CIRCULAR EXTERNA 22 DE 2017
( Septiembre 21 )
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 421 de 22 de septiembre de 2017
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS
Referencia: Instrucciones relativas al depósito de pólizas y notas técnicas
Apreciados señores:
Como es de su conocimiento, de acuerdo con el numeral 1 del artículo 184 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), los modelos de las pólizas y anexos comercializados por las entidades aseguradoras deben enviarse a la Superintendencia Financiera para su correspondiente depósito, en las condiciones que este organismo determine.
Con el fin de facilitar a los consumidores financieros la consulta de información relacionada con las pólizas y anexos ofrecidos en el mercado de seguros, esta Superintendencia actualiza tecnológicamente el procedimiento de depósito de pólizas y establece mecanismos de consulta para el público en general para dicha información. Esta actualización tecnológica pretende fortalecer los mecanismos para el suministro de información clara, suficiente y oportuna disponible para los consumidores financieros y hacer más eficiente el envío de información por parte de las entidades aseguradoras.
Para tal efecto, se crea en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) el link para la consulta pública del depósito de pólizas y anexos y se actualizan las instrucciones para el respectivo suministro de información, a cargo de las entidades aseguradoras.
En razón de lo expuesto, esta Superintendencia, en ejercicio de sus facultades establecidas en el numeral 1 del artículo 184 y el literal a) del numeral 3 del artículo 326 del EOSF, el artículo 9 de la Ley 1328 de 2009 y el numeral 5 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Depósito de pólizas, anexos y notas técnicas. Modificar el numeral 1.2.3.1 del Capítulo II del Título IV de la Parte II de la Circular Básica Jurídica (CBJ), en lo relativo al depósito de las pólizas, sus anexos y notas técnicas.
SEGUNDA: Plazo para el registro de productos de seguros en SIRI. Las entidades aseguradoras deben registrar en el SIRI las pólizas, sus anexos y las notas técnicas de los contratos de seguros vigentes en un plazo de 6 meses a partir de la entrada en vigencia de esta Circular.
Sólo podrán registrarse productos que hayan sido previamente depositados en la SFC y cuenten con un número de radicación.
TERCERA: Registro de productos de seguros nuevos en SIRI. Las pólizas, anexos y notas técnicas depositados por primera vez ante la SFC después de la entrada en vigencia de esta Circular, deben radicarse a través de SIRI, previamente a la fecha prevista para iniciar su utilización, de conformidad con el numeral 1.2.3.1 del Capítulo II del Título IV de la Parte II de la CBJ.
CUARTA: Eliminación de correos electrónicos. Eliminar los correos electrónicos 360polizas@superfinanciera.gov.co y 422notastecnicas@superfinanciera.gov.co, creados con anterioridad a esta Circular para la remisión de pólizas y notas técnicas.
QUINTA: Vigencia. La presente circular rige a partir de su publicación.
Se anexan las páginas modificadas.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiera de Colombia
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1.2.2.3. Homogeneidad: Los elementos de la muestra objeto de estudio deben tener características comunes de tipo cualitativo y cuantitativo. Además, deben escogerse cumpliendo supuestos de aleatoriedad e independencia.
1.2.2.4. Representatividad: El tamaño de la muestra debe corresponder a un número objetivo de elementos de la población que garantice un nivel de significación razonable y cubra un período adecuado, de manera que el cálculo de los estimadores presente un bajo nivel de error.
1.2.2.5. Riesgos especiales o novedosos: En términos del literal c. numeral 3 del art. 184 del EOSF, solamente tratándose de riesgos especiales o de carácter novedoso respecto de los cuales no resulte viable obtener la información necesaria para efectuar el estudio estadístico pertinente, puede prescindirse de sustentar la tarifa con las exigencias enunciadas. En tales eventos, resulta necesario acreditar el respaldo de un reasegurador de reconocida solvencia técnica y financiera, el cual debe definir la tasa pura de riesgo siendo responsabilidad de la entidad aseguradora señalar el factor de gastos.
1.2.3. Remisión de pólizas y tarifas a la SFC
1.2.3.1. Depósito de pólizas y anexos
Las entidades aseguradoras deben depositar en la SFC el modelo de póliza y anexos del ramo o ramos que explota, pues lo consignado en tales documentos se deben tener como condiciones del contrato en los casos en que no aparezca que hayan sido expresamente acordadas, según lo establece el parágrafo del art. 1047 del C.Cio. Esta disposición debe interpretarse armónicamente con lo dispuesto en el numeral 1 del art. 184 del EOSF según el cual los modelos de las pólizas y tarifas deben ponerse a disposición de la SFC antes de su utilización en la forma y con la antelación que determine con carácter general.
La SFC lleva el depósito de los modelos de las pólizas y anexos que se remiten en cumplimiento a dicho deber legal, los cuales, además de estar a disposición del público en general en los términos del art. 24 y siguientes del CPACA, obran para los efectos dispuestos en el art. 1047 C.Cio. La SFC ordena de manera sistematizada las pólizas y anexos por entidad y ramo y en orden cronológico. Se entiende que el modelo vigente es el último depositado en orden cronológico. Para tal efecto, la SFC cuenta con mecanismos adecuados de atención en línea para la consulta de los modelos y anexos por parte del público en general mediante la página web, así como para la consulta cuando se den los presupuestos indicados en el mencionado art. 1047 del C.Cio.
El acto de enviar los modelos de las pólizas y demás documentos en sí mismo no supone un pronunciamiento de la SFC sobre la legalidad de los mismos y se lleva exclusivamente para efectos del depósito y del art. 1047 del C.Cio.
Lo anterior, se debe entender sin perjuicio de la facultad que tiene el ente de control de verificar en cualquier momento las pólizas y tarifas de conformidad con el literal j. numeral 3 del art. 326 del EOSF, función que se lleva a cabo en los términos indicados en el siguiente numeral y sin perjuicio del deber que tiene la SFC de autorizar las pólizas y tarifas en los eventos en que se trate de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.
| Campo | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Descripción | Fecha a partir de la cual se utiliza | Tipo y número de la Entidad | Tipo de documento | Ramo al cual accede | Identificación interna de la proforma | Canal de Comercialización |
| Formato | 10 dígitos dd/mm/aaaa | 4 dígitos | 1 carácter | 2 dígitos | 16 caracteres | 4 caracteres |
Campo 1: Indicación de la fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (día/mes/año). Tratándose de pólizas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entiende que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización.
Campo 2: Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de entidades de seguros generales (13), de vida (14), o cooperativa (15) y el individual asignado a la entidad en la SFC.
Campo 3:
P - Si corresponde a una póliza
A - Si corresponde a un amparo adicional o anexo
Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.1 del presente Capítulo.
Campo 5: identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora.
Los campos deben estar separados entre sí por un guion (-).
1.2.3.1.7. Nota técnica correspondiente
1.2.3.2. Evaluación de pólizas
Corresponde a la SFC evaluar que las pólizas y tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta Entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley. Con tal fin, en cualquier momento –incluso en las visitas de supervisión in-situ- puede formular las observaciones a las pólizas depositadas para que se adecuen a lo prescrito en la normatividad.
En los eventos en que se efectúen modificaciones a los modelos de las pólizas ya sea por orden de la SFC o por iniciativa de la entidad aseguradora, se debe remitir un nuevo ejemplar a fin de que éste repose en el depósito, indicando claramente la variación introducida y dejando expresa constancia en el sentido de que el producto no ha sido objeto de modificaciones adicionales a las enunciadas.
1.2.3.3. Evaluación de tarifas
Para efectos de la verificación permanente de los requisitos jurídicos y técnicos de las tarifas, las entidades aseguradoras deben mantenerlas a disposición de la SFC, clasificadas por ramos, junto con los elementos documentales y soportes estadísticos correspondientes, salvo cuando deban remitirse por tratarse de la autorización o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.
Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el literal a. del art. 2.31.4.1.6 del Decreto 2555 de 2010, cuando las entidades aseguradoras de vida envíen los productos de seguros con reserva matemática que van a comercializar, deben remitir las notas técnicas de los mismos, especificando el nombre comercial del producto al cual acceden, las bases técnicas y los factores de reserva, de acuerdo con lo dispuesto en el subnumeral 1.8 del presente Capítulo. Tratándose de seguros de vida de ahorro con participación resulta necesario informar la manera como se estructurará el fondo que se establece en el art. 6, literal b. del Decreto 839 de 1991 y las reglas para su funcionamiento.
1.2.4. Incumplimiento de exigencias legales
El incumplimiento de cualquiera de los requisitos legales antes señalados es causal para que la SFC prohíba la utilización de la póliza o tarifa correspondiente hasta tanto se acredite el cumplimiento del requisito respectivo o, incluso, pueda suspenderse el certificado de autorización de la entidad cuando tales deficiencias resulten sistemáticas. Ello sin perjuicio de las sanciones legales procedentes.
1.3. Negocios en coaseguro
Para una adecuada gestión de los riesgos propios, los negocios que las entidades aseguradoras lleven en coaseguro deben acogerse al siguiente procedimiento:
1.3.1. Aspectos generales
El registro contable de las operaciones de coaseguro debe respaldarse en las copias de las pólizas, anexos y certificados expedidos por la aseguradora líder para tal efecto, los cuales constituyen la prueba de dicho asiento.
El pago de comisiones, impuesto a las ventas y retención en la fuente, cuando a ello hubiere lugar, constituyen obligaciones a cargo de la entidad aseguradora líder. Lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho que le asiste a la aseguradora líder de cobrarle a las coaseguradoras aceptantes la parte que les corresponda asumir de las comisiones pagadas.
1.3.2. Expedición
Una vez acordadas las condiciones técnicas, financieras y administrativas del negocio, la entidad que actúa como líder debe expedir los respectivos documentos, pólizas, certificados y anexos, y remitir copia de los mismos a las aceptantes del coaseguro dentro de los 5 días hábiles siguientes a tal expedición.
