CIRCULAR EXTERNA 17 DE 2024
(noviembre 5)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 736 de 8 de noviembre de 2024
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA, REPRESENTANTES LEGALES, ACTUARIOS RESPONSABLES Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS
Referencia: rol de los actuarios responsables de las entidades aseguradoras
Apreciados señores:
Según el parágrafo del artículo 2.31.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, el actuario de las compañías aseguradoras debe certificar y soportar de manera técnica la suficiencia de las reservas de acuerdo con las instrucciones que determine la Superintendencia Financiera de Colombia.
En virtud de lo anterior, con el propósito de fortalecer la gestión de seguimiento y colaboración del actuario responsable, así como reducir cargas innecesarias para las compañías aseguradoras y para esta Superintendencia, se considera necesario ajustar las responsabilidades y reportes a cargo del actuario responsable previstas en la Circular Básica Jurídica.
De este modo, con fundamento en el literal a) del numeral 3 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en los artículos 2.31.4.1.2 - parágrafo y 11.2.1.4.2 - numeral 4 del Decreto 2555 de 2010, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA. Modificar los sub numerales 6.2.1.6, 6.3.1 y 6.3.2 del Capítulo II del Título IV de la Parte II de la Circular Básica Jurídica - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras, relacionados con las funciones y responsabilidades del actuario responsable.
SEGUNDA. La presente circular rige a partir de su publicación.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
CÉSAR FERRARI Ph.d
Superintendente Financiero de Colombia
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6. REGLAS RELACIONADAS CON EL ROL DE LOS ACTUARIOS DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS
6.1. Definiciones
6.1.1. Actuario: Para efectos de lo previsto en las normas aplicables a las entidades aseguradoras, se entiende como Actuario a aquella persona natural que cuenta con formación profesional y conocimientos estadísticos, matemáticos, financieros y de administración de riesgos, concernientes a los seguros.
6.1.2. Actuario Responsable: Actuario que desempeñe las funciones establecidas en el subnumeral 6.2.1 de este Capítulo.
6.1.3. Actuario Responsable Externo: Actuario Responsable que no tenga una relación laboral con la entidad aseguradora.
6.1.4. Cálculo Actuarial: Cómputo, cuenta, estudio o investigación matemática, que debe ser ejecutado por un Actuario.
6.2. Actuario Responsable
De acuerdo con los artículos 2.31.4.1.2 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras deben designar a un “actuario de la compañía”, de conformidad con lo previsto en el presente subnumeral.
6.2.1. Funciones del Actuario Responsable
Las entidades aseguradoras deben contar con un Actuario que, sin perjuicio de las funciones asignadas por cada entidad, tiene la responsabilidad de:
6.2.1.1. Certificar la suficiencia de las reservas técnicas constituidas por la entidad aseguradora.
6.2.1.2. Emitir los soportes técnicos actuariales que certifiquen la suficiencia de las reservas reportadas por la entidad aseguradora.
6.2.1.3. Emitir y certificar la metodología de cálculo de la reserva de riesgos en curso para aquellos riesgos en que la distribución del riesgo no es uniforme.
6.2.1.4. Emitir el sustento actuarial para excluir del cálculo de la reserva de insuficiencia de primas a aquellos siniestros de alta severidad y baja frecuencia.
6.2.1.5. Emitir los estudios actuariales que sustentan el cálculo de la reserva matemática.
6.2.1.6. Certificar el cálculo del pasivo por participación de utilidades en los ramos de seguros en que dicha participación sea procedente por disposición legal, reglamentaria o contractual.
6.2.1.7. Las demás funciones que la normatividad vigente asigne al Actuario Responsable.
6.2.2. Designación
La junta directiva de cada entidad aseguradora debe designar al Actuario Responsable, quien debe reunir, como mínimo, las siguientes características:
6.2.2.1. Tener experiencia comprobable de al menos 5 años en elaboración de notas técnicas, cálculo de reservas y fijación de tarifas, relacionadas con la industria aseguradora.
6.2.2.2. Tener un título de educación superior que comprenda el núcleo básico de conocimiento de economía, matemáticas, estadística, ingeniería y/o carreras afines, otorgado por una institución de educación superior nacional o internacional.
La junta directiva debe evaluar la exigencia de requisitos adicionales que le permitan constatar la idoneidad y la preparación académica para el desempeño de las funciones del Actuario Responsable, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de los seguros comercializados por la entidad aseguradora. En línea con las mejores prácticas internacionales, es recomendable que la persona designada pertenezca a una asociación profesional que sea miembro pleno de la Asociación Internacional de Actuarios.
La designación del Actuario Responsable se configurará con el acta de la junta directiva donde conste el nombramiento. Las entidades deben remitir a la SFC una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad aseguradora, en la cual se notifique la designación del Actuario Responsable, dentro de los 15 días hábiles siguientes a dicha designación. Cualquier novedad relacionada con la función del Actuario Responsable debe ser reportada por la entidad dentro del mismo término.
Las entidades pueden designar a un Actuario Responsable suplente, siempre y cuando éste cumpla con los requerimientos establecidos en este capítulo. La designación del suplente debe reportarse en los mismos términos del párrafo anterior.
6.2.3. Responsabilidades de la entidad aseguradora
La entidad aseguradora debe:
6.2.3.1. Responder por los actos u omisiones del Actuario Responsable en el ejercicio de sus funciones, sin que pueda exonerarse de dicha responsabilidad.
6.2.3.2. Abstenerse de exonerar o limitar la responsabilidad del Actuario Responsable derivada del ejercicio de sus funciones.
6.2.3.3. Garantizar que el Actuario Responsable cuente con las facultades para exigir a las áreas responsables la información necesaria para el ejercicio de sus funciones y con el apoyo efectivo de los administradores de la entidad aseguradora para obtenerla.
6.2.3.4. Establecer mecanismos de reporte directo del Actuario Responsable a la junta directiva y al revisor fiscal de la entidad aseguradora.
6.2.3.5. Implementar políticas y procedimientos para que el Actuario Responsable conozca oportunamente la información y las decisiones que puedan impactar el cumplimiento de sus funciones.
6.2.4. Independencia
PARTE II TÍTULO IV CAPÍTULO II
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El Actuario Responsable debe ejercer sus funciones con independencia técnica frente a los administradores de la entidad aseguradora distintos a la junta directiva. En caso de presentarse diferencias de criterio entre los administradores de la entidad y el Actuario Responsable en relación con el cumplimiento de sus funciones, éstas deben quedar documentadas junto con las decisiones que se adopten e incluirlas en los reportes que presente a la junta directiva.
Para tal efecto, la junta directiva de la entidad aseguradora debe:
6.2.4.1. Garantizar que el Actuario Responsable tenga a su disposición los recursos tecnológicos, humanos y físicos suficientes e idóneos para desempeñar sus funciones con la debida independencia.
6.2.4.2. Dictar políticas o directrices que aseguren que las decisiones del Actuario Responsable sean objetivas y su opinión técnica se sujete a los principios técnicos de equidad y suficiencia establecidos en el numeral 1.2.2 de este Capítulo.
6.2.4.3. Garantizar que el Actuario Responsable no ejerza labores que puedan generar conflictos de interés con las funciones listadas en el numeral 6.2.1 de este Capítulo. En tal sentido, no puede ejercer funciones comerciales, de suscripción, de tarifación, de indemnizaciones, y en general, funciones relacionadas con la operación de los seguros comercializados por la entidad aseguradora.
6.2.4.4. Dictar políticas o directrices que aseguren que la remuneración del Actuario Responsable no esté atada al cumplimiento de metas que afecten la objetividad de sus conceptos y decisiones. Se presume que la remuneración en función del resultado técnico de una línea de negocio, ramo, producto de seguros, afecta la objetividad de Actuario Responsable para ejercer sus funciones.
6.2.5. Actuario Responsable Externo
La entidad aseguradora puede contratar a un Actuario Responsable Externo, al cual le son aplicables las instrucciones establecidas en los numerales 6.2.1 a 6.2.4 de este capítulo. Adicionalmente, la entidad aseguradora debe:
6.2.5.1. Velar por que el Actuario Responsable Externo revele y administre los potenciales conflictos de interés, incluyendo aquellos derivados de relaciones contractuales del Actuario Responsable con terceros.
6.2.5.2. Verificar que el Actuario Responsable Externo cuenta con la capacidad técnica y operativa suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones. Se considera que el Actuario Responsable Externo carece de capacidad operativa suficiente cuando opera como tal en más de 5 entidades aseguradoras.
6.2.5.3. Garantizar que el Actuario Responsable conteste oportunamente a los requerimientos de la SFC y asista a las convocatorias efectuadas por ésta.
6.3. Requisitos para la certificación de suficiencia de las reservas técnicas
De acuerdo con el Parágrafo del art. 2.31.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los estados financieros mensuales de las entidades aseguradoras deben estar acompañados de un soporte técnico en el que el Actuario Responsable certifique la suficiencia de las reservas reportadas.
6.3.1. Contenido de la certificación de la suficiencia de las reservas técnicas
La certificación de suficiencia de las reservas técnicas de la entidad aseguradora, emitida mediante documento físico o electrónico por parte del Actuario Responsable, debe contener su concepto sobre la suficiencia de las reservas técnicas para cada ramo de seguro que opere la entidad aseguradora. Dicha certificación debe permanecer a disposición de la SFC y remitirse a esta entidad sólo en cualquiera de los siguientes casos: (i) anualmente con los estados financieros con corte a 31 de diciembre; (ii) cuando en la evaluación de la suficiencia de reservas técnicas se incluyan hallazgos, observaciones, recomendaciones, o se presenten inconsistencias con las metodologías o cuantificaciones realizadas, y (iii) cuando la entidad aseguradora modifique alguna de las metodologías de cálculo de las reservas técnicas. En estos casos la certificación debe remitirse en el mismo término de remisión de los estados financieros del mes objeto de revisión y debe contener como mínimo los siguientes elementos:
6.3.1.1. Datos básicos
6.3.1.1.1. Nombre o razón social de la entidad aseguradora para la cual se emite la certificación
6.3.1.1.2. Tipo y código de la entidad aseguradora asignado por la SFC
6.3.1.1.3. Nombre y firma del Actuario Responsable
6.3.1.1.4. Tipo y número de identificación del Actuario Responsable
6.3.1.1.5. Número y Fecha del acta de nombramiento del Actuario Responsable por parte de la junta directiva
6.3.1.1.6. Fecha de corte objeto de certificación
6.3.1.1.7 Número de afiliación o membresía y nombre de la asociación de actuarios a la que pertenece el Actuario Responsable, cuando sea aplicable.
6.3.1.2. Evaluación de la suficiencia de las reservas técnicas
6.3.1.2.1. Declaración de suficiencia
El Actuario Responsable debe expresar, de manera clara y concisa, un juicio sobre si las reservas técnicas constituidas por la entidad aseguradora son suficientes para respaldar las obligaciones contraídas en los contratos de seguro y si cumplen las exigencias regulatorias vigentes. Para el efecto, la certificación del actuario debe incluir variables tales como horizontes de tiempo, niveles o intervalos de confianza, supuestos e hipótesis acordes con la naturaleza de los ramos sobre los cuales se emite la certificación. La declaración de suficiencia no debe contener afirmaciones ambiguas o que no den certeza sobre el juicio de suficiencia.
Para la emisión del concepto de que trata el párrafo anterior, el Actuario Responsable debe verificar que existe coherencia entre sus estimaciones del monto al que ascienden las reservas técnicas y la información reportada por la entidad aseguradora en los estados financieros. De igual forma deberá establecer, en el caso que aplique, la cuantía de las desviaciones que se an detectado en cada reserva técnica por ramo o tipo de reserva de acuerdo a los tipos establecidos en el art 2.31.4.1.2 Decreto 2555 de 2010 frente a las estimaciones del Actuario Responsable.
PARTE II TÍTULO IV CAPÍTULO II
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En caso de que la entidad aseguradora tenga agregaciones de ramos para la estimación de la reserva de siniestros ocurridos no avisados, que cumplan lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 2.31.4.4.7 del Decreto 2555 de 2010, el concepto sobre la suficiencia de las reservas corresponderá al del grupo de ramos.
El Actuario Responsable debe firmar la declaración de suficiencia de reservas técnicas y con ello certifica que el documento fue elaborado y emitido de manera libre e independiente, de conformidad con el subnumeral 6.2.4 de este capítulo.
6.3.2. Soportes de las declaraciones de suficiencia
Junto con la certificación de la suficiencia de las reservas que corresponda a la información con corte a 31 de diciembre de cada año, el Actuario Responsable debe incorporar los análisis adicionales descritos en este subnumeral, respecto de las declaraciones de suficiencia del año calendario inmediatamente anterior. El Actuario Responsable debe remitir un documento que contenga la descripción de los procedimientos adelantados, las metodologías utilizadas y las conclusiones de su análisis.
Cuando la entidad aseguradora modifique alguna de las metodologías descritas, el Actuario Responsable debe presentar en la certificación correspondiente el análisis de la nueva metodología, detallando sus procedimientos, supuestos e impacto que estos cambios tienen, salvo que dicha modificación sea producto de una obligación regulatoria.
6.3.2.1. Análisis de la metodología de cálculo de las reservas técnicas
Para sustentar la declaración de suficiencia de las reservas técnicas, anualmente el Actuario Responsable debe llevar a cabo un análisis que permita determinar que las metodologías utilizadas para el cálculo de las reservas técnicas son técnicamente adecuadas y cumplen con la normatividad vigente. Según corresponda a cada una de las reservas técnicas, el análisis debe tener en cuenta la calidad de los datos utilizados, la pertinencia de los supuestos, pruebas de estrés, análisis de backtesting y los procedimientos que componen la metodología de cálculo definida por la entidad aseguradora.
6.3.2.2. Evaluación de la valoración de las contingencias a cargo de las reaseguradoras
Para sustentar la declaración de consistencia de las contingencias a cargo de las reaseguradoras, anualmente el Actuario Responsable debe llevar a cabo un análisis que permita determinar que la metodología de cuantificación del valor del activo por contingencias a cargo de la reaseguradora, para cada reserva técnica constituida, es técnicamente adecuada y cumple con la normatividad vigente.
Adicionalmente, anualmente deben efectuarse los análisis de las metodologías de determinación de transferencia de riesgo en los contratos de reaseguro no proporcional suscritos por ramo, según corresponda a la normatividad vigente. A partir de dichos análisis el Actuario Responsable debe manifestar de manera clara su juicio respecto de la pertinencia de dichas metodologías para cumplir con los requerimientos regulatorios.
6.3.2.3. Actividades adicionales
6.3.2.3.1. Calidad de la información
El Actuario Responsable debe verificar la consistencia e integridad de la información empleada, particularmente que los datos empleados son suficientes, confiables y precisos para el cálculo de las reservas técnicas y la valoración del activo por contingencias a cargo de las reaseguradoras.
Cuando el Actuario Responsable no cuente con toda la información para realizar la valoración de una reserva técnica y requiera para ello emplear supuestos o hacer estimaciones, debe tener soporte de los métodos y supuestos utilizados, incluyendo la información que los sustenta. Adicionalmente, debe indicar las razones por las cuales no cuenta con la información suficiente y que justifican la utilización de dichos supuestos y estimaciones.
6.3.2.3.2. Acciones correctivas frente a certificaciones anteriores
El Actuario Responsable debe hacer una descripción de las acciones correctivas tomadas frente a anomalías detectadas y reportadas en los dictámenes sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas correspondientes a certificaciones anteriores. En este reporte de las acciones correctivas, el Actuario Responsable debe incluir su concepto respecto de la efectividad de las acciones tomadas para subsanar las anomalías identificadas. En el caso en que las acciones correctivas requieran un plan de acción, este debe ser incorporado en el reporte.
6.3.2.3.3. Hallazgos relevantes
El Actuario Responsable debe hacer una breve descripción de los hallazgos relevantes que complementen las declaraciones emitidas, incluyendo los eventos que pueden dar lugar a cambios o anomalías en la implementación de metodologías y los eventos que hayan obstaculizado el ejercicio de las funciones del Actuario Responsable.
6.3.3. Información a cargo del Actuario Responsable
En adición a lo establecido para la certificación de suficiencia de las reservas técnicas, las entidades aseguradoras, por conducto del Actuario Responsable, deben tener a disposición de la SFC soportes detallados sobre la siguiente información:
6.3.3.1. Actividades de revisión y soportes técnicos de los análisis requeridos para la certificación de suficiencia: Las actividades que desarrolla el Actuario Responsable y su equipo de trabajo para cumplir las funciones relacionadas con la evaluación de la suficiencia de las reservas técnicas y de la consistencia del activo por contingencias a cargo de reaseguradoras.
En dichas constancias debe ser posible comprobar los objetivos, las actividades planeadas, el cronograma de ejecución de las mismas y la documentación sobre los procedimientos y supuestos empleados para llevar a cabo tales actividades.
6.3.3.2. Actividades de verificación de la consistencia e integridad de la información: Los procedimientos utilizados para validar y verificar que la información proporcionada por la entidad aseguradora sea confiable, completa y consistente.
La información relativa al cumplimiento de las funciones del Actuario Responsable debe conservarse por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad.
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