CIRCULAR 32 DE 2019
(agosto 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
| PARA: | Instituciones de Educación Superior y Aquellas Autorizadas para Ofrecer y Desarrollar Programas de Educación Superior. |
| DE: | Ministerio de Educación Nacional |
| ASUNTO: | Orientaciones y criterios para la aplicación del Decreto 1330 de 2019. procesos de registro calificado y trámites asociados. |
El Ministerio de Educación Nacional con ocasión a la expedición del Decreto 1330 de 2019 «Por el cual se sustituye el Capítulo 2 y se suprime el Capítulo 7 del Título 3 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1075 de 2015 -Único Reglamentario del Sector Educación» publicado en el Diario Oficial el 25 de julio de 2019, se permite manifestar:
1. Que para aquellos programas con registro calificado cuya vigencia venza entre el veintiséis (26) de mayo y treinta y uno (31) de mayo de 2020, las instituciones podrán radicar la solicitud de renovación de registro calificado con el término de antelación de (10) meses a la expiración de su vigencia, bajo las condiciones de calidad establecidas en el Decreto 1330 de 2019, compilado en el Decreto 1075 de 2015.
2. Que de los días veintiséis (26) al veintinueve (29) de julio de 2019, el Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior -SACES- recibió observaciones por parte de las instituciones relacionadas con la carga de documentos, por lo cual, se procedió a incrementar y ampliar el espacio de almacenamiento para la recepción masiva de documentos. A la fecha, el sistema SACES se encuentra operando normalmente.
De igual manera considera pertinente hacer referencia a los siguientes puntos:
I. NUEVA PLATAFORMA TECNOLÓGICA QUE SOPORTA EL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR - SACES-
Teniendo en cuenta que la actual plataforma del SACES cumplió más de 10 años de existencia y que la expedición del Decreto 1330 de 2019, compilado en el Decreto 1075 de 2015 hace necesaria una modificación de la misma, el Ministerio de Educación Nacional se encuentra trabajando en una nueva plataforma tecnológica que entrará en funcionamiento a partir del mes de enero del año 2020.
La nueva plataforma fortalecerá la objetividad, transparencia y eficiencia del trámite de registro calificado y contará con información clara, precisa, confiable, segura y abierta que permitirá sistematizar el uso y análisis de datos para el diseño, formulación, implementación y evaluación de decisiones de políticas públicas pertinentes de fomento a la calidad de la educación superior.
II. PLAN DE DESCONGESTIÓN DE EXPEDIENTES CORRESPONDIENTES A PROCESOS DE REGISTRO CALIFICADO.
A raíz de la expedición del Decreto 1280 de 2018 se evidenció un incremento inusual de solicitudes de registro calificado que conllevó a la sobrecarga en la operación del trámite de dichas solicitudes para programas de educación superior.
Ante esta situación el Ministerio de Educación Nacional viene implementando las medidas necesarias para resolver las solicitudes de registro calificado y expedir los actos administrativos correspondientes.
III. EXENCIÓN DE REALIZAR LA ETAPA DE PRE RADICACIÓN DE REGISTRO CALIFICADO ESTABLECIDA EN EL DECRETO 1330 DE 2019, COMPILADO EN EL DECRETO 1075 DE 2015.
El artículo 2.5.3.2.8.2. del Decreto 1330 de 2019, compilado en el Decreto 1075 de 2015 estableció como etapas para la solicitud de registro calificado, las siguientes:
a) Pre radicación de solicitud de registro calificado;
b) Radicación de solicitud de registro calificado.
Bajo ese entendido, el artículo 2.5.3.2.8.1.1 del Decreto 1330 de 2019, compilado en el Decreto 1075 de 2015, para la etapa de Pre radicación de solicitud de registro calificado, determina el proceso de verificación y evaluación de las condiciones de calidad institucionales que son objeto de estudio por parte del Ministerio de Educación Nacional.
En ese contexto, la Sección 12 del Capítulo 2, Título 3, Parte 5, Libro 2 del Decreto 1330 de 2019, compilado en el Decreto 1075 de 2015, dispuso unas medidas transitorias que las instituciones deben tener en cuenta para determinar la vigencia de cada uno de los registros calificados con los que a la fecha cuentan.
La norma establece (2) estrategias orientadas a que los actores del sector se adecúen a la nueva normativa.
1. Vigencia temporal de condiciones institucionales y por lo tanto las instituciones no tendrán que realizar la etapa de pre radicado, pues se entenderán aprobadas las condiciones institucionales, por el término de:
a) (2) años contados a partir de la entrada en vigencia del Decreto 1330 de 2019 (26 de julio de 2019), quienes hayan obtenido (2) o más registros calificados, su modificación o renovación, desde el 01 enero 2018 hasta el 26 de julio de 2019.
b) (3) años contados a partir de la entrada en vigencia del Decreto 1330 de 2019 (26 de julio de 2019), quienes cuenten con un porcentaje de programas acreditados mayor o igual al 10%, del total de programas acreditables.
2. Extensión de vigencia de registros calificados:
a) Por (18) meses, para aquellos programas de educación superior cuyo registro calificado venza entre el 1 de junio de 2020 y el 31 de diciembre de 2020.
b) Por (12) meses, para aquellos programas de educación superior cuyo registro calificado venza entre el 1 de enero de 2021 y el 30 de junio de 2021.
IV. RADICACIÓN DE SOLICITUD DE REGISTRO CALIFICADO
Teniendo en cuenta la aplicación de las disposiciones transitorias que establecen la «Vigencia temporal de condiciones institucionales» y la «Extensión de vigencia de registros Calificados»; el proceso de radicación de las solicitudes de registro calificado deberá realizarse conforme a lo establecido por los artículos 2.5.3.2.8.2.1. y 2.5.3.2.8.2.2. del Decreto 1330 de 2019, compilado en el Decreto 1075 de 2015.
FECHAS PARA LOS TRÁMITES EN EL PROCESO DE REGISTRO CALIFICADO.
Para la radicación de trámites asociados al registro calificado deberán tener presente las siguientes fechas:
| I ciclo | II ciclo | |
| Fechas de radicación | Del 28 de octubre al 8 de noviembre de 2019. | Del 25 de noviembre al 6 de diciembre de 2019 |
| Observaciones | Las instituciones podrán radicar solicitudes de registro calificado en a) Pre radicado, o b) radicación según el caso particular | |
ASPECTOS DE CONTENIDO Y DE DESARROLLO DE LOS TRAMITES EN EL PROCESO DE REGISTRO CALIFICADO
Los trámites asociados a los registros calificados deberán realizarse a través de la plataforma SACES o la que haga sus veces, de acuerdo con las indicaciones que a continuación se relacionan:
I. Diligenciar las pestañas del SACES siguiendo las indicaciones del aplicativo.
II. El representante legal de la institución o su apoderado deberá presentar la correspondiente solicitud de registro calificado en el Sistema de Aseguramiento de Calidad de la Educación Superior -SACES, diligenciando los formatos que el Ministerio de Educación Nacional haya dispuesto allí para tal fin, adjuntando la información que evidencie el cumplimiento de las condiciones de calidad del programa, señaladas en el artículo 2.5.3.2.3.2.1. del Decreto 1330 de 2019, compilado en el Decreto 1075 de 2015.
III. Para los programas del área de la Salud que requieran la realización de prácticas formativas, se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2376 de 2010, el Decreto 055 de 2015, así como lo establecido en el Decreto 780 de 2016 Único Reglamentario del Sector Salud; en el mismo sentido, aplica para los programas del área de Psicología en el nivel de pregrado y para aquellos posgrados que así lo requieran en el marco de la Ley 1090 de 2006.
De igual manera, se deberá acatar lo dispuesto en el artículo 99 la Ley 1438 de 2011 «Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones», respecto al concepto de pertinencia; así como lo establecido en la Ley 1917 de 2018 «Por medio de la cual se reglamenta el sistema de residencias médicas en Colombia, su mecanismo de financiación y se dictan otras disposiciones».
IV. Cuando por razones técnicas no se pueda realizar la solicitud a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior -SACES, o la herramienta que el Ministerio de Educación Nacional haya dispuesto para el efecto, esta podrá ser presentada en medio físico y/o digital en la Oficina de Atención al Ciudadano del Ministerio de Educación Nacional.
V. Una vez radicada la solicitud y surtida la etapa de revisión de la documentación por el Ministerio de Educación Nacional y de encontrarse que no está completa, el Ministerio requerirá a la institución a través del Sistema SACES, o el que haga sus veces, para que complete en el término máximo de treinta (30) días calendario dicha información.
Se entenderá que la institución ha desistido de la etapa de solicitud de registro calificado cuando no satisfaga el requerimiento dentro del plazo concedido.
VI. Es deber de la institución verificar de forma permanente el cambio de estado de sus trámites en el sistema SACES, para lo cual la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior estará atenta a resolver los requerimientos, inquietudes y aclaraciones que al respecto puedan presentarse, utilizando para ello los canales de comunicación establecidos.
GUÍA DE PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO CALIFICADO
Se anexa a la presente circular la guía de procedimiento del registro calificado, la cual podrá consultar en la página Web del Ministerio de Educación Nacional en el Link https://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-propertyvalue-56623.html
JOSE MAXIMILIANO GÓMEZ TORRES
Viceministro de Educación Superior (E)
DOCUMENTO GUÍA TRÁMITE DE REGISTRO CALIFICADO
CONTENIDO
| Trámite de Registro Calificado............................................................................ | 1 |
| Definiciones claves del registro calificado............................................................... | 3 |
| Condiciones institucionales y de programa............................................................. | 3 |
| Definición de Trámite de Registro Calificado..................................................... | 4 |
| Etapas..................................................................................................................... | 4 |
| Primera Etapa: PRE-RADICACIÓN......................................................................... | 4 |
| Responsabilidades de los involucrados................................................................... | 5 |
| Concepto sobre las condiciones institucionales...................................................... | 6 |
| Segunda etapa: Radicación.................................................................................... | 7 |
| Presentación de solicitud de registro Calificado...................................................... | 7 |
TRÁMITE DE REGISTRO CALIFICADO
Definiciones claves del registro calificado
- Para las instituciones de educación superior y aquellas habilitadas por la ley para la oferta y desarrollo de programas de educación superior ''instituciones", el Registro Calificado es un requisito obligatorio para poder ofrecer y desarrollar programas académicos de educación superior en el territorio nacional.
- ¿Qué es? Es el instrumento del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior por medio del cual el Estado verifica y evalúa el cumplimiento de las condiciones de calidad por parte de las instituciones de Educación superior.
- ¿Quién lo otorga? El Registro Calificado es otorgado por el Ministerio de Educación Nacional.
- ¿Cuál es la vigencia? Tiene una vigencia de 7 años contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo.
Condiciones institucionales y de programa
Las condiciones de calidad hacen referencia a las condiciones institucionales y de programa. Son las características necesarias con las que debe cumplir una institución de educación superior que facilitan y promuevan el desarrollo de las actividades académicas, docentes, científicas y culturales en coherencia con la naturaleza jurídica e identidad de cada institución.
Las instituciones de educación superior deberán cumplir con las siguientes condiciones de calidad institucional: mecanismos de selección y evaluación de estudiantes y profesores; estructura administrativa y académica; cultura de la autoevaluación; programa de egresados; modelo de bienestar; y recursos suficientes para garantizar el cumplimiento de las metas.
Las instituciones deberán cumplir con las siguientes condiciones de calidad de programa: denominación; justificación; aspectos curriculares; organización de actividades académicas y proceso formativo; investigación, innovación y/o creación artística y cultural; relación con el sector externo: profesores; medios educativos e infraestructura física y tecnológica.
Definición de trámite de Registro Calificado
El trámite de Registro Calificado se entiende como la suma de acciones dentro del trámite administrativo que tiene como objetivo recibir el reconocimiento por parte del Ministerio de Educación Nacional -MEN-frente al cumplimiento de las condiciones de calidad. En este trámite, el MEN se pronuncia sobre el cumplimiento de las condiciones de calidad indispensables para ofrecer programas académicos de educación superior de distintos niveles de formación (conforme con lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 1188 de 2008).
ETAPAS
El trámite cuenta con dos etapas:
1. Pre-radicación de solicitud de registro calificado;
2. Radicación de solicitud de registro calificado.
Cuando, por razones técnicas, no se pueda realizar la solicitud a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior -SACES, o la herramienta que el Ministerio de Educación Nacional haya dispuesto para el efecto, esta podrá ser presentada en medio físico y/o digital en la Unidad de Atención al Ciudadano del Ministerio de Educación Nacional.
Primera Etapa: PRE-RADICACIÓN
La etapa de pre radicación comienza con la entrega de los documentos de solicitud por parte de la institución, una vez tenga lugar la visita de verificación de condiciones institucionales junto con el respectivo informe. Resultado de la visita, la Comisión Nacional Intersectorial de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior -CONACES- emite el concepto de condiciones institucionales. Esta etapa termina con la validación del concepto por parte del Ministerio de Educación Nacional.
Momentos claves:
1. Radicación de los documentos de solicitud por parte de la institución.
2. Visita de verificación de Pares Académicos respecto a las condiciones institucionales e informe de la visita.
3. Emisión de concepto por parte de la CONACES sobre las condiciones institucionales.
4. Validación del concepto emitido por CONACES por parte del Ministerio de Educación Nacional.
La Radicación de documentos por parte de la institución es el acto que da inicio a la etapa de Pre radicación. El representante legal o su apoderado es quién debe presentar los documentos a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior - SACES, o el que haga sus veces. Estos documentos deben manifestar la intención del representante legal o de su apoderado de atender y acompañar la visita de verificación de condiciones institucionales, para este fin se deben diligenciar los formatos disponibles en la plataforma y se debe adjuntar la información que evidencie el cumplimiento de las condiciones institucionales.
RESPONSABILIDADES DE LOS INVOLUCRADOS
1. Institución
a. El representante legal o su apoderado radica los documentos a través de SACES.
i. Manifestación de intención de acompañamiento y atención a la visita de verificación.
ii. Diligenciamiento de formularios dispuestos por el MEN.
iii. Información que evidencie el cumplimiento de las condiciones institucionales.
2. MEN.
a. Asignación de pares institucionales una vez verificados los documentos.
b. Los pares serán designados por el MEN haciendo uso del Banco de Pares.
3. Pares Institucionales.
a. La visita se realizará máximo en 30 días calendario contados a partir del momento que el MEN determine que la documentación entregada es la suficiente.
b. Emisión de informe sobre visita de verificación por parte del par académico en el cual se señalan conclusiones y recomendaciones resultado de la visita.
c. El informe de visita y el acta de cierre deben ser suscritos por el par y cargados en la plataforma SACES en un plazo de 5 días hábiles, estos documentos serán comunicados a la institución a través de la plataforma SACES.
4. La institución cuenta con 15 días calendario para presentar las apreciaciones sobre el informe del par. La institución puede complementar o subsanar lo señalado en el informe.
5. Concepto Sobre las Condiciones Institucionales.
Después del estudio de la documentación presentada por la institución, los informes de los pares académicos y de los comentarios de la institución sobre dichos informes, la CONACES emitirá un concepto sobre las condiciones institucionales. Este concepto puede ser favorable o podrá contar con observaciones.
6. El MEN será quien valide el concepto y lo comunicará a la institución a través de la plataforma SACES.
CONCEPTO SOBRE LAS CONDICIONES INSTITUCIONALES
Momentos claves:
1. Emisión del concepto por parte de la CONACES en un plazo no superior a 45 días calendario.
2. El concepto puede ser favorable o presentar observaciones.
3.El concepto será presentado para validación por parte del Ministerio de Educación Nacional
4. En caso de que el concepto de la CONACES contenga observaciones, la institución contará con 15 días calendario a partir de la puesta en conocimiento en la plataforma SACES para manifestarse mediante un informe. Dicho plazo puede ser prorrogable por un igual termino por una sola vez. Vencido los términos sin que la institución haya presentado el informe se entenderá desistido el trámite.
5. El concepto será comunicado a la institución a través de la plataforma SACES.
Concepto favorable
Concepto con observaciones
Segunda Etapa: Radicación
La etapa de radicación comienza con la presentación de solicitud de registro calificado y la debida radicación de esta por parte de la institución. Una vez cumplidos estos requisitos empieza la actuación administrativa. Además, se realiza la designación de pares, la visita de verificación, la emisión del concepto por parte de CONACES. Esta etapa termina, finalmente, con la decisión del MEN que resuelve la petición.
Presentación de solicitud de registro Calificado, una vez cumplida la etapa de Pre-radicación la institución debe presentar la solicitud de registro Calificado a través de la plataforma SACES. Para este fin, la institución debe llenar los formularios dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional. Adicionalmente, la institución debe adjuntar la información que dé cuenta del cumplimiento de las condiciones de calidad del programa.
PRESENTACIÓN DE SOLICITUD DE REGISTRO CALIFICADO
Momentos claves:
Institución.
a. Presentación de la solicitud de registro calificado en la plataforma SACES junto con la información que evidencie el cumplimiento de las condiciones de calidad del programa.
b. Radicación en debida forma, es verificada por el MEN con el apoyo de CONACES. Para esto, se verifica que la institución aporte la documentación requerida a través de la plataforma SACES. La institución podrá verificar la aceptación de la radicación a través de dicha plataforma en un término no mayor de 5 días hábiles. De no cumplir con la radicación en debida forma, la institución cuenta con un término de 30 días calendario para realizar las correcciones necesarias.
2. Verificación por parte del MEN y CONACES del cumplimiento de los requisitos de la radicación.
3. Verificación por parte de la institución de la aceptación de la radicación en un plazo máximo de 5 días hábiles.
4. Realización de las correcciones necesarias por parte de la Institución en un término de 30 días calendario.
5. Designación de pares académicos.
Es el MEN quien designará los pares académicos seleccionados del Banco de pares, en un término de 15 días calendario a partir de la radicación en debida forma. Los pares están encargados de realizar la visita de verificación de las condiciones de calidad del programa.
a. Designación de pares en un término de 15 días calendario.
b. Dentro de los 3 días hábiles siguientes de la comunicación realizada a la institución respecto a la asignación de los pares académicos, la institución podrá solicitar el cambio de los pares académicos siempre y cuando esta solicitud sea debidamente sustentada.
c. Visita de verificación de condiciones de calidad del programa.
d. Los pares deberán seguir los instructivos diseñados para la verificación de las condiciones de calidad de los programas.
6. Visita de verificación.
Es el Ministerio de Educación Nacional quien organizará las visitas pertinentes y comunicará a la institución sobre las fechas y la agenta programada.
a. La visita de los pares se realizará en un tiempo no superior a 15 días calendario.
b. Verificación de los pares académicos.
c. Cierre de la visita a través de un acta.
d. Presentación del informe a través de SACES, en un plazo de 5 días hábiles (se debe realizar un informe individual por cada par).
e. Presentación de apreciaciones para complementar o subsanar las observaciones del informe por parte de la institución en un plazo de 15 días hábiles.
7. Concepto.
Una vez presentados los informes de verificación de condiciones de calidad del programa por los pares académicos, la CONACES emitirá un concepto con su recomendación dirigido al MEN.
Para tener en cuenta: En el caso de que el concepto emitido por la CONACES difiera sustancialmente del informe presentado por el par o pares académicos, la Sala de CONACES deberá sustentar de manera clara y precisa las razones que motivaron apartarse de dicho informe. En este escenario el Ministerio en un término de 15 días hábiles podrá convocar una nueva sesión de la CONACES y citar al par o pares académicos con el propósito de que presenten las explicaciones y justificaciones frente a lo consignado en el informe.
Decisión sobre el otorgamiento del registro calificado. Una vez emitido el concepto por CONACES, el Ministerio resolverá por medio de acto administrativo la solicitud de registro calificado del programa en un plazo no superior a 60 días calendario, contados desde que el informe de visita de pares es entregado.
Frente a esta decisión, procederá el recurso de reposición en los términos de la Ley 1437 de 2011.
