CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2018

( Marzo 23 )

Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 439 de 28 de marzo de 2018

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA

Señores

REPRESENTANTES LEGALES DE LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES Y CESANTÍAS

Referencia: Instrucciones relativas al proceso de inversión y asignación estratégica de activos de los fondos de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantías.

Apreciados señores:

Con el fin de robustecer las reglas de gobierno corporativo comunes al proceso de inversión realizado por las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías, así como brindar mayor información a los afiliados y pensionados del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), se considera necesario impartir instrucciones relacionadas con las políticas de inversión y las funciones de los comités de riesgos e inversiones de las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías, y el contenido mínimo y la remisión de la información de la asignación estratégica de activos.

En consecuencia, este Despacho, en ejercicio de sus facultades legales y en particular las establecidas en el artículo 2.6.13.1.1 y en los numerales 5º y 6 º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario impartir las siguientes instrucciones:

PRIMERA: Modificar el numeral 2 del Capítulo IV del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relativo a políticas de inversión, asignación estratégica de activos y funciones de los comités de riesgos e inversiones de las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías.

SEGUNDA: Crear el formato 538 (Proforma F.6000-37) “Asignación Estratégica de Activos”.

TERCERA: Para asegurar la correcta transmisión de la información del formato a que se refiere la instrucción segunda de la presente circular, las entidades destinatarias deben realizar pruebas obligatorias entre el 13 y el 17 de agosto de 2018, con la información a corte de junio de 2018.

CUARTA: La transmisión oficial de la información a que se refiere el Formato 538, se realizará a partir del 31 de diciembre de 2018, de acuerdo con el instructivo correspondiente.

QUINTA: Modificar el subnumeral 2.7 (Codificación de trámites) del Anexo 1 del Capítulo II del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de incorporar el código de trámite No. 459 relativo a la remisión a esta Superintendencia de los documentos relacionados con la asignación estratégica de activos.

SEXTA: La instrucción primera de la presente Circular entrará en vigencia el 1 de octubre de 2018.

La presente Circular rige a partir de su publicación.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

Cordialmente,

JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ

Superintendente Financiero de Colombia

50000

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PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO

TÍTULO III

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTÍAS

CAPÍTULO IV: DISPOSICIONES COMUNES A LA ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y LOS PORTAFOLIOS DE CESANTÍAS

Las políticas de inversión a divulgar a los afiliados y al público en general, para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para cada portafolio del fondo de cesantía deben contener como mínimo, la siguiente información:

2.1.1.2. Estructura organizacional para la gestión de inversiones y administración de sus riesgos (áreas que participan con sus principales funciones y facultades, entre otros).

2.1.1.3. Criterios generales para la selección de las inversiones para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, tales como:

2.1.1.3.1. Condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores (nacionales y del exterior), tales como: calificación de riesgo crediticio, estándares de gobierno corporativo, área geográfica, sector económico y condiciones de los activos subyacentes de los fondos de inversión colectivos, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva.

2.1.1.3.2. Condiciones que deben cumplir los fondos de inversión colectivos, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva incluyendo las relativas a comisiones y devolución de las mismas.

2.1.1.3.3. Mercados en los cuales la administradora va a realizar las negociaciones de inversiones.

2.1.1.4. Criterios generales para la realización de las operaciones con derivados, tales como:

2.1.1.4.1. Objetivos (cobertura y/o de inversión)

2.1.1.4.2. Mercados en los cuales la administradora va a realizar estas operaciones

2.1.1.4.3. Subyacentes autorizados

2.1.1.4.4. Políticas de administración de colaterales y negociación de acuerdos marco o contratos asociados

2.1.1.5. Políticas generales de la administradora en cuanto a la realización de:

2.1.1.5.1. Operaciones repo activos

2.1.1.5.2. Operaciones repo pasivos

2.1.1.5.3. Operaciones simultáneas activas

2.1.1.5.4. Operaciones simultáneas pasivas

2.1.1.5.5. Transferencia temporal de valores

2.1.1.6. Criterios adoptados para la selección de contrapartes en:

2.1.1.6.1. La negociación de títulos y/o valores

2.1.1.6.2. La negociación de instrumentos derivados

2.1.1.6.3. La negociación de repos, simultáneas y de transferencia temporal de valores

2.1.1.7. Procedimiento a seguir en el evento en que se presenten excesos o defectos en los límites de inversión, tanto internos como legales.

2.1.1.8. Procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones, en donde se indique por lo menos:

2.1.1.8.1. Descripción de los indicadores a utilizar

2.1.1.8.2. Periodicidad de evaluación

2.1.1.8.3. Órgano o áreas encargadas de hacer seguimiento a dicha evaluación

2.1.1.8.4. Órganos o áreas receptores de las evaluaciones

2.1.1.9. Condiciones profesionales exigidas al personal interno o externo relacionadas con el área de inversiones:

2.1.1.10.1. Límites en títulos participativos nacionales y del exterior.

2.1.1.10.2. Límites en títulos de deuda pública.

2.1.1.10.3. Límites en títulos de deuda privada emisores nacionales.

2.1.1.10.4. Límites en títulos de deuda emitidos por emisores del exterior.

2.1.1.10.5. Límites en depósitos a la vista.

2.1.1.10.6. Límites en fondos de capital privado nacionales o del exterior.

2.1.1.10.7. Límites en productos estructurados.

2.1.1.10.8. Límites en operaciones de derivados de inversión y/o de cobertura.

2.1.1.11. Políticas en la administración o gestión de riesgos:

2.1.1.11.1. Descripción general de los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, de acuerdo con las características de cada uno de ellos.

2.1.1.11.2. Mecanismos de identificación, medición, control y monitoreo de cada uno de los riesgos a los que se encuentran expuestos los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, en donde se indique por lo menos:

2.1.1.11.2.1. Métodos de medición y control

2.1.1.11.2.2. Mecanismos de monitoreo

2.1.1.11.2.3. Periodicidad de control

2.1.1.11.2.4. Órganos receptores de los resultados de medición y control

2.1.1.11.2.5. Procedimientos a seguir en el evento en que se presente un exceso en la exposición a determinado riesgo

2.1.1.12. Gestión de los potenciales conflictos de interés en el proceso de selección y negociación de inversiones, en donde se indique por lo menos:

2.1.1.12.1. Definición e identificación de situaciones generales que pueden generar conflictos de interés

2.1.1.12.2. Procedimientos para identificar y administrar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés

2.1.1.12.3. Políticas adoptadas por la administradora para la negociación de títulos o valores admisibles cuyo emisor, garante, originador o propietario sea un vinculado a la administradora

2.1.1.12.4. Políticas adoptadas por la administradora en materia de celebración de contratos de depósitos a la vista en vinculados en los términos del art. 2.6.12.1.15 del Decreto 2555 de 2010, las cuales deben garantizar como mínimo que, en forma previa a la celebración del contrato, conste por escrito el análisis realizado, el cual debe referirse, por lo menos, a los siguientes aspectos: condiciones de mercado, remuneración de los depósitos, niveles de liquidez y estabilidad financiera de las entidades con las que pretendan celebrar el contrato respectivo. En todo caso, las entidades vinculadas con las cuales se celebre el correspondiente contrato, deben ser evaluadas con los mismos criterios y rigor que se evalúan todas las contrapartes de los fondos administrados, buscando siempre la mejor alternativa para los recursos de los afiliados.

Las políticas señaladas en este numeral deben revisarse por lo menos anualmente.

2.1.1.13. Descripción del proceso mediante el cual las funciones de control de la administradora velan por la efectividad, eficiencia, transparencia y cumplimiento de las normas legales relacionadas con la negociación de las inversiones.

2.2. Comité de riesgos y comité de inversiones

Las AFPC deben mantener su comité de riesgos y de comité de inversiones acorde con los requisitos mínimos señalados en el presente Capítulo, sin perjuicio de lo establecido en el sistema de control interno a que se refiere el Capítulo IV, Título I de la Parte I de la CBJ, y de las disposiciones que en materia de administración de riesgos se establecen en la CBCF.

2.2.1. Conformación y funcionamiento

El comité de riesgos y el comité de inversiones de las AFPC deben conformarse cada uno con por lo menos 5 miembros, siempre que corresponda a un número impar, designados por la junta directiva, que acrediten conocimiento y experiencia en las respectivas materias.

Los comités deben sesionar de manera ordinaria por lo menos una vez dentro del respectivo mes calendario, elaborando por cada una de las sesiones su respectiva acta, en donde se evidencien los temas tratados y las decisiones tomadas.

Para la conformación de los comités se debe garantizar independencia y segregación de roles de acuerdo con la estructura organizacional de la AFPC. Los citados comités deben velar porque se de cumplimiento a las políticas de inversión aprobadas por la junta directiva.

2.2.2. Funciones del comité de riesgos

Tiene bajo su responsabilidad analizar, evaluar y decidir sobre la administración de los riesgos inherentes a la actividad de inversión, tales como riesgo de mercado, de liquidez, de contraparte, de crédito, de lavado de activos y operativo. Para el efecto, dicho comité tendrá las siguientes funciones:

2.2.2.1. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las políticas de la entidad en la administración o gestión de riesgos.

2.2.2.2. Evaluar y hacer seguimiento a los informes presentados por el middle office sobre el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos y presentar ante la junta directiva y al comité de inversiones, por lo menos una vez al mes, un informe sobre dicha evaluación.

2.2.2.3. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos inherentes a la actividad de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía y evaluar los resultados sobre back y stress testing.

2.2.2.4. Presentar a la junta directiva para su aprobación, los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión y efectuar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

2.2.2.5. Aprobar los distintos emisores, contrapartes y gestores de fondos propuestos por el comité de inversiones, así como los cupos de inversión en los mismos.

2.2.2.6. Aprobar con base en la propuesta del comité de inversiones la adquisición de nuevas clases de activos, garantizando que se ajusten a las políticas de inversión y cumplan con los lineamientos legales.

2.2.2.7. Efectuar seguimiento permanente al mercado con el fin de conocer sobre cualquier evento o contingencia que pudiera afectar el patrimonio de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.

2.2.2.8. Efectuar control y seguimiento al cumplimiento de las políticas de inversión, en relación con las condiciones que deben cumplir las inversiones, las operaciones con derivados y demás operaciones realizadas con los recursos de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía y presentar ante la junta directiva por lo menos una vez al mes un informe sobre el particular.

2.2.2.9. Aprobar los reportes para monitorear los límites de inversión internos y legales, y la posición en riesgo de los portafolios de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.

2.2.2.10. Aprobar los reportes para monitorear el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos.

2.2.2.11. Presentar para su aprobación a la junta directiva el procedimiento a seguir en caso de incumplimiento a los límites de inversión internos y legales y a los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión, las sanciones a aplicar en tales casos, el mecanismo de información a la junta directiva sobre los citados eventos, y hacer seguimiento a dicho procedimiento.

2.2.2.12. Informar a la junta directiva sobre aquellos eventos en los que las participaciones por clase de activos definidos en la asignación estratégica de activos se desvíe de los rangos aprobados por la misma.

2.2.2.13. Proponer a la junta directiva el procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones.

2.2.3. Funciones del comité de inversiones

Tiene bajo su responsabilidad definir las clases de activos por cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, establecer las condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores de las inversiones u operaciones que se pueden realizar con los recursos de los citados fondos y analizar las situaciones relativas a los potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento. Para el efecto, dicho comité tendrá las siguientes funciones:

2.2.3.2. Establecer los eventos en los cuales se puede modificar la ponderación por clase de activos determinada en la asignación estratégica de activos, fijar los procedimientos a seguir para efectuar dichas modificaciones y los mecanismos de documentación de los mismos.

2.2.3.3. Definir las desviaciones de la asignación estratégica de activos permitidas.

2.2.3.4. Efectuar el control y seguimiento al cumplimiento de la asignación estratégica de activos y presentar ante la junta directiva por lo menos una vez al mes un informe sobre el particular.

2.2.3.5. Definir el marco de las operaciones tácticas.

2.2.3.6. Preparar los análisis y recomendaciones que consideren necesarias, relacionadas con las condiciones que deben cumplir las inversiones y demás operaciones a realizar con los recursos de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, para que la junta directiva las tenga en cuenta en la definición de las políticas de inversión.

2.2.3.7. Someter, en coordinación con el comité de riesgos, a consideración de la junta directiva de la administradora la relación riesgo-retorno prevista para cada uno de los portafolios de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.

2.2.3.8. Evaluar nuevas clases de activos, emisores, contrapartes, gestores de fondos y oportunidades de inversión, con el fin de realizar propuestas al comité de riesgos.

2.2.3.9. Hacer seguimiento permanente a los informes del comité de riesgos, relacionados con el comportamiento de los mercados y la exposición a los riesgos de inversión, con el fin de prevenir situaciones que puedan afectar el patrimonio de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía administrados.

2.2.3.10. Presentar ante la junta directiva de la AFPC para su respectiva aprobación, las políticas de gestión de potenciales conflictos de interés en el proceso de selección y negociación de inversiones y de abstención de operaciones que den lugar a conflictos de interés.

2.2.3.11. Analizar las situaciones relativas a los potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento, dejando constancia de los temas discutidos.

2.2.3.12. Tomar la decisión sobre los títulos y/o valores a transferir entre los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias, como consecuencia de los cambios de tipo de fondo.

2.2.3.13. Las demás que le asigne la junta directiva de la AFPC.

2.3. Asignación estratégica de activos

2.3.1. Contenido mínimo

2.3.1.1. Parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos

2.3.1.1.4. Descripción de la metodología para estimar la volatilidad esperada por clase de activo.

2.3.1.1.5. Descripción de los modelos utilizados para la optimización de los portafolios en cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y en el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para dicha optimización.

2.3.1.1.6. Descripción de la metodología para seleccionar el portafolio de inversión de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, representativo de la asignación estratégica de activos, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para el efecto.

2.3.1.1.7. Descripción de las variables, modelos, metodologías y/o demás elementos cualitativos considerados para establecer la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.

2.3.1.2. Tabla informativa de la asignación estratégica de activos

3. EJERCICIO DE LOS DERECHOS POLÍTICOS DE LAS AFPC RESPECTO DE LAS INVERSIONES QUE REALICEN CON LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y DE CESANTÍAS

Corresponde a la junta directiva de las AFPC la aprobación de la política de ejercicio de derechos políticos respecto de las inversiones que realicen las AFPC con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantías, incluyendo aquellas que se efectúen en fondos de inversión colectivos, fondos de capital privado, bonos y/o acciones, entre otros.

3.1. Contenido mínimo

Sin perjuicio de los lineamientos particulares que las AFPC establezcan, la política de ejercicio de derechos políticos debe incorporar como mínimo:

3.1.1. Principios orientadores

La política se debe orientar teniendo en cuenta:

3.1.1.1. La prevalencia de los intereses de los afiliados en el ejercicio de los derechos políticos

3.1.1.2. La obligatoriedad en el cumplimiento de la política por parte de los representantes designados por la AFPC

3.1.1.3. El seguimiento permanente e información suficiente sobre la forma como se está ejerciendo la política por parte de los representantes designados por la AFPC

3.1.1.4. La revelación de la política a los diferentes grupos de interés, y

3.1.1.5. Las mejores prácticas de gobierno corporativo

3.1.2. Representantes designados para el ejercicio de los derechos políticos

La AFPC debe designar los representantes que considere necesarios para el ejercicio de sus derechos políticos, de conformidad con la política previamente aprobada, quienes deben ser personas de reconocida responsabilidad e idoneidad. Dichos representantes pueden ser funcionarios de la AFPC o mandatarios externos designados para tal fin, y deben ser

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P1 Tit IV Cap II Anexo 1

PROCESO	No.	TRAMITE	DESCRIPCIÓN
		cambiario	cambiario por parte de los intermediarios del mercado cambiario, de conformidad con la Resolución 57 de 1991 de la  Junta de Monetaria y de las Resoluciones Externas 21 de 1993 y 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República y demás normas que la modifiquen o adicionen.
4. Seguimiento	369	Toma de Posesión	Corresponde al manejo de información derivada de actuaciones de la Superintendencia Financiera respecto a tomas de posesión realizadas en las entidades.
4. Seguimiento	375	Nuevas operaciones y/o servicios	Manejo de información de nuevos productos y servicios a ser prestados por las entidades y/o agentes objeto de supervisión.
4. Seguimiento	377	Información de seguimiento de Fondos de Inversión Colectiva.	Envío de la información de seguimiento de fondos de inversión colectiva y familias de fondos de inversión colectiva.
4. Seguimiento	380	Prorroga venta bienes recibidos en dación en pago	Solicitud de una prórroga del término legal para la enajenación o venta de los bienes recibidos en dación de pago por parte de las entidades vigiladas.
4. Seguimiento	399	Seguimiento Publicidad	Información relacionada con el seguimiento a las actividades de publicidad de las entidades vigiladas.
4. Seguimiento	401	Utilización red de oficinas	Información relacionada con los contratos que celebren las entidades vigiladas para la utilización de redes de oficinas de otras entidades vigiladas.
4. Seguimiento	408	Informe representante legal tenedores de bonos	Comunicación contentiva de informes por parte de entidades que actúan como representantes legales de tenedores de bonos.
4. Seguimiento	420	Información reaseguros	Información relacionada con contratos de reaseguros, nómina de reaseguradores, funcionarios facultados para suscribir reaseguros, depósito de reaseguradores y cúmulo de terremotos.
4. Seguimiento	421	REACOEX y oficinas de representación de reaseguradores del exterior	Correspondencia relacionada con la inscripción y actualización de la inscripción en el Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguro del Exterior REACOEX. Incluye información relacionada con las oficinas de representación de reaseguradores el exterior.
4. Seguimiento	422	Modificación de Notas Técnicas	Información relacionada con las modificaciones y/o ajustes que se realicen a las notas técnicas y que no generan cambios en los modelos de las pólizas de seguros ya radicados en esta Superintendencia. Este trámite debe ingresar finalizado y debe radicarse con el CD que contiene los soportes correspondientes.
4. Seguimiento	423	RAIMAT	Correspondencia relacionada con la inscripción y actualización de la inscripción en el Registro de Aseguradoras del Exterior que ofrezcan Seguros Asociados al Transporte Marítimo Internacional, la Aviación Comercial Internacional, y el Lanzamiento y Transporte Espacial (incluyendo satélites), así como Seguros que Amparen Mercancías en Tránsito Internacional – RAIMAT.
4. Seguimiento	443	Actuaciones de control sobre emisores	Información relacionada con la verificación del adecuado cumplimiento de las normas, formulación de requerimientos, órdenes o adopción de medidas administrativas relacionadas con las funciones de control sobre emisores, ya sea de oficio o a petición de accionistas o el público en general.
4. Seguimiento	444	Seguimiento y verificación de información emisores	Información tendiente al mantenimiento de un sistema de seguimiento a la evolución de los emisores con títulos inscritos en el registro, y la verificación del adecuado cumplimiento a las normas en materia de calidad, oportunidad y suficiencia de la información divulgada.
4. Seguimiento	445	Declaratoria de Situaciones de Control / Grupo Empresarial	Comunicación relacionada con la declaración de situaciones de subordinación o existencia de grupos empresariales, su inscripción en el registro mercantil o cualquiera de las otras funciones asignadas.
4. Seguimiento	459	Asignación Estratégica de Activos	Información relacionada con la remision de la asignación estratégica de activos, así como sus modificaciones y monitoreo.
4. Seguimiento	498	Información Portafolios de inversiones	Información relacionada con el portafolio de inversión de las entidades vigiladas o administrados por éstas.
4. Seguimiento	499	Instrumentos Financieros Derivados	Información de las entidades vigiladas relacionada con los instrumentos financieros derivados, acorde con los lineamientos del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995.

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<F 6000-37 Formato 538 .doc No incluido>

<F.6000-37 Formato 538.xlsx No incluido>