RESOLUCIÓN 554 DE 2023
(julio 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025>
Por medio de la cual se adopta el procedimiento para el correcto y eficaz funcionamiento del programa de vivienda del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA,
con el propósito de velar por el cumplimiento de las políticas establecidas en la Resolución de Junta Directiva Nro. 0008 del 20 de diciembre de 2021, modificada por la Resolución de Junta Directiva Nro. 0004 del 27 de marzo de 2023, y en virtud de las facultades otorgadas en el artículo cuarto de esta última, adopta el presente procedimiento como medida para el correcto y eficaz funcionamiento del programa.
CONSIDERACIONES:
1. Que por medio de la Resolución de Junta Directiva Nro. 0008 del 20 de diciembre de 2021 se implementó y reglamentó el programa de vivienda para los empleados del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
2. Que por medio de la Resolución de Junta Directiva Nro. 0004 del 27 de marzo de 2023 se modificó la referida resolución y se facultó al Gerente del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA para adoptar un procedimiento interno que regule los aspectos procedimentales del programa de vivienda.
3. Que, en uso de las facultades conferidas por la Junta Directiva del IDEA, se expide el presente reglamento, indicando el procedimiento para el otorgamiento y uso de los beneficios del programa, así como los plazos y responsabilidades de cada una de las áreas que intervienen.
4. Que de acuerdo con el numeral 2.7 del capítulo IV, del título II, de la parte III de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 029 de 2014), expedida por la Superintendencia Financiera para los INFIS, "se entenderá como fondos especiales aquellos que se conforman por recursos propios y/o recibidos de terceros que se administran por parte de los INFIS para desarrollar un objeto específico, independientemente de la forma jurídica que les dé origen."
En mérito de lo expuesto:
RESUELVE:
COMITÉ DEL PROGRAMA DE VIVIENDA.
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El comité del programa de vivienda se regirá por lo establecido en las normas que regulan el programa y ejercerá, además de las funciones allí establecidas, las demás que le permitan garantizar el adecuado desarrollo de éste y el cumplimiento de sus fines.
ARTÍCULO SEGUNDO. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El secretario técnico del comité del programa de vivienda, director (a) de talento humano tiene a su cargo las siguientes funciones:
1. Socializar a los solicitantes e interesados, las normas que regulan el programa y el procedimiento para hacer uso de este.
2. Realizar las convocatorias a través de los medios internos de comunicación del instituto.
3. Citar a las sesiones del comité y elaborar las actas de cada sesión.
4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.
5. Efectuar los estudios socioeconómicos para determinar las condiciones y necesidades de los beneficiarios del fondo.
6. Velar porque los solicitantes y adjudicatarios del crédito cumplan con los requisitos establecidos, llevando el registro y el archivo relativo a los mismos.
7. Reportar a la Dirección Jurídica del IDEA, las novedades sobre mora en el pago de las obligaciones de los beneficiarios del programa, con el fin de que allí se adelanten los procesos correspondientes para la recuperación de la cartera.
8. Verificar que el inmueble adquirido o el dinero objeto del crédito, se utilice conforme a la modalidad de crédito aprobada por el comité.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El comité del programa de vivienda sesionará de manera presencial o virtual, y dicha forma se indicará en la citación, de forma ordinaria en las oportunidades señaladas en las normas que regulan el programa y de forma extraordinaria por citación realizada por el secretario técnico a solicitud de cualquiera de sus integrantes, para efectos del cumplimiento de las funciones que le fueron asignadas.
PARÁGRAFO PRIMERO. Las citaciones se realizarán con antelación a través de correo electrónico indicando el tipo de reunión y el medio de comunicación, si se utilizarán otros mecanismos para la toma de decisiones; remitiendo el orden del día y soportes de la información a evaluar. Para el caso de las sesiones extraordinarias la citación podrá efectuarse en cualquier momento previo a la sesión.
PARÁGRAFO SEGUNDO. A las sesiones se podrán invitar los servidores que se consideren necesarios para orientar acerca de las decisiones y temas a evaluar.
ARTÍCULO CUARTO. DESARROLLO DE LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Las sesiones del comité del programa de vivienda se desarrollarán teniendo en cuenta lo siguiente:
1. En el día y hora señalados, el presidente del comité instalará la sesión.
2. A continuación, el secretario técnico del comité verificará el quorum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del comité por parte del presidente. Para el caso de las sesiones extraordinarias, no podrán ser tratados temas adicionales a los remitidos en el orden del día anexo a la citación.
3. A renglón seguido se irá evacuando en su orden el análisis de cada una de las solicitudes, estas se pondrán a consideración y cada uno de los miembros dará el sentido de su voto.
4. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del comité, el secretario técnico informará al presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo este a dar paso a las proposiciones y varios.
5. Finalmente, agotadas las proposiciones y varios o en caso de no presentarse, el Presidente levantará la sesión.
PARÁGRAFO PRIMERO. Ninguno de los integrantes del comité podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de interés en los términos de la ley y este haya sido aceptado por el comité. Para el caso de conflicto de interés de los miembros del comité, se designará un miembro ad-hoc para que lo reemplace, siempre y cuando sea necesario para la conformación del quorum. Si alguno de los miembros eleva solicitud de crédito, deberá abstenerse de participar en la reunión del comité en la que estudiará su solicitud y en consecuencia, siempre deberá nombrarse un miembro ad-hoc para la misma.
PARÁGRAFO SEGUNDO. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. Los miembros del comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta. En este caso, debe retirarse de la sesión para el momento en el que se trate dicho conflicto, si no se resolvió con anterioridad.
ARTÍCULO QUINTO. ELABORACIÓN DE ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Las actas serán elaboradas por el secretario técnico del comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las decisiones adoptadas por los integrantes. Las actas de las sesiones serán suscritas por el presidente del comité y el secretario técnico. Todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.
PARÁGRAFO. El secretario técnico del comité del programa de vivienda publicará en la intranet del instituto, frente a cada sesión, las verificaciones de las solicitudes de crédito, con la asignación de los puntajes y la recomendación de cumple o no cumple, realizada por la Dirección de Talento Humano y posteriormente, publicará las decisiones del comité frente a las mismas, bien sea el acta o un extracto de la decisión. Todo ello, con miras a garantizar la publicidad y transparencia del programa y a la vez la confidencialidad de la información de los funcionarios.
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE BENEFICIARIOS.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El comité del programa de vivienda, a través de su secretario técnico, realizará las convocatorias durante el año según los parámetros de las normas que regulan el programa, la cual será publicada a través de los medios de comunicación internos, indicando fecha de apertura, evaluación y cierre.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Durante el plazo establecido para la recepción de las solicitudes, el servidor público interesado en aplicar para el programa de vivienda debe diligenciar y radicar en el Centro de Administración Documental la solicitud, de acuerdo con el formato previsto para ello y junto a ella anexar los siguientes documentos:
- Formato de solicitud de préstamo establecido por el comité del programa de vivienda.
- Certificados expedidos por las autoridades de orden nacional, departamental y municipal, en los cuales conste que el servidor solicitante o su cónyuge o compañero (a) permanente no poseen a su nombre bien inmueble objeto del crédito o que sólo poseen un bien a su nombre.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del servidor y del cónyuge o compañero permanente - Colillas de pago del servidor de los últimos dos meses.
- Autorización de pignoración del 50% de las cesantías.
- Formato de autorización para consultar en centrales de riesgo y de protección de datos personales.
- Para solicitudes de cancelación de hipoteca, adicionalmente se debe aportar el certificado de tradición del inmueble sobre el cual recae la hipoteca para la que se solicita el crédito, copia de la escritura pública mediante la cual se constituyó el gravamen y certificado del saldo de la deuda expedido por el acreedor hipotecario bien sea entidad financiera, cooperativa o vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
- Para solicitudes de cancelación de leasing habitacional, adicionalmente se debe aportar copia del contrato de leasing suscrito entre la entidad bancada o compañía de financiamiento comercial y el servidor y/o su cónyuge o compañero (a) permanente, en calidad de locatario con opción de compra; certificado de tradición del inmueble y certificado emitido por la entidad a favor de la cual se encuentra registrado el leasing sobre la vinculación del locatario y el saldo total de la deuda, el cual deberá ser expedido dentro de los 15 días anteriores a su presentación
ARTÍCULO OCTAVO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El secretario técnico del comité realizará la verificación de la documentación y de los requisitos generales y específicos, de acuerdo con la modalidad de crédito solicitada. Igualmente verificará la existencia del certificado de disponibilidad presupuestal del rubro del programa de vivienda.
PARÁGRAFO PRIMERO. El secretario técnico será el encargado de corroborar de manera previa, que el servidor que eleve la solicitud cuente con la capacidad de deducción de nómina y de esa situación deberá elaborar un informe con destinación al comité del programa de vivienda. Del mismo modo, verificará que cumple con las condiciones requeridas por las compañías de seguros para ser incluido en el seguro de vida deudores mediante el cual se amparen los riesgos que puedan llegar a afectar los intereses patrimoniales del IDEA
PARÁGRAFO SEGUNDO. Durante la verificación, el secretario técnico gestionará ante las áreas de riesgos y crédito y cartera, la consulta a las centrales de riesgos de cada uno de los servidores y la presentará para ser evaluada por el comité del programa de vivienda, en caso de tener algún tipo de anotación o novedad, para que éste califique el riesgo, con la asesoría de la Oficina de Gestión del Riesgo del IDEA y determine la viabilidad del otorgamiento del crédito.
ARTÍCULO NOVENO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El comité del programa de vivienda evaluará las solicitudes de crédito recibidas durante cada convocatoria y aplicará los criterios de calificación establecidos en las normas que regulan en programa. Durante el término de evaluación podrá solicitar las aclaraciones e información complementaria necesaria y establecerá la lista de beneficiarios con las condiciones del crédito aprobadas.
PARÁGRAFO PRIMERO. La cuantía y las condiciones de los créditos de vivienda están establecidas en rangos salariales desde - hasta, lo que significa que el comité tiene la discrecionalidad de aprobar montos inferiores al solicitado o al consagrado en la resolución, teniendo en cuenta la capacidad de endeudamiento, el presupuesto asignado al programa, el número de solicitudes u otras situaciones relevantes para la toma de la decisión.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Suscrita el acta de la sesión, el secretario técnico del comité comunicará por medio de memorando a cada uno de los solicitantes la decisión del comité. En el caso de ser una decisión positiva, se indica el procedimiento a seguir y los documentos adicionales que deben presentar, a saber: la vinculación del locatario y el saldo total de la deuda, el cual deberá ser expedido dentro de los 15 días anteriores a su presentación.
PARA COMPRA DE PRIMERA O SEGUNDA DE VIVIENDA:
- Certificado de tradición del inmueble que pretende adquirir, con fecha de expedición no mayor a un mes, contado desde la fecha de radicación de los documentos que acá se indican.
- Copia simple de la escritura pública de adquisición y de las que se encuentran en la cadena de tradición del inmueble en un periodo de 10 años anteriores la fecha de radicación de los documentos que acá se indican.
- Copia simple de la escritura pública del reglamento de propiedad horizontal (si aplica), de la cual solo deberá aportar copia de las primeras páginas donde se identifique la naturaleza de la actuación jurídica y quien la suscribe, de aquellas donde aparece individualizado el inmueble o los inmuebles que se pretende adquirir (por ejemplo: apartamento, parqueadero y cuarto útil), se indican los coeficientes de propiedad, el área y los linderos del inmueble donde está construida la copropiedad y consten las firmas de quienes intervienen en la constitución de dicho reglamento.
- Copia del contrato de promesa de compraventa si se suscribió. Se sugiere realizarlo con posterioridad a que el estudio de títulos del inmueble sea favorable.
PARA CANCELACIÓN DE HIPOTECA.
- Certificado de tradición del inmueble que se va a deshipotecar, en caso de que el aportado inicialmente para el estudio de la solicitud de crédito tenga fecha de expedición mayor a un mes, contado desde la fecha de radicación de los documentos que acá se indican.
- Copia simple de las escrituras públicas que se encuentran en la cadena de tradición del inmueble en el periodo de 10 años anteriores a la fecha de radicación de los documentos que acá se indican.
- Certificado del saldo actualizado de la deuda, el cual debe ser expedido por el acreedor hipotecario, bien sea una entidad bancaria, cooperativa o una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, el cual también deberá actualizarse para el desembolso del crédito.
PARA CANCELACIÓN DE LEASING HABITACIONAL.
- Certificado de tradición del inmueble objeto del leasing habitacional, en caso de que el aportado inicialmente para el estudio de la solicitud de crédito tenga fecha de expedición mayor a un mes, contado desde la fecha de radicación de los documentos que acá se indican.
- Copia simple de las escrituras públicas que se encuentran en la cadena de tradición del inmueble en el periodo de 10 años anteriores a la fecha de radicación de los documentos que acá se indican.
- Certificado actualizado de la entidad financiera a favor de la cual se encuentra registrado el leasing sobre la vinculación del locatario y el saldo total de la obligación, el cual deberá actualizarse nuevamente para el desembolso del crédito.
PARA CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA EN LOTE, AIRE O TERRAZA
- Ccertificado<sic> de tradición del inmueble donde se pretende construir la vivienda, cuyo propietario debe ser el servidor y/o su cónyuge o compañero permanente; el cual debe haberse expedido dentro de los últimos 30 días
- Copia simple de las escrituras públicas que se encuentran en la cadena de tradición del inmueble en el periodo de 10 años anteriores a la fecha de radicación de los documentos que acá se indican.
- Copia de la licencia de construcción vigente.
- Presupuesto y cronograma de obra suscritos por un ingeniero civil con copia de la tarjeta profesional o por una empresa legalmente constituida que se dedique a llevar a cabo obras civiles.
PARA MEJORAMIENTO DE VIVIENDA DEL SERVIDOR O DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE.
- Aportar el certificado de tradición del inmueble que será vendido, que debe ser propiedad del servidor o su cónyuge permanente, el cual debe haberse expedido dentro de los últimos 30 días.
- Una vez se haya elegido el inmueble que se adquirirá, aportar los documentos señalados para la compra de vivienda nueva o usada.
- Demostrar que la vivienda que se va a adquirir es mejor que la vivienda que pretende cambiar.
PARA REPARACIÓN Y/O MEJORAS DE LA VIVIENDA DEL SERVIDOR O DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE.
- Certificado de tradición del inmueble que debe ser propiedad del servidor o su cónyuge permanente, el cual debe haberse expedido dentro de los últimos 30 días.
- Copia de la licencia de construcción vigente, en caso de requerirse.
- Presupuesto y cronograma de obra suscritos por un ingeniero civil con copia de la tarjeta profesional o por una empresa legalmente constituida que se dedique a llevar a cabo obras civiles.
- En caso de tener crédito de vivienda vigente con el IDEA, el servidor debe haber cancelado mínimo el 50% del valor inicial del crédito otorgado con el fin de poder elevar la solicitud para reparación y/o mejoras.
PARA CAMBIO DE VIVIENDA DEL SERVIDOR O DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE.
- Aportar el certificado de tradición del inmueble que será vendido, que debe ser propiedad del servidor y/o su cónyuge o compañero permanente durante mínimo cinco (5) años, el cual debe haberse expedido dentro de los últimos 30 días.
- Una vez se haya elegido el inmueble que se adquirirá, aportar los documentos señalados para la compra de vivienda nueva o usada.
NOTA 1. Se podrán solicitar documentos adicionales según se considere pertinente conforme a lo evidenciado en el certificado de tradición.
NOTA 2. El plazo establecido para el estudio de títulos será de hasta cinco (5) días hábiles contados a partir de que se cuente con la totalidad de la documentación requerida (incluye los casos en que se solicite información adicional). Este tiempo podrá ampliarse a necesidad, según el grado de complejidad del análisis de cada bien en particular, lo cual será informado por el abogado al servidor interesado.
NOTA 3. El solicitante deberá aportar avalúo comercial del inmueble, que debe ser realizado por un avaluador inscrito en la Entidad Reconocida de Autorregulación de Avaluadores (E.R.A) y por consiguiente, al Registro Abierto de Avaluadores (R.A.A.). Se recomienda realizarlo una vez el estudio de títulos resulte favorable para adquirir el bien.
NOTA 4. Para las modalidades donde no se haya indicado que es requisito presentar copia de la licencia de construcción, se podrá solicitar cuando se evidencie, con fundamento en la visita técnica del inmueble, que lo consignado en la escritura pública de adquisición no coincide con la realidad, y cuando al momento de realizar el estudio de títulos se considere necesario para aclarar la información analizada.
NOTA 5. El solicitante deberá adicionalmente, y para efectos del valor a desembolsar, anexar las promesas de compraventa de la venta del inmueble actual y de la compra del inmueble que pretende adquirir, en las cuales se establezca claramente los valores de cada negocio, con el fin de determinar la diferencia entre la venta y la nueva compra
ARTÍCULO DÉCIMO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Los servidores beneficiarios tendrán un plazo de tres (3) meses contados a partir del memorando mediante el cual se le notifica la aprobación del crédito para solicitar el desembolso.
PARÁGRAFO PRIMERO. El plazo citado podrá prorrogarse hasta por un periodo igual a solicitud del beneficiario, lo cual debe ser autorizado por el comité del programa de vivienda, teniendo en cuenta que, los tiempos de las notarías y de registro, no serán imputables al beneficiario del crédito.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando la solicitud sea elevada bajo la modalidad de cambio o mejoramiento de vivienda, el comité del programa de vivienda, previa venta del inmueble que en su momento tenga el servidor, analizará y aprobará el respectivo crédito. A partir de la fecha de aprobación, el solicitante tendrá un lapso de seis (6) meses para hacer uso del mismo. En caso de no ser posible su uso dentro de ese término, previa solicitud del interesado, el comité podrá prorrogar, por una sola vez, dicho término hasta por un periodo igual al inicialmente otorgado.
PARÁGRAFO TERCERO. Si el servidor beneficiario del crédito no cumple con todos los requisitos necesarios para solicitar el desembolso dentro de los términos señalados, el crédito quedará cancelado y solo podrá realizar una nueva solicitud transcurrido un año desde la fecha en la cual se le haya notificado por parte del comité del programa de vivienda la cancelación del crédito.
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROGRAMA DE VIVIENDA A TRAVÉS DE UN FONDO ESPECIAL.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Los recursos asignados al programa de vivienda, se podrán trasladar a un Fondo Especial en la Dirección de Convenios y Cooperación para su respectiva administración, para lo cual se expedirá el procedimiento correspondiente.
PARÁGRAFO. La Dirección de Talento Humano, solicitará a la Dirección de Gestión Financiera, el traslado de los recursos del programa de vivienda a la cuenta aperturada en el Fondo Especial creado en la Dirección de Convenios y Cooperación.
PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DEL CRÉDITO.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 34 de la Resolución 658 de 22 de agosto de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El procedimiento para el programa de vivienda será coordinado por la Dirección de Talento Humano, con el apoyo de las diferentes dependencias de la entidad así:
1. La Dirección de Talento Humano hará la convocatoria, recibirá las solicitudes radicadas con los documentos soporte por cada servidor público del IDEA y creará un expediente con cada solicitud; realizará el estudio correspondiente de las solicitudes (capacidad de endeudamiento; certificados de poseer o no poseer vivienda emitidos por las respectivas autoridades del orden municipal, departamental y nacional, tanto del servidor como de su cónyuge o compañero (a) permanente; carta firmada por el funcionario donde autoriza pignoración del 50% de las cesantías, formato de solicitud de crédito de vivienda, debidamente diligenciado y que cumpla las condiciones requeridas por las compañías de seguros para ser incluido en el seguro de vida deudores mediante el cual se amparen los riesgos que puedan llegar a afectar los intereses patrimoniales del IDEA), según la modalidad del crédito y se presenta al comité de vivienda.
Previo a la sesión del comité de vivienda para el estudio de las solicitudes, la Dirección de Talento Humano procede a solicitar a la Dirección de Convenios y Cooperación la expedición del soporte presupuestal y a la Dirección de Crédito y Cartera la consulta en las centrales de riesgos, cuyos resultados serán socializados en la sesión del comité para la respectiva decisión.
Una vez se haya elaborado el acta correspondiente al comité donde se haya producido el estudio de los créditos de vivienda presentados, se procede con la notificación a los empleados informando de la aprobación o negación de los créditos.
El funcionario beneficiario del crédito allegará a la Dirección de Talento Humano, mediante oficio radicado, los documentos para dar inicio al trámite.
Una vez surtido este proceso, el secretario técnico del comité del programa de vivienda, enviará el expediente creado al funcionario beneficiario del crédito a la Gerencia Administrativa del IDEA y adjuntará el formato diligenciado por la Dirección de Talento Humano debidamente firmado, en el que consten las validaciones realizadas por dicha dependencia, donde se indique el monto del crédito a utilizar por parte del beneficiario con base en el aprobado y el valor de la cuota para pago quincenal por deducción de nómina, así como copia del acta del comité donde fue aprobado el crédito.
2. El secretario técnico del comité enviará, por medio de memorando, a la Gerencia Administrativa, los soportes que aporta el beneficiario del crédito de vivienda, para el análisis inicial del certificado de tradición del respectivo inmueble, adjuntando copia del acta o certificado de aprobación del comité y el expediente con los documentos presentados por el beneficiario. El profesional universitario de la Gerencia Administrativa responsable del proceso verificará la situación jurídica del inmueble, conforme a la información que reposa en su folio de matrícula inmobiliaria, en cuanto a la existencia de gravámenes o limitaciones al dominio. En caso de presentarse, le informará al secretario técnico del comité, quien se lo comunicará al solicitante señalando las implicaciones que tiene.
3. En caso de no presentarse gravámenes o limitaciones al dominio, o que el servidor asuma que se cancelarán o levantarán previamente a los actos de compraventa e hipoteca en la respectiva escritura pública; el profesional universitario de la Gerencia Administrativa responsable del proceso solicitará a la Dirección Comercial proceder con la visita técnica al inmueble donde se realizará una inspección ocular verificando las condiciones reales del mismo, de la cual se realizará el respectivo informe que será enviado mediante memorando al secretario del comité del programa de vivienda con copia al profesional universitario designado por la Gerencia Administrativa.
4. El profesional universitario de la Gerencia Administrativa responsable del proceso procederá a realizar el estudio de título del inmueble con fundamento en los documentos aportados; sin embargo, el profesional podrá solicitar al servidor, mediante memorando, documentos adicionales conforme a lo señalado en la nota 1, 2 y 4 del parágrafo segundo del artículo noveno, o las aclaraciones necesarias.
Del mismo modo, solicitará a la Oficina de Gestión del Riesgos del IDEA realizar el estudio correspondiente en SARLAFT del promitente vendedor y de todas las personas que aparezcan en la cadena traslaticia del inmueble, según las escrituras públicas analizadas.
Del resultado del estudio de títulos se informará al beneficiario del crédito con copia al secretario del comité del programa de vivienda, mediante memorando.
5. En caso de haber sido favorable el estudio de títulos en cuanto a la adquisición del inmueble y/o la constitución de hipoteca abierta, sin límite de cuantía sobre el mismo para garantizar el pago del crédito aprobado, el secretario del comité del programa de vivienda solicitará a la Dirección comercial el análisis del avalúo comercial aportado por el servidor y determinación de la suficiencia de la garantía. En caso de ser necesario, se podrá solicitar aclaraciones al avalúo comercial presentado.
6. Cuando el estudio de títulos realizado por la Gerencia Administrativa y la viabilidad técnica realizada por la Dirección Comercial sean favorables, el secretario técnico del comité del programa de vivienda, remitirá por medio de memorando, la totalidad del expediente a la Dirección Jurídica para proceder a la realización del contrato de mutuo, el cual será firmado por el Gerente General del IDEA, y el funcionario beneficiado junto con su cónyugue<sic> o compañero (a) permanente. Adicionalmente, la Dirección Jurídica lo publicará en la plataforma SECOP II. Deberá remitir promesa de compraventa si la hubiere y solicitud del beneficiario indicando qué monto del crédito será utilizado, con base en el cual la Dirección de Gestión Humana realizará el cálculo de la cuota a pagar, lo cual deberá ser remitido a la Dirección Jurídica previo a la suscripción del contrato de mutuo
Dirección Jurídica. Suscripción del contrato de mutuo. La Dirección Jurídica designará al servidor responsable de elaborar el contrato de mutuo con base en los documentos incluidos en el expediente del crédito, el cual será suscrito y firmado por el Gerente General del IDEA y el funcionario beneficiario con su conyugue o compañero (a) permanente y será publicado por la Dirección Jurídica en la plataforma SECOP.
Previo a la firma del contrato de mutuo con hipoteca, el servidor beneficiario la remitirá para revisión al servidor que elaboró el contrato y una vez validada, gestionará la firma del Gerente General.
Gerencia Administrativa. Suscripción contrato de compraventa e hipoteca. La Gerencia Administrativa del IDEA, designará al Profesional Universitario para que este solicite información sobre la notaría que le corresponde por reparto y le informe al funcionario beneficiario, para que este gestione la elaboración de la escritura pública de compraventa e hipoteca abierta de primer grado a favor del IDEA, haciendo entrega de los soportes que le sean solicitados por parte de la notaría asignada para tal fin.
Así mismo, el Profesional Universitario de la Gerencia Administrativa del IDEA, responsable del proceso de las pólizas de incendio y vida, hará la respectiva inclusión del funcionario beneficiario del crédito de vivienda en estas. Lo anterior, con el fin que al momento del servidor hacer llegar la escritura debidamente registrada con hipoteca abierta de primer grado a favor del IDEA, se pueda proceder al desembolso.
Cuando el crédito otorgado sea bajo la modalidad de cancelación de hipoteca o de leasing habitacional, el servidor beneficiario suscribirá además un título en blanco con carta de instrucciones en el formato suministrado por la Dirección Jurídica. El funcionario responsable de esta dependencia remitirá memorando al secretario técnico del comité para aplicar lo correspondiente al desembolso del crédito con base en los valores de lo efectivamente adeudados. El servidor beneficiario contará con un plazo de sesenta (60) días contados a partir de la suscripción del título, para efectos de constituir la hipoteca de primer grado a favor del IDEA; plazo que será prorrogable por una sola vez hasta por la mitad del periodo inicial previa aprobación del comité del programa de vivienda. Efectuado el registro se continuará con el procedimiento establecido desde esta etapa.
Registro de la escritura de compraventa y de hipoteca. Una vez firmado por todas las partes, las escrituras públicas de compraventa, hipoteca abierta de primer grado a favor del IDEA y otras cancelaciones de gravámenes si hay lugar a ello, el servidor beneficiario, de manera directa o a través de la Notaría asignada, gestionará el registro de estos actos en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente, previa cancelación de los impuestos y tarifas a que haya lugar, las cuales serán asumidas por el beneficiario.
Una vez realizado el registro de la escritura pública de compraventa y constitución de hipoteca de primer grado a favor del IDEA en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, el servidor beneficiario remitirá vía memorando a la Dirección Jurídica, la escritura pública debidamente registrada y que preste mérito ejecutivo, con el (los) certificado(s) de libertad y tradición, para que el servidor responsable designado valide y confirme que la documentación se encuentra acorde.
Verificado este en las condiciones adecuadas, informará al funcionario competente para que éste envíe memorando al secretario técnico del comité informando que el crédito se encuentra debidamente legalizado.
Para efectuar el desembolso del crédito de vivienda, el funcionario beneficiario enviará comunicado radicado en el Centro de Administración Documental del IDEA - CAD a la Dirección de Talento Humano, solicitando el desembolso con los siguientes anexos:
1. Original de la escritura pública que preste mérito ejecutivo.
2. Certificado de libertad y tradición (con no menos de 1 mes de expedición)
3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía de (los) vendedor (es)
4. Fotocopia del Rut
5. Certificado bancario a donde se hará efectiva la transacción
6. Datos personales de (los) vendedor (es)
Dirección de Talento Humano. Trámite del desembolso. El servidor responsable de la Dirección de Talento Humano realizará los siguientes pasos previo al desembolso:
1. Verificar escritura pública original con hipoteca abierta de primer grado a favor del IDEA y que este preste mérito ejecutivo con su (s) respectivo (s) certificado (s) de libertad y tradición.
2. Certificar capacidad de endeudamiento
3. Actualizar certificados expedidos por las autoridades de orden Nacional, Departamental y Municipal, en los cuales conste que el servidor solicitante o su cónyuge o compañero (a) permanente no poseen a su nombre bien inmueble objeto del crédito o que sólo poseen un bien a su nombre.
4. Verificar la inclusión en las pólizas de incendio y vida del IDEA.
5. Tramitar desembolso en la Dirección de Proyectos y Cooperación del IDEA.
6. Remitir títulos valores para custodia (contrato de mutuo con hipoteca, escritura púbica con hipoteca abierta de primer grado a favor del IDEA (que preste mérito ejecutivo y pagaré firmado por el funcionario y su cónyuge o compañero (a) permanente) cuando aplique.
7. Inclusión de las deducciones pactadas en el sistema de nómina.
Dirección de Crédito y Cartera: Administrar y gestionar la cartera del programa de vivienda de los exfuncionarios del Instituto. En caso de mora en el pago de la obligación, la Dirección de crédito y cartera, deberá informar al comité de vivienda la situación, con el respectivo análisis, con el fin de que el comité decida sobre la declaratoria de vencimiento del plazo otorgado y hacer exigible de forma anticipada la totalidad del pago de la obligación o autorizar la suspensión del pago de las cuotas de los créditos por dos meses, prorrogables hasta por un periodo igual, para lo cual deberá mediar solicitud motivada del exservidor en la que se demuestre la condición de desempleado, la carencia de ingresos y/o la incapacidad de pago. La suspensión dará lugar a la cesación de los pagos pero no así a la causación de los intereses, los cuales serán reliquidados en las cuotas faltantes, una vez se reanuden los pagos, o la autorización de suscribir acuerdos de pago, los cuáles serán previamente aprobados por el Comité de Conciliación y bajo el procedimiento y requisitos previstos para ello en el reglamento interno de recaudo de cartera del instituto.
Dirección de Convenios y Cooperación: Administración y pagos del recurso destinado al programa de Vivienda del IDEA. En la Dirección de Convenios y Cooperación, se aperturarán en el SIIF los encargos financieros del Fondo Especial y tramitarán con la Dirección de Operaciones la cuenta correspondiente. También enviará a la Dirección de Talento Humano la certificación del Fondo Especial con su encargo y cuenta especial para la administración de los recursos del Programa de vivienda correspondiente.
Oficina de Control Interno: Verificación de la correcta destinación de los créditos otorgados. La Oficina de Control Interno, en coordinación y acompañamiento con la Dirección de Talento Humano serán los encargados de verificar la destinación de los créditos otorgados a través de la programación de visitas que deberán programarse por lo menos una vez al año, quienes tendrán la obligación de informar al comité si en el inmueble no vive el servidor y/o su grupo familiar.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Medellín, a los 10 JUL 2023
JULIÁN SANTIAGO VÁSQUEZ ROLDÁN
Gerente General
