RESOLUCIÓN 0848 DE 2023
(noviembre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA -
Por medio de la cual se integra y reglamenta el Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA.
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por medio de delegación de la Junta Directiva según Resolución No. 0006 del 19 de mayo de 2023 con fundamento en el artículo 9 de la Ley 489 de 1998 y,
CONSIDERANDO
1. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA es un establecimiento público de carácter departamental, descentralizado de fomento y desarrollo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
2. Que en aras de ejercer el control y vigilancia de la actividad contractual que corresponde al Gerente General como representante legal y en general la supervisión a cargo de la Entidad, es necesario el apoyo de un cuerpo colegiado que oriente las acciones que comprende el proceso de contratación e imparta lineamientos a los ordenadores del gasto, supervisores y demás servidores que intervienen.
3. Que a través de la Resolución de Gerencia No. 0428 del 18 de noviembre de 2020 se modificó en su integridad el Manual de Contratación del Instituto.
4. Que en dicho Manual de Contratación adoptado por la Resolución de Gerencia No. 0428 del 18 de noviembre de 2020, se estableció en su Capítulo II Vigilancia y Control de la Ejecución Contractual, Numeral 1, todo lo relacionado con el Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
5. Que a través de la Resolución de Junta Directiva No. 0006 del 19 de mayo de 2023 se otorgó facultades al Gerente General por el término de seis (6) meses para rediseñar el modelo de operación por procesos, modificar la estructura organizacional del Instituto, establecer las funciones de las dependencias, así como para suprimir, crear y/o modificar cargos, determinar la planta de personal y asignar las funciones respectivas, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias.
6. Que las referidas facultades comprenden la consagrada en el numeral 5o. del artículo 13 de las funciones de la Junta Directiva establecidas en los Estatutos de la Entidad, relativa a “crear, modificar y suprimir comités que se requieran para garantizar el buen funcionamiento de la entidad y la ejecución de las diferentes actividades que se deban cumplir en atención al objeto social”.
7. Que a través de la Resolución de Gerencia No. 0459 del 22 de junio de 2023, se establece la nueva estructura organizacional, las funciones de las dependencias, el mapa de procesos y la planta de cargos, generándose cambios en las denominaciones de algunas dependencias y empleos de la Entidad; motivo por el cual se requiere modificar lo relativo a la integración del Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación.
8. Que adicional a lo anterior, en cumplimiento de acciones de mejoramiento implementadas al interior de la Entidad y como consecuencia del ajuste a los procesos en el marco del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Integral de Planeación y Gestión - MIPG, es pertinente actualizar la reglamentación del Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación y ajustarlo a las dinámicas actuales de la estructura de la Entidad y del proceso de Gestión Jurídica.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. Integrar y reglamentar el Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
ARTÍCULO SEGUNDO. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO DE ORIENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTRATACIÓN. Asistirán con voz y voto los siguientes servidores públicos:
1. El (La) Gerente General o su delegado, quien lo presidirá.
2. El (La) Secretario(a) General.
3. El (La) Director(a) Jurídico.
4. El (La) Gerente Financiero.
5. El (La) Jefe de la Oficina de Planeación Estratégica
Invitado permanente:
1. El (La) Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará con voz, pero sin voto.
2. Profesional Universitario o Técnico Operativo de la Dirección Jurídica, quien actuará como Secretario(a) Técnico(a) del Comité.
Invitado ocasional:
Cuando se considere necesario, se convocará a los servidores de las dependencias que originan la necesidad de contratación o a los integrantes de los comités estructuradores y evaluadores, con el fin de que asistan a las sesiones del comité para efectos de sustentar los aspectos solicitados en relación con los temas objeto de análisis.
Así mismo, los integrantes del Comité podrán invitar a otros servidores públicos del IDEA, en cuyo caso su participación será ocasional.
PARÁGRAFO PRIMERO. La asistencia al Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación por parte de los miembros integrantes es indelegable, exceptuando la representación de la Gerencia General.
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES. El Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA tendrá las siguientes funciones:
a). Funciones en materia de orientación y seguimiento:
1. Definir políticas para el proceso de contratación estatal, teniendo en cuenta las evaluaciones de los planes de mejoramiento, los cambios en la normatividad, recomendaciones de las auditorías, recomendaciones de los órganos de control, evaluación al plan anual de adquisiciones y en general acciones inherentes al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
2. Solicitar a la Dirección Jurídica, la postura jurídica institucional en caso de controversia respecto a diversas interpretaciones en un tema contractual.
3. Conceptuar sobre la solución de conflictos o diferencias sobre competencias y demás asuntos relacionados con la contratación que se presenten entre las diferentes
4. Velar por la correcta aplicación de los procesos, manuales, procedimientos y formatos relacionados con la actividad contractual e integrados al Modelo Integral de Planeación y Gestión MIPG.
b) Funciones en materia contractual:
1. Revisar y aprobar las necesidades de contratación presentadas por las diferentes dependencias y contenidas en el Plan Anual de Adquisiciones.
2. Analizar las recomendaciones formuladas por el Comité Estructurador y Evaluador y orientar acerca de los ajustes que se consideren pertinentes.
3. Revisar y aprobar las solicitudes de adición, ampliación y modificación y en general, de las novedades que se presenten en relación con los contratos o convenios, para lo cual deberán aportarse los antecedentes e informes que soporten la solicitud.
4. Orientar el inicio y celebración de contratos o convenios a que se refiere la Ley 489 de 1998 y el Decreto 092 de 2017, o las normas que los modifiquen o sustituyan.
5. Formular recomendaciones orientadas a la existencia de una adecuada planeación en los procesos de contratación del Instituto, dirigida a alcanzar los objetivos institucionales, optimizando la utilización de los recursos financieros.
6. Velar porque cada proceso contractual este acorde con las necesidades del Instituto y con el cumplimiento de los fines que le son propios de acuerdo con la Constitución, y la Ley.
7. Hacer seguimiento a la ejecución del plan anual de adquisiciones.
c) Funciones en materia de orientación de supervisión y/o interventoría:
1. Asesorar a los interventores y supervisores, para resolver y/o precisar los temas asociados a los aspectos administrativos, financieros, tributarios, técnicos, legales y económicos del contrato en ejecución y socializar con los demás supervisores y/o interventores los lineamientos y orientaciones emitidos.
2. Emitir recomendaciones en forma concertada durante las sesiones programadas sobre la actividad de Interventoría/supervisión en concordancia con las funciones establecidas para la Orientación y Seguimiento en Contratación.
3. Velar porque se mantenga una base de datos de todas las interventorías y/o supervisiones que se adelanten en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
4. Recomendar a la Administración y a los interventores y/o supervisores, los correctivos que considere necesarios, tanto administrativos como legales, técnicos y financieros.
5. Apoyar la solución de controversias que en materia de Interventoría y/o supervisión se presenten entre las diferentes dependencias del Instituto para el Desarrollo de Antioquia
6. Velar porque se realicen capacitaciones a los servidores públicos en los temas que considere necesario.
7. Identificar y proponer temas o aspectos a fortalecer en las competencias para los servidores que ejercen la supervisión, y particulares que ejercen la interventoría.
ARTÍCULO CUARTO. SECRETARIA TÉCNICA. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 277 de 23 de abril de 2025 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité contará con una Secretaría Técnica que estará a
1. Convocar y preparar la agenda de las reuniones del Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación, remitiendo los soportes de los asuntos a ser evaluados.
2. Consolidar los borradores de políticas de acuerdo, conjuntamente con la Dirección Jurídica, con las evaluaciones de los planes de mejoramiento, los cambios en la normatividad, recomendaciones de las auditorias independientes, recomendaciones de los órganos de control, informes periódicos de los Comités y en general, acciones inherentes al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
3. Compilar y actualizar en forma permanente en documento específico a partir de la información de las actas del Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación, las políticas que en materia de Contratación estatal apruebe dicho comité.
4. Publicar las políticas adoptadas por el Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación en los sistemas de información definidos para ello y coordinar estrategias comunicacionales para su aplicación.
5. Gestionar la realización de las sesiones, asegurando la logística y verificando que todos los temas que vayan a ser tratados cuenten con el soporte documental requerido.
6. Realizar las actas de reunión de cada sesión del Comité.
ARTÍCULO QUINTO. DECISIONES. Para que el Comité pueda sesionar, deliberar y decidir válidamente, se requiere que el (la) Secretario (a) Técnico (a) realice la debida convocatoria a los miembros del Comité por cualquier medio idóneo, además de la asistencia mínima de tres (3) de sus integrantes. Las decisiones de este Comité se toman por mayoría simple, es decir, por la mitad más uno de los asistentes.
ARTÍCULO SEXTO. REUNIONES. El Comité sesionará ordinariamente una vez por semana y extraordinariamente a solicitud de cualquier Dependencia, previa solicitud al Secretario(a) Técnico(a) del Comité. De cada reunión del Comité, se levantará un acta que contenga todas las recomendaciones y aprobaciones emitidas en cada reunión.
ARTÍCULO SEPTIMO. LUGAR DE LAS REUNIONES. Las reuniones podrán celebrarse en el domicilio del Instituto o en el lugar que la convocatoria señale; de manera virtual, siempre que los medios tecnológicos permitan la comunicación simultanea de los participantes y la verificación de la asistencia de estos; o a través de correo electrónico dejando constancia de la postura de cada uno de sus integrantes.
ARTÍCULO OCTAVO. Conforme a la Resolución de Gerencia No. 0459 del 22 de junio de 2023, entiéndase la denominación de las dependencias, como allí se establece.
ARTÍCULO NOVENO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución de Gerencia No. 0428 del 18 de noviembre de 2020, en su Capítulo II Vigilancia y Control de la Ejecución Contractual, Numeral 1, en cuanto a lo relacionado con el Comité Directivo de Orientación, Seguimiento y Contratación del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
Dada en Medellín, a los 09-11-2023
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
JULIÁN SANTIAGO VÁSQUEZ ROLDÁN
Gerente General
