CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2013
(Marzo 22)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 270 de 27 de marzo de 2013
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Señores
MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, REPRESENTANTES LEGALES, REVISORES FISCALES Y OFICIALES DE CUMPLIMIENTO DE LAS ENTIDADES SOMETIDAS A LA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
Referencia: Modificación e incorporación de formatos e instructivos relacionados con el reporte de información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF- y precisiones al SARLAFT.
Apreciados señores:
Este Despacho en ejercicio de sus facultades legales, especialmente las consagradas en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, en el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, y considerando que la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF-, ha solicitado efectuar algunas adiciones, modificaciones y precisiones relacionadas con los reportes externos de que trata el numeral 4.2.7.2. del Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Básica Jurídica, a través de la presente circular imparte las siguientes instrucciones:
Primera: Se modifican los siguientes anexos del Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Básica Jurídica:
1. Anexo I: Instructivo y Formato “Reporte de Operaciones Sospechosas – ROS”.
2. Anexo II: Documento Técnico, Instructivo y Formato “Reporte de Transacciones en Efectivo”.
3. Anexo IV: Documento Técnico, Instructivo y Formato “Reporte de Operaciones de Transferencia, Remesa Compra y Venta de Divisas”.
4. Anexo VI: Documento Técnico e Instructivo “Reporte de Productos Ofrecidos por las Entidades Vigiladas”.
Segunda: Se crea el Anexo VII Documento Técnico, Instructivo y Formato “Reporte de Patrimonios Autónomos – Ley 1508 de 2012”.
Tercera: Adicionar el numeral 4.2.7.2.8, y modificar los numerales 2; 4.2.3; 4.2.7.1.2 y 4.2.7.2.6 del Capítulo Décimo Primero, Título I de la Circular Básica Jurídica, relacionados con el reporte de patrimonios autónomos constituidos por asociaciones público privadas, ámbito de aplicación del SARLAFT, periodo de conservación de los registros y documentos que comprenden el SARLAFT, el reporte de operaciones sospechosas y el reporte de nuevos productos ofrecidos por las entidades vigiladas.
Cuarta: Corregir la numeración de los “Procedimientos especiales para la realización de entrevistas” y “Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas y partidos políticos”, asignando los numerales 4.2.2.1.1.4.1 y 4.2.2.1.1.5, respectivamente.
La presente circular rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. Sin perjuicio de lo anterior, los formatos que con la presente circular se modifican o crean, entrarán en vigencia a partir del 1° de enero de 2014.
Se anexan las páginas correspondientes.
Cordialmente,
GERARDO HERNÁNDEZ CORREA
Superintendente Financiero de Colombia
050000
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Anexos no incluidos
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CAPITULO DÉCIMO PRIMERO: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
CONTENIDO
- Consideraciones generales
1. Definiciones
2. Ámbito de aplicación
3. Definición del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo
4. Alcance del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo
4.1 Etapas del SARLAFT
4.1.1. Identificación
4.1.2. Medición o Evaluación
4.1.3. Control
4.1.4. Monitoreo
4.2. Elementos del SARLAFT
4.2.1. Políticas
4.2.2. Procedimientos
4.2.2.1. Mecanismos
4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente
4.2.2.1.1.1. Conocimiento del cliente por parte de grupos
4.2.2.1.1.2. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista
4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas
4.2.2.1.1.4 Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente
4.2.2.1.1.4.1. Procedimientos especiales para la realización de entrevistas
4.2.2.1.1.5. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas y partidos políticos
4.2.2.1.2. Conocimiento del mercado
4.2.2.1.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales
4.2.2.1.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas
4.2.2.2. Instrumentos
4.2.2.2.1. Señales de alerta o alertas tempranas
4.2.2.2.2. Segmentación de los factores de riesgo
4.2.2.2.3. Seguimiento de operaciones
4.2.2.2.4. Consolidación electrónica de operaciones
4.2.3. Documentación
4.2.4. Estructura Organizacional
4.2.4.1. Funciones de la Junta directiva u órgano que haga sus veces
4.2.4.2. Funciones del Representante Legal
4.2.4.3. Requisitos y funciones del Oficial de Cumplimiento
4.2.5. Órganos de Control
4.2.5.1. Revisoría Fiscal
4.2.5.2. Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces
4.2.6. Infraestructura tecnológica
4.2.7. Divulgación de la Información
4.2.7.1. Reportes internos
4.2.7.1.1. Transacciones inusuales
4.2.7.1.2. Operaciones sospechosas
4.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo
4.2.7.2. Reportes externos
4.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS)
4.2.7.2.2. Reporte de transacciones en efectivo
4.2.7.2.3. Reporte de clientes exonerados
4.2.7.2.4. Reporte sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.
4.2.7.2.5. Reporte de Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior
4.2.7.2.6. Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas
4.2.7.2.7. Reportes de los Almacenes Generales de Depósito a otras autoridades.
4.2.7.2.8. Reporte de patrimonios autónomos administrados por entidades vigiladas.
4.2.8. Capacitación
5. Reglas Especiales para Transferencias
5.1. Transferencias internacionales
5.1.1. Transferencias realizadas a través de SWIFT
5.1.1.1. Información del ordenante
5.1.1.2. Información del beneficiario
5.1.1.3. Pagos de transferencias
5.1.2. Transferencias realizadas a través de Money Remitters o cualquier otro sistema
5.1.2.1. Información del ordenante
5.1.2.2. Pagos de transferencias
5.2. Transferencias Nacionales
6. Práctica Insegura
1.11. Riesgo Inherente
Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
1.12. Riesgo Residual o Neto
Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
1.13. Segmentación
Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).
1.14. Servicios
Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con personas diferentes a sus clientes.
1.15. Transferencias
Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada ordenante, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.
1.16. Usuarios
Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio.
1.17. Corresponsalía trasnacional
Se entiende por corresponsalía trasnacional, la relación contractual entre dos establecimientos de crédito, el primero denominado "establecimiento corresponsal" y el segundo “establecimiento representado". Los establecimientos de crédito deben encontrarse en jurisdicciones diferentes.
Son "establecimientos corresponsales" la entidad que le ofrece/presta determinados servicios a otro establecimiento de crédito.
Se entiende por "establecimiento representado", aquel que utiliza/recibe los servicios contratados con el "establecimiento corresponsal".
2. Ámbito de aplicación
Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar el SARLAFT, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en el presente capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e) del numeral 2 del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF) deberá estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI- GAFISUD.
Las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la aplicación de las presentes instrucciones, sin perjuicio del cumplimiento de los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en lo que les resulte pertinente de acuerdo con su actividad: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafin”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. F.N.G., los Fondos Mutuos de Inversión sometidos a vigilancia permanente de la SFC, las Sociedades Calificadoras de Valores y/o Riesgo, las Oficinas de Representación de Instituciones Financieras y de Reaseguros del Exterior, los Intermediarios de Reaseguros, las Oficinas de Representación de Instituciones del Mercado de Valores del Exterior, los Organismos de Autorregulación y los proveedores de infraestructura de conformidad con la definición del artículo 11.2.1.6.4 del Decreto 2555 de 2010, con excepción de los almacenes generales de depósito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor.
Igualmente se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las Entidades Administradoras del Régimen de Prima Media con prestación definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.
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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado
de activos y de la financiación del terrorismo
Circular Externa 010 de 2013 Marzo de 2013
Las entidades vigiladas no podrán iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo.
4.2.2.1.1.4.1 Procedimientos especiales para la realización de entrevistas
Podrán emplearse metodologías y procedimientos de conocimiento del cliente que consideren la realización de entrevistas no presenciales o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad, bajo las siguientes condiciones:
a) Señalar en el procedimiento, las razones objetivas por las cuales se considera necesaria su implementación, atendiendo los objetivos del SARLAFT.
b) Contemplar un seguimiento más estricto de los clientes vinculados bajo tales modalidades.
En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por la entidad como de alto riesgo, con excepción de la jurisdicción, deben realizarse entrevistas presenciales y por personal que tenga la condición de empleado de la entidad.
4.2.2.1.1.5 Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas y partidos políticos
De conformidad con lo establecido en el presente instructivo, se considera que las campañas políticas y los partidos políticos exponen en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, por lo que corresponde a las entidades vigiladas que manejen productos a través de los cuales se reciban y administren recursos o bienes para las campañas políticas y partidos políticos, acordar con las gerencias o los responsables de los mismos el diseño y adopción de metodologías efectivas, eficientes y oportunas de identificación y conocimiento de sus donantes y aportantes de manera que permitan un control y monitoreo estricto de las operaciones que se realicen.
Dichas metodologías deben permitir también como mínimo:
a) Identificar las operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes.
b) Identificar los funcionarios de las campañas políticas y partidos políticos autorizados para efectuar retiros, traslados o disponer de los bienes.
c) Controlar los aportes o donaciones en efectivo.
Adicionalmente y también en coordinación con los gerentes o los responsables de las campañas y partidos, las entidades vigiladas podrán establecer, entre otros, mecanismos mediante los cuales:
I. Se exija la autorización del gerente o responsable de la campaña y/o partido para permitir la recepción de aportes, donaciones, o la admisión de traslados o transferencias de recursos de cualquier otra cuenta o producto financiero a la cuenta de la campaña y/o partido, como regla general o a partir de determinada cuantía.
II. Se establezca un procedimiento para la devolución de aportes o donaciones que a juicio del gerente o responsable de la campaña y/o partido no deban contribuir a la financiación de la misma.
III. Se fije una cuantía máxima para el depósito o retiro de sumas en efectivo.
IV. Se establezca un procedimiento general y expedito de información al público sobre los movimientos de dichas cuentas.
Los citados mecanismos e instrumentos deben quedar consignados en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente o responsable de la campaña y/o partido, el cual deberá estar a disposición de esta Superintendencia y de las autoridades competentes.
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Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado
de activos y de la financiación del terrorismo
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4.2.3. Documentación
Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá:
1. Contar con un respaldo físico.
2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.
3. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma, de conformidad con el artículo 96 del EOSF, según el cual, los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
La documentación deberá comprender por lo menos:
a) Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual deberá contemplar como mínimo:
I. Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.
II. Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.
III. La estructura organizacional del SARLAFT.
IV. Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.
V. Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.
VI. Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.
VII. Los procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT.
VIII. Los programas de capacitación del SARLAFT.
IX. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2.
b) Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT.
c) Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.
4.2.4. Estructura Organizacional
Las entidades deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT.
En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.
4.2.4.1. Funciones de la Junta directiva u órgano que haga sus veces
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal:
a) Establecer las políticas del SARLAFT.
b) Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.
c) Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.
d) Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
e) Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.
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c) Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes.
d) Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.
4.2.7 Divulgación de la Información
Las entidades deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.
En concordancia con el artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, con sus modificaciones y/o adiciones y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia, las entidades deben suministrar al público la información necesaria con el fin de que el mercado pueda evaluar las estrategias de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño del SARLAFT:
4.2.7.1 Reportes internos
Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.
4.2.7.1.1 Transacciones inusuales
La entidad debe prever dentro del SARLAFT los procedimientos para que el responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas a la instancia competente de analizarlas. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.
4.2.7.1.2 Operaciones sospechosas
De conformidad con el literal d del artículo 102 del EOSF, constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
El SARLAFT debe prever los procedimientos de reporte al funcionario o instancia competente, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.
4.2.7.1.3 Reportes de la etapa de monitoreo
Como resultado del monitoreo deben elaborarse reportes trimestrales que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Los administradores de la entidad en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.
4.2.7.2 Reportes externos
Los reportes externos deben ser enviados a la UIAF y/o a las demás autoridades competentes.
4.2.7.2.1 Reporte de operaciones sospechosas (ROS)
Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y la proforma del Anexo I del presente capítulo. Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o
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4.2.7.2.4. Reporte sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.
Las entidades deben remitir a la UIAF la información correspondiente a las siguientes operaciones, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el instructivo y la proforma del Anexo IV del presente capítulo:
(i) Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario, también deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.
(ii) Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.
(iii) Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.
Para tales efectos, las entidades deben incluir en el reporte:
a. Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados, así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y
b. Las divisas no monetizadas. Para los efectos de dicho reporte, se entiende por divisas no monetizadas, aquellas que no se han convertido a moneda legal colombiana.
Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo el concepto de transferencias internacionales, las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior. No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas.
4.2.7.2.5. Reporte de Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior
Las entidades vigiladas que administren o representen franquicias como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo del Anexo V, las operaciones compensadas con tarjetas crédito o debito expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos o sistemas de pago de bajo valor.
4.2.7.2.6. Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas
Las entidades vigiladas deberán remitir a la UIAF la información correspondiente a la existencia de todos los productos vigentes, activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas, diligenciando la proforma del Anexo VI del presente capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente instructivo.
Se exceptúan del presente reporte, los productos constituidos con entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia incluyendo el Banco de la República.
4.2.7.2.7. Reportes de los Almacenes Generales de Depósito a otras autoridades.
De acuerdo con las normas legales, los almacenes generales de depósito deben efectuar un reporte sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, y remitirlo a la Sección de Control Químico de la Dirección Antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.
4.2.7.2.8. Reporte de patrimonios autónomos administrados por entidades vigiladas.
Las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos en virtud de los proyectos dispuestos por la ley 1508 de 2012, una vez constituido el patrimonio autónomo, deberán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes reportar a la UIAF el nombre del fideicomitente, del beneficiario, el valor de los recursos administrados a través del patrimonio autónomo constituido por el contratista, diligenciando la proforma del anexo VII del presente capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo.
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