CIRCULAR EXTERNA 24 DE 2019
(septiembre 6)
Diario Oficial No. 51.068 de 6 de septiembre 2019
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
| PARA: | Direcciones Territoriales de Salud (DTS), Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), Profesionales médicos que prestan el servicio social obligatorio (SSO) y otro personal de salud autorizado para certificar nacimientos o certificar defunciones, Comités Departamentales, Distritales y Municipales de Estadísticas Vitales (EEVV). |
| DE: | Ministro de Salud y Protección Social |
| ASUNTO: | Instrucciones para el diligenciamiento de las variables de tipo y número de identificación en el certificado de nacido vivo y en el certificado de defunción. |
| FECHA: | 6 de septiembre de 2019. |
En relación con el diligenciamiento de las variables tipo y número de identificación en el certificado de nacido vivo y en el certificado de defunción, la normativa pertinente establece el uso de nuevos tipos de identificación relacionada con:
- La creación del Permiso Especial de Permanencia (PEP) - Resolución 5797 de 2017 del Ministerio de Relaciones Exteriores, adoptada por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 3015 de 2017.
- La definición del Permiso Especial de Permanencia (PEP) como documento que sirve de identificación a los nacionales venezolanos en territorio colombiano. Por disposición de Decreto 1288 de 2018, el PEP les permite permanecer temporalmente en condiciones de regularización migratoria y acceder a la oferta institucional en materia de salud, educación y trabajo, así como a otro tipo de servicios como la apertura de cuentas bancarias, y en esa medida, es imperioso que todos los nacionales venezolanos inscritos en el Registro Administrativo de Migrantes Venezolanos cuenten con este documento.
- La inclusión de nuevos tipos de documentos de identidad que permitan reconocer la atención de personas indocumentadas en situación de vulnerabilidad, Resolución 4622 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social.
- Los acuerdos suscritos por la Comisión Intersectorial para la Gestión de Estadísticas Vitales y el Comité Técnico ad hoc, para introducir cambios en los campos de tipo de documento y números de identidad que permitan reconocer en los registros administrativos a la población indocumentada y de nacional.
- El certificado de nacido vivo como documento de identificación para la afiliación de menores hasta los 3 meses, según el Decreto 780 de 2016, artículos 2.1.3.5, 2.1.3.10 y 2.1.3.12.
- Las identificaciones para AS y MS en Listados Censales de acuerdo a la Resolución 1838 de 2019 corresponde con lo establecido en la Resolución 4622 de 2016.
- Las políticas adoptadas para el registro civil de nacimiento de niños y niñas nacidos en Colombia, que se encuentran en riesgo de apatridia por ser hijos de padres venezolanos que no cumplen con el requisito de domicilio, según lo dispuesto en la Resolución 8470 de 2019 de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- La inclusión de oficio de la nota “válido para demostrar nacionalidad” en el Registro Civil de Nacimiento de niñas y niños nacidos en Colombia que se encuentren en riesgo de apatridia, hijos de padres venezolanos, que no cumplen con el requisito de domicilio, de conformidad con la Resolución 8470 de 2019 de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario INSTRUIR a los profesionales médicos y demás personal en salud autorizado para certificar nacimientos o para certificar defunciones en el país, sobre el diligenciamiento de las variables relacionadas con la identificación de la madre o con la identificación del fallecido de la siguiente forma:
SOBRE EL TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
| CERTIFICADO DE NACIDO VIVO | Variable 20. Tipo de documento de identificación de la madre |
| CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN | Variable 11. Tipo de documento de identificación del fallecido Variable 31. Tipo de documento de identificación de la madre |
Cuando la persona sea nacional de Colombia deberá usar alguno de los siguientes tipos de identificación, en su orden:
- Cédula de Ciudadanía (CC)
- Tarjeta de Identidad (TI)
- Registro Civil (RC)
- Certificado de nacido vivo (CN) (Solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento)
Si la persona no posee ninguno de los documentos anteriores, pero pertenece a una población especial del régimen subsidiado y se encuentra en el correspondiente listado censal, se utilizará:
- Adulto sin identificar (AS)
- Menor sin identificar (MS)
En caso de que la persona no posea ninguno de los documentos anteriormente relacionados se deberá registrar como:
- Sin identificación (SI)
En el Anexo: Tabla 1. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas nacionales de COLOMBIA se detallan los documentos válidos.
Cuando la persona sea extranjera deberá usar alguno de los siguientes tipos de identificación en su orden:
- Cédula de Extranjería (CE)
- Pasaporte (PA)
- Carné Diplomático (CD)
- Salvoconducto (SC)
- Permiso Especial de Permanencia (PE)
- Documento extranjero (DE)
En caso de que la persona no posea ninguno de los documentos anteriormente relacionados se deberá registrar como:
- Sin identificación (SI)
En el Anexo: Tabla 2. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas extranjeras se detallan los documentos válidos.
SOBRE EL NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
| CERTIFICADO DE NACIDO VIVO | Variable 21. Número de documento de identificación de la madre (tal como figura en el documento de identidad) |
| CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN | Variable 12. Número de documento de identificación del fallecido (tal como figura en el documento de identidad) Variable 32. Número de documento de identificación de la madre (tal como figura en el documento de identidad) |
Cuando la persona sea nacional de Colombia
- Deberá diligenciarse de acuerdo con el tipo de documento que presente la persona.
- Para los documentos AS=Adulto sin identificar y MS=Menor sin identificar se deberá tener en cuenta lo establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS.
- En caso de que el tipo de documento sea SI=Sin identificación, no se registra ningún valor en este campo.
Cuando la persona sea extranjera
- Deberá diligenciarse de acuerdo con el tipo de documento que presente la persona.
- Para los documentos CE=Cédula de Extranjería, PA=Pasaporte, CD=Carné Diplomático, DE=Documento extranjero, SC=Salvoconducto, y PE=Permiso Especial de Permanencia, se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional ISO3166-1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de país.
- En caso de que el tipo de documento sea SI=Sin identificación, se registra solo el código del país de nacionalidad de la persona.
Los usuarios a quienes van dirigidas estas instrucciones encontrarán las opciones antes señaladas incorporadas en la plataforma electrónica del RUAF-ND.
FORMULARIOS FÍSICOS
En los formularios físicos del Certificado de Nacimiento o del Certificado de Defunción y de los respectivos Antecedentes para el Registro Civil deberán incluirse las variables relacionadas con el tipo y número de identificación así:
1. PARA EL CERTIFICADO DE NACIDO VIVO ANTECEDENTE PARA EL REGISTRO CIVIL, Y EL CERTIFICADO DE NACIDO VIVO
Si el tipo de documento no aparece en la lista de documentos del formulario, se debe registrar en la opción Otro ¿Cuál? indicando la sigla del tipo de documento no listado.
Para la persona nacional de Colombia
- AS = Adulto sin Identificar
- MS = Menor sin Identificar
Para la persona extranjera
- CD = Carné Diplomático
- DE = Documento Extranjero
- SC = Salvoconducto
- PE = Permiso Especial de Permanencia
En el campo de número de identificación se deberá registrar así:
- Cuando sea persona nacional colombiana, según la composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS, establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS.
- Cuando sea persona extranjera se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional ISO3166- 1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de país.
2. PARA EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN ANTECEDENTE PARA EL REGISTRO CIVIL, Y EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN
Si el tipo de documento no aparece en la lista de documentos del formulario, se debe registrar en la opción Otro ¿Cuál? indicando la sigla del tipo de documento no listado.
Para la persona nacional de Colombia
- CN= Certificado de nacido vivo (Solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento)
- AS = Adulto sin Identificar
- MS = Menor sin Identificar
Para la persona extranjera
- CD = Carné Diplomático
- DE = Documento Extranjero
- SC = Salvoconducto
- PE = Permiso Especial de Permanencia
En el campo de número de identificación se deberá registrar así:
- Cuando sea persona nacional colombiana, según la composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS, establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS; o el número del certificado de nacido vivo, solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento.
- Cuando sea persona extranjera se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional ISO3166- 1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de país.
La notación anterior aplica para el tipo y número de documento del fallecido o de la madre cuando se trate de muertes fetales y menores de un año.
3. DENUNCIANTE O DECLARANTE PARA LA INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTOS Y DEFUNCIONES EN EL REGISTRO CIVIL
Para la inscripción de los hechos vitales en el Registro Civil en Colombia, además del documento antecedente, se debe contar con un denunciante o declarante debidamente identificado como lo dispone el Decreto Ley 1260 de 1970. Los documentos de identidad del declarante, válidos para la inscripción de nacimientos y defunciones ante la Registraduría Nacional del Estado Civil, son:
Para nacionales colombianos:
- Cédula de Ciudadanía (CC)
- Tarjeta de Identidad (TI)
Para los extranjeros:
- Cédula de Extranjería (CE)
- Pasaporte (PA)
Cuando se trate de niños y niñas nacidos en Colombia, que se encuentran en riesgo de apatridia por ser hijos de padres venezolanos que no cumplen con el requisito de domicilio, la inscripción en el registro civil y la identidad de los padres, podrá registrarse con los documentos válidos solo para ciudadanos venezolanos, así:
- Cédula de Extranjería vigente
- Permiso Especial de Permanencia (PEP) vigente
- Cédula de identidad expedida por la República Bolivariana de Venezuela vigente o vencida.
- Pasaporte expedido por República Bolivariana de Venezuela vigente o vencido.
Cuando el padre, la madre, los demás ascendientes y parientes mayores, no cuentan con documento de identidad válido para la inscripción en el registro civil, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil en Colombia (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad) o el respectivo Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Cédula de extranjería) o del país de origen (pasaporte), el gerente, director o administrador de la institución de salud donde funcionan oficinas del Registro Civil en que haya ocurrido el hecho, está llamado a servir como declarante de los nacimientos y defunciones de connacionales y extranjeros en dichas circunstancias (Decreto Ley 1260 de 1970, artículo 45, numeral 5).
4. COMUNICACIÓN
Para efectos de garantizar su aplicación y teniendo en cuenta que estas instrucciones interesan a la Registraduría Nacional del Estado Civil, a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (INMLCF), esta circular se comunicará a estas entidades para su divulgación a nivel de sus dependencias de los niveles nacionales y territorial.
Para cualquier información, inquietud o duda el punto de contacto es el correo electrónico estadisticasvitales@minsalud.gov.co.
La presente circular entrará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial y se incorporará en la página WEB de este Ministerio.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 6 de septiembre de 2019.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Juan Pablo Uribe Restrepo.
DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS Y DE CÓDIGOS DE PAÍSES.
Tabla 1. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas nacionales de Colombia
| Tipo de documento | Descripción | Definición | Formato del número del documento | Longitud |
| CN | Certificado de Nacido Vivo | Documento que tiene como propósito primordial recoger información sobre la natalidad y es requisito para la inscripción del nacimiento en las oficinas autorizadas para llevar el registro civil. Debe ser diligenciado por el médico o la enfermera que asistió el parto; en las áreas del país en donde no exista este recurso humano, las auxiliares de enfermería y las promotoras de salud están autorizadas para diligenciarlo. En el evento en que el parto haya sido asistido por partera, ella deberá informar a la promotora de salud del área, para que esta avale la información y diligencie el respectivo. | Numérico | 9 |
| Tipo de documento | Descripción | Definición | Formato del número del documento | Longitud |
| RC | Registro Civil de Nacimiento | Es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil a través de la delegada del estado civil o una notaría pública con el que se identifican los menores de 7 años. Debe ser reemplazado por la tarjeta de identidad. | Alfanumérico | 11 |
| TI | Tarjeta de Identidad | Es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican los menores de edad entre 7 y 17 años. Debe ser reemplazado por la cédula de ciudadanía. | Numérico | 11 |
| CC | Cédula de Ciudadanía | Es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir 18 años de edad. | Numérico | 10 |
| AS | Adulto sin identificación | Aplica para las personas de 18 años en adelante, afiliados de la Población Especial del Régimen Subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) y que se encuentren en el correspondiente listado censal. | Alfanumérico | 10 |
| MS | Menor sin identificación | Aplica a las personas menores de 18 años afiliados de la Población Especial del Régimen Subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) y que se encuentren en el correspondiente listado censal. | Alfanumérico | 12 |
Tabla 2. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas extranjeras.
| Tipo de documento | Descripción | Definición | Formato del número del documento | Longitud |
| CE | Cédula de Extranjería | Es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1067 de 2015 - artículo 2.2.1.11.4.4.; artículo 2.2.1.11.4.7 o la norma que lo modifique o sustituya. | Numérico | 6 |
| PA | Pasaporte | Es el documento que acredita la identidad de un extranjero y de los extranjeros menores de 7 años, expedido por las autoridades de su respectivo país de origen, que acredita un permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos o aeropuertos internacionales. | Alfanumérico | 16 |
| CD | Carné Diplomático | Es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y delegaciones en representación de gobiernos extranjeros. | Alfanumérico | 11 |
| SC | Salvoconducto de Permanencia | Es el documento de carácter temporal que expide la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia al extranjero que así lo requiera. Decreto 1067 de 2015 - artículo 2.2.1.11.4.9 o la norma que lo modifique o sustituya. | Alfanumérico | 9 |
| PE | Permiso especial de permanencia | Es el documento de carácter temporal que se otorga únicamente a los nacionales venezolanos de acuerdo con lo establecido en la Resolución 5797 de 2017, Resolución 1272 de 2017 o las normas que la modifiquen o sustituyan. | Numérico | 15 |
| DE | Documento Extranjero | Documento de identidad o identificación expedido por el país de origen. Utilizar solamente cuando las personas extranjeras de cualquier edad no poseen ninguno de los siguientes en su orden; CE, PA, CD, SC, PE | Alfanumérico | 16 |
Procedimiento de consulta para código de país
Los códigos de país según el estándar ISO 3166-1 se consultan en web.sispro.gov.co realizando el siguiente procedimiento:
1. Ingresar a web.sispro.gov.co y seleccionar la opción “Tablas de referencia básica”
2. Digitar “País” en el campo “Nombre de la tabla” y dar clic en el botón “Consultar”
3. Dar clic sobre la tabla País
4. Digitar el nombre del país sobre el que requiere conocer la codificación y hacer clic sobre el botón “Buscar”
5. Obtener el código de tres caracteres que se encuentra bajo la columna “Extra-III”
Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS
| Condición | Tipo de documento | Longitud máxima | Composición del número de identificación |
| Personas de la tercera edad en protección de ancianatos | AS | 10 | Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (Alfanumérico). Ej.: 08001S8125 |
| Indígenas mayores de edad | AS | 10 | Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 76001I8125 |
| Habitantes de la calle mayores de edad | AS | 10 | Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 05001D0008 |
| Habitantes de la calle menores de edad | MS | 10 | Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001D0008 |
| Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. Menores de edad a cargo del ICBF | MS | 10 | Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 25001A0009 |
| Indígenas menores de edad | MS | 12 | Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 080014I8125. Solo aplica para Régimen Subsidiado |
| Menores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno Nacional | MS | 10 | Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008 *Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA |
| Mayores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno Nacional | AS | 10 | Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008. *Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA. |
| Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales. | MS | 6 | Número asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec. |
| Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales. | MS | 6 | Número asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec. |
| AS | Número asigando por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusion a cargo del Inpec | ||
