CIRCULAR 2 DE 2019

(enero 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

El Ministerio de Educación Nacional, presenta el esquema de organización y lineamientos generales a tener en cuenta por las Instituciones de Educación Superior - IES - en los trámites de registro calificado para el año 2019, por lo anterior, se solicita atender las siguientes indicaciones:

1. FECHAS PARA LOS TRÁMITES EN EL PROCESO DE REGISTRO CALIFICADO.

A continuación, se presentan las fechas para radicación de trámites asociados al registro calificado:

2. ASPECTOS DE CONTENIDO Y DE DESARROLLO DE LOS TRÁMITES EN EL PROCESO DE REGISTRO CALIFICADO.

Los trámites asociados a los Registros Calificados deberán realizarse a través de la plataforma SACES de acuerdo con las indicaciones que a continuación se relacionan:

a) Solicitudes:

I. Diligenciar las pestañas del SACES siguiendo las indicaciones del aplicativo.

II. Adjuntar el documento maestro y los actos de los órganos directivos de la Institución, relacionados con la creación del programa y los anexos a que haya lugar para complementar la información del trámite en el SACES. Para la elaboración, consolidación y presentación del documento maestro de registro calificado, se sugiere tener en cuenta la Guía que se encuentra publicada en la página principal de la plataforma SACES (http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/article-357437.html)

III. Para los trámites asociados a registro calificado se debe adjuntar los documentos conforme al Decreto 1075 de 2015 Único Reglamentario del Sector Educación.

IV. En el caso de programas en convenio con otras instituciones se deben adjuntar los documentos que certifiquen la vigencia, contenido y alcance de dicho convenio.

V. Para los programas del área de la Salud que requieran la realización de prácticas formativas, se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2376 de 2010 y Decreto 055 de 2015, compilados en el Decreto 780 de 2016 Único Reglamentario del Sector Salud; así mismo, aplica para los programas del área de Psicología en el nivel de pregrado y para aquellos posgrados que así lo requieran en el marco de la Ley 1090 de 2006.

VI. En los trámites de registro calificado de programas acreditados se podrá adjuntar el documento de autoevaluación con fines de acreditación presentado al CNA, o en su defecto, el documento que contenga la descripción de las 15 condiciones de calidad.

c) Evaluación de las Salas de la CONACES

I. Una vez recibidos los informes de verificación por parte de los pares y los comentarios de las Instituciones, se programará en una sesión de la Sala de Evaluación de la CONACES según corresponda.

II. En caso de que la CONACES requiera información complementaria, la Dirección de Calidad mediante auto comunicará a las instituciones y por consiguiente, los términos de la actuación administrativa quedarán suspendidos hasta que se reciba respuesta de la Institución.

III. Conforme a lo ordenado en el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, se confiere a las Instituciones un (1) mes contado a partir de la comunicación de los autos de solicitud de información complementaria, para emitir respuesta a través del sistema SACES, con la posibilidad de solicitar la prórroga de dicho plazo hasta por un término igual al inicialmente conferido.

Una vez las instituciones han visualizado en SACES la solicitud de información complementaria, el sistema les habilitará simultáneamente los 2 iconos acostumbrados, uno para dar la respuesta y el otro para solicitar la prórroga del plazo conferido con dicho propósito. De esta forma, se debe tener presente que la solicitud de prórroga se deberá presentar dentro del término establecido para dar respuesta, pasado el cual ya no será posible acceder a la misma.

IV. Para los trámites de instituciones acreditadas y programas acreditados hasta el nivel de maestría, podrán ingresar a evaluación por la Sala de la CONACES, sin que sea efectuada la visita correspondiente, con excepción de los programas de licenciatura y el área de ciencias de la salud, conforme con los artículos 2.5.3.2.3.1 y 2.5.3.2.3.2 del Decreto 1075 de 2015.

Es deber de la institución verificar de forma permanente el cambio de estado de sus trámites en el sistema SACES, para lo cual la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior estará atenta a resolver los requerimientos, inquietudes y aclaraciones que al respecto puedan presentarse, utilizando para ello los canales de comunicación establecidos.

Finalizada la radicación por parte de la institución, en la etapa de completitud el Ministerio de Educación Nacional podrá devolver por una sola vez el trámite a través de la plataforma SACES, a fin de que se adjunten o complementen datos o documentos que hacen parte de la solicitud, con dicha información se inicia el trámite.

b) Visita de verificación:

I. El Ministerio de Educación Nacional, a través del sistema SACES hará visible las fechas de realización de la visita de verificación para cada trámite.

II. Una vez informada y visible la información de los pares asignados en el sistema SACES, la IES cuenta con 3 días hábiles para recusarlos Una vez transcurrido este término, sin que se observe recusación por parte de la Institución, se entenderá que ésta acepta el par o los pares y se continuará el trámite para la visita.

III. Los periodos de ejecución de las visitas son fijos y no se cambiará la programación. Se recomienda a las Instituciones contar con personal suficiente e idóneo en los lugares de desarrollo de las visitas.

IV. Una vez realizada la visita se suscribirá el acta de finalización con la firma de los representantes de la Institución y el par o los pares, con lo cual se dará por concluida.

V. Informe de Visita:

El par académico contará con 5 días hábiles para la presentación del informe. Cuando sean dos o más los pares que tengan a cargo la verificación, cada uno de ellos debe elaborar y presentar su informe por separado dentro del mismo término. Una vez el trámite pasa al estado “Espera de Observaciones IES" en el sistema SACES, las Instituciones tendrán un término de 7 días calendario para presentar sus comentarios.

Los informes serán objeto de conocimiento por parte de las Instituciones, a través de la plataforma SACES, o el mecanismo que el Ministerio de Educación Nacional disponga.

Las solicitudes de registro calificado y trámites asociados que se encuentran en estado de completitud con posterioridad al 23 de septiembre de 2018 (fecha limite del V Ciclo del 2018 contemplado en la Circular 056 de 2017) y hasta el 13 de enero del 2019, serán interrumpidos en los términos del artículo 2.5.3.2.9.7 del Decreto 1075 de 2015, Único Reglamentario del Sector Educación. Lo anterior, en razón al incremento en las solicitudes asociadas al trámite de registro calificado recibidas fuera del término establecido y al periodo de receso vacacional de las instituciones.

Conforme con el Decreto 2389 de 2018, «Por el cual se modifica el artículo 3 del Decreto 1280 de 2018», se prorroga la entrada en vigencia del mencionado Decreto 1280 de 2018 hasta el 01 de agosto de 2019, en consecuencia, todos los trámites radicados antes de esta fecha se regirán por lo dispuesto en el Decreto 1295 de 2010, compilado y derogado en el Decreto 1075 de 2015.

EL VICEMINISTRO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

LUIS FERNANDO PÉREZ PÉREZ