CIRCULAR EXTERNA 25 DE 2018

(noviembre 23)

Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 466 de 23 de noviembre de 2018

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA

Señores

REPRESENTANTES LEGALES DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO, CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, INSTITUCIONES OFICIALES ESPECIALES AUTORIZADAS PARA CAPTAR AHORRO DEL PÚBLICO Y SOCIEDADES ESPECIALIZADAS EN DEPÓSITOS Y PAGOS ELECTRÓNICOS

Referencia: Instrucciones sobre los regímenes de autorización para los reglamentos de los productos de las secciones de ahorros y depósitos electrónicos.

Apreciados señores:

Con el propósito de hacer más eficiente el proceso de autorización de los reglamentos de los productos de las secciones de ahorro de las entidades vigiladas, dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 5 del artículo 127 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y al principio de materialidad consagrado en el artículo 67 de la Ley 1328 de 2009, este Despacho, en ejercicio de sus facultades legales y en particular las establecidas en el numeral 5o de artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:

PRIMERA: Modificar los numerales 1 y 6 de la Parte II, Título I, Capítulo III de la Circular Básica Jurídica con el fin de reglamentar los regímenes de autorización de los productos de las secciones de ahorro y depósitos electrónicos.

SEGUNDA: Modificar el Anexo 1 del Capítulo II del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de incorporar y ajustar los códigos de trámite relativos a la remisión a esta Superintendencia de los documentos necesarios para la autorización de los reglamentos de las secciones de ahorro.

TERCERA: Para asegurar la correcta transmisión de la información, las entidades destinatarias de esta circular podrán realizar pruebas entre el 26 y el 30 de noviembre de 2018.

CUARTA: Las instrucciones contenidas en la presente Circular entran en vigor a partir del 10 de diciembre de 2018.

QUINTA: Instrucción transitoria. Las solicitudes de autorización y de modificación de los reglamentos de las secciones de ahorro que al momento de la entrada en vigencia de esta circular se encuentren en trámite, podrán continuar éste mediante el procedimiento vigente al momento de haber sido radicados. Así mismo, las entidades podrán desistir expresamente del mismo para someterse a las reglas de los regímenes aquí previstos.

SEXTA: La presente circular rige a partir de su publicación.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

Cordialmente,

JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ

Superintendente Financiero de Colombia

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P2 Tit I Cap III

PARTE II.

MERCADO INTERMEDIADO.

TÍTULO I.

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO Y OTROS.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERAClONES PASIVAS.

1. DEPÓSITOS EN CUENTAS CORRIENTE Y/O AHORROS

1.1. Condiciones para la apertura de cuentas

Los establecimientos de crédito deben verificar que en la apertura de depósitos en cuentas corrientes y de ahorros, excepto de aquellas a que se refieren los numerales 4, 5, y 6 de este Capítulo, se imponga la huella dactilar índice derecho del titular o titulares en la tarjeta de registro de firmas correspondiente y/o en sistemas de reconocimiento biométrico que se implementen como mecanismo de seguridad.

Igualmente, resulta necesario que la huella dactilar sea recogida en medios apropiados para su conservación e impresión y con la debida técnica, de tal manera que resulte apta para realizar la prueba técnica de cotejo dactiloscópico en el evento en que las autoridades gubernamentales o judiciales respectivas así lo requieran.

Por lo anterior, los funcionarios encargados de la vinculación de clientes deben tener especial diligencia y cuidado para que la toma de la impresión digital se ajuste a las técnicas que informan esta materia, de manera que se facilite la eventual práctica de las pruebas, en caso de ser necesario.

1.2. Saldos abandonados en cuentas corrientes y de ahorros y cuentas inactivas

1.2.1 En la medida que los depósitos realizados en cuentas corrientes y/o de ahorros son depósitos irregulares de dinero, no puede predicarse de ellos la condición de bien mostrenco, pues no cumplen con las condiciones establecidas para ello en el régimen civil. Contrario a ser bienes sin dueño aparente o conocido, estos depósitos generan un derecho personal para el depositante en contrapartida de un crédito a cargo de la entidad depositaria. En tal virtud, aún vencido el plazo legal o convencional para reclamarlo, permanece para el depositante la facultad jurídica para exigir el cumplimiento de su obligación por parte del establecimiento de crédito, la cual corresponde al pago de una suma de dinero equivalente a la depositada, con los respectivos intereses, si a ello hay lugar.

No obstante lo anterior, de conformidad con lo establecido en la Ley 1777 de 2016, se considera cuentas abandonadas aquellas cuentas corrientes o de ahorro sobre las cuales no se hubiere realizado movimiento de depósito, retiro, transferencia o, en general, cualquier débito o crédito que las afecte durante (3) años ininterrumpidos en todas las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.

No impiden considerar la cuenta como abandonada las operaciones de créditos o débitos que los establecimientos financieros realicen con el fin de abonar intereses o realizar cargos por comisiones y/o servicios bancarios.

1.2.2 Para los efectos previstos en la ley 1793 de 2016 se considera que una cuenta de ahorros está inactiva cuando sobre ésta no se haya realizado alguna operación durante un periodo de 6 meses consecutivos. Entiéndase por operación cualquier movimiento de depósito, retiro, transferencia o en general cualquier débito o crédito que afecte a la cuenta de ahorros, con excepción de los créditos o débitos que la institución financiera realice con el fin de abonar intereses o cobrar costos financieros y/o transaccionales.

1.3. Recepción de moneda de curso legal

De acuerdo con los arts. 8 y 11 de la Ley 31 de 1992, mediante el cual se señala la moneda legal como único medio de pago de curso legal con poder liberatorio ilimitado, es obligación de las entidades vigiladas, recibir y devolver el cambio de moneda metálica, así como recibir billetes viejos, deteriorados o de baja denominación, en las funciones de intermediación que les han sido autorizadas y específicamente, en desarrollo de los contratos de depósito a la vista o a término.

Adicionalmente, considerando la vocación circulatoria del dinero y el deterioro al que en virtud de ésta se expone la moneda, el Banco de la República estableció condiciones y procedimientos de cambiabilidad, en la Circular Reglamentaria Externa DTE-53 de 2001, correspondiendo exclusivamente a dicho organismo la facultad de retirar billetes y monedas de circulación, como lo establece el art. 10 de la Ley 31 de 1992.

En ese orden de ideas, los establecimientos de crédito deben contar con los mecanismos adecuados mediante los cuales se verifique permanentemente que la institución devuelve el cambio en las operaciones que realiza y que recibe moneda legal en billetes y en moneda metálica de cualquier denominación, garantizando su plena utilización por parte de clientes y usuarios. Realizar lo contrario es desconocer las reglas señaladas, las cuales resultan abiertamente lesivas de los intereses de los clientes y usuarios del sistema.

1.4. REGÍMENES DE AUTORIZACIÓN DE LOS REGLAMENTOS DE LOS PRODUCTOS DE LAS SECCIONES DE AHORRO
El procedimiento de autorización de los reglamentos de los productos de la sección de ahorros de los establecimientos de crédito y cajas de compensación se sujeta al régimen de autorización general o individual, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente numeral. Las entidades podrán surtir el trámite de autorización a través de cualquiera de los dos regímenes, de acuerdo con las reglas contenidas en la presente circular. Aquellas entidades que cumplan con los presupuestos para obtener la autorización a través del régimen general podrán optar por someterse al trámite individual para lo cual bastará con radicar los documentos bajo el código correspondiente a este último trámite. 1.4.1 Régimen de autorización general
1.4.1.1 Las reformas o modificaciones a los reglamentos de los productos de la sección de ahorro que hayan sido aprobados por la SFC se entienden autorizadas de manera general, siempre y cuando cumplan los requisitos legales, no incluyan estipulaciones contrarias a las normas e instrucciones que los rigen, ni al régimen de protección al consumidor financiero contenido en las Leyes 1328 de 2009, 1793 de 2016, 1836 de 2017, la CBJ y demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen. En todo caso, los reglamentos siempre deben contener, como mínimo, las siguientes cláusulas:
	1.4.1.1.1. Condiciones y requisitos para la apertura del producto. 1.4.1.1.2. Características y condiciones del producto. 1.4.1.1.3. Derechos y obligaciones de las partes. 1.4.1.1.4. Canales dispuestos por la entidad para el retiro de las sumas de dinero, con la indicación del canal gratuito habilitado para ese propósito (Ley 1836 de 2017). 1.4.1.1.5. Condiciones, límites y costos para el retiro de los recursos. 1.4.1.1.6. Las tarifas asociadas al uso del producto y la forma para determinarlas y cobrarlas. 1.4.1.1.7. Las condiciones y medidas para el uso y manejo seguro del producto y los canales asociados al mismo. 1.4.1.1.8. Las condiciones de liquidación y abono de intereses. 1.4.1.1.9. Las reglas y condiciones para la cancelación del producto. 1.4.1.1.10. Las consecuencias derivadas del incumplimiento del contrato. 1.4.1.1.11. Las condiciones de manejo de la información del titular del producto. Específicamente lo relacionado con el uso comercial que se dará al mismo. 1.4.1.1.12 Los mecanismos de protección para la defensa del consumidor financiero, incluyendo las reglas sobre las modificaciones del producto, el término para notificar las modificaciones al reglamento, la información relacionada con el seguro de depósitos y la indicación de si las decisiones del defensor del consumidor financiero de la entidad son de obligatorio cumplimiento. 1.4.1.1.13. Los eventos en los cuales la entidad se encuentra habilitada para efectuar débitos automáticos del producto. Las cláusulas de compensación por el uso o adquisición de otros productos con la entidad deben estar expresamente consagradas y autorizadas en los contratos asociados a dichos productos y no en los reglamentos de los productos de ahorro del titular. 1.4.1.1.14. La demás información que la entidad vigilada estime conveniente para que el consumidor comprenda funcionamiento del producto y los servicios asociados al mismo. La información contenida en los reglamentos de los productos de ahorro debe ser cierta, suficiente, clara, pertinente, verificable y debe permitir y facilitar la adecuada comprensión del cliente, a efectos de que pueda tomar decisiones informadas. Los reglamentos podrán contener remisiones a los medios masivos de información donde se puedan consultar aspectos relacionados con límites y costos para el retiro de los recursos, tarifas asociadas al uso de los productos y las políticas de tratamiento de datos de la entidad. En ningún caso pueden incluir estipulaciones contrarias a las normas e instrucciones aplicables para este tipo de productos, tales como i) saldos mínimos obligatorios, ii) autorizaciones generales para el manejo de la información del cliente iii) cláusulas abusivas o cualquier otra que pueda afectar el equilibrio del contrato o dar lugar a un abuso de la posición dominante contractual. Debe tenerse en cuenta que de conformidad con lo establecido en el parágrafo del art. 11 de la Ley 1328 de 2009, se entiende por no escrita y sin efecto para el consumidor financiero, toda estipulación que conforme al régimen de protección al consumidor financiero sea catalogada o se constituya como abusiva. 1.4.1.2 Trámite de autorización del régimen general. Las reformas a los reglamentos de los productos de ahorro en operación deben ser aprobadas por la junta directiva de la entidad o el órgano que haga sus veces y se entienden autorizadas mediante el régimen general, siempre que cumplan las condiciones establecidas en el subnumeral anterior. La entidad debe remitir a la SFC la documentación prevista en la lista de chequeo respectiva. En la certificación suscrita por su representante legal debe constar que las modificaciones al referido reglamento cumplen con las condiciones señaladas en el subnumeral 1.4.1.1. Los reglamentos de los productos de la sección de ahorros a los que les aplique el régimen de autorización general se entienden autorizados a partir de la fecha que se indique en el oficio que emita el aplicativo dispuesto por la SFC para adelantar este trámite. Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las medidas de supervisión o sanciones administrativas que considere esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. La autorización impartida mediante este procedimiento no restringe la facultad que tiene la SFC de solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, el contenido de los reglamentos de las secciones de ahorro que hayan surtido el trámite de autorización a través del régimen general indicado en este capítulo. Las modificaciones a los reglamentos de los productos de la sección de ahorros deben ser notificadas a los consumidores financieros en los términos que se establezca en el respectivo contrato y deben ser actualizadas en todos los documentos que la respectiva entidad utilice para la comercialización y ofrecimiento del respectivo producto, así como en su página web. 1.4.2. Régimen de autorización individual Se someten al régimen de autorización individual, los reglamentos de los productos de la sección de ahorro de las entidades que se encuentren en alguna de las siguientes situaciones:
1.4.2.1. Cuando se trate del primer reglamento de la sección de ahorros de la entidad. 1.4.2.2. Cuando, durante el último año, haya sido sancionada por incumplimiento de las normas relacionadas con la protección de los consumidores financieros en las relaciones entre estos y la entidad. 1.4.2.3. Cuando, durante el año inmediatamente anterior a la fecha de aprobación del reglamento por parte de la Junta Directiva, la entidad vigilada haya sido objeto de la adopción de un instituto de salvamento y 1.4.2.4. Cuando se encuentre sometida a vigilancia especial o se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital.

2. DEPÓSITOS DE AHORRO Y CERTIFICADOS DE AHORRO A TÉRMINO

2.1. Aspectos comunes

Tanto en los Certificados de Depósito a Término CDT como en los Certificados de Ahorro a Término -CDAT-, los establecimientos de crédito pueden convenir con el depositante que si llegado el término de vencimiento éste no se prorroga, cuando cualquiera de las partes no conviene con ello, el importe del mismo quedará a su disposición a partir del vencimiento del plazo señalado para la restitución del depósito, sin que por ello se cause rendimiento alguno.

Cuando sea el caso, los establecimientos de crédito deben informar oportunamente y por escrito a la dirección del titular del depósito, su decisión de no prorrogar el contrato, salvo que en el texto del certificado se hubiere previsto que, ante el silencio de las partes, el mismo se prorrogará en condiciones previamente determinadas o determinables, y la entidad hiciere uso de tal prerrogativa. En este último evento, el certificado se prorrogará por un término igual al inicial y en las condiciones (de tasa, modalidad de pago, plazo, otros) que se hubieren previsto para el efecto.

La constancia que se expide con ocasión de la entrega de recursos en depósitos de ahorro es una simple constancia de depósito que legitima a su titular para exigir el pago de su acreencia, sin que tal constancia tenga vocación de circulación en los términos del art. 645 del C.Co. Por consiguiente, no podrá ser expedida al portador, ni transferirse mediante endoso.

Por tanto, el tratamiento indicado en el art. 802 del C.Co. para los casos de hurto, destrucción o extravío de los títulos valores no es aplicable a los documentos representativos de los depósitos de esta modalidad de ahorro.

(...)

En todo caso, cuando el saldo máximo de las cuentas de ahorro con trámite simplificado no exceda en ningún momento 3 smmlv, se extenderá la aplicación de las instrucciones especiales para la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo establecidas para los depósitos de dinero electrónico.

5.5. Terminación de las cuentas

Si al momento de terminar el contrato de las cuentas de que trata el presente numeral el saldo supera 3 smmlv, los establecimientos de crédito deben realizar todos los procedimientos generales previstos en las normas vigentes para efectuar el diligenciamiento del formulario de vinculación.

6. DEPÓSITOS ELECTRÓNICOS

6.1. Características

Los depósitos electrónicos son depósitos a la vista, diferentes de las cuentas corrientes y de ahorro, a nombre de personas naturales o jurídicas. La administración y el manejo de los depósitos electrónicos deben sujetarse a lo dispuesto en los arts. 2.1.15.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010. Los establecimientos de crédito y las Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos (SEDPE) deben ofrecer los siguientes trámites de apertura de depósitos electrónicos:

6.1.1. Trámite simplificado de apertura para personas naturales

6.1.2. Trámite ordinario de apertura

6.2. Depósitos de dinero electrónico utilizados para canalizar subsidios estatales

Los establecimientos de crédito y las SEDPE pueden ofrecer el trámite simplificado a que se refiere el subnumeral 6.1.1. de este Capítulo, para realizar la apertura de los depósitos de dinero electrónico utilizados para canalizar los recursos provenientes de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado colombiano.

En estos eventos, no se aplicará lo previsto en los literales a. y b. del art. 2.1.15.2.2. del Decreto 2555 de 2010, relacionado con los saldos máximos y monto de operaciones.

6.3. Autorización de los reglamentos

Los reglamentos de los depósitos de dinero electrónico deben contar con la autorización de esta Superintendencia, conforme a las reglas establecidas en el subnumeral 1.4 de este Capítulo.

6.4. Reglas especiales en materia de información

Además de la información que por virtud de las disposiciones legales vigentes deban divulgar los establecimientos de crédito y las SEDPE a sus consumidores financieros, en materia de depósitos electrónicos debe proveerse de manera particular, lo siguiente:

6.4.1. La circunstancia de que los depósitos electrónicos se encuentran amparados por el seguro de depósito del FOGAFÍN.

6.4.2. Los costos asociados a los depósitos electrónicos.

6.4.3. Las tasas de interés que las entidades decidan ofrecer a los consumidores por la captación de recursos mediante depósitos electrónicos, si a ello hubiere lugar.

6.4.4. En relación con los depósitos de dinero electrónico previstos en el art. 2.1.15.1.2. del Decreto 2555 de 2010, deben informar al consumidor financiero la posibilidad de hacer retiros en efectivo. Así mismo, para el caso de los depósitos electrónicos transaccionales, en los cuales se restringe la posibilidad de hacer retiros en efectivo, el cliente deberá ser informado oportunamente sobre la mencionada restricción.

6.5. Instrucciones especiales respecto de la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

Respecto de los depósitos electrónicos que cumplan las características a las que se refieren los artículos 2.1.15.2.2. y 2.1.15.2.5. del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito y las SEDPE deben atender las disposiciones especiales para la gestión y administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo previstas por esta Superintendencia en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta Circular.

En todo caso, los establecimientos de crédito y las SEDPE deben adoptar mecanismos especiales en sus sistemas de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, que consideren las características particulares de tales depósitos.

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P1 Tit IV Cap II Anexo 1

PROCESO	No.	TRAMITE	DESCRIPCIÓN
			se ofrezcan al público, cuando al emisor se le haya suspendido u ordenado rectificar una campaña publicitaria.
3. Autorizaciones	413	Convocatorias a las asambleas de tenedores de bonos u otros títulos	Solicitud de autorización para la convocatoria a una asamblea de tenedores de bonos o de otros valores.
3. Autorizaciones	414	Títulos de capitalización	Solicitud de autorización de los modelos de títulos de capitalización que comercialicen las sociedades de capitalización.
3. Autorizaciones	415	Ramos de Seguros	Solicitud de autorización de la operación de un ramo de seguros.
3. Autorizaciones	419	Exoneración de la constitución del depósito de reserva a los reaseguradores	Solicitud de autorización para la exoneración a las entidades aseguradoras y reaseguradoras de la obligación de constituir el depósito de reserva a los reaseguradores del exterior.
3. Autorizaciones	262	Reglamentos de los productos de las secciones de ahorro y depósitos electrónicos. Régimen General	Solicitud para la aprobación de las modificaciones a los reglamentos de los productos de las secciones de ahorro y depósitos electrónicos, cuando se encuentren dentro del régimen de autorización general.
3. Autorizaciones	430	Reglamentos de los productos de las secciones de ahorro y depósitos electrónicos. Régimen Individual	Solicitud para la aprobación de los reglamentos de los productos de las secciones de ahorro y depósitos electrónicos, cuando no se reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general.
3. Autorizaciones	434	Avalúos de aportes en especie	Solicitud de aprobación del avalúo de aportes en especie que reciba un emisor de valores sujeto a control exclusivo de la SFC.
3. Autorizaciones	446	Normalización del pasivo pensional en los acuerdos de reestructuración	Solicitud de autorización de los mecanismos de normalización del pasivo pensional, solicitados por un emisor de valores en reestructuración; según lo previsto en Art. 41 de la Ley 550 de 1999.
3. Autorizaciones	448	Cálculos actuariales - Emisores bajo control exclusivo	Solicitud de autorización del cálculo actuarial de los emisores de valores sujetos a control exclusivo de la SFC.
3. Autorizaciones	452	Sistemas Electrónicos de Ruteo de Órdenes	Solicitud de no objeción de los reglamentos, manuales y contratos para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
4. Seguimiento	7	Posición Propia	Solicitud presentada para afectar la posición propia por parte de las entidades y/o agentes objeto de supervisión.
4. Seguimiento	15	Informes Fin de Ejercicio de Emisores	Información de los estados financieros de corte ó cierre de ejercicio de emisores, e informes anuales que deben presentar los agentes de manejo sobre patrimonios autónomos por parte de las sociedades fiduciarias.
4. Seguimiento	17	Asambleas - Actas	Información remitida por las entidades y/o agentes objeto de supervisión relacionada con la publicación de los avisos de convocatorias a asambleas de accionistas ordinarias y extraordinarias, y las actas de las sesiones correspondientes.
4. Seguimiento	20	Riesgo Crediticio Información	Remisión de la información general de la administración del riesgo crediticio (SARC).
4. Seguimiento	27	Retransmisión de Información	Solicitud de retransmisión de información por parte de las entidades y/o agentes objeto de supervisión.
4. Seguimiento	28	Títulos de Reducción de Deuda	Información reportada por las entidades vigiladas respecto a éste control de ley.
4. Seguimiento	30	Estados Financieros Intermedios	Documentación de los estados financieros de entidades y/o agentes objeto de supervisión que no requieren autorización, cuando no son de corte de ejercicio. Aplica para los conceptos y/o dictamen enviados por los revisores fiscales sobre los estados financieros. Se incluyen estados financieros intermedios, combinados, consolidados que no requieren autorización, anexos de información financiera trimestral que remiten las entidades públicas, emisores de valores, entre otras.
4. Seguimiento	48	Inscripción Automática en el RNVE	Información para la inscripción automática de valores en el Registro Nacional de Valores y Emisores, donde no media acto administrativo y es adelantada por los emisores del sector financiero, la nación y el Banco de la República.
4. Seguimiento	51	Inscripción Temporal	Solicitud de inscripción en los procesos de enajenación de acciones de las entidades de carácter público u oficial y las sociedades en proceso de liquidación o en concordato.
4. Seguimiento	53	Informes de Calificación	Información sobre las calificaciones que envían las