CIRCULAR EXTERNA 15 DE 2011

(abril 28)

<Fuente: Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 200 de 4 de mayo de 2011>

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

Señores

REPRESENTANTES LEGALES DE LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y DE CESANTÍA.

Referencia: Mecanismo de registro de operaciones.

Apreciados señores:

Para efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.6.12.1.23 “Mecanismo de registro de operaciones” del Decreto 2555 de 2010, este Despacho en uso de sus facultades, en especial las que le confiere el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2. de la citada norma, considera necesario modificar el Título IV, Capítulo Tercero de la Circular Básica Jurídica adicionando en lo pertinente el subnumeral 2.9.

Las modificaciones incorporadas mediante la presente circular deberán implementarse a partir del 1o de julio de 2011.

Cordialmente,

GERARDO HERNÁNDEZ CORREA

Superintendente Financiero de Colombia

* * *

TITULO IV – CAPÍTULO TERCERO

Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía

Dicho sistema deberá asegurar que la información se suministre de manera previa y obligatoria a la selección o modificación del perfil y dejar evidencia de su aceptación por parte del afiliado.

Acreditar que el canal de servicios de Internet cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su selección de perfil de administración.

Establecer mecanismos que le permitan informar a los afiliados la selección efectuada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión.

2.9. Reglas y requisitos para el funcionamiento del mecanismo de registro de operaciones con los recursos de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios de los fondos de cesantía.

a. Número de registro de la operación. El sistema debe generar un número consecutivo que se asigna a cada operación.

b. Fecha y hora (HH:MM:SS) en que se registra la operación, información que debe ser generada automáticamente por el sistema.

c. Usuario que registra la información, lo cual debe ser generado automáticamente por el sistema.

d. Nombre de la contraparte en la operación.

e. Tipo de operación: compra o venta.

f. Tipo de fondo o portafolio para el cual se efectuó la operación.

g. Características de la especie que permita su identificación plena, tales como ISIN o Nemotécnico.

h. Monto nominal sobre el cual se realiza la operación.

i. Valor de compra o de venta en moneda o unidad original.

j. Valor de compra o venta en pesos.

k. Fecha de cumplimiento de la operación.

2.9.4 Seguridades del sistema de registro de operaciones de que trata el subnumeral 2.9.3.

a. La aplicación del sistema debe permitir la autenticación que asegure la identificación de manera única de todos los usuarios que ingresen. Así como controlar el acceso a la información mediante roles, perfiles o funciones por tipo de usuario.

b. No se debe permitir la modificación de la información por fuera de la aplicación.

c. Debe llevar una traza de auditoría, que contenga las acciones realizadas por los usuarios.

d. El sistema deberá tener un esquema de contingencia, el cual debe estar en disponibilidad para garantizar su funcionamiento.

e. La aplicación debe tener respaldo diario de datos completamente automático y continuo, el cual debe estar incluido en los procedimientos de toma de copias de seguridad para servidores centrales.