CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2018
( Febrero 23 )
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 435 de 23 de febrero de 2018
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DE CONSEJOS DE ADMINISTRACIÓN Y DE LAS JUNTAS DE VIGILANCIA DE LAS COOPERATIVAS FINANCIERAS
Referencia: Imparte instrucciones relacionadas con los Consejos de Administración y con los Comités Consultivos de las Cooperativas Financieras.
Apreciados señores:
La Superintendencia Financiera de Colombia con el propósito de continuar con el proceso de fortalecimiento y adopción de estándares en materia de Gobierno Corporativo, aplicables a la actividad de las cooperativas financieras, en ejercicio de sus facultades, en especial de la conferida en el numeral 5° del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Se modifica el numeral 1 del Capítulo III, Título I, Parte I de la Circular Externa 029 de 2014- Circular Básica Jurídica- Estructura organizacional Básica de las entidades vigiladas, respecto de los miembros de los Consejos de administración de las Cooperativas Financieras.
SEGUNDA: La presente circular rige a partir de su publicación.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiero de Colombia
50000
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PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
CAPÍTULO III: GOBIERNO CORPORATIVO
Sin perjuicio de las instrucciones generales aquí contenidas, acorde con la naturaleza de cada institución deben tenerse presentes las reglas particulares que en materia de gobierno corporativo han sido incluidas en las disposiciones legales y reglamentarias para algunos agentes, especialmente del mercado de valores, para quienes en todo caso, por virtud de la remisión efectuada en el art. 22 de la Ley 964 de 2005 aplican los arts. 72, 73 y 74 del EOSF.
Igualmente, las entidades vigiladas deben atenerse a las instrucciones contenidas en otros apartes de la presente Circular o de la Circular Externa 100 de 1995 –CBCF-, especialmente en cuanto hace a la administración de los diversos riesgos que les corresponde gestionar; así como al régimen aplicable a los emisores de valores en cuanto ostenten dicha calidad y les resulte aplicable.
1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL BÁSICA DE LAS ENTIDADES VIGILADAS
1.1. Asamblea general de accionistas
Son aplicables a las entidades vigiladas por la SFC las disposiciones contenidas en los arts. 181 y siguientes del C.Cio, en especial, las relativas a la realización de las reuniones con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos. De la misma forma, las reglas aplicables a las convocatorias y quórum especiales, como lo dispone el art. 68 y demás reglas de la Ley 222 de 1995, so pena de ineficacia, así como las disposiciones que contienen obligaciones especiales a los emisores de valores, en cuanto sean pertinentes.
En tal virtud, es deber de las entidades vigiladas comunicar a la SFC la fecha, hora y lugar de realización de la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado, o de la fecha de publicación del correspondiente aviso.
1.2.1. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades
El régimen de incompatibilidades e inhabilidades aplicable a los establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades de capitalización, aseguradoras e intermediarios de seguros y reaseguros, y sociedades de servicios técnicos o administrativos, está previsto en los arts. 75, 76, 77 y 78 del EOSF, respectivamente.
De otra parte, de conformidad con el art. 20 de la Ley 964 de 2005, las inhabilidades establecidas para los administradores de las bolsas de valores se aplican de manera extensiva a los administradores de las sociedades administradoras de sistemas de negociación y a los administradores de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales o de otros commodities.
Dado que las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades tienen carácter restrictivo, no es viable hacer extensiva su aplicación a entidades diferentes de las aquí mencionadas, a menos que exista soporte en norma de carácter superior.
Para efectos de lo dispuesto en el art. 73 numeral 8 del EOSF, las entidades vigiladas no pueden designar como miembros principales y suplentes de sus juntas directivas o consejos de administración a un número de personas vinculadas laboralmente a la respectiva entidad que, reunidas en sesión y en ejercicio de los cargos de miembros de tales órganos, puedan conformar, entre ellas, mayorías decisorias generales o especiales, de acuerdo con la ley y los respectivos estatutos.
De la misma forma, tratándose de bolsas de valores, sistemas de negociación de valores, bolsas de futuros y opciones, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, así como de los depósitos centralizados de valores y de las cámaras de riesgo central de contraparte, debe atenderse lo que sobre el particular ha señalado el Gobierno Nacional en relación con las mayorías de miembros independientes que deben tener los consejos directivos, juntas directivas y/o cámaras disciplinarias, las calidades de los mismos, así como el procedimiento que habrá de seguirse para su elección, acorde con las facultades otorgadas en el art. 4, literal k. de la Ley 964 de 2005.
A continuación se señala, a manera de ejemplo, el número máximo de miembros vinculados laboralmente con la entidad que puede tener una junta o consejo, en función de la regla anterior:
| Número de integrantes | Quórum deliberatorio art. 437 C.Co | Mayoría de los miembros art. 437 C.Co | Número de renglones máximos posibles con miembros vinculados |
| 5 | 3 | 3 | 2 |
| 6 | 4 | 4 | 3 |
| 7 | 4 | 4 | 3 |
| 8 | 5 | 5 | 4 |
| 9 | 5 | 5 | 4 |
| 10 | 6 | 6 | 5 |
En aquellos eventos en los cuales en la ley o los estatutos de la entidad se establezca un quórum especial superior, de acuerdo con lo previsto en el art. 437 C.Cio, es obligación de las entidades vigiladas velar porque la regla en mención sea acatada.
1.2.3. Limitaciones y prohibiciones en la conformación de juntas directivas
Son aplicables a las entidades vigiladas por la SFC las prohibiciones contenidas de manera general en los arts. 202 y 435 del C.Cio, en cuanto no pugnen con disposiciones especiales propias a su naturaleza o a su condición de emisores de valores, en cuyo caso le son aplicables las reglas contenidas en el art. 44 de la Ley 964 de 2005 y sus reglamentos.
La representación voluntaria de personas naturales y jurídicas a través de actos de apoderamiento constituye una facultad legítima, al amparo de los arts. 832 y siguientes del C.Cio. Estos actos de representación, tratándose de entidades vigiladas pueden conferirse a un tercero ajeno a la institución, al igual que pueden recaer en empleados o funcionarios de la misma, entre ellos los directores de agencia.
Sin embargo, el otorgamiento de poderes es viable bajo el entendido que los mismos no originen una delegación de la representación legal que, en virtud de lo dispuesto en el art. 440 C.Cio, ostenta quien ejerce un cargo que tiene funciones representativas de acuerdo con la ley o los estatutos sociales. En el mismo sentido, la representación voluntaria derivada de este tipo de apoderamiento tampoco tiene los alcances prescritos en el art. 196 y siguientes del C.Cio.
Por ello, los poderes que se confieran en nombre de las entidades vigiladas deben señalar de manera clara las operaciones para las cuales los apoderados tienen la facultad de representar a la institución ante terceros, debiendo los apoderados (incluyendo los directores de agencia), en todos los documentos, actos y negocios que celebren, registrar expresamente la calidad de tales, aún en aquellos actos en los cuales tal aclaración no sea requerida por la ley.
Con todo, el otorgamiento de poderes de carácter general o de poderes especiales de gran amplitud a personas que, habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal, no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, lo cual es calificado como una práctica no autorizada.
De conformidad con lo dispuesto en los arts. 198 y 440 C.Cio, los representantes legales de las sociedades sometidas a la vigilancia y control de la SFC deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de las entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.
Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por la SFC, la designación de los mencionados representantes legales debe efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido en el art. 37 de la ley 79 de 1988.
Lo anterior se entiende sin perjuicio del régimen especial aplicable a las entidades públicas.
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LOS INTERMEDIARIOS DE VALORES
En el diseño y adopción de las políticas y procedimientos aplicables a sus organizaciones, los intermediarios de valores deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración y demás áreas de la entidad.
2.1. Junta directiva o quien haga sus veces
Son funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces:
2.1.1. Definir y aprobar las políticas de la entidad en materia de actividades de intermediación de valores.
2.1.2. Aprobar los lineamientos que en materia de deberes deben observarse en relación con los clientes con quienes se realicen actividades de intermediación de valores, así como el sistema de control interno, y la estructura organizacional y tecnológica del mismo.
2.1.3. Aprobar el marco general de actuación de la entidad respecto las decisiones administrativas que se deben adoptar en los casos en que sus funcionarios o personas vinculadas incumplan con las políticas y procedimientos de la entidad.
2.1.4. Monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
2.2. Representante legal
Son funciones a cargo del representante legal de la entidad:
2.2.1. Establecer y garantizar el efectivo cumplimiento de las políticas definidas por la junta directiva.
2.2.2. Mantener informada a la junta directiva acerca de la cultura de cumplimiento de las áreas o unidades de negocio que realizan actividades de intermediación de valores.
2.2.3. Rendir informe a la junta directiva, o quien haga sus veces, sobre los informes que el área de control interno realice acerca del cumplimiento con las políticas y procedimientos en materia de intermediación de valores.
2.2.4. Velar porque se dé cumplimiento a los lineamientos establecidos en el código de conducta de la entidad en materia de conflictos de interés y uso de información que tengan relación con la actividad de intermediación de valores.
