RESOLUCIÓN 863 DE 2014
(diciembre 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020>
Por el cual se ajustan las directrices para la unificación del Sistema de Gestión Institucional en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA -
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política, establece como principios generales de la función administrativa, la igualdad, la moralidad, la eficiencia, la economía, la celeridad, la imparcialidad y la publicidad.
Que de conformidad con la ley 87 de 1993 y el decreto 943 del 21 de mayo de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI - es necesario actualizar y ajustar el Sistema de Control Interno del Instituto.
Que de acuerdo al decreto 1826 de agosto de 1994, artículo 5o, se definen las funciones de los comités de coordinación del sistema de control interno.
Que la ley 489 de 1998 consagra el Sistema de Desarrollo Administrativo como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo del talento humano y de los demás recursos, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, con el fin de aumentar la efectividad del Estado para producir resultados que satisfagan los intereses ciudadanos, el cual se implementará a través del modelo integrado de planeación y gestión.
Que de conformidad con la ley 872 del 2003, su decreto reglamentario 4485 de 2009 que actualiza la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y la ordenanza 17 de 2004, por la cual se establece el Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Departamental y sus Entidades Descentralizadas.
Que la ley 872 de 2003, en el parágrafo único del artículo 3o, establece que el Sistema de Gestión de la Calidad:.... "es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo establecido por la Ley 489 de 1998." Igualmente define: Sistema podrá integrarse al Sistema de Control Interno en cada uno de imponentes definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, Acuerdo con las políticas adoptadas por el Presidente de la República".
Que mediante Decreto Reglamentario 2482 de 2012, se establecieron los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, mediante el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPYG -, para las entidades del Estado.
Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 fue adoptado por Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA - mediante resolución de Gerencia N°1686 de 2005 e implementado mediante Resolución de Gerencia 421 de 2007.
Que mediante la Resolución de Gerencia 0576 de 2010, se creó el Comité Técnico del Sistema de Gestión y se le asignó funciones, como instancia para la administración, organización y dirección del sistema frete a la dinámica del Instituto.
Que la Resolución de Gerencia 488 de 2012 por medio de la cual se unifican directrices para la administración, mejoramiento y mantenimiento del Modelo Estándar de control Interno - MECI - en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia.
Que mediante Resolución de Gerencia 814 de 2013 se ajustaron las directrices para la administración, estructuración, integración, mejoramiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema de Gestión Institucional.
Que mediante la Resolución de Gerencia 400 de 2013, se reestructuró el Comité Coordinador de Control Interno del Instituto para el Desarrollo de Antioquia.
Que para facilitar la gestión y evitar la duplicidad de esfuerzos se hace necesario la homologación e integración de estos tres sistemas: MECI, Calidad y MIPYG articulándolo en un solo sistema, caracterizado por la adopción de un modelo basado en la gestión por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación del ciclo PHVA (Planear, hacer, Verificar, Actuar) lo que facilita la identificación de esos elementos comunes y los complementarios a los mismos.
Por lo expuesto el Gerente General del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Ajustar el Sistema de Gestión Institucional, que integra el Sistema de Gestión de la Calidad, el Sistema de Control Interno y el Modelo de Integrado de Planeación y Gestión - MIPYG-, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA-.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El Sistema de Gestión Institucional es una herramienta sistemática y transparente, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo del Instituto, que permitan dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios y en cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
PARÁGRAFO. El Sistema de Gestión Institucional se fundamenta en el cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en Gestión Pública NTCGP 1000, el Modelo estándar de control interno MECI expedido por el Gobierno Nacional, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPYG-, el cual adopta el Instituto como mejor práctica administrativa, su estructura y políticas de desarrollo administrativo establecidas en la normatividad vigente para el tema.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Política de Gestión Institucional. La Política de Gestión Institucional que integra el Sistema de Gestión de la Calidad, el Sistema de Control Interno y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPYG- en armonía con el Modelo de Operación por Procesos, para el Instituto del Desarrollo de Antioquia - IDEA - es la siguiente:
POLITICA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
"En el IDEA estamos comprometidos con el fomento del desarrollo sostenible regional mediante la optimización de los servicios financieros, asesoría especializada, financiación de inversiones públicas, gestión y administración de recursos y participación en proyectos estratégicos de desarrollo regional, contribuyendo así con el bienestar y el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad.
Este compromiso está fundamentado en el Plan Estratégico, Código de Ética, Código de Buen Gobierno y en el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Institucional, garantizando la sostenibilidad económica y financiera del Instituto y la satisfacción de nuestros clientes, en un marco de responsabilidad social organizacional."
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Estructura del Sistema de Gestión Institucional. Establecer la estructura de organización para el mantenimiento, fortalecimiento y perfeccionamiento del Sistema de Gestión Institucional para el Instituto del Desarrollo de Antioquia - IDEA - así:
- La Junta Directiva, máxima autoridad
- El Gerente General, representante legal
- El Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional, quien actuará como Organismo direccionador del Sistema de Gestión Institucional.
- Un representante de la Dirección del Sistema de Gestión Institucional.
- El Secretario General, Subgerentes, Jefes de Oficinas Asesoras, Jefe de Oficina (Líderes de procesos) y Directores, responsables por liderar y controlar en sus procesos y procedimientos la aplicación de los requisitos, procedimientos y mecanismos requeridos para el desarrollo de los componentes y elementos del Sistema de Gestión Institucional.
- Comité Técnico del Sistema de Gestión Institucional, quien actuará como instancia operativa del mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Institucional.
- Equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Planeación responsable de brindar orientación metodológica para la sostenibilidad del Sistema de Gestión Institucional.
- Líderes de procedimientos.
- Jefe Oficina de Control Interno, responsable de la evaluación independiente del Sistema de Gestión Institucional.
- Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones, responsable de garantizar, que se mantengan y fortalezcan los procesos de comunicación y que ésta se efectúe considerando la eficacia del Sistema de Gestión Institucional.
- Servidores Públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia, responsables de gestionar la operación de los componentes y elementos del Sistema de Gestión Institucional, en los procesos y procedimientos en los que participa, mediante la aplicación de los requisitos, instrumentos, mecanismos, métodos, parámetros, criterios, guías y procedimientos del sistema.
ARTÍCULO QUINTO. RESPONSABILIDADES DEL GERENTE GENERAL. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Son responsabilidades del Gerente General frente al Sistema de Gestión Institucional, las siguientes:
- Propiciar la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios para mantener y mejorar el Sistema de Gestión Institucional.
- Designar un funcionario del equipo directivo que lo represente para el Sistema de Gestión Institucional.
- Revisar el Sistema de Gestión Institucional a intervalos definidos.
- Velar por el establecimiento de los procesos de comunicación apropiados para asegurar la eficiencia, eficacia y efectividad del S.G.I.
- Adoptar la política de Gestión Institucional y el Modelo de Operación por Procesos.
- Determinar el alcance y contexto normativo del Sistema de Gestión Institucional.
- Propender porque todos los niveles definidos en la estructura para el mantenimiento, fortalecimiento y perfeccionamiento del Sistema de Gestión Institucional, en la presente resolución, cumplan con los roles y responsabilidades
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Del Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional El Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, funcionará como órgano de coordinación y asesoría de la Gerencia General en el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Gestión Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características del Instituto.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Conformación del Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional. El Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional para el Instituto de Desarrollo de Antioquia - IDEA - tendrá la siguiente conformación:
a. Un Delegado del Gerente General, quien lo presidirá
b. Subgerente de Servicios Administrativos
c. Jefe Oficina Asesora de Planeación
d. Jefe Oficina Gestión del Riesgo
e. Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
f. Jefe Oficina de Control Interno
PARÁGRAFO PRIMERO. El jefe de la Oficina de Control Interno ejercerá las funciones de secretario del Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional y participará en las reuniones con voz pero sin voto, con las siguientes funciones:
a. Citar a los miembros del Comité a sesiones ordinarias y extraordinarias.
b. Invitar a sesiones a las personas que indique el comité.
c. Llevar las actas y el archivo del Comité.
d. Verificar la ejecución de las tareas aprobadas y asignadas en el comité recomendando los ajustes necesarios cuando haya lugar.
PARÁGRAFO SEGUNDO. A las sesiones del Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional se podrán invitar a otros servidores o personas externas, cuando así se requiera, para tratar temas específicos.
ARTÍCULO OCTAVO. FUNCIONES DEL COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Son funciones del Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional las siguientes:
a. Dirigir los procesos de planeación de todas las actividades que conduzcan al diseño, implantación y evaluación del Sistema de Gestión Institucional y su eficiencia, eficacia y efectividad.
b. Brindar los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación, mejoramiento y fortalecimiento del Sistema de Gestión Institucional de conformidad con las normas vigentes y características especiales de la Institución.
c. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en los planes, programas y proyectos del IDEA, recomendando los correctivos necesarios.
d. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencia! estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.
e. Asesorar al Gerente General en la definición de los planes estratégicos y en la evaluación del estado del cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.
f. Presentar a consideración del Gerente General, propuestas de modificación a las normas internas que reglamentan el Sistema de Gestión Institucional.
g. Aprobar el programa anual de auditorías presentado por la oficina de control Interno.
h. Orientar y proponer la política y los objetivos de Gestión Institucional para el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
i. Analizar el informe ejecutivo anual sobre el estado del Sistema de Control Interno del IDEA y recomendar pautas para el mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Institucional.
j. Analizar los informes de las evaluaciones realizadas por la Oficina de Control Interno y entes externos, dar pautas para garantizar la aplicación de las recomendaciones resultantes y verificar la oportuna toma de acciones correctivas.
k. Conocer y revisar los informes de seguimiento a los planes de mejoramiento producto de las diversas evaluaciones o auditorías tanto internas como externas.
l. Verificar que en el IDEA exista y opere un adecuado Sistema de Administración de Riesgos.
m. Proponer políticas para el Sistema de Administración de Riesgos del Instituto con el fin de efectuar el control y seguimiento al mismo.
n. Verificar que exista una cultura de autocontrol, a través del apoyo a la Oficina de Control Interno en la ejecución de los diferentes programas encauzados al fomento de la cultura de autocontrol.
o. Aprobar los cambios al Modelo de Operación por Procesos de acuerdo a la propuesta elaborada y ajustada por el Comité Técnico del Sistema de Gestión Institucional.
p. Aprobar metodologías, procedimientos, métodos de control e instrumentos de medición para el fortalecimiento del Sistema de gestión Institucional.
q. Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen;
r. Las demás que le sean asignadas por virtud de la ley, reglamentos y por el Gerente General, según la naturaleza de las funciones del comité.
ARTÍCULO NOVENO. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional sesionará ordinariamente cuatro (4) veces al año y extraordinariamente cuando el Gerente General así lo exija o cuando sea convocado por el Jefe de la Oficina de Control Interno a solicitud de cualquiera de sus miembros.
PARÁGRAFO. De cada una de las sesiones del Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional se elaborará el acta respectiva, la cual será firmada por el secretario del Comité y el Gerente General o su delegado.
ARTÍCULO DÉCIMO. REPRESENTANTE DE LA GERENCIA. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Designar al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del Instituto como Representante de la Gerencia para el Sistema de Gestión Institucional, el cual tendrá las siguientes responsabilidades y autoridades:
a. Servir de enlace entre la Gerencia General y los diferentes participantes del Sistema de Gestión Institucional.
b. Procurar por la consolidación de la cultura de gestión de calidad en el Instituto.
c. Garantizar la operatividad de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Institucional S.G.I.
d. Asegurar el cumplimiento de los requisitos y lineamientos establecidos en las normas que soportan el Sistema de Gestión Institucional.
e. Tramitar con la Gerencia General la consecución de los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del S.G.I.
f. Asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos del S.G.I.
g. Revisar el S.G.I. y consolidar y presentar el informe de revisión por la dirección al Gerente General.
h. Informar al Gerente General y al Comité de Gerencia, sobre el desempeño del Sistema de Gestión Institucional y de cualquier necesidad de mejora.
i. Velar por la designación de los líderes de procedimiento.
j. Apoyar la coordinación, programación y ejecución de las auditorías internas del S.G.I.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. DEL COMITÉ TÉCNICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Instancia operativa del mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Institucional, conformado por:
a. Representante de la Gerencia para el SGI.
b. Un Profesional de la Oficina Asesora de Planeación
c. Jefe de la Oficina de Control Interno.
d Un Funcionario de la Oficina de Gestión del Riesgo.
e. Un Profesional de la Oficina de Control Interno.
PARÁGRAFO PRIMERO. De acuerdo a los temas específicos de cada reunión, el Comité Técnico del Sistema de Gestión Institucional podrá invitar a los servidores públicos del Instituto o a personas externas que considere necesarias.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los funcionarios de la Oficina de Control Interno participarán de las reuniones con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO TERCERO. El Profesional de la Oficina Asesora de Planeación hará las veces de Secretario del Comité Técnico del Sistema de Gestión Institucional.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El Comité Técnico del Sistema de Gestión Institucional se reunirá por la convocatoria motivada de alguno de sus miembros y sus decisiones se consideran aprobadas mediante las actas de reunión en que queden consignadas. El Secretario del Comité Técnico comunicará tales decisiones a los servidores públicos del Instituto que deban conocerlas.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ TÉCNICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Son funciones del Comité Técnico del Sistema de Gestión Institucional las siguientes:
a. Asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en las normas que fundamentan el Sistema de Gestión Institucional.
b. Proponer acciones que consoliden la Cultura del mejoramiento continuo.
c. Mantener y ajustar los procesos y procedimientos del Modelo de Operación por procesos del Instituto, de acuerdo a la dinámica Institucional.
d. Revisar y aprobar los procesos documentados y sus actualizaciones.
e. Revisar el Manual del Sistema de Gestión Institucional de manera periódica para su actualización y mejoramiento.
f. Asesorar a las áreas del Instituto en el fortalecimiento continuo del Sistema de Gestión Institucional.
g. Realizar seguimiento a las acciones de fortalecimiento continuo e informar los resultados si se requiere al Comité Coordinado del Sistema de Gestión Institucional.
h. Decidir sobre las diferencias que pudieran presentarse entre auditores y auditados durante la ejecución de la auditoria o en la presentación o socialización del informe.
i. Decidir sobre la continuidad de los planes de mejoramiento cuando, a juicio de este comité, ya no sean procedentes.
j. Informar al Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional los avances, actualizaciones y mejoras realizadas al Sistema, en las reuniones de este comité.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE TRABAJO DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Planeación es el responsable de brindar orientación metodológica para la sostenibilidad del Sistema de Gestión Institucional. Dicha responsabilidad abarca las siguientes responsabilidades.
a. Orientar, mantener, revisar, registrar y consolidar el Sistema de Gestión Institucional.
b. Orientar y mantener el fortalecimiento de la Cultura de la Calidad y del autocontrol y c. Actuar como multiplicadores de las metodologías y procedimientos definidos para este fin, en coordinación con el Representante de la Gerencia.
d. Apoyar a los líderes de los procesos y procedimientos en la ejecución de los planes y acciones establecidas por auditorias y solicitudes de mejoramiento.
e. Monitorear y evaluar el avance de cumplimiento de los objetivos de los procesos.
f. Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad del S.G.I. y proponer cambios necesarios para su mejoramiento.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. LÍDERES DE LOS PROCESOS. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Designar conforme a la estructura institucional y al modelo de operación por procesos en los siguientes cargos el liderazgo de los procesos:
| PROCESOS | LÍDER DE PROCESO |
| PROCESOS ESTRATÉGICOS | |
| Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación |
| Sistema de Gestión Institucional | Jefe Oficina Asesora de Planeación |
| Gestión del Riesgo | Jefe Oficina Gestión del Riesgo |
| Comunicación Estratégica y Mercadeo | Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones |
| PROCESOS MISIONALES | |
| Colocación y Asesoría | Subgerente Comercial, de Fomento y Desarrollo |
| Gestión Financiera | Subgerente Financiero |
| Inversiones Patrimoniales y Cooperación | Subgerente de Inversiones y Cooperación |
| PROCESOS DE APOYO | |
| Gestión Administrativa | Subgerente de Servicios Administrativos |
| PROCESOS | LIDER DE PROCESO |
| Gestión de Tecnología de la Información | Subgerente de Servicios Administrativos |
| Gestión Humana | Subgerente de Servicios Administrativos |
| Gestión Jurídica | Secretaria General |
| Gestión de Información Financiera | Subgerente Financiero |
| PROCESOS DE EVALUACIÓN | |
| Evaluación Independiente | Jefe Oficina de Control Interno |
ARTICULO DÉCIMO SEXTO. RESPONSABILIDADES DE LOS LÍDERES DE PROCESOS. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Los Líderes de procesos tienen las siguientes responsabilidades y autoridades:
a. Proponer lineamientos, acciones de mejora y estrategias que permitan el fortalecimiento del Sistema de Gestión Institucional.
b. Definir estrategias y mecanismos que propicien en los servidores adscritos a sus dependencias, la interiorización y el fortalecimiento de las políticas establecidas en el Sistema de Gestión Institucional.
c. Documentar, actualizar y mejorar el proceso, y los procedimientos que describen en forma detallada y secuencia! el desarrollo de las actividades en cumplimiento de su objetivo.
d. Designar en caso de requerirse cada líder de procedimiento conforme a sus funciones.
e. Asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en las normas técnicas y legales aplicables al proceso correspondiente.
f. Velar por el cumplimiento de las disposiciones administrativas que regulan el Sistema de Gestión Institucional en los servidores públicos y/o contratistas de su dependencia.
g. Cumplir las disposiciones administrativas derivadas del Sistema de Gestión Institucional.
h. Tramitar los recursos necesarios para la ejecución de los procesos.
i. Gestionar el ciclo P.H.V.A. (Planear, Hacer Verificar y Actuar) a los procesos a su cargo.
j. Evaluar la eficacia y eficiencia del proceso e introducir cambios necesarios para su mejoramiento.
k. Realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento producto de las autoevaluaciones, y recomendaciones generadas en las evaluaciones independientes de la Oficina de Control Interno y de los Organismos de Control competente.
l. Identificar, analizar y evaluar los riesgos de los procesos y procedimientos y definir e implementar las acciones de tratamiento necesarias para prevenir su ocurrencia o mitigar sus efectos.
m. Evaluar el avance de cumplimiento de los objetivos institucionales asociados al proceso respectivo.
ARTICULO DÉCIMO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Líderes de Procedimientos. Para los procedimientos identificados en cada proceso de la presente resolución, es necesario designar por parte del líder del proceso un líder de procedimiento conforme a sus funciones.
Los Líderes de procedimientos tienen las siguientes responsabilidades y autoridades:
a. Documentar, actualizar y mejorar el procedimiento que describen en forma detallada y secuencial el desarrollo de las actividades en cumplimiento de su objetivo.
b. Asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en las normas técnicas y legales aplicables al procedimiento correspondiente.
c. Tramitar los recursos necesarios para la ejecución de los procedimientos a su cargo.
d. Asegurar la actualización periódica de la documentación de los procedimientos incluyendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
e. Contribuir a definir, revisar y aprobar el objetivo del proceso y procedimientos con fundamento en el plan estratégico institucional, las normas legales aplicables y su operatividad.
f. Identificar, analizar y evaluar los riesgos del procedimiento y definir e implementar las acciones de tratamiento necesarias para prevenir su ocurrencia o mitigar sus efectos, conjuntamente con el líder del proceso.
g. Comunicar y socializar a su equipo de trabajo todos los elementos de la gestión del procedimiento para su efectiva implementación.
h. Definir, revisar e implementar los mecanismos de seguimiento y medición respecto al logro de los objetivos y al cumplimiento de las disposiciones técnicas y legales aplicables al procedimiento.
i. Ejecutar los planes y acciones establecidas por auditorias y solicitudes de mejoramiento.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El Jefe de la Oficina de Control Interno, responsable de la evaluación independiente del Sistema de Gestión Institucional, tendrá como responsabilidades dentro del SGI, las siguientes:
a. Coordinar, programar, ejecutar y evaluar las auditorías internas al Sistema de Gestión Institucional S.G.I.
b Realizar la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Institucional.
c. Promover el mejoramiento continuo de los procesos del Instituto asesorando en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos y los propósitos institucionales.
d. Hacer seguimiento y control a la ejecución de los planes y acciones establecidas por auditorías y solicitudes de mejoramiento.
e. Asesorar y capacitar en la metodología para la valoración del riesgo y verificar que los controles existentes sean efectivos para minimizar la probabilidad e impacto de la ocurrencia de los mismos.
f. Sensibilizar sobre el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación como un hábito de mejoramiento personal y organizacional.
g. Evaluación objetiva sobre la administración de los riesgos, que se adelanten acciones para identificar los riesgos y se revisen periódicamente, brindar recomendaciones para la implementación de controles.
h. Emitir informes periódicos al Comité Coordinador del Sistema de Gestión Institucional.
PARÁGRAFO. Los diferentes roles de la gestión de la Oficina de Control Interno deben guardar la debida independencia para garantizar la objetividad de sus seguimientos y evaluaciones, por lo tanto no debe hacen parte en los procesos administrativos del Instituto ni intervenir en el desarrollo de procesos internos.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Es el responsable de garantizar, que se mantengan y fortalezcan los procesos de comunicación y que ésta se efectúe considerando la eficacia del Sistema de Gestión Institucional.
ARTÍCULO VIGÉSIMO. SERVIDORES PÚBLICOS DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA-. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Los servidores públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, tendrán las siguientes responsabilidades:
a. Desarrollar los procesos, procedimientos, actividades y tareas a su cargo de manera eficiente.
b. Supervisar continuamente la eficacia de los controles asociados a los procesos y procedimiento de los cuales participa.
c. Desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenece.
d. Tomar acciones que permitan realizar el ejercicio del autocontrol en sus puestos de trabajo, con el fin de detectar las desviaciones que puedan entorpecer el desarrollo y de sus funciones, como parte fundamental y eje principal del correcto fortalecimiento continuo del Sistema de Gestión Institucional.
e La responsabilidad y autoridad específica del personal del Instituto, está consignada en la descripción de cada proceso en el que el funcionario interviene y en el manual de funciones y competencias laborales.
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Establézcase la estructuración del Modelo de Operación por Procesos -MOP- del Sistema de Gestión Institucional del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, atendiendo a su clasificación como Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación, así:
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> "La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el artículo cuarto y octavo de la Resolución de Gerencia 0342 de 2006 y las Resoluciones de Gerencia 0576 de 2010, 488 de 2012, 400 de 2013, 814 de 2013, y todas las demás disposiciones que le sean contrarias".
ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 58 de la Resolución 374 de 13 de octubre de 2020 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Publicar la presente resolución en la intranet y en la página web del Instituto.
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Medellín, a los 22 DIC 20I4
IVÁN MAURICIO PÉREZ SALAZAR
Gerente General
