CIRCULAR EXTERNA 23 DE 2018
( Noviembre 14 )
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 466 de 23 de noviembre de 2018
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSAS DE VALORES, EMISORES DE VALORES, DEPÓSITOS CENTRALIZADOS DE VALORES Y BOLSAS DE VALORES.
Referencia: Instrucciones relativas a las obligaciones especiales aplicables a las sociedades comisionistas de bolsas de valores frente a inversiones con baja transaccionalidad en acciones, operaciones de intermediación de bajo monto, operaciones de adquisición de acciones cuando el emisor actúe como depositante directo, e inversionistas con inversiones existentes en valores.
Apreciados señores:
Esta Superintendencia está evaluando permanentemente alternativas para impulsar el desarrollo del mercado de valores mediante la participación de nuevos inversionistas y la masificación de diferentes segmentos del mercado. Con el propósito de promover y afrontar problemas propios del mercado accionario y fomentar el acceso de pequeños inversionistas a productos del mercado de valores, este Despacho, en ejercicio de sus facultades legales y en particular las establecidas en el numeral 5o de artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera pertinente impartir las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Adicionar el numeral 3 del Capítulo I del Título III de la Parte III de la Circular Básica Jurídica, relativo a las inversiones con baja transaccionalidad en acciones.
SEGUNDA: Adicionar el numeral 4 del Capítulo I del Título III de la Parte III de la Circular Básica Jurídica, relativo a las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores.
TERCERA: Adicionar el numeral 5 del Capítulo I del Título III de la Parte III de la Circular Básica Jurídica, relativo a la asesoría y el deber de información en operaciones de adquisición de valores cuando el emisor actúe como depositante directo.
CUARTA: Adicionar el numeral 6 del Capítulo I del Título III de la Parte III de la Circular Básica Jurídica, relativo al deber de información frente a inversionistas con inversiones existentes en acciones.
QUINTA: Modificar los subnumerales 4.2.2.1.7 y 4.2.2.2.1.8.1.1 del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de introducir instrucciones especiales relativas a la vinculación de inversionistas en operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores y a la actualización de información en inversiones con baja transaccionalidad en acciones.
La presente circular rige a partir de su publicación.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiero de Colombia
P 1 Tit IV Cap IV - Sarlaft y microinversionistas
4.2.2.1.6. Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.
4.2.2.1.7. Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.
En el caso de: (i) las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el art. 2.25.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010, (ii) los créditos educativos de fomento para personas naturales a los que se refiere el art. 10.7.1.1.8 el mismo Decreto, (iii) las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura de que trata el numeral 5. del Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular, (iv) los depósitos electrónicos que cumplan las características previstas en los artículos 2.1.15.2.2 y 2.1.15.2.5 del Decreto 2555 de 2010, (v) los créditos de consumo de bajo monto referidos en el Título 16, Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y (vi) los seguros tomados por personas naturales o jurídicas que cumplan los siguientes requisitos de forma simultánea: (a) que el valor asegurado sea igual o inferior a 135 SMMLV y (b) que el máximo pago bimestral de la prima sea igual o inferior a la novena parte de 1 SMMLV, (vii) las cuentas de ahorro pensional correspondientes a los aportes obligatorios del régimen de ahorro individual a que se refieren los art. 59 y siguientes de la Ley 100 de 1993, (viii) las cuentas del auxilio de cesantías al que se refieren los art. 98 y siguientes de la Ley 50 de 1990, y (ix) las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores; el proceso para llevar a cabo el conocimiento de los clientes debe comprender la individualización de los mismos a través de la verificación de la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. Esta verificación se debe llevar a cabo al momento de la vinculación del cliente, salvo en el caso de las cuentas del auxilio de cesantías en los que se hará al momento del retiro de los recursos. En el caso de los seguros aquí referidos, la verificación de la identidad del tomador debe efectuarse al momento de la vinculación del cliente y la de los beneficiarios durante el trámite de la reclamación del siniestro.
Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente Capítulo, para tales trámites o productos, aplican únicamente respecto de los mismos. Por lo tanto, en el evento en que un cliente que cuente con uno de tales productos decida adquirir un producto o servicio diferente de aquéllos, las entidades vigiladas deben dar pleno cumplimiento a las disposiciones vigentes.
4.2.2.1.8. Establecer procedimientos de conocimiento del cliente más estrictos e incrementar el grado y naturaleza del monitoreo de las relaciones comerciales establecidas con personas naturales o jurídicas provenientes de países de mayor riesgo o cuyos recursos provengan de dichos países, conforme a lo establecido por GAFI.
4.2.2.2. Mecanismos
Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo efectuar un adecuado:
4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente -actual y potencial-
4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado
4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales
4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas
4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente
El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma.
Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero.
Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aun cuando pertenezcan a un mismo grupo.
Las entidades vigiladas no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo. La vinculación de personas jurídicas debe estar soportada por un documento actualizado que certifique la existencia y representación de la misma, expedido por una entidad competente.
Las instrucciones contenidas en el presente subnumeral deben aplicarse igualmente respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de una entidad.
4.2.2.2.1.1. Datos indispensables para conocer de manera permanente y actualizada:
4.2.2.2.1.1.1. Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.
Las entidades deben tomar medidas razonables para obtener el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales y consultar, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia.
Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad. Cuando el cliente o el propietario de una participación superior al 5% del capital de un cliente es una sociedad comercial que cotiza en bolsa de valores y está sujeta a requisitos de revelación de información en el mercado de valores, no es necesario identificar a los beneficiarios finales de dichas sociedades.
4.2.2.2.1.1.2. Actividad económica.
4.2.2.2.1.1.3. Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
4.2.2.2.1.1.4. Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones.
4.2.2.2.1.2. Metodologías para conocer al cliente:
PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO IV PÁGINA 6
Circular Externa 023 de 2018 Noviembre de 2018
4.2.2.2.1.6.9. Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Departamento Administrativo para la Prosperidad Social siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.
4.2.2.2.1.6.10. Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el subnumeral 4.2.2.2.1. del “Conocimiento del cliente”.
4.2.2.2.1.6.11. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplica dicha excepción.
4.2.2.2.1.6.12. Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el art. 2.25.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.
4.2.2.2.1.6.13. Los fondos de inversión colectiva en los que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008. Dicha excepción se aplica exclusivamente para la inversión de los citados recursos.
4.2.2.2.1.6.14. Las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 5 del Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular.
4.2.2.2.1.6.15. Los créditos educativos de que trata el art. 10.7.1.1.8. del Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior -ICETEX- debe contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza.
4.2.2.2.1.6.16. Las transferencias de recursos de que trata el art. 1 del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por éstas. Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el Fondo sitúe en los fondos de inversión colectiva de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la Administración del Fondo, cuentan con 20 días para obtener la información respectiva.
4.2.2.2.1.6.17.
Los depósitos electrónicos que cumplan las características previstas en los artículos 2.1.15.2.2 y 2.1.15.2.5 del Decreto 2555 de 2010, las cuentas de ahorro con trámite simplificado cuyos saldos máximos no excedan en ningún momento 3 SMMLV, de acuerdo con lo señalado por el subnumeral 5.4 del Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular y los créditos de consumo de bajo monto referidos en el Título 16, Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, están exceptuados, además, de las obligaciones contenidas en las siguientes disposiciones del presente Capítulo:
4.2.2.2.1.6.17.1. Los subnumerales 4.2.2.2.1.1.2 y 4.2.2.2.1.1.3 del “Conocimiento del cliente”.
4.2.2.2.1.6.17.2. El subnumeral 4.2.2.2.1.7 de las “Personas públicamente expuestas”
4.2.2.2.1.6.17.3. El subnumeral 4.2.2.2.2 del “Conocimiento del mercado”.
4.2.2.2.1.7. Personas públicamente expuestas
El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación y monitoreo de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. Estas se denominan personas públicamente expuestas, concepto que incluye: personas expuestas políticamente -según lo establecido en el Decreto 1674 de 2016-, representantes legales de organizaciones internacionales y personas que gozan de reconocimiento público. Las entidades deben establecer criterios para la clasificación de clientes que gocen de reconocimiento público como personas públicamente expuestas.
En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes o beneficiarios finales que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan. Dichos procedimientos deben prever herramientas de identificación de: (i) beneficiarios finales, (ii) administradores, en el sentido establecido en el art. 22 de la Ley 222 de 1995, en caso de que el cliente sea persona jurídica, (iii) las personas que tengan sociedad conyugal, de hecho, o de derecho, con las personas públicamente expuestas, (iv) los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de las personas públicamente expuestas.
Dichas personas deben tener el mismo tratamiento que las personas públicamente expuestas respecto de procedimientos más exigentes de vinculación y monitoreo del cliente y sus operaciones. En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes debe llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad.
El evento en que un cliente, accionista, administrador o beneficiario final de la entidad vigilada pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, debe informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones y al personal encargado del seguimiento de clientes y beneficiarios finales y aplicar los procedimientos establecidos para las personas públicamente expuestas.
4.2.2.2.1.8. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente
4.2.2.2.1.8.1. Parámetros mínimos:
4.2.2.2.1.8.1.1. Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar, como mínimo anualmente, los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos, la actualización se debe llevar a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. Para el caso de las inversiones con baja transaccionalidad en acciones, la actualización se debe llevar a cabo cuando el inversionista solicite la realización de una nueva operación, de manera previa a su ejecución. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados, en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponde a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente.
4.2.2.2.1.8.1.2. Salvo lo dispuesto en el siguiente subnumeral de los “Procedimientos especiales para la realización de entrevistas”, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual debe dejarse constancia
PARTE I – TÍTULO IV – CAPÍTULO IV PÁGINA 10
Circular Externa 023 de 2018 Noviembre de 2018
P 3 Tit III Cap I - SCBV y microinversionistas
PARTE III.
MERCADO DESINTERMEDIADO.
TÍTULO III
SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES
CAPÍTULO I.
DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERACIONES DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES
1. CONSTITUCIÓN DE PÓLIZAS
Para obtener y conservar la inscripción en el RNAMV las firmas comisionistas de bolsa de valores deben constituir pólizas de seguros que incorporen las coberturas mínimas que establezcan las bolsas de valores, así como otorgar las demás garantías que dichas instituciones determinen, sin perjuicio de las pólizas adicionales que cada firma comisionista deba tomar para el cubrimiento de sus propios riesgos.
Las bolsas de valores deben informar a la SFC y al mercado sus políticas en relación con pólizas de seguros y garantías adicionales, así como sobre su cumplimiento y el alcance de la protección que en cada caso dichas pólizas y garantías proporcionen a cada sociedad comisionista de bolsa de valores.
2. PROHIBICIONES EN EL DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD
A las sociedades comisionistas de bolsa de valores les está prohibida la utilización de los fondos que reciban por cuenta de sus comitentes, en razón por ejemplo de la venta o redención de un título. En consecuencia, es su deber mantener exclusivamente en caja o en bancos las sumas de dinero que hayan recibido de parte de sus clientes o por cuenta de éstos.
3. INVERSIONES CON BAJA TRANSACCIONALIDAD EN ACCIONES
Se entienden como inversiones de baja transaccionalidad en acciones aquellos portafolios de propiedad de personas naturales en los que no se hayan presentado operaciones con las acciones que los componen por un periodo de doce (12) meses continuos.
3.1. Instrucciones especiales respecto de la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo de las inversiones con baja transaccionalidad en acciones
Para las inversiones con baja transaccionalidad en acciones, la actualización de los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación se debe llevar a cabo cuando el inversionista solicite la realización de una nueva operación, de manera previa a su ejecución.
3.2. Entrega de información
Las SCBV pueden establecer políticas diferenciadas para la entrega de información a los inversionistas con baja transaccionalidad en acciones, las cuales deben estar publicadas en la página web de la SCBV o cualquier otro mecanismo que permita su consulta por parte del público en general, siempre que cumplan con los siguientes requisitos mínimos:
3.2.1. Las SCBV deben estar en capacidad de poner a disposición de los inversionistas todos los extractos y certificaciones relacionados con su inversión.
3.2.2. Las SCBV deben establecer y publicar en su página web el procedimiento aplicable para la consulta y/o remisión de extractos y certificaciones a los inversionistas.
3.2.3. Las SCBV deben remitir por medios físicos o electrónicos verificables los extractos y certificaciones a los inversionistas cuando éstos lo soliciten expresamente. El tipo de medio o medios a utilizarse para la remisión será determinado por la SCBV, y debe quedar consignado en el contrato respectivo.
3.3 Tarifas
Las SCBV deben publicar las tarifas aplicables a las inversiones con baja transaccionalidad en acciones, las cuáles, en todo caso, deben reflejar las actividades que efectivamente realiza la SCBV.
4. OPERACIONES DE INTERMEDIACION DE BAJO MONTO EN EL MERCADO DE VALORES
4.1 Características
Se entiende por operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores las operaciones que se ejecuten o se vayan a ejecutar en desarrollo de contratos de comisión, administración de portafolios de terceros, o administración de valores, para la adquisición o enajenación de acciones inscritos en el RNVE o de acciones extranjeras listadas en un sistema local de cotización de valores extranjeros, que cumplan con las siguientes condiciones:
4.1.1. Que los inversionistas que las realizan sean únicamente personas naturales.
4.1.2. Que el monto total de las acciones propiedad del inversionista individual no supere las sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR).
Para el cálculo del monto definido en este subnumeral 4.1.2, se tendrá en cuenta el precio al que el inversionista adquirió las acciones y no el precio de mercado diario de las mismas. Adicionalmente, la SCBV deberá verificar las acciones de propiedad del inversionista que tenga o vaya a tener bajo su administración, sin que sea necesario verificar si el inversionista es propietario de más acciones cuya administración esté en cabeza de otra SCBV u otro depositante directo.
4.1.3. Que el monto total mensual de las operaciones que se realizan por cuenta del inversionista no supere las sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR).
Para el cálculo del monto definido en este subnumeral 4.1.3, la SCBV tendrá en cuenta los montos de todas las operaciones de transferencia, adquisición, enajenación, o actos de disposición de acciones a cualquier título que el inversionista haya hecho con la intermediación de la SCBV, sin que sea necesario verificar si el inversionista realizó otras operaciones a través de un intermediario de valores distinto u otro depositante directo.
4.2. Vinculación simplificada
Las SCBV pueden vincular inversionistas mediante el trámite contemplado en el presente numeral para la celebración de operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores. En estos casos, el proceso para llevar a cabo el conocimiento de los clientes debe comprender la individualización de éstos a través de la verificación de la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. Esta verificación se debe llevar a cabo al momento de la vinculación del cliente.
Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente numeral para la vinculación aplican únicamente para las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores. Por lo tanto, en el evento en que el inversionista decida realizar una operación o adquirir un servicio diferente, las SCBV deben actualizar de manera completa la información requerida en los formularios de solicitud de vinculación del cliente, de acuerdo a las disposiciones vigentes, de manera previa a la adquisición del nuevo servicio.
En todo caso, las SCBV deben establecer procedimientos que les permitan verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el subnumeral 4.1. del presente Capitulo, así como el contenido y veracidad de la información suministrada por el inversionista.
4.3. Información a los inversionistas
Las SCBV deben informar claramente a los inversionistas todas las características y restricciones aplicables a estas operaciones, así como los efectos de su incumplimiento.
De otra parte, las SCBV deben suministrar a los clientes información clara, completa y oportuna sobre los medios y canales habilitados para la realización de operaciones y transacciones.
4.4. Instrucciones especiales respecto de la administración de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo
4.4.1. Las SCBV deben adoptar mecanismos especiales en sus políticas de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo que les permita administrar los riesgos asociados a las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores, para lo cual pueden:
4.4.1.1. Establecer un número y monto máximo de operaciones permitidas para conservar las características previstas en el subnumeral 4.1 de este Capítulo.
4.4.1.2. Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar operaciones y transacciones.
4.4.1.3. Las demás que consideren necesarias.
4.4.2. En el evento en que el inversionista que se haya vinculado a través de este trámite simplificado decida adquirir un servicio diferente a aquellos establecidos en el numeral 4.1, o cuando realice una operación que resulte en que el monto total de las acciones de su propiedad o el monto total mensual de las operaciones que se realizan por su cuenta, superen los sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR), las SCBV deben actualizar de manera completa la información de conocimiento del cliente requerida en los formularios de solicitud de vinculación, de acuerdo a las disposiciones vigentes, de manera previa a la adquisición del nuevo servicio o de la realización de cualquier operación.
4.5. Diligenciamiento completo de la información de conocimiento del cliente
Cuando alguna de las partes del contrato de comisión, administración de portafolios de terceros o administración de valores decida dar por terminada la relación contractual, por cualquiera de las causales previamente acordadas, el cliente debe diligenciar por completo la información de conocimiento contenida en el formulario de vinculación, de manera previa a que la SCBV proceda a entregar y/o trasladar los valores y/o el dinero que tenía bajo su administración, siempre y cuando para el momento en el que se informe de la voluntad de cualquiera de las partes de terminar la relación contractual, el monto de los valores y/o el dinero de propiedad del inversionista administrados por la SCBV supere los sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR).
5. ASESORÍA Y DEBER DE INFORMACIÓN EN OPERACIONES DE ADQUISICIÓN DE ACCIONES CUANDO EL EMISOR ACTÚE COMO DEPOSITANTE DIRECTO
Cuando un inversionista vaya a adquirir acciones de un emisor que ha decidido actuar como depositante directo de las mismas y el inversionista acepte que el emisor actúe en tal condición respecto de sus acciones, las SCBV a través de las cuales adquieren las mencionadas acciones deben prestar asesoría y cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010. Estos deberes se deben cumplir en el momento de la adquisición, conforme a las siguientes instrucciones.
La referida manifestación de aceptación del inversionista para que el emisor actúe como depositante directo de sus acciones puede hacerse por cualquier medio verificable que habilite la SCBV para el efecto.
5.1. Deber de información
Las SCBV deben informar lo siguiente a los inversionistas, de manera previa y por medios físicos o electrónicos verificables, que pueden incorporar el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados:
5.1.1. Que las acciones se encuentran o encontrarán bajo la administración del emisor que actúa como depositante directo de las mismas en un depósito centralizado de valores.
5.1.2. El contenido del prospecto que corresponde a la emisión y/o el programa de enajenación y reglamento del proceso de democratización, lo cual se podrá hacer con la entrega física o electrónica de estos documentos o indicando claramente la ruta a seguir para ubicarlos en la página web del emisor o en los mecanismos de divulgación de información al público previstos en el Decreto 2555 de 2010. Cuando se trate de acciones negociadas en el mercado secundario, las SCBV deben indicar que la información actualizada del emisor se debe consultar en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE).
5.1.3. Que la actuación de la SCBV abarca únicamente la operación de adquisición de las mencionadas acciones y, por ende, una vez se perfeccione esta operación se terminará la relación contractual entre el inversionista y la SCBV, subsistiendo únicamente la relación entre el inversionista y el emisor, en su calidad de depositante directo.
5.1.4. Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá realizar operaciones posteriores de venta de las mencionadas acciones, incluyendo la posibilidad de que en caso que desee enajenarlas por un monto inferior a sesenta y seis mil (66.000) unidades de valor real (UVR), lo podrá hacer en el mercado mostrador, por fuera de los módulos o sistemas transaccionales de la bolsa de valores y sin necesidad de vincularse a una SCBV, siempre y cuando se cumpla con las previsiones dispuestas en la normatividad aplicable.
5.1.5. Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá adelantar un proceso de vinculación ante las SCBV con el fin de realizar operaciones de venta posteriores sobre las dichas acciones, incluyendo la posibilidad de aplicar lo establecido en el subnumeral 5.3. del presente Capítulo. Asimismo, las SCBV deben informar si existe un programa de recompra por parte del emisor y las condiciones de éste, de ser el caso.
5.1.6. Las tarifas derivadas de la operación de adquisición de las mencionadas acciones, que deberán estar publicadas en su página web, las cuales, en todo caso, deben reflejar las actividades que efectivamente realiza la SCBV.
5.2. Asesoría para la operación de compra de las acciones respecto de las cuales el emisor actúe como depositante directo
Para prestar la asesoría, las SCBV podrán hacer uso de medios físicos o electrónicos que incorporen el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados que permitan:
5.2.1. Establecer el perfil de riesgo del inversionista según la información suministrada por éste.
5.2.2. Ofrecer una explicación previa acerca de los elementos relevantes de la operación de adquisición de las mencionadas acciones.
5.2.3. Informar al cliente que su perfil de riesgo se adecúa a los elementos relevantes de la operación y de las acciones.
5.3. Asesoría para la operación de venta de las acciones respecto de las cuales el emisor actúe como depositante directo
Las SCBV pueden establecer de manera general un perfil de riesgo específico para las operaciones de venta de acciones sobre las cuales el emisor actúa como depositante directo. En consecuencia, cuando un inversionista solicite únicamente la realización de la operación de venta de sus acciones y la posterior entrega de los recursos producto de la misma, la SCBV puede proceder a la ejecución inmediata de esta operación, para lo cual será necesario únicamente informarle al inversionista que se ha verificado que la operación se ajusta a este perfil de riesgo general.
6. DEBER DE INFORMACIÓN FRENTE A INVERSIONISTAS CON INVERSIONES EXISTENTES EN ACCIONES.
En desarrollo de su función de administrar el libro de registro de accionistas de la compañía, el emisor, en cualquier momento, puede tomar la decisión de actuar en calidad de depositante directo de sus acciones ante el respectivo depósito centralizado de valores, en las condiciones que considere pertinentes. En estos casos, el emisor debe manifestar esta decisión expresamente, a través de los mecanismos de divulgación de información al público previstos en el Decreto 2555 de 2010, indicando las condiciones en las cuales va a actuar en esta calidad, el plazo mínimo de antelación con el cual informará cualquier cambio en esta situación, los costos que éste asumirá y/o aquellos que trasladará a los accionistas, los mecanismos que utilizará para informar cualquier modificación en los mencionados costos, el procedimiento que se llevará a cabo para realizar el traslado de depositante directo y cualquier otra que considere relevante. Así mismo, el emisor deberá informar a través de estos mismos mecanismos, cualquier modificación que se presente en relación con las situaciones antes descritas.
Los emisores que actúan como depositantes directos de los inversionistas en los términos de este Capítulo, no asumen las obligaciones propias de los intermediarios del mercado de valores. A partir del momento en que se trasladen los inversionistas al emisor depositante directo, éste debe atender las instrucciones en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo contempladas en el Capítulo VII del Título I de la Parte III de esta Circular. Para los eventos de negociación en el mercado secundario, el emisor de valores que actúe como depositante directo debe cumplir con las instrucciones contenidas en el subnumeral 2.4.2 del mencionado Capítulo VII del Título I de la Parte III.
Los emisores de valores a los que se refiere este numeral 6 pueden llevar a cabo los procedimientos para el conocimiento de los inversionistas en el mercado secundario a los que se refiere el subnumeral 2.4.2 el Capítulo VII del Título I de la Parte III de esta Circular a través de entidades vigiladas, en cuyo caso estas entidades vigiladas deberán cumplir con las instrucciones contenidas en el mencionado subnumeral 2.4.2.
6.1. Inversionistas con información de contacto actualizada que opten porque el emisor actúe como su depositante directo
Cuando un inversionista que tenga acciones frente a las cuales el emisor ha decidido actuar como depositante directo, le informe a su SCBV que ha decido optar porque dicho emisor actúe como depositante directo respecto de sus acciones, las SCBV deben cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010, informándole al respectivo cliente lo siguiente por medios físicos o electrónicos verificables, que pueden incorporar el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados:
6.1.1. Que es propietario de acciones cuyo emisor ha decidido empezar a actuar como depositante directo en un depósito centralizado de valores.
6.1.2. Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá realizar operaciones posteriores de venta de las mencionadas acciones, incluyendo la posibilidad de que en caso de que desee enajenarlas por un monto inferior a sesenta y seis mil (66.000) UVR, lo podrá hacer en el mercado mostrador, por fuera de los módulos o sistemas transaccionales de la bolsa de valores y sin necesidad de vincularse a una SCBV, siempre y cuando se cumpla con las previsiones dispuestas en la normatividad aplicable.
6.1.3. Los mecanismos a través de los cuales las SCBV permitirán la posterior vinculación del inversionista una vez éste pretenda enajenar las mencionadas acciones, incluyendo la posibilidad de aplicar lo establecido en el subnumeral 5.3. del presente Capítulo. Asimismo, las SCBV deben informar si existe un programa de recompra por parte del emisor y las condiciones de éste, de ser el caso.
6.1.4. Que en atención a que terminaría la relación contractual entre la SCBV y el cliente, éste ya no tendrá que sufragar las tarifas derivadas de las labores la SCBV.
6.1.5. Que podrán obtener la información de las mencionadas acciones utilizando los mecanismos que disponga el emisor o el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con el emisor.
6.2. Inversionistas con información de contacto actualizada que opten porque la SCBV continúe actuando como su depositante directo
Cuando un inversionista que tenga acciones frente a las cuales el emisor ha decidido actuar como depositante directo, opte porque la SCBV siga actuando como su depositante directo, la SCBV podrá apoyarse en los mecanismos que disponga el depósito centralizado de valores para cumplir con el servicio de administración de valores establecido en el Título 6 del Libro 9 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. En los casos en que las SCBV decidan hacerlo, deben informar lo siguiente a sus clientes por medios físicos o electrónicos verificables, que pueden incorporar el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados:
6.2.1. Que, para realizar el cobro y pago de dividendos y capital, podrá utilizar los mecanismos que disponga el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con la SCBV.
6.2.2. Que obtendrán la información de las mencionadas acciones utilizando los mecanismos que disponga la SCBV o el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con la SCBV.
6.2.3. La información de las tarifas, las cuales deben reflejar únicamente las actividades que efectivamente realiza la SCBV y, de ser el caso, aquellos costos derivados del acceso a los mecanismos que disponga el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con la SCBV.
6.3. Inversionistas con información de contacto desactualizada
Cuando la SCBV identifique que dentro de sus clientes se encuentra uno o varios inversionistas que tienen acciones frente a las cuales el emisor ha decidido actuar como depositante directo, debe cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010, informándole que su emisor ha decidido actuar como depositante directo y, además, informándole lo descrito en los subnumerales 6.1.1 al 6.1.5 del presente Capítulo. Si la SCBV no logra comunicarse con el cliente y, además, se trata de uno con el que la SCBV no haya logrado establecer contacto efectivo en los últimos dos años, la SCBV procederá a trasladar la administración de las mencionadas acciones al emisor, quien actuará como depositante directo del inversionista, previo acuerdo de la SCBV con el emisor, que cumpla con los requisitos legales aplicables, y siempre y cuando el inversionista se encuentre a paz y salvo en todo concepto con la SCBV.
El reglamento del depósito centralizado de valores debe establecer el procedimiento que se debe seguir para realizar el mencionado traslado, el cual debe prever mecanismos que garanticen que una vez cualquiera de los inversionistas que fueron trasladados soliciten que la que fue su SCBV vuelva a actuar como su depositante directo, se realice el respectivo traslado en el menor tiempo posible.
Las SCBV deberán tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre su diligencia en tratar de comunicarse con su cliente, sin haber logrado contactarlo.
