de su cargo y satisfecho las demás erogaciones de fondos o bienes de su incumbencia, en las cuantías y a las personas o funcionarios que, según las prescripciones legales, deben recibir las sumas provenientes de tales erogaciones, o las especies respectivas.

C. Establecer si los mismos cuentadantes comprobaron las operaciones de ingresos y egresos, con los documentos prescritos por la contraloría; si llenaron previamente los requisitos administrativos establecidos que son indispensables para la validez de las operaciones y si acompañaron a sus cuentas los documentos en que conste la observancia de dichas formalidades.

PARÁGRAFO 1o: El trámite ordinario de cuentas comprende también las actuaciones que se inicien oficiosamente, en los casos de no rendición de cuentas por parte de las personas o entidades obligadas a hacerlo, con el fin de incorporar a contabilidad Departamental, Municipal o de las Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, las partidas pertinentes a la actuación del responsable y de obtener los comprobantes necesarios para el examen fiscal.

PARÁGRAFO 2o: El trámite ordinario de cuentas se dirige exclusivamente a definir la responsabilidad fiscal de ordenadores, empleados de manejo, exservidores públicos, fiadores y demás personas que por virtud de la Ley, Ordenanzas, Acuerdos, Reglamentos y Contratos, recauden, custodien, inviertan o administren bienes Departamentales o Municipales y de Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, de conformidad con el artículo 75 de este Estatuto.

ARTÍCULO 82. DURACIÓN. El trámite ordinario de cuentas se inicia con la notificación del aviso de observaciones que se hará personalmente o por estados y termina con la ejecutoria de la providencia de fenecimiento.

ARTÍCULO 83. RELEVO AL TITULAR. Los trámites de cuentas contra los empleados subalternos o exservidores públicos en estas condiciones de las oficinas de manejo, se adelantarán dentro del proceso ordinario. Así, cuando se comprobase en forma fehaciente, que las observaciones formuladas a la cuenta tienen origen en operaciones exclusivas del subalterno afianzado ante la Controlaría, se dictará por la Auditoría respectiva o el Coordinador del Centro regional de servicios fiscales aviso de observaciones, que releve de la observación al titular y la impute al subalterno.

PARÁGRAFO: Para dar cumplimiento a lo preceptuado, los superiores o jefes de las oficinas de manejo anexarán a la cuenta para revisión, el Acto Administrativo, por medio del cual se asignan funciones al personal subalterno a fin de que en el examen se deduzca la responsabilidad a que hubiere lugar.

C. TRAMITE DE CUENTAS.

ARTÍCULO 84. NOCIÓN. El trámite especial de cuentas es el procedimiento que se adelanta por la Contraloría General del Departamento para señalar la responsabilidad que compete a los respectivos funcionarios por faltantes de caudales o de efectos públicos, deducidos en su contra y originados en hechos irregulares no contemplados en cuentas ya examinadas o fenecidas. Este trámite se adelanta para deducir únicamente la responsabilidad fiscal, independientemente de cualquier acción penal, civil o administrativa que pueda surtirse ante la autoridad competente.

ARTÍCULO 85. FORMALIDADES. Siempre que la División de Visitaduría e Investigaciones de la Contraloría General del Departamento, reciba informes en los cuales se establezcan faltantes de caudales o efectos públicos originados en hechos irregulares, procederá, dentro de los quince (15) días siguientes, a revisar y verificar si fuere el caso tales documentos, con las observaciones a que hubiere lugar.

PARÁGRAFO: En caso de que en diligencias fiscales practicadas por otras dependencias de la Contraloría se establecieren faltantes, para determinar la calidad de los mismos, se pasarán las diligencias a la División de Visitaduría e Investigaciones, para los efectos de este artículo.

ARTÍCULO 86. RESOLUCIÓN DE APERTURA. Dictado el auto aprobatorio del acta de visita o informe, se enviará copia del expediente al encargado de la respectiva auditoría o centro regional de servicios fiscales, quien en forma inmediata iniciará el correspondiente trámite fiscal contra los responsables y sus fiadores.

ARTÍCULO 87. PROCEDIMIENTO. El auditor o coordinador del centro regional de servicios fiscales dictará dentro de los cinco (5) días siguientes, el Aviso de Observaciones a que hubiere lugar, que se notificará en la forma prevista para el trámite ordinario y todas las demás diligencias se realizarán conforme a este trámite.

ARTÍCULO 88. MEDIOS DE PRUEBA. En el trámite fiscal de cuentas los responsables, fiadores o representantes legales, pueden hacer uso de los medios probatorios establecidos en las normas legales y Ordenanzales vigentes. Su apreciación legal se hará de acuerdo a lo dispuesto en las mismas normas.

ARTÍCULO 89. SUJETOS DEL TRAMITE FISCAL DE CUENTAS. En estos trámites intervienen:

A. La Contraloría General del Departamento.

B. Los responsables del erario Departamental, Municipal y de las Entidades Descentralizadas de ambos órdenes y sus fiadores.

ARTÍCULO 90. COMPOSICIÓN DEL EXPEDIENTE. El expediente del trámite fiscal de cuentas se compone de los siguientes elementos:

A. Oficio remisorio de la cuenta, con la constancia de la fecha de recibo en la oficina correspondiente.

B. Inventario de los elementos que la integran.

C. Aviso de observaciones o fenecimiento de plano.

D. Aviso adicional de Observaciones.

E. Actuaciones, Estados y Constancias de la notificación de los Avisos.

F. Pliego de descargos a los Avisos de Observaciones, que presenten los responsables y las pruebas aportadas.

G. Providencia de fenecimiento con cargo o sin él.

H. Documento que contiene el recurso interpuesto contra el fenecimiento con alcance.

I. Copia de las diligencias de visita o de entrega, en los casos pertinentes.

J. Oficios dirigidos al funcionario encargado de ejercer la jurisdicción coactiva, remisorios del fenecimiento con alcance, de las diligencias de notificación y constancia de ejecutoria y de todas las demás providencias que posteriormente se dicten en el trámite fiscal de cuentas.

ARTÍCULO 91. DE LOS EXPEDIENTES. Los procesos de trámite fiscal de cuentas se harán por duplicado y no podrán ser retirados de la oficina respectiva, sino mediante petición escrita de la parte interesada aprobada por el Contralor General del Departamento; petición que podrá ser rechazada si en el expediente obran pruebas que puedan ser utilizadas en un proceso penal o hayan sido trasladadas de éste.

ARTÍCULO 92. DESTRUCCIÓN Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES. En caso de destrucción o pérdida del expediente, su reconstrucción se atenderá conforme a lo dispuesto en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil.

PROVIDENCIAS.

ARTÍCULO 93. CLASES. Dentro del trámite fiscal de cuentas pueden, entre otras, dictarse las siguientes providencias:

A. Fenecimiento de plano.

B. Aviso de Observaciones.

C. Aviso adicional de Observaciones.

D. Las de Sustanciación.

E. Fenecimiento sin alcance.

F. Fenecimiento con alcance.

G. Las de carácter interlocutorio.

ARTÍCULO 94. FENECIMIENTO DE PLANO. Se entiende por fenecimiento de plano la providencia que profiere la Contraloría General del Departamento para declarar que el cuentadante ha cumplido satisfactoriamente las operaciones de ingresos y egresos, efectuadas durante un período determinado de su actuación.

PARÁGRAFO: El fenecimiento de plano lo proferirá la Auditoría respectiva o el coordinador del centro regional de servicios fiscales. La División de Fenecimientos lo radicará en sus registros, para efectos de la expedición de finiquitosy certificados de paz y salvo.

ARTÍCULO 95. CONTENIDO. Los fenecimientos de plano deben contener los siguientes datos:

A. Número de orden.

B. Nombre de tas responsables y sus cargos.

C. Oficina a la que se refiere.

D. Período de la cuenta

E. Anotación de los saldos de las diferentes cuentas al finalizar el ejercicio.

ARTÍCULO 96. AVISO DE OBSERVACIONES. Denomínase<sic> Aviso de Observaciones la exposición escrita de las glosas resultantes del examen de las cuentas. Puede originarse en el estudio de la cuenta, en una diligencia de visita, en una de arqueo, en una entrega de oficina, o en una investigación fiscal.

ARTÍCULO 97. CONTENIDO. El Aviso de Observaciones deberá llenar los siguientes requisitos:

A. Indicar la oficina originaria de la cuenta, el número de- orden, el período a que corresponde y los nombres, cargos e identificación de los responsables.

B. Citar en cada glosa las disposiciones que le den fundamento.

C. Explicar las diferencias numéricas o de liquidación que den respaldo a la glosa, con expresión del valor asignadoerradamente al comprobante y del valor que le corresponda.

D. Indicar con precisión la fianza con la cual tiene garantizado su ordenación o su manejo el responsable, señalando clase, cuantía y fecha de vencimiento de la misma.

E. Dejar constancia de los saldos finales de las diferentes cuentas activas, que tuvieron movimiento en el mes o período examinado.

F. Señalar el término dentro del cual debe darse a las glosas formuladas, conforme a las normas del presente Estatuto.

ARTÍCULO 98. ATRIBUCIONES DE LAS AUDITORIAS. CENTROS REGIONALES DE SERVICIOS FISCALES Y DE LA DIVISIÓN DE FENECIMIENTOS. La Auditoría o Centro Regional de Servicios Fiscales respectivo por período mensual revisado, podrá abstenerse de formular glosas hasta por un valor de cuatro mil pesos ($4.000.oo) siempre y cuando el hecho que las genere, provenga de errores aritméticos de forma o liquidaciones equivocadas que no revelen mala fé o culpa grave, y que contra el mismo responsable no existan otros cargos, que sumados al período que se examina, sobrepasen dicha cuantía.

La misma facultad del presente artículo y en las mismas condiciones la tendrá la División de Fenecimientos, respecto de las providencias de su competencia, aumentando la cuantía hasta ocho mil pesos ($8.000.oo).

PARÁGRAFO. Estas cuantías se incrementarán anualmente de acuerdo con la reglamentación que expida el Contralor General.

ARTÍCULO 99. GLOSA. Es la objeción que hace la Contraloría General del Departamento para no aceptar el ingreso o egreso de valores, a favor o a cargo del erario, ya sea por violación u omisión de normas legales o reglamentarias o por inexactitud en la liquidación de los comprobantes con que se pretende acreditar un asunto contable.

A. GLOSA DE FORMA.

En la observación que se hace al cuentadante por violación u omisión de requisitos, en cualquier comprobante de ingresos o egresos plenamente justificados.

B. GLOSA DE FONDO.

En la nota de responsabilidad que se deja a cargo del cuentadante o funcionario responsable, por concepto de bienes o valores dejados de ingresar, o la impugnación del gasto que se considere ilegal o irreglamentario<sic>.

ARTÍCULO 100. PROCEDIMIENTO EN CASO DE GLOSAS DE FORMA. Cuando la División de Fenecimientos o el funcionario fenecedor según el caso determine que el Aviso de Observaciones se basa sólo en glosas de forma se abstendrá de dictar el fenecimiento con alcance y, si fuera el caso, proyectará Resolución para la firma del Contralor General del Departamento, en la cual se sancione al responsable conforme lo establece este Estatuto.

ARTÍCULO 101. TERMINO PARA CONTESTAR LOS AVISOS DE OBSERVACIONES. Los avisos de Observaciones deben contestarse dentro del término de quince (15) días, contados a partir del día siguiente a su notificación prorrogables por 15 días más previa solicitud debidamente motivada. Esta prórroga sólo podrá concederse por una sola vez y mediante auto de sustanciación.

PARÁGRAFO: Notificado el aviso de Observaciones en la forma prevista, contestado o vencido el término señalado para tal efecto, las diligencias que formen el trámite se enviarán a la División de Fenecimientos o al funcionario fenecedor, rotemos o al funcionario según el caso, para los fines consiguientes.

ARTÍCULO 102. AVISO ADICIONAL DE OBSERVACIONES. El Aviso adicional de Observaciones se formulará con el objeto de complementar, en presencia de hechos nuevos, las glosas formuladas inicialmente en el examen de cuentas. Esta providencia la dicta la Auditoría respectiva o el coordinador del centro regional de servicios fiscales.

ARTÍCULO 103. FENECIMIENTO SIN ALCANCE. Es la providencia, dictada por la División de Fenecimientos o del funcionario fenecedor, con la cual se da fin al trámite de cuentas cuando se hayan desvirtuado plenamente los fundamentos que motivaron las glosas formuladas a una cuenta, o la denuncia por faltantes de fondos o efectos públicos.

ARTÍCULO 104. CONTENIDO. El fenecimiento sin alcance debe comprender:

A. Nombre y cargo del responsable.

B. Oficina a que se refiere.

C. período de la cuenta.

D. El resumen de las glosas formuladas en el Aviso de Observaciones.

E. Análisis de cada uno de los descargos, la apreciación de las pruebas y las normas legales y fiscales pertinentes.

F. Las razones para levantar de oficio las glosas formuladas.

G. La anotación de los saldos siguientes de las diversas cuentas activas.

H. Las ordenes de comunicarlo a los responsables y de archivar el expediente.

PARÁGRAFO: Los fenecimientos sin alcance se notificarán al servidor público correspondiente por estados.

ARTÍCULO 105. FENECIMIENTO CON ALCANCE. Es la providencia por medio de la cual se determina la responsabilidad fiscal a cargo de aquel contra quien se sigue el trámite de cuentas, representada en una suma de dinero en favor de la Hacienda Pública.

ARTÍCULO 106. TERMINO PARA DICTARLO. Radicado el trámite en la División de Fenecimientos o ante el funcionario fenecedor se procederá a fenecerlo dentro del mes siguiente, salvo que se advirtieren causales de nulidad, casos en los cuales se ordenará devolverlo a la Auditoría o al centro regional de servicios fiscales correspondiente para que por esta se subsanen las expresadas anomalías dentro de los diez (10) días siguientes, más la distancia. Si la División de Fenecimientos o el funcionario fenecedor advierte, al estudiar el trámite de las cuentas, irregularidades en el procedimiento que no generan nulidad, procederá a subsanarlas y a decidir de fondo.

ARTÍCULO 107. INDICACIÓN DE RECURSOS. En todos los fenecimientos con alcance, deberá expresarse claramente que, contra dicha providencia, procede el recurso de reposición y el de apelación ante el Contralor General del Departamento.

ARTÍCULO 108. CONTENIDO. Los fenecimientos con alcance, se motivarán mediante una relación concisa de las glosas consignadas en el Aviso de Observaciones, así como de las explicaciones y documentos probatorios relativos a las irregularidades advertidas, con anotación de las disposiciones quebrantadas y las razones que fundamentan la decisión.

ARTÍCULO 109. CANCELACIÓN POR REINTEGRO. Si los responsables reintegran en todo o en parte, la cantidad deducida en el fenecimiento con alcance, se ordenará por medio de providencia, que indique los medios probatorios del caso, la cancelación total o parcial del alcance para los fines ulteriores, sin perjuicio de las demás responsabilidades y sanciones que puedan imponérsele por su falta.

ARTÍCULO 110. EJECUTORIA DEL FENECIMIENTO CON ALCANCE. Si vencido el término legal no se interponen los recursos de reposición o apelación contra el fenecimiento con alcance, así se hará constar y se dispondrá el envío de los documentos que componen el título ejecutivo al funcionario encargado de la jurisdicción coactiva, a fin de que el alcance se haga efectivo, mediante los trámites legales del proceso por jurisdicción coactiva.

La ejecutoria se cumple:

A. Cuando vencido el término para recurrir no se haya interpuesto recurso de reposición o apelación contra la providencia de fenecimiento, y

B. Cuando interpuesto dentro del término el recurso correspondiente éste no prospere.

ARTÍCULO 111. TÍTULO EJECUTIVO. Las providencias de fenecimiento con alcance, una vez cumplida su ejecutoria, de acuerdo con las normas legales vigentes, constituyen título ejecutivo para el cobro de la deuda por jurisdicción coactiva.

ARTÍCULO 112. CESACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL. La acción fiscal contra los responsables del erario, prescribe en dos años contados a partir de la fecha de registro del recibo de las cuentas.

Si dentro de dicho término no se ha examinado las cuentas respectivas, la Contraloría General del Departamento dictará providencia en la que se declare la prescripción de la acción fiscal y se de<sic> por terminado el trámite de cuentas con fenecimiento de plano, sin perjuicio de las acciones civiles penales, administrativas o disciplinarias que puedan seguirse a los responsables.

NOTIFICACIONES.

ARTÍCULO 113. NOTIFICACIÓN PERSONAL. Las siguientes providencias se notificarán en forma personal a los responsables y a sus fiadores, según lo previsto más adelante.

A. El fenecimiento con alcance y,

B. Las demás providencias, que de acuerdo con la ley, deban notificarse en igual forma.

ARTÍCULO 114. REMISIÓN. Salvo lo dispuesto expresamente por este Estatuto, la notificación de las providencias se realizará en la forma, términos y procedimientos previstos en el Código Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO IV.

RECURSOS.

ARTÍCULO 115. RECURSO DE REPOSICIÓN. Podrá interponerse, dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación, únicamente contra las siguientes providencias:

A. La que ponga fin al trámite de cuentas.

B. Aquellas por medio de las cuales se impongan multas o sanciones.

El recurso deberá presentarse por escrito motivado ante el funcionario que profirió la respectiva providencia, quien procederá a resolverlo de plano. En lo no previsto, la reposición se regirá por el Código Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 116. RECURSO DE APELACIÓN. El recurso de apelación contra las providencias de fenecimiento con alcance se surtirá ante el Contralor General del Departamento este recurso se interpondrá y tramitará de conformidad a lo establecido en el Código Contencioso Administrativo.

Notas de Vigencia

CAPÍTULO V.

ACCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA.

ARTÍCULO 117. CONCEPTO. Las partes interesadas en el trámite fiscal pueden recurrir ante el Contencioso Administrativo dentro de los términos legales, para acusar las providencias definitivas que lo deciden.

El ejercicio de la acción contenciosa de que trata el artículoanterior, contra las providencias proferidas en el trámite fiscal, no impide su ejecutoria, ni el envío de los títulos al funcionario ejecutor.

CAPÍTULO VI.

NULIDADES.

ARTÍCULO 118. CAUSALES DE NULIDAD. Son causales de nulidad en los trámites fiscales de cuentas que adelante la Contraloría General del Departamento las indicadas como tales en las normas correspondientes del Código Contencioso Administrativo y del Código de Procedimiento civil, y su trámite se hará de acuerdo con estas mismas normas.

CAPÍTULO VII.

ACUMULACIÓN DE TRÁMITES.

ARTÍCULO 119. REQUISITOS Y PROCEDIMIENTOS. La División de Fenecimientos o el funcionario fenecedor podrán decretar de oficio o a solicitud de parte, la acumulación de trámites antes de dictar fenecimientos, siempre que éstos sean misma naturaleza, se adelanten contra los mismos responsables y hayan tenido origen en la misma entidad, sección o dependencia.

PARÁGRAFO: La providencia que decrete la acumulación se notificará personalmente o por estados.

TÍTULO II.

DE LA JURISDICCIÓN COACTIVA.

ARTÍCULO 120. DOCUMENTOS COMPONENTES DEL TÍTULO EJECUTIVO. Componen el título ejecutivo los siguientes documentos:

A. Copia del fenecimiento con alcance, de las diligencias de notificación y de ejecutoria y del documento de caución.

B. Las providencias que resuelvan los recursos interpuestos con las constancias de su notificación y ejecutoria.

C. Las resoluciones de multa debidamente ejecutoriadas y la providencia que resuelva el recurso que contra ellas se interponga debidamente ejecutoriada.

ARTÍCULO 121. COMPETENCIA. El Contralor General del Departamento tiene competencia para ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos y las multas impuestas. Competencia que podrá ejercer directamente o a través de sus delegados.

ARTÍCULO 122. TRAMITE. Las ejecuciones por jurisdicción coactiva se surtirán de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Código de Procedimiento Civil.

ARTÍCULO 123. A QUIEN DEBE HACERSE EL PAGO. Las sumas recaudadas por concepto de multas ingresarán a la Tesorería General del Departamento, para ser adicionados al Presupuesto General de la Contraloría General del Departamento y serán destinados preferentemente a atender los gastos que demande el ejercicio o funcionamiento de la Jurisdicción Coactiva, en la proporción que se requiera.

Las sumas recaudadas por concepto de fenecimientos con alcance serán puestas a disposición de la Entidad a cuyo favor se determinó el alcance.

PARÁGRAFO: Crease dentro del presupuesto de la Contrataría General del Departamento el siguiente rubro:

Gastos que demande la Jurisdicción Coactiva.

ARTÍCULO 124. COLABORACIÓN DELOS EMPLEADOS. Los funcionarios Departamentales y Municipales prestarán su colaboración a los empleados investidos de jurisdicción coactiva en el cumplimiento de sus funciones.

La renuencia o retardo de tales funcionarios en el cumplimiento de las comisiones conferidas o de las ordenes<sic> dadas por los mencionados empleados, los hará incurrir en multas hasta por el valor de su remuneración mensual, sin que sea inferior a la quinta (1/5) parte de la misma, que impondrá el empleado ejecutor.

TÍTULO III.

DISPOSICIONES FINALES.

ARTÍCULO 125. PROHIBICIÓN PARA EMPLEADOS DE LA RAMA FISCAL. Fíjanse<sic> las siguientes prohibiciones para los empleados de la rama fiscal:

A. Ningún empleado o funcionario del orden fiscal podrá revisar actuaciones de oficinas en las que haya intervenido en calidad de empleado público sujeto a fiscalización de la Contrataría, ni actuaciones en las cuales hayan intervenido parientes suyos dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, so pena de nulidad de dichos actos y de incurrir en causal de mala conducta.

B. Ningún auditor podrá hacer las veces de examinador o fenecedor de las cuentas en que le haya correspondido actuar, so pena de que sus actuaciones sean nulas y de incurrir en causal de mala conducta.

Si ello ocurriere por orden de su superior, este funcionario será el responsable cuando estuviere al corriente de tal impedimento.

C. Ningún examinador o fenecedor podrá revisar cuentas en las cuales intervino como auditor, como visitador, como empleado de manejo o con cualquier carácter oficial, o en las cuales tenga algún interés o lo tengan parientes suyos dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

El empleado que se encuentre en una de las circunstancias aquí previstas estará obligado a manifestar el impedimento a su inmediato superior, so pena de destitución si no lo hiciere.

ARTÍCULO 126. CAUSALES DE IMPEDIMENTO PARA LOS EMPLEADOS DE LA RAMA FISCAL. Son causales de impedimento de todos los empleados de la Contraloría General del Departamento para el estudio de los asuntos que les estén encomendados:

A. Estar interesado personalmente en la solución del asunto o tener parentesco de consanguinidad o afinidad dentro del cuarto grado o primero civil con cualquiera de los interesados directamente en el asunto.

B. Tener parentesco de consanguinidad o afinidad dentro del segundo grado o primero civil con el apoderado o representante de los interesados en el asunto.

PARÁGRAFO 1o: Los empleados que se encuentren en estos casos pondrán inmediatamente los hechos en conocimiento del Contralor General del Departamento, para que él encomiende el estudio del asunto a otro empleado. Si así no lo hicieren serán destituidos.

PARÁGRAFO 2o: Si el funcionario en quien incurre alguna de las causales de impedimento indicadas en el presente artículo no lo manifestare, la parte a quien interesa directamente su separación puede recusarlo en cualquier momento ante el Contralor General Departamento.

ARTÍCULO 127. COMPATIBILIDAD E INCOMPATIBILIDAD DE ALGUNOS CARGOS. Las funciones de Director y Ordenador son compatibles entre sí, así como las de recaudador y pagador, pero en ningún caso un director u ordenador podrá ser recaudador o pagador o viceversa.

ARTÍCULO 128. CONSTITUCIÓN DE PARTE CIVIL. Todo empleado que en ejercicio de sus funciones este obligado a dar noticia sobre la presunta comisión de un delito contra el Tesoro del Departamento, de los Municipios o de las Entidades Descentralizadas de ambos órdenes, deberá informar al representante legal de las entidades enunciadas, que hubieren sido sujeto pasivo de la probable acción delictiva, para efectos de la constitución de parte civil dentro del proceso a que hubiere lugar conforme a lo establecido en las Disposiciones que regulen la materia. Copia del respectivo informe deberá remitirse al Contralor General del Departamento.

ARTÍCULO 129. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente ordenanza rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las normas que le sean contrarias.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

ARTÍCULO TRANSITORIO 1o. Mientras se expiden los estatutos presupuestales a los que se refiere el artículo 9o. de esta ordenanza, regirán las normas que sobre presupuesto consagran las ordenanzas 96 y 97 de 1985.

ARTÍCULO TRANSITORIO 2o. Los trámites fiscales de cuentas iniciados de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ordenanza 96 de 1985, continuarán rigiéndose por esas disposiciones hasta su culminación.

ESTATUTO FISCAL DE ANTIOQUIA

ÍNDICE GENERAL

TÍTULO PRELIMINAR.

NORMAS GENERALES.

CONTENIDO	ARTÍCULO
Del Control Fiscal	1o.
Del Patrimonio o Hacienda Pública	2o.
Objeto de la Hacienda Pública	3o.
Dominio de los bienes	4o.
Administración de la Hacienda Pública porPersonas Naturales o Jurídicas	5o.
Aseguramiento de Bienes	6o.
Responsabilidad por Tenencia o Administración de Bienes	7o.
Inventarios y Avalúos	8o.
Del presupuesto	9o.

LIBRO PRIMERO.

DEL TESORO DEL DEPARTAMENTO.

CONCEPTOS.

Recaudadores	10
Percepción de las Rentas	11
Intereses	12
Extinción de los Créditos	13

ACTIVO Y PASIVO DEL TESORO.

Composición del Activo	14
Composición del Pasivo	15

LIBRO SEGUNDO.

EMPLEADOS DE MANEJO Y CAUCIONES.

EMPLEADOS DE MANEJO.

Quienes son	16
Obligación de Comunicar el Nombramiento	17
Deberes	18
Responsabilidad	19
Responsabilidad Solidaria	20
Rechazo de Pagos, Insistencia, Responsabilidad, caución	21
Depósito de los Fondos	22
Exigibilidad de las Rentas e Impuestos	23
Unidad de Responsabilidad - De Caja - De Cuenta	24
Obligación de Expedir Recibos	25
Obligación de Exigir Recibos	26

MEDIDAS PREVENTIVAS.

Remoción o Separación del Cargo	27
Obligatoriedad de la Desvinculación o Suspensión	28
Congelación de Fondos	29

DE LAS CAUCIONES.

Obligación de prestar Caución	30
Facultad del Contralor	31
En que pueden Consistir	32
Pólizas de Entidades Aseguradoras y Garantías Bancarias	33
Cláusulas Especiales en las Cauciones	34
Sistema de Aseguramiento	35
Insuficiencia de la Caución	36
Responsabilidad Civil Extracontractual	37
Requisitos para Aprobación de la Caución	38
Aprobación de la Caución	39
Requisito de la Posesión	40
Caución Provisional	41
Renovación de la Caución	42
Renovación por Insuficiencia	43
Quienes no pueden ser fiadores	44
Sanción en Caso de Posesión sin Caución	45

CAPÍTULO IV.

CUANTÍA DE LAS CAUCIONES.

Base para la Cuantía de la Caución	46
Pago de Prima	47
Cauciones para Contratistas	48
Cuantía de la Caución para Ordenadores y Empleados De Manejo	49
Cancelación de las Cauciones	50

LIBRO TERCERO.

DE LA FISCALIZACIÓN.

DE LA CONTRALORÍA.

NATURALEZA Y GENERALIDADES.

Naturaleza	51
Funciones de Fiscalización	52

DEL CONTRALOR GENERAL.

Noción	53
Informes	54
Intervención en la Asamblea	55
Relación con el Consejo de Gobierno	56
Gastos de Representación	57
Del Contralor Auxiliar	58
Faltas Temporales o Ausencias	59
Funciones Administrativas del Contralor General del Departamento	60

TÍTULO II.

COMPETENCIA DEL CONTRALOR.

CAPÍTULO ÚNICO.

DE LAS ACTIVIDADES Y SERVICIOS SUJETOS A CONTROL.

Aspectos de Control	61
La Vigilancia Fiscal	62
Del Control del Presupuesto	63
Del Recibo y Desembolso de Fondos Públicos	64
Del Proceso de Rendición y Examen de Cuentas	65
Del trámite Fiscal de Cuentas	66
Fiscalización de los Contratos	67
Vigilancia de las Entidades Descentralizadas	68
Exoneraciones y Condonaciones	69
Control y Mantenimiento de Inventarios	70
De los Finiquitos	71
Definición de los Controles	72
Del Registro de la Deuda Pública	73
De las sanciones	74

LIBRO CUARTO.

PROCEDIMIENTOS.

DEL TRAMITE FISCAL DE CUENTAS.

GENERALIDADES.

Definición	75
Objeto	76
De la Responsabilidad	77
Clases de Trámites	78

A. TRAMITE DE REQUERIMIENTO

Objeto	79
No interrupción del Trámite	80

B. TRAMITE ORDINARIO

Objeto	81
Duración	82
Relevo al Titular	83

C. TRAMITE ESPECIAL DE CUENTAS

Noción	84
Formalidades	85
Resolución de Apertura	86
Procedimiento	87
Medios de Prueba	88
Sujetos del Trámite Fiscal de Cuentas	89
Composición del Expediente	90
De los Expedientes	91
Destrucción y Reconstrucción de Expedientes	92

PROVIDENCIAS.

Clases	93
Fenecimiento de Plano	94
Contenido	95
Aviso de Observaciones	96
Contenido	97
Atribuciones de las Auditorías, Centros Regionales de ServiciosFiscales y de la División de Fenecimientos	98
Glosa	99
Procedimiento en Caso de Glosas de Forma	100
Término para contestar los Avisos de Observaciones	101
Aviso Adicional de Observaciones	102
Fenecimiento sin Alcance	103
Contenido	104
Fenecimiento con Alcance	105
Término para Dictarlo	106
Indicación de Recursos	107
Contenido	108
Cancelación por Reintegro	109
Ejecutoria del Fenecimiento con Alcance	110
Título Ejecutivo	111
Cesación de Responsabilidad Fiscal	112

NOTIFICACIONES.

Notificación Personal	113
Remisión	114

CAPÍTULO IV.

RECURSOS.

Recurso de Reposición	115
Recurso de Apelación	116

CAPÍTULO V.

ACCIÓN CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA.

Concepto 117

CAPÍTULO VI.

NULIDADES.

Causales de Nulidad 118

CAPÍTULO VII.

ACUMULACIÓN DE TRÁMITES.

Requisitos y Procedimientos 119

TÍTULO II.

DE LA JURISDICCIÓN COACTIVA.