RESOLUCIÓN 0444 DE 2017
(agosto 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
Por medio de la cual se modifican parcialmente las Resoluciones de Gerencia 0317 del 2 de junio de 2015, 0385 del 23 de junio de 2015, 0230 del 15 de abril de 2016 y 0126 del 10 de marzo de 2017, relacionadas con Manual de Funciones y Competencias Laborales
EL GERENTE DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA,
en uso de sus facultades, especialmente las que le confiere los artículos 13 y 28 del Decreto Ley 785 de 2005 y la autorización otorgada por la Resolución de Junta Directiva 0002 del 30 de septiembre de 2016 y
CONSIDERANDO
A. Que en Sesión ordinaria de la Junta Directiva del 14 de febrero de 2017, al Gerente General del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, se le aprobaron facultades por el termino de seis (6) meses, para realizar los ajustes necesarios en el Manual de Funciones y Competencias Laborales con referencia a las funciones esenciales de los empleos de la Planta de Cargos y para Modificar la Estructura Orgánica del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, atendiendo las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia, como consta en el Acta No. 001 de la misma fecha.
B. Que mediante oficio con radicado IDEA 2017104056 del 25 de mayo de 2017, la Superintendencia Financiera de Colombia, presentó al Gerente General del IDEA informe sobre la inspección in situ llevada a cabo entre los días 21 y el 31 de marzo de 2017, con el objeto de evaluar los aspectos relacionados con el funcionamiento y desarrollo de las operaciones del Instituto, en el marco del régimen especial de control y vigilancia, y es así como presenta unas observaciones frente a la evaluación de la gestión del riesgo de LA/FT como fue que “la Comisión de Visita advirtió que la Oficina de Gestión del Riesgo tiene bajo su responsabilidad la evaluación y supervisión del programa de pólizas de seguro de los bienes muebles, inmuebles e intereses patrimoniales de propiedad del Instituto labores que no guardan relación con las funciones que debe desarrollar el Área y pueden distraerla atención de sus actividades inherentes y principales, aunado a la falta de recurso humano necesario para ejecutar todas las labores asignadas".
C. Que en sección ordinaria de la Junta Directiva realizada el día 6 de junio de 2017, y según consta en el Acta número 006 de 2017, el Gerente General del IDEA, presentó informe sobre la inspección in situ realizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, en dicha sección se aprobó que se realizaran todas las modificaciones que fueran necesarias para atender los requerimientos de este Ente de Control.
D. Que al ser revisado el manual de funciones y competencias laborales del Instituto se encuentra que los empleos de la Oficina de Gestión del Riesgo, cuentan con las funciones y/o responsabilidades relacionadas con el programa de pólizas de seguros para los bienes muebles, inmuebles e intereses patrimoniales de propiedad del Instituto y servidores públicos; por lo tanto, se deben reorganizar estas funciones que tienen asignados los cargos de Jefe de la Oficina de Gestión del Riesgo, código 006, grado 02 y el Profesional Universitario, código 219, grado 04, en los empleos con denominación Subgerente Administrativo, código 090, grado 03 y en un Profesional Universitario, código 219, grado 04.
E. Que se hace necesario por parte del Gerente General del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, modificar los diferentes actos administrativos relativos a Manual de Funciones y Competencias Laborales que tiene vigente hoy el Instituto, con el fin de dar cumplimiento al informe de inspección in situ realizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, aclarando que dicha modificación no implica creación o supresión de cargos en el Instituto.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Modificar parcialmente las Resoluciones de Gerencia 0317 del 2 de junio de 2015, 0385 del 23 de junio de 2015, 0230 del 15 de abril de 2016 y 0126 del 10 de marzo de 2017 en el sentido de adicionar y actualizar los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales en lo referente a descripción de funciones esenciales, en el siguiente cargo del Nivel Directivo:
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
IDENTIFICACIÓN
| Nivel. Denominación del Empleo: Código: Grado. No. de cargos Dependencia Cargo del Jefe Inmediato | Directivo Subgerente 090 03 Uno (1) Subgerencia Administrativa Gerente General |
PROCESO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
GESTIÓN HUMANA
GESTION DE OPERACIONES
PROPÓSITO PRINCIPAL
Coordinar, direccionar y orientar los procesos administrativos, tecnologías de la información y comunicaciones y gestión humana y las operaciones del Back Office, con el fin de apoyar a la Gerencia General para el logro de los objetivos contemplados en el Plan Estratégico Institucional.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Participar en los diferentes comités y/o Juntas Directivas en las cuales sea delegada, analizar, deliberar, tomar decisiones y hacer recomendaciones y seguimiento en donde participe.
2. Liderar y coordinar la ejecución de proyectos designados por la Gerencia, desde su etapa de formulación hasta su ejecución.
3. Dirigir y controlar la ejecución de las actividades en materia del talento humano, tecnologías de la información y comunicaciones, gestión administrativa y Back Office del Instituto
4. Evaluar y supervisar el programa de pólizas de seguros para los bienes muebles, inmuebles e intereses patrimoniales e igualmente para los Servidores Públicos del Instituto.
5. Direccionar el procedimiento de administración de garantías del Instituto
6. Dirigir, verificar y formular las políticas en temas de administración del talento humano del Instituto
7. Elaborar y ajustar en coordinación con las direcciones adscritas a la Subgerencia, el plan estratégico y de acción funcional, acorde con el Plan Estratégico Institucional.
8. Dirigir y controlar la ejecución de los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas, externas y de las Entidades de Control.
9. Gestionar y formular todas las políticas de operación y/o administrativas en la administración del talento humano del Instituto.
10. Formular políticas de operación y/o administrativas y lineamientos estratégicos que orienten el manejo de las tecnologías de la información y comunicaciones y el desarrollo e innovación tecnológica del Instituto.
11. Formular y direccionar las políticas de operación y/o administrativas para la adecuada prestación de los servicios de apoyo logístico que requiera el Instituto.
12. Administrar y trazar las políticas de operación en cuanto al mantenimiento y la eficiente prestación de los servicios de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Instituto.
13. Definir y coordinar las políticas de operación y procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con la normativa vigente.
14. Direccionar las políticas de operación de la gestión documental en el Instituto, de conformidad con la normativa vigente, para preservar la memoria institucional.
15. Coordinar y ejecutar las acciones pertinentes para la enajenación de bienes muebles e inmuebles propiedad del Instituto, acorde a la normativa vigente.
16. Direccionar la elaboración y ejecución anual del plan de adquisiciones de bienes, servicio y obra del Instituto.
17. Formular las directrices y políticas para las operaciones y actividades propias del Back Office del Instituto.
18. Ejecutar el presupuesto de la Subgerencia, de conformidad con la delegación existente y en concordancia con el plan de adquisiciones de bienes, servicio y obra del Instituto.
19. Realizar la supervisión de los contratos o convenios necesarios para la adecuada prestación de los servicios en el instituto
20. Ejecutar las funciones propias de la dependencia de acuerdo a la vigilancia especial del Instituto, ejercida por la Superintendencia Financiera de Colombia y establecidas internamente en los Manuales que para el efecto se hayan implementado
21. Desarrollar los procesos, actividades y acciones necesarias para la planeación, ejecución, evaluación y mejoramiento continuo del sistema de gestión Institucional.
22. Conocer los avances, resultados, operación y efectividad de las acciones emprendidas en Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
23. Asegurar la identificación y cobertura de necesidades de entrenamiento.
24. Reportar incidentes y accidentes
25. Cumplir y hacer cumplir los programas y planes establecidos en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)
26. Mantener retroalimentación de los procesos de su responsabilidad mediante la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
27. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del cargo.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
Los planes en materia administrativa, talento humano y tecnologías de la información y comunicaciones y las operaciones del Back office estén formulados de acuerdo a los logros esperados por la entidad y a las necesidades de servicio.
La ejecución de las actividades en materia administrativa, talento humano y tecnologías de la información y comunicaciones las operaciones del back office se desarrollen conforme a directrices gerenciales y a la Normativa vigente.
Los proyectos especiales son planeados, coordinados, ejecutados y evaluados con efectividad.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimientos en Administración Pública
Conocimientos en Función Publica
Conocimientos en Gestión Financiera
Herramientas de Office
Sistema de gestión institucional
Modelo Estándar de Control Interno -MECI-
Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPYG-
RANGO o CAMPO DE APLICACIÓN
Clientes Internos y Externos
Partes Interesadas.
EVIDENCIAS
Informes de gestión
Acuerdos de Gestión
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
| ESTUDIOS | EXPERIENCIA |
| Núcleo Básico del Conocimiento: Título Profesional en Administración, Economía, Derecho y afines, Ingeniería Administrativa y afines, Ingeniería Industrial y afines, Contaduría Pública, Ingeniería Civil y afines, Ingeniería de Sistemas, Telemática y afines y Arquitectura. Y Título de postgrado en la modalidad de especialización en las áreas relacionadas con las funciones del empleo Y Tarjeta profesional en los casos requeridos por la Ley. | Treinta (36) meses de experiencia profesional |
ALTERNATIVA
| ESTUDIOS | EXPERIENCIA |
| Núcleo Básico del Conocimiento: Título Profesional en Administración, Economía, Derecho y afines, Ingeniería Administrativa y afines, Ingeniería Industrial y afines, Contaduría Pública, Ingeniería Civil y afines, Ingeniería de Sistemas, Telemática y afines y Arquitectura. Y Tarjeta profesional en los casos requeridos por la Ley | Sesenta (60) meses de experiencia profesional |
COMPETENCIAS
| COMUNES | COMPORTAMENTALES NIVEL DIRECTIVO |
| ORIENTACIÓN A RESULTADOS: Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad. ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO: Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad. TRANSPARENCIA: Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental. COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN: Alinear el propio comportamiento de las necesidades, prioridades y metas organizacionales AUTOCONTROL: Es la habilidad de mantener una actitud positiva frente al cumplimiento de los deberes y el ejercicio responsable de los derechos, procurando la adopción de métodos que garanticen la toma de decisiones seguras y respetuosas de los procedimientos establecidos para tal fin. COMUNICACIÓN EFECTIVA: Es la capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas en forma efectiva. La habilidad de saber cuándo y a quien preguntar para llevar adelante un propósito. Es saber escuchar al otro y entenderlo. Incluye la capacidad de comunicar por escrito con concisión y claridad. | LIDERAZGO: Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales. PLANEACIÓN: Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas. TOMA DE DECISIONES: Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión. DIRECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL: Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad do las contribuciones do los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento do los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras. CONOCIMIENTO DEL ENTORNO: Estar al tanto do las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional. |
ARTÍCULO SEGUNDO. Modificar parcialmente las Resoluciones de Gerencia en el sentido de adicionar y actualizar los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales en lo referente a propósito principal, descripción de funciones esenciales, criterios de desempeño y conocimientos básicos o esenciales, evidencias, requisitos de estudio y experiencia, alternativa e igualmente conservar como estaba establecido lo referente a rango o campo de aplicación y competencias incorporando los cambios en el siguiente cargo del Nivel Profesional:
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 (SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA)
PROCESO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA'
PROPÓSITO PRINCIPAL
Aplicar los conocimientos propios de su profesión para ejecutar las actividades que se desarrollen en el proceso y programas relacionados con la administración de las pólizas para el aseguramiento de los bienes muebles, inmuebles o intereses patrimoniales y de los servidores públicos desde su identificación y hasta el monitoreo de los mismo; así también la asesoría frente a la revisión de las garantías crediticias que el Instituto asume.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Administrar el programa de pólizas de seguros del Instituto y valorar el nivel de cubrimiento que se tenga en cada una de las pólizas de seguros contratadas que amparan a los Servidores Públicos del IDEA, los bienes muebles, inmuebles o intereses patrimoniales de propiedad del Instituto, así como de aquellos por los que sea o llegare a ser legalmente responsable ubicados en el territorio nacional.
2. Realizar y analizar el presupuesto anual del programa de pólizas de seguros del Instituto.
3. Realizar y analizar los informes de ejecución del programa de pólizas de seguros para el monitoreo de exclusiones y adiciones a las mismas.
4. Realizar la revisión de las pólizas que sirven de garantía a los bienes muebles o inmuebles y las de los servidores públicos del IDEA, procurando que se cumpla con las disposiciones legales vigentes en atención a mantenerlas y adecuarla.
5. Mantener contacto permanente con el corredor de seguros del IDEA, con el fin de actualizar las diferentes pólizas en el momento en que se requiera.
6. Realizar el monitoreo y control a las novedades informadas por las Áreas correspondientes y que puedan llegar a afectar las pólizas contratadas por el IDEA.
7. Realizar monitoreo y mantener el control a los pagos que se deban efectuar a la compañía de seguros contratada por el IDEA
8. Revisar y realizar las respectivas conciliaciones de las cuentas solicitadas por el corredor de seguros, con las Áreas relacionadas.
9. Acompañar y asesoraren el análisis, definición de procesos y procedimientos para la correcta administración de las garantías de los créditos otorgados por el Instituto
10. Ejercer la supervisión, el control y seguimiento a contratos y actividades que se requieran y se reciban por delegación, tendientes a desarrollar el objeto social del Instituto.
11. Ejecutar las funciones propias de la dependencia de acuerdo a la vigilancia especial del Instituto, ejercida por la Superintendencia Financiera de Colombia y establecidas internamente en los Manuales que para el efecto se hayan implementado.
12. Aplicar su conocimiento profesional cuando se requiera, en los diferentes procesos que la Entidad ejecuta en cualquier dependencia.
13. Desarrollar los procesos, actividades y acciones necesarias para la planeación, ejecución, evaluación y mejoramiento continuo del sistema de gestión Institucional.
14. Conocer la política del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)
15. Conocer los riesgos referentes a su labor.
16. Hacer sugerencias para mejorar la seguridad y salud en el trabajo (SST)
17. Estar familiarizado con los planes de respuesta a emergencias.
18. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)
19. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo
20. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
Los actos administrativos y contratos relacionados con las pólizas de seguros se realizan de conformidad con la Normativa, jurisprudencia, doctrina, reglamentos y procesos internos.
La Administración de las garantías se ejecuta de acuerdo a las políticas establecidas en las políticas crediticias.
CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos en Administración de Seguros
Conocimientos en Administración de Garantías
Conocimientos en Contratación Estatal
Herramientas de Office
Sistema de Gestión de la Calidad
Modelo estándar de Control Interno (MECI)
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPYG)
RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN
Clientes Internos y Externos
Partes Interesadas
Organismos de Control
EVIDENCIAS
DE PRODUCTO
Gestión de Pólizas y Garantías
Concepto y/o asesoría emitida
Normograma y políticas de operación Institucionales
DE DESEMPEÑO
Términos legales en el tiempo acordado
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
| ESTUDIOS | EXPERIENCIA |
| Núcleo Básico del Conocimiento Título Profesional en Derecho y afines, Administración, Contaduría Pública y Economía Y Titulo de postgrado en la modalidad de especialización relacionado con los procesos y procedimientos donde participa. Y Tarjeta profesional en los casos requeridos por la Ley. | Treinta y Seis (36) meses de Experiencia profesional |
ALTERNATIVA
| ESTUDIOS | EXPERIENCIA |
| Núcleo Básico del Conocimiento: Título Profesional en Derecho y afines, Administración, Contaduría Pública y Economía Y Tarjeta profesional en los casos requeridos por la Ley. | Sesenta (60) meses de Experiencia profesional |
COMPETENCIAS LABORALES
| COMUNES | COMPORTAMENTALES NIVEL PROFESIONAL |
| ORIENTACIÓN A RESULTADOS: Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO: Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad. TRANSPARENCIA: Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN: Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales. AUTOCONTROL: Es la habilidad de mantener una actitud positiva frente al cumplimiento de los deberes y el ejercicio responsable de los derechos, procurando la adopción de métodos que garanticen la toma de decisiones seguras y respetuosas de los procedimientos establecidos para tal fin. COMUNICACIÓN EFECTIVA: Es la capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas en forma efectiva. La habilidad de saber cuándo y a quien preguntar para llevar adelante un propósito. Es saber escuchar al otro y entenderlo Incluye la capacidad de comunicar por escrito con concisión y claridad. | APRENDIZAJE CONTINUO: Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos estándares de eficacia organizacional. EXPERTICIA PROFESIONAL: Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral. TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACIÓN: Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales, comunes. CREATIVIDAD E INNOVACIÓN: Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones. |
ARTÍCULO TERCERO. Entregar al momento de la posesión de cada servidor público, copia del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales que le corresponda. De igual manera cuando el servidor sea reubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones, se le entregarán éstas con sus competencias junto con la notificación de la reubicación respectiva.
ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en la Intranet del Instituto, modificando y actualizando las Resoluciones de Gerencia 0317 del 2 de junio de 2015, 0385 del 23 de junio de 2015, 0230 del 15 de abril de 2016 y 0126 del 10 de marzo de 2017, relacionadas con Manual de Funciones y Competencias Laborales.
PUBLÍQUESE CÚMPLASE
Dada en Medellín, a los 11 AGO. 2017
MAURICIO TOBÓN FRANCO
Gerente General
