CIRCULAR 13 DE 2023
(mayo 05)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Todos los servidores públicos del IDEA. |
| Asunto: | Asunto aspectos para el mejoramiento y cumplimiento de la dimensión de gestión humana del MIPG y la normativa en la materia. |
Con el fin de implementar aspectos importantes para el continuo mejoramiento de las obligaciones concernientes a los servidores públicos de la entidad, se hace referencia a los siguientes temas, respecto de los cuales es necesario que los servidores en su totalidad realicen gestiones que nos permitan normalizar requerimientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y de la normativa que reglamenta la función pública.
ACTUALIZACIÓN DE HOJA DE VIDA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO -SIGEP. Versión II.
De acuerdo con el artículo 2.2.5.1.9 del Decreto 1083 de 2015, todos los empleados públicos del Estado debemos tener diligenciado el formato de hoja de vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP, por lo anterior y con la intención de dar cumplimiento a la normativa, se hace necesario que todos los funcionarios públicos de la Entidad, independiente de su forma de vinculación deben ingresar al SIGEP II y realizar la actualización de su hoja de vida. (Información Personal, Educación, Experiencia incluyendo el empleo actual y demás datos solicitados)
La entidad para garantizar el acceso de todos los funcionarios, ya realizo la activación en el año 2022 de cada uno de los servidores en la Plataforma SIGEP II, por lo tanto, deberán ingresar al link https://www.funcionpublica.gov. co/web/sigep2.
Desde la vigencia 2022, todos los funcionarios públicos activos al Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA, tienen acceso a la Plataforma SIGEP II, al igual que se encuentra adoptada y autorizada la Planta de Cargos en el aplicativo.
Es importante recordar que es un deber de todo servidor público mantener actualizada la hoja de vida de la función pública a través del aplicativo dispuesto para ello, ya que es el mecanismo oficial que la norma estableció como herramienta de hoja de vida y es este documento el que la Entidad debe tener en cuenta para verificar criterios como experiencia, educación e información personal para el desarrollo de las diferentes situaciones administrativas en los procesos de Gestión Humana.
Control Interno Disciplinario de la Entidad ha realizado diversos llamados a la Dirección de Gestión Humana, ya que se ha detectado que no todos los servidores públicos han actualizado la Hoja de Vida del Sigep II, pese a que en la vigencia 2022 mediante la Circular No.007-22 del 01 de abril de 2022, socializada a todo el personal, se había requerido que a más tardar el 02 de mayo de 2022 remitieran las hojas de vida.
De igual manera en la Vigencia 2022, la Oficina de Control interno, realizo acción de verificación donde se solicitó a las diversas áreas verificar que la información que reposa en SIGEP, sea veraz y confiable, así como que se recomendó que la Administración active mecanismos que exijan que los funcionarios cumplan estrictamente con el cargue de información en el SIGEP y notificar a cada uno de ellos de un posible incumplimiento de un deber formal cuando dicho cargue de información no se lleve a cabo de manera precisa dentro de los tiempos establecidos en cada vigencia.
Por lo anterior se solicita que a más tardar el 02 de junio de 2023, todo el personal remita a la Dirección de Gestión Humana, de manera física y debidamente firmada el Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública diligenciado a través del SIGEP II.
En el mes de Julio, la Dirección de Gestión Humana, comenzara en el marco de la Normativa en la materia con la revisión y verificación de la información que reposa en el SIGEP II de todo el personal y enviara el debido reporte a Control Interno Disciplinario y Control Interno.
Se adjunta Instructivo a la presente comunicación para la actualización de la Hoja de Vida en la Plataforma SIGEP II.
II.DECLARACIÓN PERIODICA DE BIENES Y RENTAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO -SIGEP. Versión II.
El Decreto 1083 de 2015, establece que todos los funcionarios públicos deberán declarar bajo juramento el monto de sus bienes y rentas, en el formato adoptado para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP, de acuerdo con las condiciones allí señaladas e información que debe ser actualizada cada año o al momento del retiro del servidor.
De conformidad con el artículo 2.2.16.4 del decreto 1083 de 2015 (Modificado por el Decreto Nacional 484 de 2017, Art. 2) La actualización de la declaración de bienes y rentas y de la actividad económica será efectuada a través del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público-SIGEP y debe ser presentada por los servidores públicos de las entidades y organismos públicos de orden territorial entre el 1 de junio y el 31 de julio de cada vigencia.
Por lo anterior y de acuerdo con que todo el personal activo, ya se encuentra habilitado en la plataforma SIGEP II, se solicita que para la presente vigencia y dentro del término de ley, para evitar sanciones, cada funcionario diligencie la declaración de bienes y rentas anual y remita la misma debidamente firmada a la Dirección de Gestión Humana para su verificación y archivo en el expediente laboral.
Como es bien sabido la plataforma la última semana de cumplimiento, presenta intermitencias, por lo que se sugiere que sea presentada la Declaración de Bienes y Rentas con tiempo de antelación, ya que, en la presente vigencia, de acuerdo con parámetros dados por el DAFP, no se admitirán formatos manuales, sino únicamente los descargados de la Plataforma SIGEP II, puesto que la Entidad ya tiene implementado el SIGEP II.
Se adjunta Instructivo a la presente comunicación para la actualización de la declaración de bienes y rentas en la Plataforma SIGEP II.
III. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO FCTC-001 FORMATO PARA EL CONOCIMIENTO DEL TERCERO O CONTRAPARTE SARLAFT.
En cumplimiento de la Circular Básica Jurídica y la Circular Externa No,027 de 2020 de la Superintendencia Financiera de Colombia, se implementa el SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación al Terrorismo), en desarrollo de este, es necesario que los servidores públicos diligencien el formato FCTC-001 FORMATO PARA EL CONOCIMIENTO DEL TERCERO O CONTRAPARTE, anexo a la presente circular.
La Circular Básica Jurídica actualizada con la CE.027 de 2020 Parte 1. Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas. Título IV, Deberes y responsabilidades, Capitulo IV Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, y específicamente en lo referido en el numeral 4.2.2.2. Mecanismos, 4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente/contraparte.
Lo anterior ya que el ámbito de aplicación del SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías efectivas para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir, a través de sus accionistas, beneficiarios finales, administradores en los términos del art. 22 de la ley 222 de 1995, empleados, proveedores y vinculados, como instrumento para el lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Según requerimientos de la Oficina de Gestión del Riesgo, cada año debe actualizarse el formato por todos los empleados de la Entidad, por lo que el plazo máximo para el diligenciamiento del formato es el 20 de mayo de 2023 una vez diligenciado, deberá ser enviado a la Dirección de Gestión Humana para ser archivado en el Expediente Laboral y para remitirlo a la Oficina de Riesgos.
Se anexo formato en Excel, el cual debe ser diligenciado en su totalidad, imprimirlo y enviarlo a la Dirección de Gestión Humana.
IV. CURSO VIRTUAL DE INTEGRIDAD, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN.
La Vicepresidencia de la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública presentaron en la vigencia 2020, el curso Virtual sobre Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.
Su objetivo es que las personas vinculadas a las entidades públicas profundicen sus conocimientos sobre las normas e instituciones que tiene el país para prevenir la corrupción, interioricen la cultura de la legalidad a partir del Código de Integridad del Servicio Público, así mismo para que identifiquen y declaren sus conflictos de intereses como un mecanismo preventivo en la lucha contra la corrupción y, finalmente, para que la transparencia en gestión se convierta en una virtud en el servicio para acercar al ciudadano a los asuntos públicos.
Por la importancia del tema y en cumplimiento al Plan Nacional de Capacitación que lidera la Función Pública, todos los funcionaros que no entregaron este certificado en la vigencia 2022, deberán realizar curso virtual Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción y entregar el certificado.
El curso se encuentra publicado en el aula Virtual del Estado Colombiano en el siguiente enlace: https://www.funcionpublica gov.co/web/eva/curso-integridad
Así mismo se recuerda la obligatoriedad de la realización del curso, el certificado de aprobación del curso lo deben entregar los funcionarios que no lo han realizado en la Dirección de Gestión Humana antes del 02 de junio de 2023.
V. POLÍTICAS EN MATERIA DE VACACIONES.
Para garantizar la Planeación institucional y el cumplimiento de la normativa, el área de Gestión Humana envió mediante correo electrónico del día 11 de enero de 2023, a cada superior jerárquico de las dependencias del IDEA, el formato plan de vacaciones 2023 y las Políticas de vacaciones para que fueran socializadas con todo el personal.
La programación de las vacaciones de cada dependencia debe responder a:
- La necesidad del Servicio.
- La planeación Institucional.
- La coordinación entre pares
- La normalización de periodos acumulados o reanudación de vacaciones interrumpidas.
Atendiendo el Plan de Austeridad del Sector Público y bajo los principios de económica, planeación celeridad, se han dictado las siguientes políticas en materia de vacaciones que deben ser acatados por todos los servidores:
- Las personas que tienen días pendientes de vacaciones deberán disfrutar de estos días antes de que se autorice un nuevo periodo de vacaciones.
- Solo se pueden solicitar y autorizar vacaciones cuando ya se haya causado el periodo de vacaciones no antes, (es decir que, si un funcionario cumple el año de servicios el 15 de febrero de 2023, no puede haber una autorización de periodo de vacaciones con fecha anterior.)
- Las vacaciones se pagan dentro de las nóminas, es decir los 15 y 30 de cada mes, por lo que todas las solicitudes de autorizaciones de vacaciones deben ser enviadas mínimo con un mes de antelación al inicio de las vacaciones a gestión humana, esto lo que permite es realizar el acto administrativo, que este quede en firme, así como que el funcionario al inicio del disfrute ya tenga pagado este derecho como lo indica la norma.
- No se recibirán vacaciones para ser canceladas en la misma quincena.
- Los jefes deben procurar verificar que la programación de disfrute de los periodos o tiempos pendientes de vacaciones de su personal a cargo garantice la continuidad en la prestación del servicio.
- De acuerdo con la normativa, los pagos en dinero de las vacaciones solo ocurren por dos causales (por retiro del servicio o cuando el Gerente General lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público) es decir que es la excepción y deberá justificarse la afectación del servicio.
- Las interrupciones de vacaciones solo podrán obedecer a afectaciones en el servicio y que estén debidamente justificadas, ya que entenderíamos que de acuerdo con la programación de vacaciones cada funcionario debe tener un par en la dependencia y para programar la fecha se debe tener en cuenta los picos en carga administrativa de cada dependencia, por lo que solo podríamos hablar de circunstancias específicas para realizar las interrupciones y que sean debidamente motivadas.
- La reanudación de vacaciones (tiempo faltante de disfrute cuando ocurre la interrupción) no podrán realizarse por uno o dos días, mínimo se puede realizar por 5 días hábiles, ya que de acuerdo con la norma se desdibuja la esencia de la prestación, pues lo que se busca es que los funcionarios tengan url debido descanso.
- Por último, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 del Decreto 1045 de 1978, solo se podrán acumular vacaciones hasta por dos años, siempre que ello obedezca a necesidades del servicio, por lo que se solicita al personal, que aquellos quienes tienen acumulados periodos de vacaciones, realicen la programación del disfrute lo antes posible antes del vencimiento de los periodos por acumulación.
-Se debe procurar que todos los servidores soliciten sus vacaciones cada año, una vez se cause el derecho, a efectos de garantizar el reposo del empleado como una condición mínima que ofrece la posibilidad de que éste renueve la fuerza y la dedicación para el desarrollo de sus actividades y electivamente descanse.
-Es responsabilidad de cada servidor y de su jefe inmediato hacer seguimiento a las novedades de vacaciones presentada, ningún servidor puede disfrutar de vacaciones, ni interrumpirlas o aplazarlas, sin que previamente exista el acto administrativo correspondiente.
VI. JORNADA DE ENTREGA DE MANUAL DE FUNCIONES.
En el marco de los planes de mejoramiento, Plan Estratégico de Gestión Humana y Plan de Acción MIPG de la vigencia 2023, para lograr avanzar en el cumplimiento del MIPG, Dimensión de Talento Humano, la Dirección de Gestión Humana, estará desarrollando jornada de entrega de Manuales de Funciones y Competencias Laborales a todos los empleados de la Planta Global, con el objetivo de afianzar el conocimiento y fortalecer la cultura del empleo público, así como de incluir el mismo en cada expediente laboral.
VII JORNADA DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos personales del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA, se hace necesario comunicar y diligenciar el formato de autorización de tratamiento de datos personales, por lo que todo el personal debe diligenciar el mismo a más tardar el 02 de junio de 2023 y lo debe enviar para que repose en el expediente laboral.
Lo anterior garantiza el cumplimiento de los principios de veracidad, legalidad, finalidad y seguridad del tratamiento de los datos personales.
Cualquier inquietud, duda o asesoría que se requiera para el cumplimiento de lo aquí dispuesto será resuelta en la Dirección de Gestión Humana.
Cordialmente,
REGINA TATIANA URAN NAVARRO
Directora de Gestión Humana (E).
JUAN FERNANDO ECHANDÍA BUSTAMANTE
Subgerente Administrativo.
