RESOLUCIÓN 186 DE 2015
(abril 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
Por medio de la cual se conforma un grupo de trabajo para la formulación e implementación del programa de gestión documental del instituto para el desarrollo de Antioquia – IDEA
LA SUBGERENTE ADMINISTRATIVA Y DE OPERACIONES DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA -IDEA-,
en uso de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas por el Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 y Resoluciones de Junta Directiva 002 del 16 de julio de 2013 y 012 del 23 de septiembre de 2014 y,
CONSIDERANDO:
1. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, es un Establecimiento Público de carácter Departamental, descentralizado de fomento y desarrollo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, creado por la Ordenanza 13 de 1964.
2. Que la gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades estatales; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las respectivas entidades públicas.
3. Que la gestión documental está definida en el artículo 3 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones" como el "conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida portas entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación".
4. Que adicionalmente, en el artículo 21 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, se establece que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
5. Que de otro lado, el literal d) del artículo 3 del Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", establece que se debe adoptar la política de Eficiencia Administrativa, la cual está orientada a "identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental".
6. Que así mismo, el artículo 10 del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado", establece la obligatoriedad de formular un Programa de Gestión Documental (PGD) a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.
7. Que durante el año 2012 se formuló el Programa de Gestión Documental y mediante Resolución de Gerencia 0420 del 11 de julio de 2013 se adoptó al interior del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, tomando como base las guías "Gestión documental: bases para la elaboración de un programa" y "Guía para la implementación de un programa de gestión documental: Fase" publicadas por el Archivo General de la Nación en el año 2006.
8. Que aunado a lo anterior, el artículo 15 de la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública Nacional y se dictan otras disposiciones", establece que se debe adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, el cual debe integrarse con las funciones administrativas de la Entidad y aplicar lo reglamentado por el Archivo General de la Nación.
9. Que durante el año 2014 el Archivo General de la Nación expidió y publicó el Manual para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, con el fin de dar cumplimiento al artículo 10 del Decreto 2609 de 2012 y al artículo 15 de la Ley 1712 de 2014.
10. Que en dicho sentido, el artículo 35 del Decreto 103 del 20 de enero de 2015 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones", establece como uno de los instrumentos de gestión de la información pública: el Programa de Gestión Documental, el cual se debe articular mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación.
11. Que el artículo 44 del Decreto 103 del 20 de enero de 2015, define el Programa de Gestión Documental como el "plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación".
12. Que así las cosas, se hace necesario modificar y adecuar el Programa de Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, de conformidad con el Manual para su implementación expedido por el Archivo General de la Nación en el año 2014 y por lo establecido en la Ley 1712 de 2014, el Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 103 de 2015.
13. Que en el citado Manual se establece como uno de los prerrequisitos para la elaboración del Programa de Gestión Documental la conformación de un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr armonizarlo con los demás sistemas de gestión del Instituto.
14. Que el Comité Interno de Archivo y Gestión Documental del IDEA, en reunión del 17 de febrero de 2015 aprobó la conformación de un grupo de trabajo encargado de la formulación e implementación del Programa de Gestión Documental en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad antes citada sobre la materia.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
PRIMERO. Conformar el grupo de trabajo encargado de la formulación e implementación del Programa de Gestión Documental en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, con personal de las siguientes dependencias:
--Subgerencia Administrativa y de Operaciones.
--Oficina de Control Interno.
--Oficina Asesora de Planeación.
--Dirección Técnica Contractual y Administrativa.
--Dirección Operativa de Gestión Humana.
--Oficina Asesora de Comunicaciones.
--Dirección Operativa de Sistemas.
SEGUNDO. El grupo de trabajo, de conformidad con las delegaciones efectuadas por los jefes de cada dependencia, estará conformado por los siguientes servidores públicos, los cuales deben apoyar en el cumplimiento de las funciones que se requieran desde su competencia:
| Dependencia | Servidor Público | Funciones |
| Subgerencia Administrativa y de Operaciones - Dirección Administrativa | Paula Cristina Alape Mejía, SubgerenteAlejandro Vanegas Posada, Técnico Operativo | --Apoyo en la definición y aprobación de políticas, objetivos, metas, estrategias y asignación de recursos para la gestión documental.--Contribución de la gestión documental al cumplimiento de las directrices del sistema de gestión ambiental. |
| Centro de Administración Documental | Andrés Sáenz Giraldo, Técnico OperativoLina María Suárez Parra, Técnico Operativo | --Definición de los procesos, condiciones y requisitos técnicos de la gestión documental en el Instituto. --Sensibilización al grupo de trabajo sobre la gestión documental y el Programa de Gestión Documental.Apoyo técnico en la elaboración, transcripción y presentación del Manual. --Apoyo técnico en la elaboración de documentos, actas, comunicaciones oficiales, memorandos. --Ejercer la secretaría técnica del grupo de trabajo si así se considera. |
| Oficina de Control Interno | Luz Marina López Baena, Profesional Universitaria | --Apoyo para garantizar la implementación del PGD y el cumplimiento de las directrices relacionadas con la gestión documental. |
| Oficina Asesora dePlaneación | Oscar Hernán Hoyos Arboleda, Jefe OficinaJohn Alejandro CardonaQuintero, Profesional Universitario | --Apoyo en la articulación de la gestión documental con la planeación del Instituto.Apoyo en la metodología para la formulación de proyectos. |
| Integración de la gestión documental con los procesos y procedimientos y las directrices del sistema de gestión de calidad. | ||
| Dirección Técnica Contractual y Administrativa | Isabel Cristina Aramburo Jaramillo, Profesional Universitaria | --Orientar los aspectos legales de la gestión documental del Instituto. |
| Dirección Operativa de Gestión Humana | Claudia Mercedes Urquijo Ramírez, Profesional Universitaria | Formulación del Plan Estratégico de recursos humanos para que se incluya la capacitación en gestión documental. |
| Oficina Asesora deComunicaciones | Franklin Helí Forero Quiroz, Profesional Universitario | - Ilustración de los aspectos de imagen corporativa y difusión del Programa de Gestión Documental. |
| Dirección Operativa de Sistemas | Carlos Eduardo Ochoa Alvear, Profesional Universitario | --Orientación para la adopción, adquisición y buen uso de los recursos tecnológicos. |
TERCERO. El grupo de trabajo estará encargado, además de las funciones señaladas por competencia para la definición del Programa de Gestión Documental, de las siguientes:
--Formular el Programa de Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA- de conformidad con lo establecido en el Manual para la implementación de un PGD expedido por el Archivo General de la Nación en el año 2014, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 103 de 2015.
--Diseñar el Programa de Gestión Documental bajo una metodología de formulación de proyectos.
--Recopilar, consolidar y presentar al Comité Interno de Archivo y Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, el Programa de Gestión Documental para su aprobación.
--Velar por la debida implementación del Programa de Gestión Documental en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, cuyo alcance se encuentra delimitado en las funciones señaladas en el artículo segundo de la presente Resolución y las demás que considere el grupo de trabajo.
--Construir el plan de trabajo el cual debe contener como mínimo un cronograma de tiempos, metas y actividades. Este plan deberá someterse a consideración por parte del Comité Interno de Archivo y Gestión Documental.
--Elaborar las actas de cada reunión en la que consten los temas tratados en virtud del proceso de formulación e implementación del Programa de Gestión Documental.
--Preparar los informes que sean requeridos acerca de la gestión del Grupo de Trabajo.
CUARTO. Los servidores públicos podrán ser reemplazados previa notificación del jefe de la dependencia quien debe garantizar su cambio en los mismos términos y competencias de la presente Resolución.
QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
CÚMPLASE,
Dada en Medellín, a los 08 ABR. 2015
PAULA CRISTINA ALAPE MEJÍA
Subgerente Administrativa y de Operaciones
