RESOLUCIÓN 574 DE 2014
(septiembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA
Por medio de la cual se adoptan las tablas de valoración documental del instituto para el desarrollo de Antioquia - IDEA
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA,
en uso de sus atribuciones legales, y en especial de las conferidas por la Resolución de la H. Junta Directiva 006 del 03 de junio de 2014 y,
CONSIDERANDO.
1. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, es un Establecimiento Público de carácter Departamental, descentralizado de fomento y desarrollo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, creado por la Ordenanza 13 de 1964.
2. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
3. Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, establece que es obligatorio para las entidades del Estado crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
4. Que mediante Acuerdo del Archivo General de la Nación 002 del 23 de enero de 2004, se establecieron los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
5. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se creó mediante Ordenanza No 13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia, por lo que desde esta fecha y hasta el año 2005, cuando se aprobaron y adoptaron las Tablas de Retención Documental, los documentos producidos y recibidos por el Instituto conforman el fondo acumulado, es decir el cúmulo de documentos reunidos sin criterios archivísticos de organización, según como lo define el Archivo General de la Nación en su Manual de Organización de Fondos Acumulados.
6. Que mediante Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 del 15 de marzo de 2013 se reglamentaron parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modificó el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
7.Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, decidió diseñar y elaborar las Tablas de Valoración Documental, cumpliendo así con uno de los deberes fundamentales en materia de gestión documental, como lo es hacer que los fondos documentales que se conservan sean accesibles a todas las categorías de usuarios, sean consultados con agilidad y se conserven correctamente, y se aprobaron a través del Acta de Comité Interno de Archivo 01 del 15 de febrero de 2013.
8. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, mediante comunicación radicado IDEA 201320735 del 19 de febrero de 2013, envió al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, la Tablas de Valoración Documental para su respectiva convalidación, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013.
9. Que el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, mediante comunicación radicado IDEA 2014102881 del 26 de marzo de 2014, emitió el concepto técnico con observaciones que no permitieron la aprobación de las Tablas de Valoración Documental, e hizo devolución de las mismas, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013.
10. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Acuerdo AGN 004 de 2013, realizó los ajustes a las Tablas de Valoración Documental acogiendo el concepto técnico emanado del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, y se aprobaron a través del Acta de Comité Interno de Archivo 02 del 5 de mayo de 2014.
11. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, mediante comunicación radicado IDEA 2014202560 del 7 de mayo de 2014, envió al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, las Tablas de Valoración Documental ajustadas, para su respectiva convalidación, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013.
12. Que el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, mediante Acuerdo 002 del 5 de junio de 2014, aprobó las Tablas de Valoración Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia- IDEA-, y ordenó adoptarlas y aplicarlas internamente a través de la expedición de acto administrativo.
13. Que el artículo 8 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013, establece que las Tablas de Valoración Documental deben ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la Entidad.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
PRIMERO. Adoptar y aplicar las Tablas de Valoración Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, las cuales fueron aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, mediante Acuerdo 002 del 5 de junio de 2014.
SEGUNDO. Realizar el diagnóstico que determine las necesidades logísticas y de capacitación del personal, con el fin de efectuar los trámites para la apropiación de los recursos.
TERCERO. Adoptar el plan de implementación de la Tabla de Valoración Documental, aplicarla en el Archivo Central y conformar el Archivo Histórico del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA-.
CUARTO. Organizar el fondo acumulado del Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, que comprende la documentación producida entre el 31 de agosto de 1964 y hasta la fecha de aprobación de las Tablas de Retención Documental.
QUINTO. En caso de ocurrir modificaciones a las Tablas de Valoración Documental, la Subgerencia de Servicios Administrativos deberá velar porque se realicen los ajustes pertinentes, los cuales deberán surtir el proceso de aprobación ante el Comité Interno de Archivo y Gestión Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-.
PARÁGRAFO. Si surten modificaciones a las Tablas de Valoración Documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, se deberá enviar copia del Acta de Comité Interno de Archivo y Gestión Documental al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, en la que consten los ajustes realizados.
SEXTO. Publicar permanentemente las Tablas de Valoración Documental en la página web del Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA-, (www.idea.qov.co)
SÉPTIMO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
CÚMPLASE,
Dada en Medellín, a los 02 SEP 2014
IVAN MAURICIO PÉREZ SALAZAR
Gerente General
