CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2018
( Abril 03 )
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 440 de 6 de abril de 2018
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.
Referencia: Instrucciones sobre el Plan Integral de Gestión del Ramo de Terremoto (PIGT).
Apreciados señores:
Este Despacho, en ejercicio de sus facultades legales, en particular las establecidas en el numeral 5º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, y en desarrollo de lo dispuesto en los Decretos 4865 de 2011 y 2973 de 2013, donde el Ministerio de Hacienda y Crédito Público definió el régimen de reservas técnicas para el sector asegurador, incluida la obligatoriedad de que las entidades aseguradoras cuenten con modelos de estimación de pérdidas o modelos catastróficos en el ramo de terremoto, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Adicionar el subnumeral 3.13. “Reglas aplicables al seguro de terremoto” al Capítulo II del Título IV de la Parte II de la Circular Básica Jurídica.
SEGUNDA: La presente Circular rige a partir del 17 de enero de 2019.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIERREZ
Superintendente Financiero de Colombia
050000
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PARTE II
MERCADO INTERMEDIADO
TÍTULO IV
INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS, CAPITALIZACIÓN E INTERMEDIARIOS DE SEGUROS
CAPÍTULO II: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS
3.12. Reglas aplicables a la póliza de seriedad de la candidatura
Las entidades aseguradoras que comercialicen pólizas de seriedad de la candidatura a las que se refiere el art. 9 de la Ley 130 de 1994 deben:
3.12.1. Establecer los requisitos generales para el otorgamiento de estas pólizas, los cuales deben atender criterios de viabilidad y proporcionalidad para el tomador y ser de conocimiento de sus funcionarios. Así mismo deben publicar en un lugar visible y de fácil acceso de su página web tal información.
3.12.2. En el evento en que la aseguradora exija el otorgamiento de contragarantías como requisito para la expedición de la póliza, en la nota técnica de la misma debe establecerse esta posibilidad y la forma en la que su constitución modifica la prima a pagar, según el tipo de contragarantía exigida y su monto.
3.12.3 Las entidades aseguradoras cuentan un plazo máximo de 10 días hábiles para pronunciarse de forma definitiva respecto de la solicitud de la póliza de seriedad de la candidatura y respecto de los términos asociados a la misma.
3.13. Reglas aplicables al seguro de terremoto
3.13.2.1. Caracterización de los riesgos
Las entidades aseguradoras deben recopilar la información relacionada con los seguros que cubren el riesgo de terremoto. La información mínima que deben recopilar es la indicada en el Formato 506 (Proforma F.3000-87).
Para bienes asegurados mediante pólizas del ramo de terremoto relacionadas con obras civiles, riesgos industriales, entre otros bienes diferentes de los susceptibles de reporte en el Formato 506 (Proforma F.3000-87) las entidades aseguradoras deben recopilar la siguiente información: i) valor asegurado; ii) valor asegurable; iii) ubicación (longitud y latitud); iv) deducibles; v) porcentaje de coaseguro; vi) la fecha de inicio y fin de vigencia de la póliza; vii) número de póliza, entre otros. En el caso de maquinaria que se encuentre en obra, la ubicación debe corresponder a la última conocida a la fecha de corte de la información. Esta información debe ser conservada por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad y debe permanecer a disposición de la SFC para su revisión.
La información que trata este subnumeral debe coincidir con la empleada y remitida a corredores de reaseguro y/o reaseguradores para la suscripción de contratos de reaseguro que cubran la pérdida máxima probable del ramo de terremoto.
3.13.2.2. Gestión de información
Para garantizar una adecuada gestión del riesgo en el ramo de terremoto, las entidades aseguradoras deben desarrollar procedimientos que garanticen la calidad de la información para un adecuado cálculo de la pérdida máxima probable de la cartera (PMP). La entidad aseguradora debe implementar procesos que permitan la evaluación continua de la calidad de la información que obtiene a través de red propia y/o de terceros, sean estos contratistas, intermediarios de seguros, a través de contratos de uso de red, aseguradores en pólizas suscritas a través de coaseguro y aseguradores en riesgos aceptados en reaseguro, entre otros.
En caso de que la entidad aseguradora no pueda completar la información relacionada en el inciso primero del subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo, debe incluir en el PIGT un informe de diagnóstico y un plan de recolección de información de los riesgos, el cual debe contener los siguientes elementos:
3.13.2.2.1. Caracterización de los riesgos con información incompleta
Cuando la entidad aseguradora carezca de la información relacionada en el Formato 506 (Proforma F.3000-87), ésta debe construir un informe que contenga como mínimo lo siguiente:
3.13.2.2.1.1. Información del número y valor asegurado de riesgos con información incompleta, la cual debe ser presentada como mínimo para las siguientes variables:
3.13.2.2.1.1.1. Georeferenciación (longitud y latitud)
3.13.2.2.1.1.2. Zona sísmica
3.13.2.2.1.1.3. Uso del riesgo (comercial, vivienda u otro)
3.13.2.2.1.1.4. Año de construcción
3.13.2.2.1.1.5. Tipo estructural
3.13.2.2.1.1.6. Número de pisos
Para cada una de las anteriores variables, la entidad aseguradora debe reportar el número de riesgos con información incompleta, la proporción que representa ese número de riesgos sobre el número total de riesgos de la cartera, el valor asegurado de los riesgos con información incompleta y la proporción que representa este valor asegurado sobre el valor asegurado de la cartera total.
En ningún caso será admisible no contar con la información mínima de los riesgos cubiertos por seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional otorgados por entidades vigiladas por la SFC. En caso de que la entidad otorgante del crédito no sea una entidad vigilada, la entidad aseguradora debe adoptar procedimientos para la correcta recopilación de la información.
3.13.2.2.1.2. Información relacionada con el número de riesgos y exposición con información incompleta por zona sísmica
La entidad aseguradora debe discriminar el porcentaje del número de riesgos y de la exposición con información incompleta de acuerdo a las zonas sísmicas establecidas por la SFC en el Formato 506 (Proforma F.3000-87). Adicionalmente, dicha discriminación debe tener en cuenta como mínimo las siguientes variables:
3.13.2.2.1.2.1. Uso del riesgo (Comercial, vivienda u otro)
3.13.2.2.1.2.2. Año de construcción
3.13.2.2.1.2.3. Tipo estructural
3.13.2.2.1.2.4. Número de pisos
En el caso de los riesgos estatales (obligación de aseguramiento de los bienes de propiedad del estado), debe indicarse el número de riesgos para los que no se dispone de la información de zona sísmica y la exposición que representan dichos riesgos.
3.13.2.2.2. Causas de la carencia de información
La entidad aseguradora debe explicar para cada una de las variables del subnumeral 3.13.2.2.1.1. las razones por las cuales no cuenta con la información relacionada en el subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo. Dichas razones deben ser discriminadas de acuerdo al canal de comercialización mediante el cual fue suscrito el seguro de terremoto o la cobertura y para cada canal indicar el tipo de producto, sean estos: i) estatales (obligación de aseguramiento de los bienes de propiedad del estado); ii) bienes comunes; iii) ingeniería/obras civiles; iv) comercialización masiva de bajo valor (seguros a los que se refiere el subnumeral 4.2.2.1.7. Capítulo IV, Título IV, Parte I, de la CBJ y son comercializados a través de canales autorizados conforme a la normatividad vigente, distintos de intermediarios de seguros); v) comercialización masiva de alto valor (seguros que no cumplen con los requisitos del subnumeral 4.2.2.1.7. Capítulo IV, Título IV, Parte I, de la CBJ y son comercializados a través de canales autorizados conforme a la normatividad vigente, distintos de intermediarios de seguros); vi) hogar/residencial (no asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional y comercializados a través de corredores de seguros, agentes, agencias); vii) empresarial y viii) seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria otorgados por entidades no vigiladas.
3.13.2.2.3. Procedimientos y estado de avance de la información
Una vez caracterizados los riesgos asegurados que trata el subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo, la entidad aseguradora debe incorporar en el PIGT los procedimientos de recopilación de información de las características de los riesgos, así como el informe de estado y avance en la recolección de la información faltante. Los procedimientos deben tener como mínimo descripciones de las tareas a ejecutar, entregables y responsables, así como los criterios tenidos en cuenta al momento de definir las estrategias para recolectar la información. Dichos criterios deben priorizar la recolección de información de aquellos riesgos asegurados que contribuyan en una mayor proporción a la perdida máxima probable o que representen acumulaciones significativas por zona sísmica, obedeciendo al principio de materialidad.
Cuando la entidad aseguradora modifique los procedimientos, debe actualizar los manuales y el PIGT, los cuales deben estar a disposición de la SFC.
3.13.2.3. Modelación de la cartera
La entidad aseguradora puede contar con la asesoría de terceros para la modelación de la cartera, sean estos corredores de reaseguro, consultores o personal de las firmas modeladoras, entre otros. No obstante, lo anterior no exime a la entidad aseguradora de la responsabilidad de verificar la calidad de la información de la cartera, escoger el modelo no objetado con base en criterios propios e implementar procesos que le permitan validar las gestiones y procesos de estos terceros en la modelación de la cartera, así como los resultados respectivos. Adicionalmente, la entidad aseguradora es igualmente responsable cuando la asesoría en la modelación de la cartera sea provista por miembros de su matriz o una sociedad vinculada o afiliada.
La entidad aseguradora debe incluir dentro del PIGT las políticas y procedimientos definidos para la modelación de su cartera, incluyendo los siguientes puntos:
3.13.2.3.1. Los criterios utilizados para la escogencia del modelo no objetado, tales como características de la cartera asegurada, apetito de riesgo, estructura de coaseguro y reaseguro, entre otros.
3.13.2.3.2. Información sobre el modelo seleccionado de acuerdo a los modelos no objetados por la SFC. Se debe especificar la versión del software usado para la última modelación y la última versión disponible en el mercado, los parámetros o valores que se utilizaron por defecto ante la ausencia de la información de la que trata el subnumeral 3.13.2.1. y una verificación de que el modelo replique fielmente la estructura de deducibles, coaseguros y reaseguros de la entidad aseguradora.
En caso de que la entidad aseguradora cambie el modelo no objetado debe comunicarlo a la SFC dentro de los 10 días hábiles siguientes, mediante una comunicación que informe dicho cambio y sus implicaciones e impactos. Los cambios serán aplicables únicamente a partir del siguiente año fiscal.
Cuando la entidad cambie la versión del modelo empleada, debe notificarlo a la SFC dentro de los 10 días hábiles siguientes, mediante una comunicación que informe dicho cambio y sus implicaciones e impactos. La entidad aseguradora debe documentar en el PIGT (i) las razones por las cuales la entidad aseguradora llevó a cabo dicho cambio; (ii) las modificaciones que sufrió el modelo frente a la versión anterior que usaba la entidad aseguradora y (iii) el impacto que tiene la actualización en la modelación.
3.13.2.3.3. Las políticas, metodologías y supuestos utilizados para la modelación de la cartera cuando no cuente con la información de la que trata el subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo. Dichas metodologías y supuestos deben ser sustentados a partir del conocimiento del comportamiento de las edificaciones, de las prácticas constructivas en Colombia y reconocer la incertidumbre implícita de la ausencia de información. Las metodologías y supuestos de que trata este subnumeral deben estar debidamente documentadas y permanecer a disposición de la SFC para su revisión.
En caso de que la entidad aseguradora cambie los supuestos y metodologías debe comunicarlo a la SFC dentro de los 10 días hábiles siguientes, mediante una comunicación que informe dicho cambio y sus implicaciones e impactos. Los cambios serán aplicables únicamente a partir del siguiente año fiscal.
3.13.2.3.4. Los resultados de la modelación utilizando: i) las metodologías y supuestos de que trata el subnumeral 3.13.2.3.3. y ii) los parámetros o valores por defecto del modelo no objetado seleccionado.
La entidad aseguradora debe reportar como mínimo semestralmente a la SFC los resultados de la modelación anteriormente mencionados. Cuando las entidades aseguradoras cuenten con el 100% de la información de los riesgos asegurados deben reportar a la SFC mínimo semestralmente los resultados de la modelación de la cartera con el modelo no objetado.
3.13.2.3.5. Una vez obtenidos los resultados de que trata el subnumeral 3.13.2.3.4. para la determinación de las reservas técnicas del ramo, la entidad aseguradora debe utilizar la PMP que resulte mayor entre la determinada a partir de los supuestos propios de la entidad y los valores por defecto del modelo no objetado seleccionado.
3.13.2.3.6. El actuario responsable de la entidad aseguradora debe emitir concepto respecto de la escogencia de parámetros y supuestos idóneos acordes a las características físicas de los riesgos de la cartera asegurada conforme a lo establecido en el subnumeral 6.3.2.1. del Capítulo II, Titulo IV, Parte II de la CBJ. El PIGT debe incorporar los comentarios del actuario responsable con respecto a los supuestos y variables utilizados para la modelación de la cartera cuando no se cuente con información completa.
3.13.2.3.7. Los procedimientos implementados por la entidad aseguradora para validar los procesos y resultados de los terceros asesores para la modelación de la cartera. Adicionalmente, la entidad aseguradora debe incluir toda la información y documentación en la cual se evidencien los resultados que obtuvo de la implementación de dichos procesos.
3.13.2.4 Consideraciones adicionales
La entidad aseguradora debe documentar todas las estimaciones, procesos y usos adicionales para la gestión del riesgo de terremoto en los cuales se utiliza el modelo no objetado por la SFC escogido por la entidad aseguradora tales como, tarifación, suscripción, contratación de reaseguros, entre otros.
3.13.2.5 Función de la auditoria interna en el PIGT
La auditoría interna de la entidad aseguradora debe incluir dentro de su plan anual, las actividades para la revisión del estado de cumplimiento del PIGT. A partir de estas actividades y sus resultados, la auditoria interna debe emitir un informe que debe incluirse en el PIGT.
4. REGLAS RELATIVAS A OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LAS ENTIDADES ASEGURADORAS
4.1. Emisión de planes alternativos de pensiones
4.1.1. Requisitos
Los planes alternativos de pensiones que emitan las entidades aseguradoras deben elaborarse sobre bases que permitan al afiliado su traslado a otro plan de capitalización o pensiones autorizado y ajustarse a los siguientes requisitos:
4.1.1.1. Amparo: Los planes alternativos de pensiones, deben amparar a los afiliados y pensionados, por lo menos contra los riesgos de vejez, invalidez, sobrevivientes y auxilio funerario. Para optar por uno de tales planes es necesario que el afiliado haya capitalizado en una administradora de fondos de pensiones una suma equivalente al capital mínimo que señale el reglamento de la Ley 100 de 1993.
4.1.1.2. Aportes: Los aportes en un plan alternativo de pensiones no pueden ser inferiores a las cotizaciones obligatorias previstas en la Ley 100 de 1993, determinadas según la base de cotizaciones al SGP de que tratan los arts. 18 y 19 de la misma Ley.
4.1.1.3. Traslado de capital: La sociedad que administre el fondo de pensiones debe trasladar a la entidad aseguradora que ofrezca el plan alternativo de pensiones escogido, los aportes que registre la cuenta individual de ahorro pensional del afiliado, dentro de los 2 días siguientes a la fecha en que éste le comunique su decisión de optar por dicho plan.
4.1.2. Condiciones generales
Los planes alternativos de pensiones que emitan las entidades aseguradoras, deben precisar además, los siguientes aspectos:
4.1.2.1. Las condiciones para acceder a las prestaciones del plan, las cuales, en relación con las coberturas mínimas señaladas en el amparo, no pueden ser distintas a las exigidas en la Ley 100 de 1993 para el régimen de ahorro individual con solidaridad.
4.1.2.2. Los valores de las pensiones con indicación de los reajustes a que hubiere lugar.
4.1.2.3. Determinación del momento a partir del cual se devenga la pensión de acuerdo con la naturaleza del riesgo.
4.1.2.4. Las condiciones de pago de la pensión. En el evento de que se estipulen cuotas periódicas, deben precisarse las fechas en que se realizarán los pagos.
4.2. Administración de fondos de pensiones de jubilación e invalidez
Las entidades aseguradoras que de acuerdo con lo dispuesto en el art. 168 del EOSF estén autorizadas para administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez deben atender las instrucciones que sobre administración de fondos de pensiones voluntarias imparta la SFC y les sean aplicables.
Para tal efecto, deben remitir a la SFC la siguiente información los siguientes reportes:
4.2.1. Informes diarios
Se deben reportar los formatos 312, 313 y 314, tipo de informe 17, Proforma F.0000-101 Valoración de fondos de pensiones voluntarias, de acuerdo con el instructivo del anexo I de la CBCF.
4.2.2. Informe mensual
Se deben reportar los formatos 193 y 201, tipo de informe 22, Proforma F0000-36 Información de afiliados fondos de pensiones voluntarias, de conformidad con el instructivo del anexo I de la CBCF.
4.2.3. Codificación de fideicomisos o patrimonios autónomos
Para la transmisión de los fideicomisos o patrimonios autónomos administrados por las entidades aseguradoras de acuerdo con las normas vigentes, se deben clasificar en tipos y subtipos de acuerdo con la codificación que se presenta en el Documento Técnico SB-DS-003.
5. SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO DE INVERSIÓN POR PARTE DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS
Las entidades aseguradoras pueden suscribir contratos de encargo fiduciario de inversión con las sociedades fiduciarias legalmente constituidas, para la ejecución de operaciones relacionadas con sus portafolios de inversión.
El contrato de encargo fiduciario de inversión, debe contemplar dentro de sus cláusulas claramente la responsabilidad de la aseguradora en lo relacionado con la definición privativa de las políticas en materia de administración de riesgos de mercado, así como aquellas tendientes al seguimiento, análisis y evaluación de la gestión del portafolio por la sociedad fiduciaria. Igualmente, si el contrato comprende dentro de su objeto la ejecución de operaciones relacionadas con los portafolios a través de los cuales se respaldan las reservas técnicas de la entidad aseguradora, es menester pactar expresamente que el régimen de inversión de los mismos, sea el previsto en los arts. 2.31.3.1.2 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.
En el respectivo contrato debe especificarse que los procedimientos operacionales correspondientes al área de tesorería del “middle office”, deben estar siempre en cabeza de la aseguradora y por lo tanto, no es procedente contratar su manejo con terceros. Para estos efectos, se entiende por “middle office” la definición contenida en el numeral 7 del Capítulo XX de la Circular Externa 100 de 1995 de la CBCF.
Cabe resaltar que el hecho de suscribir este tipo de contratos con sociedades fiduciarias, no exime bajo ningún supuesto a la aseguradora del cumplimiento estricto de sus obligaciones legales o reglamentarias, como tampoco de las instrucciones contenidas en la presente Circular y en la CBCF, ni puede aducirse como una forma para trasladar las responsabilidades que le son inherentes en su calidad de entidades vigiladas a un tercero.
