RESOLUCIÓN 876 DE 2014
(diciembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
Por medio de la cual se establece el procedimiento para las firmas digitales en los documentos electrónicos de archivo
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA,
en uso de sus atribuciones legales, y en especial de las conferidas por la Resolución de la H. Junta Directiva 006 del 3 de junio de 2014 y,
CONSIDERANDO:
1. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, es un Establecimiento Público de carácter Departamental, descentralizado de fomento y desarrollo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, creado por la Ordenanza 13 de 1964.
2. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
3. Que de conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 333 de 2014, las firmas digitales se entienden "como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación".
4. Que las firmas digitales son un mecanismo equivalente a la firma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción electrónica, así como permite comprobar la integridad del mismo, es decir que la información no ha sido alterada.
5. Que de acuerdo con lo señalado en el artículo 10° de la Ley 527 de 1999, en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
6 Que la firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel, y cuenta con los siguientes atributos jurídicos:
i) Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser
ii) Integridad garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido alterado ni modificado.
iii) No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los compromisos adquiridos a partir de éste.
7. Que en el marco de la iniciativa Cero Papel en la administración pública y la aplicación de los preceptos normativos relacionados con la Gestión Documental, específicamente la Ley General de Archivos 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado", se hace necesario normalizar el procedimiento para las firmas digitales en los documentos electrónicos de archivo, garantizando las características funcionales mediante elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que éstos mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
PRIMERO. Adoptar y aplicar el procedimiento para las firmas digitales en los documentos electrónicos de archivo, garantizando las características funcionales mediante elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que éstos mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos, y en los que se requiere de los procesos de gestión documental y recursos tecnológicos.
SEGUNDO. Procedimiento para el uso de las firmas digitales:
1. Elaboración del documento electrónico: En el sistema de gestión documental ATENEA, se dispondrá de una herramienta que facilitará la elaboración de los documentos electrónicos y la estampa de la firma digital, garantizando que los documentos se enmarquen dentro de las características de autenticidad y otros como
Se deberá elaborar la comunicación en Word siguiendo los parámetros establecidos por el Centro de Administración Documental según Guía Técnica Colombiana 185 y el Manual Programa de Gestión Documental del IDEA. Esta comunicación deberá adjuntarse en la herramienta dispuesta en ATENEA
Los anexos que se adjunten a la comunicación deberán guardarse y cargarse en extensión PDF, y no podrán superar los 10 Mb, con el fin de evitar inconvenientes al momento de realizar el envío por correo electrónico.
2. Personal autorizado para firmar digitalmente documentos: Las comunicaciones oficiales o documentos producidos en forma electrónica, solo podrán ser firmados digitalmente por los servidores públicos autorizados para firmar documentos según se establece en la Resolución de Gerencia 0420 de 2012, es decir, el Gerente General, Secretario General, Subgerentes, Directores Operativos, Directores Técnicos y Jefes de Oficina, razón por la cual, solo estos funcionarios poseen firma digital.
3. Radicación de documentos electrónicos. Las comunicaciones oficiales firmadas digitalmente, se radicarán automáticamente desde el sistema de Gestión Documental ATENEA siempre y cuando el documento cumpla con los estándares y requisitos establecidos por el Centro de Administración Documental, según lo definido en el Manual Programa de Gestión Documental del IDEA y la GTC 185 del ICONTEC.
4. Impresión de documentos electrónicos: Los documentos electrónicos firmados digitalmente no podrá ser impresos por ninguna dependencia del Instituto, y solo podrá efectuarse en el Centro de Administración Documental cuando el envío de los documentos sea dirigido a una dirección física, momento en el cual se imprimirá solo una copia para el destinatario.
5. Datos del destinatario: Si el documento electrónico se debe enviar a una dirección electrónica deberá registrarse claramente el correo electrónico del destinatario, al igual que si es de forma física, deberá registrarse la dirección de correo o nomenclatura física, con el fin de evitar devoluciones o demora en los tiempos de entrega.
6. Envío de documentos electrónicos a una dirección de correo electrónico. Los envíos de los documentos electrónicos solo serán efectuados por el Centro de Administración Documental desde el buzón admindocumental@idea.gov.co, el cual se hará a través de correo electrónico certificado por Certimail, servicio prestado por Servicios Postales Nacionales que ofrece un registro verificable del contenido, entrega, hora y fecha oficial del email.
7. Envío de documentos electrónicos a una dirección física: Los envíos de los documentos electrónicos solo serán efectuados por el Centro de Administración Documental a la dirección física registrada en el documento, el cual se hará a través de mensajería interna o a través de la empresa de mensajería especializada según el caso
Cada dependencia estará encargada de realizar los sobres con los datos del destinatario y hacerlos llegar al Centro de Administración Documental para su envío. La responsabilidad por el envío del sobre será exclusiva de cada dependencia, responsabilidad que incide directamente en los tiempos de entrega.
8 Fiabilidad de los documentos electrónicos recibidos. Se debe garantizar que el contenido de los documentos electrónicos son una representación completa, fiel y precisa del documento electrónico recibido por parte de los funcionarios del Instituto, razón por la cual, no podrán ser modificados en las actividades de radicación y envío por certimail.
9 Preservación y forma documental fija: Los documentos electrónicos radicados son almacenados en el sistema de gestión documental sin alteración ni modificación alguna, garantizando que en su consulta sean recuperados con las mismas características funcionales y archivísticas con las cuales fueron elaborados, es decir, la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación.
10. Vinculación archivística: Los documentos electrónicos radicados son indizados en el sistema de gestión documental para su respectiva consulta, efectuando el vínculo archivístico, es decir, la integración a su expediente digital y manteniendo el contenido, la estructura y el contexto entre los documentos, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función. Al momento de realizar la búsqueda por expediente se encontrarán todos los documentos asociados al mismo trámite (serie, sub-serie, unidad documental). De esta forma, se conformarán expedientes híbridos, es decir, expedientes conformados por documentos en soporte físico y documentos en soporte electrónico, éstos últimos no necesariamente estarán conservados en el expediente físico.
El Centro de Administración Documental, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Acuerdo del Archivo General de la Nación 002 de 2014, velará porque las dependencias realicen la hoja de control en los expedientes de conformidad con su Tabla de Retención Documental. En la hoja de control deberán indicar cuáles documentos se conservan en formato físico y cuáles en formato electrónico. Si las dependencias no diligencian la hoja de control será causal de devolución de transferencia documental primaria.
En el Centro de Administración Documental se diligenciará la hoja de control a los contratos que se conserven y se reciban de los archivos de gestión, continuando con el diligenciamiento del mismo cuando aplique.
TERCERO. Características del documento electrónico de archivo La Dirección Operativa de Sistemas en conjunto con la Dirección Administrativa-Centro de Administración Documental deberán garantizar, a través de los medios, herramientas o instrumentos disponibles, que los documentos generados y gestionados a través del sistema de gestión documental, mantengan como mínimo las siguientes características:
1. Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo y los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por el Comité Interno de Archivo y Gestión Documental, o el Subgerente de Servicios Administrativos, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
2. Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación
3. Vinculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente). El Centro de Administración Documental realiza el vínculo archivístico de los documentos a través del proceso de indización, y este vínculo deberá mantenerse en el sistema de gestión documental.
4. Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
5. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de cifrado, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro.
6. Si los documentos electrónicos han sido cifrados durante su transmisión, no deben ser almacenados con dicha protección, la cual debe ser retirada (descifrados) al momento de transferirlos para su conservación definitiva, en repositorios de archivos electrónicos. Se debe atestiguar mediante metadatos, los procesos de encriptación y descifrado utilizado, con miras a garantizar la autenticidad del documento.
7. Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.
CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
CUMPLASE,
Dada en Medellín, a los 23 DIC 2014
IVAN MAURICIO PÉREZ SALAZAR
Gerente General
