CIRCULAR 28 DE 2019
(Diciembre 03)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 515 de 06 de diciembre de 2019
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
| Señores | REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. |
| Referencia: | Modificación de la Circular Externa 029 de 2014 para promover mayor eficiencia en materia de trámites y prever una mayor racionalización regulatoria. |
Apreciados señores:
Con el propósito de actualizar la Circular Básica Jurídica a las disposiciones vigentes en algunas materias, actualizar los códigos de trámites que se adelantan ante esta Entidad, incorporar instrucciones y ajustar algunas referencias; este Despacho, en ejercicio de sus facultades legales, en especial la contenida en el numeral 5o del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario impartir las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Modificar el instructivo del Formato 538 Asignación Estratégica de Activos (Proforma F-6000) respecto del documento técnico que deben tener en cuenta para la estructuración del archivo plano que remiten a la Superintendencia.
SEGUNDA: Modificar el Anexo 1 Capítulo II del Título IV Parte I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de actualizar los códigos de trámites relacionados con el registro de información y remisión de correspondencia ante la Superintendencia Financiera de Colombia.
TERCERA: Modificar el subnumeral 1.3 del Capítulo I del Título III Parte I de la Circular Básica Jurídica, referencias cruzadas, relacionado con las condiciones de licitación que deben ser tenidas en cuenta para la contratación de seguros en créditos hipotecarios o leasing habitacional y ajustar la paginación con el propósito de consolidar e incorporar en su totalidad las normas vigentes en el mismo.
CUARTA: Modificar el numeral 2 del Capítulo IV del Título I Parte II de la Circular Básica Jurídica, respecto del funcionario designado como depositario del duplicado de las llaves de las cajillas de seguridad de que trata el art. 1424 de Código de comercio.
QUINTA: Modificar el subnumeral 1.14 del Capítulo VI del Título I Parte II de la Circular Básica Jurídica en cuanto a los supuestos para solicitar la reestructuración de créditos de vivienda.
SEXTA: Modificar el subnumeral 1.6.7 del Capítulo II del Título IV Parte II de la Circular Básica Jurídica respecto de los formatos que deben remitir las entidades aseguradoras para el reporte de información a la Superintendencia Financiera.
SÉPTIMA: Ajustar el subnumeral 6 del Capítulo V del Título VI Parte III de la Circular Básica Jurídica, correspondiente a las obligaciones especiales para la distribución de fondos del exterior a través de cuentas ómnibus.
OCTAVA: Adicionar el índice y ajustar el formato del Capítulo VI del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, relativo al módulo de registro de negocios.
NOVENA: La presente circular rige a partir de su publicación.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiero de Colombia
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
P1 TITULO III CAPITULO I - ACCESO E INFORMACIÓN
de 2012 y sus decretos reglamentarios. Mediante la publicación de la información de cada Persona Natural Vinculada, las entidades aseguradoras y los corredores de seguros declaran haber cumplido con sus obligaciones legales en dichas materias.
3.4.12.1.4.2. Requisitos Técnicos
Las entidades aseguradoras y los corredores de seguros deben poner a disposición de la SFC la información del SUCIS, de acuerdo con las especificaciones técnicas fijadas en el documento técnico que para tal efecto establezca.
3.4.12.2. Publicidad en sitio web
Los corredores de seguros deben publicar en un lugar de fácil acceso en su página web, un listado de las personas naturales habilitadas para colocar seguros. Dicho listado debe comprender, como mínimo, la información publicada en el SUCIS, establecida en el numeral 3.4.12.1.2 de este capítulo.
Este listado debe actualizarse, como mínimo, cada 90 días calendario y deberá quedar constancia de dicha actualización en los registros que para tal efecto cree el área designada por el corredor de seguros. Las desvinculaciones deben ser actualizadas en el sitio web dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que el corredor de seguros tenga conocimiento del hecho.
Está a cargo de los corredores de seguros la protección del derecho a la intimidad de las Personas Naturales Vinculadas y el cumplimiento del régimen de protección de datos personales establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Mediante la publicación de la información de cada Persona Natural Vinculada el corredor de seguros declara que ya ha cumplido con sus obligaciones legales en dichas materias.
No debe publicarse en la página web: (i) la información de los intermediarios que comercialicen exclusivamente seguros del ramo de riesgos laborales; ni (ii) la información relacionada con las personas que comercialicen productos de seguros a través de corresponsales o mediante el uso de red.
3.4.12.3. Deber de información
Los corredores de seguros deben velar porque las Personas Naturales Vinculadas autorizadas para ejercer la intermediación de seguros, suministren a los consumidores financieros, previamente a la celebración del contrato de seguro, de manera cierta, suficiente, clara y oportuna, la información detallada en el subnumeral 3.4.3.1 de este capítulo.
3.5. Información a suministrar frente a la interrupción en la prestación de los servicios
3.5.1. Cuando los establecimientos de crédito realicen modificaciones y/o actualizaciones técnicas o tecnológicas que por su relevancia puedan generar una interrupción en la prestación de los servicios y afectar la realización de operaciones, deben informar a sus clientes y usuarios por lo menos 8 días previos al inicio de estas actividades, los canales y servicios que se podrían ver afectados, las operaciones que no se podrían realizar, los canales alternativos por medio de los cuales los clientes y usuarios podrán realizar sus operaciones y el lapso en el que realizarán dichas actividades. Esta información debe ser suministrada a través de los canales usuales de comunicación con el cliente y el usuario, en los términos establecidos en el numeral 3 de este capítulo.
3.5.2. Cuando se presente un evento que impida por una hora o más la realización de operaciones a través de uno o varios de los canales de la entidad, los establecimientos de crédito deben informar a los consumidores financieros, en los términos establecidos en el numeral 3 de este capítulo, los canales afectados, las operaciones que no se pueden realizar, los canales alternativos a través de los cuales los clientes y/o usuarios pueden continuar realizando las operaciones, la fecha y hora estimada en que se restablecerá la prestación del servicio por los canales afectados y en general toda la información que se considere relevante para orientar al consumidor durante el tiempo en que se presente la interrupción.
3.5.3. Teniendo en cuenta el principio de correspondencia indicado en el literal d) del artículo 2.35.4.1.1 del Decreto 2555 de 2010, que implica que todos los cobros que realizan las entidades vigiladas deben corresponder a la prestación efectiva de un servicio, los establecimientos de crédito deben establecer políticas y mecanismos mediante los cuales se compensarán o resarcirán de manera efectiva los inconvenientes que se causen a los consumidores financieros como consecuencia de la interrupción en la prestación del servicio.
Como mínimo deben establecer disposiciones frente a:
3.5.3.1. El pago de la cuota de manejo, la tarifa periódica del servicio, o cualquier otro concepto similar, correspondiente al(los) día(s) en que se presente el evento.
3.5.3.2. El pago de las transacciones en los canales alternativos habilitados para realizar las operaciones o transacciones por parte de los clientes y usuarios.
3.5.3.3. El pago de intereses moratorios y reporte a los operadores de bancos de datos cuando como consecuencia de la interrupción del servicio el consumidor financiero no pueda cumplir con el pago oportuno de sus obligaciones con la entidad vigilada.
3.5.3.4. Las medidas necesarias para que el consumidor financiero no se vea afectado por la imposibilidad de realizar el pago oportuno de sus obligaciones con terceros como consecuencia de la interrupción en la prestación del servicio.
3.5.3.5. Los canales dispuestos para la recepción de quejas o reclamos relacionados con la interrupción.
Estas políticas y mecanismos deben estar a disposición de los consumidores financieros durante la ocurrencia de la interrupción y deberá permanecer visible y actualizada hasta que se haya superado.
3.5.4. Los establecimientos de crédito deben informar a los consumidores financieros la forma en que se aplicaron a su situación particular las políticas y procedimientos de los que tratan los subnumerales 3.5.3.1 a 3.5.3.4.
4. RÉGIMEN DE HORARIOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LAS ENTIDADES VIGILADAS
4.1. Instrucciones relativas a los horarios de prestación de servicio al público
Las entidades vigiladas podrán definir libremente los horarios de prestación de servicio al público, los cuales no tienen que estar necesariamente unificados entre los diferentes establecimientos de una misma localidad. En todo caso, cualquier modificación a los horarios -actuales o futuros- debe ser comunicada a esta Superintendencia con una antelación no inferior a 10 días hábiles.
4.2. Cierres especiales
Se podrá suspender la prestación del servicio al público de manera temporal, por motivos de fuerza mayor, caso fortuito o eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones, que tradicionalmente han obtenido el permiso para suspender la prestación del servicio al público, sin que se requiera aprobación previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego (70 x 50 cm.), colocados en las oficinas de la entidad en la localidad correspondiente con mínimo 10 días hábiles de antelación. Así mismo, debe comunicarse a la SFC por intermedio de la oficina principal, mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor y caso fortuito del mes anterior. Los cierres especiales no requerirán de unificación entre los establecimientos de la misma localidad.
4.3 Publicidad
Para los casos de cierre especiales o cuando se desee efectuar cambio en el horario de atención a los consumidores financieros, debe comunicarse a todos los clientes, mediante avisos visibles de un tamaño no menor al antes mencionado colocados en las oficinas de la entidad con una antelación no menor de 10 días hábiles y en todo caso difundir tal decisión, por una sola vez, en un diario regional, local o de circulación nacional, según corresponda al alcance geográfico del efecto de la medida, y de no ser posible, por cualquier otro medio que se estime procedente para tal cometido.
5. CONDICIONES DE LA GESTIÓN DE COBRANZA REALIZADA A LOS CONSUMIDORES FINANCIEROS
5.1. Ámbito de aplicación
Con el fin de garantizar los derechos de los consumidores financieros y dentro del marco general de la debida diligencia en la prestación del servicio, en la gestión de cobranza a deudores morosos, las entidades vigiladas deben atender las instrucciones aquí impartidas, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por éstas o a través de terceros.
Cuando la mencionada gestión se realice mediante la contratación de terceros, la actividad se entiende realizada bajo la entera responsabilidad de la entidad vigilada quien es igualmente responsable de velar porque los terceros contratados, atiendan en forma integral las instrucciones establecidas en la presente Circular. Igual regla aplicará en los eventos de cesión de cartera, para lo cual las entidades vigiladas deben incluir en sus contratos una cláusula en la que se señale que el cesionario, cuando ésta sea transferida, observará las pautas de cobro establecidas por la SFC en la presente Circular.
Las condiciones establecidas a continuación aplican a las entidades vigiladas por la SFC, con excepción de aquellas que se encuentren sometidas a algún régimen especial sobre el particular, tales como las entidades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, quienes deberán atender las disposiciones especiales que resulten aplicables.
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P1 TITULO III CAPITULO I - ACCESO E INFORMACIÓN FUNCIONES JURISDICCIONALES
sobre los procedimientos se hará por lo menos con una antelación de 20 días calendario a la verificación de proceso de selección y las modificaciones que se introduzcan al mismo, deben informarse dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha en que se hayan adoptado.
1.3. Protección a la libertad de contratación de tomadores y asegurados para pólizas de seguro como seguridades adicionales de créditos
1.3.1. Créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional
1.3.1.1. Aspectos generales
Si bien el numeral 1 del art. 101 del EOSF exige la existencia de un seguro de incendio o terremoto sobre bienes inmuebles hipotecados, no dispone que la entidad vigilada sea la que contrate este seguro, de manera que, aun existiendo la posibilidad que la institución financiera contrate el seguro cuando el deudor descuide en mantener la garantía debidamente protegida, el deudor siempre conserva la facultad de tomar las pólizas de manera independiente. En concordancia con esta disposición, el art. 2.36.2.2.5 del Decreto 2555 de 2010 reitera que aun existiendo la posibilidad de que la entidad financiera promueva la contratación de seguros colectivos, en todos los casos el deudor o el locatario asegurado puede contratar con otra aseguradora siempre que las condiciones del seguro sean, cuando menos, iguales a aquellas plasmadas en el pliego de condiciones de licitación a que se refiere el subnumeral 1.2.2. de este Capítulo.
1.3.1.2. Admisibilidad del seguro como garantía adicional del crédito
La institución financiera que actúe como tomadora de los seguros de que trata el presente subnumeral no puede rechazar pólizas que cumplan con las condiciones establecidas en el pliego de condiciones de licitación a que se ha hecho referencia, ni puede establecer cargo alguno por la revisión o aceptación de una póliza.
De cualquier manera, en el evento de un rechazo de la garantía por no cumplir con los requisitos establecidos, la institución financiera debe proceder de conformidad con lo previsto en el mencionado art. 2.36.2.2.5.
1.3.1.3. Deber de información
Las instituciones financieras que celebren operaciones de créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional que conlleven la necesidad, legal o contractual, de contar con pólizas de seguro como seguridades adicionales, deben disponer lo necesario, en materia de la transparencia en sus operaciones, para que sus deudores o locatarios asegurados puedan ejercer eficazmente la libertad que les otorga la ley y que corresponde proteger a esta Superintendencia. Para el efecto, deben cumplir con las publicaciones requeridas en el proceso de licitación al que se refiere el subnumeral 1.2.2. del presente Capítulo.
1.3.2 Otros créditos
1.3.2.1. Aspectos generales
El numeral 2 del art. 100 del EOSF contempla la libertad de contratación de seguros y la libertad de elección de aseguradora e intermediario como un derecho en favor de tomadores y asegurados. Por su parte, el art. 2.36.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 reitera dicha posibilidad para que el deudor asegurado elija a su arbitrio la aseguradora que en su caso cubrirá su riesgo.
1.3.2.2. Admisibilidad del seguro como seguridad adicional del crédito
Dado que los seguros representan para las instituciones financieras una seguridad adicional de los créditos que otorgan, es razonable que tales instituciones señalen unas exigencias mínimas para que las pólizas presentadas por los deudores estén adecuadas a esta finalidad.
En tal sentido, las pólizas no pueden rechazarse exclusivamente sobre la base de que existe un seguro contratado por la institución financiera.
Como desarrollo de lo anterior, la posición asumida por las instituciones financieras cuando el deudor, en uso de su libertad de contratación, escoge una aseguradora y presenta una póliza de seguro diferente de la que la entidad crediticia ha contratado por cuenta de terceros, debe ceñirse a la verificación de dos aspectos: (i) los requisitos que tendría que cumplir la compañía de seguros que expide la póliza de seguro y (ii) el contenido del contrato de seguro en particular, así:
1.3.2.2.1. Respecto de la entidad aseguradora que expide la póliza de seguro: no pueden exigir condiciones más gravosas que los requisitos y cualidades que fueron exigidos a las aseguradoras invitadas a participar en el proceso que adelanten acorde con lo señalado en el art. 2.36.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 y deben efectuar una verificación objetiva de tales requisitos, para que los mismos sean relevantes y aplicables a cualquier compañía, de tal suerte que, en principio, sería admisible la contratación con cualquier compañía de seguros que se encuentre autorizada para operar el ramo correspondiente y cumpla con las normas de funcionamiento que, para el efecto, señala la SFC.
Si la compañía de seguros que suscribe el contrato sometido a consideración cumple con los requisitos exigidos y las normas de regulación prudencial para el desarrollo de su actividad, la póliza de seguro no puede ser objeto de rechazo por parte del acreedor, so pretexto de exigir idénticas calidades y condiciones a las que contiene su proceso licitatorio.
1.3.2.2.2. A efecto de evaluar los requisitos que deben reunir las pólizas de seguros presentadas por el deudor, debe tenerse en cuenta que el valor y/o riesgo asegurados deben encontrarse ajustados a lo dispuesto en la ley, especialmente lo consagrado en el numeral 2 del art. 120 del EOSF, es decir que, tratándose de seguros de vida del deudor, dicho valor no puede exceder el del saldo insoluto del crédito.
Para efectos de evaluar si la póliza de seguro cumple, más allá de lo indicado en el párrafo anterior, con las condiciones para ser considerada como una seguridad adicional que le brinde confianza a la entidad financiera acreedora, se deben aplicar criterios de admisibilidad circunscritos a que la póliza presentada tenga un valor, establecido con base en criterios
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P1 TITULO IV CAPITULO II
ANEXO No. 1
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
1. Principios básicos
El manejo de la correspondencia dirigida a la SFC debe cumplir las siguientes reglas:
1.1. Todo documento dirigido a esta entidad, independientemente de la forma de envío, debe ser radicado en el Grupo de Correspondencia.
1.2. Toda comunicación debe tratar sobre un sólo trámite. En consecuencia, si la correspondencia se refiere a un asunto que ha sido previamente radicado, se debe asignar a ésta el número de radicación anterior.
1.3. Toda documentación que se radique ante la SFC debe ser firmada por quienes actúen como representantes legales o apoderados debidamente constituidos por las entidades y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando así se requiera.
2. Presentación de la información
Todas las comunicaciones enviadas a la SFC deben tener los datos necesarios para la radicación de entrada, los cuales deben estar citados en la referencia, tal como se indica a continuación:
2.1. Referencia
2.1.1. Número de radicación anterior con derivado, si existe. (Ver numeral 2.2).
2.1.2. Código del tipo de entidad, código y nombre o sigla de la entidad.
2.1.3. Código y nombre del trámite.
2.1.4. Código y nombre de la actividad.
2.1.5. Con (Sin) anexos, según el caso.
En todos los procesos, al radicarse un documento, el sistema generará un rótulo que contendrá los datos de la referencia.
2.2. Número de Radicación
El número de radicación será asignado a cada documento registrado en la entidad de forma consecutiva, y se reflejará en el rótulo que se adhiera a la comunicación radicada.
Dicho número se encuentra compuesto por una raíz y un derivado:
| Raíz | Derivado | |
| 2005000285 | - | 000 |
La raíz, conformada por los diez primeros dígitos, identifica el asunto desde el momento mismo en que se origina y es el único dato que permite conocer la ruta seguida por un trámite. El derivado, un número consecutivo de tres dígitos, se asocia al número de actividades radicadas en los procesos de entrada, traslado (entre dependencias) o salida del trámite.
En la referencia, siempre debe citarse el número de radicación impreso en el rótulo adhesivo del documento anterior enviado por o a la SFC, o el número señalado en las circulares externas que indiquen la remisión de información, dependiendo del caso.
Si la comunicación no lleva número de radicación anterior se entiende que no tiene antecedentes y que se está dando entonces origen a un nuevo trámite.
2.3. Código de Entidad
Número asignado para identificar el tipo y código del remitente del trámite.
2.3.1 Código de trámite
Número asignado para identificar el asunto que el remitente adelanta o solicita ante la SFC.
La codificación actualizada de los trámites que se adelantan ante la SFC podrá ser consultada en línea, a través de la página web de la entidad.
Todo documento deberá hacer referencia a un trámite, es decir, a un sólo asunto especifico, con el fin de poder identificarlo y controlarlo. El sistema asigna automáticamente la dependencia encargada de atenderlo.
2.3.2. Código de Actividad
Número asignado a cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo un asunto desde su inicio hasta su finalización. Cada actividad radicada genera un derivado, soportada con algún documento (Cartas, Oficios, Memorandos, Proformas) (ver numeral 2.7 Codificación de Actividades).
Corresponde a las entidades vigiladas, en la radicación de toda respuesta que emitan y que se encuentre asociada al proceso de “Atención de Quejas o Reclamos Contra Entidades Vigiladas”, indicar en la referencia de la misma, alguno de los siguientes 3 Tipos Documentales: (i) Respuesta a Requerimiento CF-T; (ii) Respuesta a Requerimiento CF-P; o (iii) Respuesta a Requerimiento CF-N, de acuerdo con la descripción señalada en el numeral 2.7 del presente Anexo.
2.3.3. Anexos
En la referencia se debe especificar si la comunicación tiene o no anexos.
2.3.4. Folios
Toda comunicación que se vaya a radicar deberá venir debidamente foliada con la indicación en cada página del número respectivo, utilizando para ello el formato “Página X de Y”.
2.4. Ejemplos.
2.4.1. Ejemplo para el diligenciamiento de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera.
| Ciudad, fecha | ||
| Señor(a) | ||
| Nombre | ||
| Cargo | ||
| SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA | ||
| Calle 7a. No. 4-49 | ||
| Bogotá, D.C. | ||
| REFERENCIA: | 2005000225-001 | (Número de radicación anterior) |
| 1 - 70 ENTIDAD FICTICIA | (Identificación de la Entidad ) | |
| 30 ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS | (Código y nombre del trámite) | |
| 36 RESPUESTA A REQUERIMIENTO CON ANEXOS | (Código y nombre de la actividad) | |
| Apreciado (apelativo) | ||
| TEXTO: | ||
| FIRMA, NOMBRE Y CARGO | ||
| Página X de Y” | ||
2.5. Número de copias
Se radica el original y una copia del documento enviado a la SFC, haciendo entrega al remitente de la copia radicada, cuando es recibido por ventanilla.
2.6. Recomendaciones
Para todos los efectos, se deberá utilizar ante la SFC, la codificación establecida por la entidad para la identificación de los trámites. Es importante tener en cuenta que con ocasión de la fusión de las Superintendencias Bancaria y de Valores algunos códigos de trámites y actividades fueron modificados; por tal razón, estos deben ser verificados a través de la página web de la entidad.
En toda comunicación a la SFC, los datos estándares deben estar debidamente referenciados.
Los errores más comunes en la correspondencia son los siguientes:
- No se relaciona o se relaciona mal el número de radicación anterior.
- Se relaciona el mismo número de radicación para diferentes trámites presentados ante la entidad, cuando el mismo corresponde a un trámite nuevo.
- No se identifica correctamente el trámite o la actividad.
- Se diligencian dos o más asuntos en la misma comunicación.
Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se vaya a radicar un documento, el operario de la ventanilla revisará el contenido de la referencia. En caso de detectar algún error o inconsistencia en la correspondencia, se lo hará saber al portador del documento para que se comunique con la respectiva entidad vigilada y aclare o corrija el error o inconsistencia.
Por consiguiente, es necesario que las personas naturales o jurídicas que se comunican con la SFC adopten mecanismos internos que garanticen un adecuado diligenciamiento de los documentos enviados a esta Entidad, especialmente en lo que tiene que ver con la referencia de los mismos.
2.7 Codificación de Actividades
| ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | DE USO EXCLUSIVO DE LA SFC | |
| 1 | Acuso Recibo | Utilizada para informar al remitente que su comunicación ha sido recibida y se encuentra en proceso de respuesta. | X |
| 2 | Desistimiento | Utilizada para informar el desistimiento de una solicitud. | |
| 9 | Concepto / Evaluación / Estudio | Actividad utilizada entre dependencias, para solicitar un concepto, una evaluación o un estudio, a otra(s) dependencia(s). Se debe esperar respuesta con la actividad 35 Respuesta a Concepto / Evaluación / Estudio. | X |
| 21 | Notificación / Comunicación | Utilizada para informar a un tercero (entidad vigilada, funcionario, público en general) sobre un acto administrativo emanado de la Superintendencia Financiera. | X |
| 28 | Recurso | Se utiliza para la presentación de los recursos interpuestos por las entidades vigiladas, los particulares y funcionarios de la Superintendencia Financiera sobre un acto administrativo. | |
| 31 | Remisión de Información y/o Ajustes | Utilizada para el envío de documentos a nivel informativo y que no requiere respuesta final. | |
| 33 | Requerimientos | Utilizada para efectuar requerimientos de información, solicitar explicaciones o formular glosas, según el caso; una vez estudiada la información presentada por una entidad vigilada, un particular, un funcionario, o una dependencia de la Superintendencia. | X |
| 35 | Respuesta a Concepto / Evaluación / Estudio | Es respuesta a una solicitud de Concepto / Evaluación / Estudio entre dependencias. | X |
| 36 | Respuesta a Requerimientos | Utilizada para dar respuesta a los requerimientos de la Superintendencia, diferentes a los trámites asociados al Proceso de Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas. | |
| 37 | Respuesta a Solicitud de Prórroga Positiva | Utilizada para dar respuesta positiva, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente | X |
| 38 | Respuesta a Solicitud Prórroga Negativa | Utilizada para dar respuesta negativa, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente | X |
| 39 | Respuesta Final-E a favor de la entidad | Utilizada por ésta Superintendencia para dar finalización a un trámite mediante una respuesta. | X |
| 40 | Respuesta Final-P a favor del peticionario | Utilizada por ésta Superintendencia para finalizar un trámite mediante respuesta a favor del peticionario. | X |
| 46 | Solicitud de Prorroga | Utilizada con el fin de solicitar la ampliación de los plazos fijados por la Superintendencia para dar respuesta a los trámites adelantados por parte de las entidades sujetas a su control, inspección y vigilancia u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente. | |
| 47 | Prórroga salida | Utilizado por la Superintendencia para prorrogar el término de respuesta a una consulta, solicitud o petición, dirigida al respetivo cliente. | X |
| 50 | Solicitud / Presentación | Da inicio a todo trámite presentado ante la Superintendencia. Se debe solamente cuando no exista número de radicación anterior. | |
| 51 | Replica a Una Solicitud | Utilizada para reiterar una solicitud realizada por las entidades vigiladas o por un particular. | |
| 57 | Pago de multa | Utilizado por las entidades para manejar aspectos relacionados con pagos de multas. | |
| 60 | Traslado de Competencia | Utilizada para efectuar el traslado de un trámite que, por razones de las funciones que allí se desarrollan, le corresponde conocer el contenido del trámite para su diligenciamiento y/o autorización. El trámite queda bajo responsabilidad de quien lo recibe. | X |
| 61 | Pliego de cargos | Utilizado por ésta Superintendencia con el objeto de formular pliegos de cargos. | X |
| 62 | Solicitud Entidades de Control | Utilizada para efectuar solicitudes de documentos a entes de control, dentro de un trámite en desarrollo. | |
| 70 | Interrupción de Términos Judiciales | Utilizada para interrumpir los plazos fijados por un ente judicial para dar respuesta a un requerimiento o solicitud. | X |
| 90 | Anulado | X | |
| 150 | Queja Exprés | Se utiliza de manera exclusiva por esta Superintendencia para identificar un procedimiento especial asociado al trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, en el que, previo análisis (según el tipo de entidad, naturaleza o tipología del asunto), esta Superintendencia da traslado a la entidad vigilada de las quejas interpuestas por los consumidores financieros, cuando se advierta que los asuntos pueden ser atendidos en un tiempo inferior al otorgado en un requerimiento normal. La respuesta que suministre la entidad vigilada debe darse dentro del plazo otorgado, cumplir la normatividad aplicable al caso y acatar lo señalado en el Proceso de “Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas”. | X |
| 151 | Respuesta a Requerimiento CF-T | Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta asociada al trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, resuelve o atiende favorablemente de manera total (T) lo solicitado por el consumidor financiero (CF). | |
| 153 | Respuesta a Requerimiento CF-P | Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta asociada al trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, resuelve o atiende favorablemente de manera parcial (P) lo solicitado por el consumidor financiero CF (CF). | |
| 154 | Respuesta a Requerimiento CF-N | Se utiliza por la entidad vigilada, cuando la respuesta asociada al trámite de quejas y Habeas Data quejas contra entidades vigiladas que atiende el subproceso de Protección al Consumidor Financiero, no resuelve o atiende favorablemente (N), ni total ni parcialmente, lo solicitado por el consumidor financiero (CF). | |
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
P1 TITULO IV CAPITULO VI - MÓDULO REGISTRO
PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO IV
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO VI: MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS
CONTENIDO
1. PRINCIPIOS BÁSICOS
2. ACCESO Y UTILIZACIÓN DEL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS
2.1. Acceso al Módulo de Registro de Negocios.
2.2. Utilización del Módulo de Registro de Negocios.
2.3 Asignación de códigos
3. CLASIFICACIÓN DE NEGOCIOS PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN EN EL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS
4. CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN POR TIPO DE NEGOCIO
4.1. Negocios fiduciarios
4.2. Cesantías
4.3. Recursos del Sistema General de Seguridad Social – Fondos de Pensiones Voluntarias
4.4. Fondos de inversión colectiva
4.5. Administración de portafolios de terceros
4.6. Custodia de Valores
PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO IV
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO VI: MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS
1. PRINCIPIOS BÁSICOS
Las entidades vigiladas por esta Superintendencia deben registrar las actividades y negocios administrados establecidos en este capítulo en el Modulo de Registro de Negocios habilitado para tal efecto. Asimismo, deben reportar la información con fines de supervisión de dichos negocios por medio de este módulo.
2. ACCESO Y UTILIZACIÓN DEL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS
Para el óptimo desempeño del módulo se recomienda que las entidades cuenten con una conexión de Internet de alta calidad y con un ancho de banda adecuado para el volumen de información que maneje la entidad. Así mismo, el aplicativo deberá desplegarse utilizando como navegador alguno de los siguientes: Chrome 43+, Firefox 38+, Safari 5.1+, Opera 12.1x, 30+, IE 9+. La entidad será responsable de configurar sus propios parámetros internos de red y seguridad, de manera que sus funcionarios responsables puedan hacer un adecuado uso del Módulo de Registro de Negocios.
2.1. Acceso al Módulo de Registro de Negocios.
Para acceder al Módulo de Registro de Negocios, las entidades vigiladas deben solicitar al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co un código de usuario y una contraseña. Dicha solicitud debe venir firmada digitalmente por el representante legal con un certificado digital emitido por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, especificando el tipo y código de la entidad, nombre de la entidad, así como nombre, tipo y número de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del trámite.
El responsable del trámite recibe el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña, ésta última, por seguridad debe ser cambiada inmediatamente, una vez se reciba, por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo.
En caso de remplazo o retiro del funcionario responsable del trámite, la entidad debe realizar la cancelación de dicho usuario y solicitar uno nuevo, siguiendo los pasos antes descritos.
2.2. Utilización del Módulo de Registro de Negocios.
Las entidades deben hacer el registro y la remisión de información a través del Módulo de Registro de Negocios de acuerdo con el con el procedimiento señalado en el Manual del Usuario, al cual se puede acceder a través del sitio Web de la Superintendencia Financiera de Colombia: http://www.superfinanciera.gov.co, en el enlace Interés del Vigilado > Trámites > Trámites en Línea y Remisión de Información > Servicios > Opción 20 “Módulo de Registro de Negocios. (Procedimiento para el envío)”.
2.3 Asignación de códigos
La asignación de los códigos para los negocios administrados por entidades diferentes a las sociedades fiduciarias debe ser efectuado directamente por la entidad en forma secuencial y ascendente, utilizando la codificación establecida para cada tipo de negocio. Si el respectivo negocio no es reportado de acuerdo con la clasificación incluida en el numeral 3 de este Capítulo, no podrá ser creado en la base de datos y por consiguiente será rechazado por el sistema.
3. CLASIFICACIÓN DE NEGOCIOS PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN EN EL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS
Las siguientes actividades y negocios administrados por las entidades vigiladas se deben clasificar en los tipos y subtipos que se enuncian a continuación y de acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 4 del presente capitulo.
Tipo 1 – Fiducia de inversión
Subtipo 1 Fideicomisos de inversión con destinación específica
Subtipo 2 Administración de inversiones de fondos mutuos de inversión
Subtipo 3 Inversión de capitales del exterior de portafolio
Subtipo 4 Inversión de capitales del exterior directa
Tipo 2 – Fiducia inmobiliaria
Subtipo 1 Administración y pagos
Subtipo 2 Tesorería
Subtipo 3 Preventas
Tipo 3 – Fiducia de administración
Subtipo 1 Administración y pagos
Subtipo 2 Administración de procesos de titularización
Subtipo 3 Administración de cartera
Subtipo 4 Administración de procesos concursales
Tipo 4 – Fiducia en garantía
Subtipo 1 Fiducia en garantía
Subtipo 2 Fiducia en garantía y fuente de pagos
Tipo 5 – Cesantías
Subtipo 1 Portafolio de largo plazo
Subtipo 2 Portafolio de corto plazo
Tipo 6 – Recursos del Sistema General de Seguridad Social
Subtipo 1 Fondo Moderado
| Subtipo 2 | Fondos de pensiones de jubilación e invalidez (Fondos de pensiones voluntarias) |
Subtipo 3 Pasivos pensionales
Subtipo 5 Fondo Conservador
Subtipo 6 Fondo de Mayor Riesgo
Subtipo 7 Fondo Especial de Retiro Programado
Subtipo 8 Fondo Alternativo
Tipo 7 - Prima Media
Subtipo 1 Obligatorios
Subtipo 2 Voluntarios
Tipo 8 - Prima Media - Caxdac
Subtipo 1 Obligatorios
Subtipo 2 Voluntarios
Tipo 9 – Fondos de inversión colectiva
Subtipo 1 Fondos de inversión colectiva de tipo general
Subtipo 2 Fondos de inversión colectiva del mercado monetario
Subtipo 3 Fondos de inversión colectiva inmobiliarios
Subtipo 6 Fondos de inversión colectiva bursátiles
Subtipo 7 Fondos de capital privado
Tipo 26 – Otros relacionados con los recursos de la seguridad social
Subtipo 1 Otros recursos de la Seguridad Social
Tipo 27 – Administración de Portafolios de Terceros
Tipo 28 – Custodia de Valores
| Subtipo 1 | Custodia de valores que integran los portafolios de fondos de inversión colectiva |
| Subtipo 2 | Custodia de valores que integran los portafolios de otros vehículos de inversión y/o negocios de administración de activos de terceros |
| Subtipo 3 | Custodia de valores de inversión de capitales del exterior de portafolio |
| Subtipo 4 | Custodia de valores de inversión de capitales del exterior directa |
4. CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN POR TIPO DE NEGOCIO
Para la clasificación de los negocios administrados por las entidades vigiladas en los tipos y subtipos correspondientes se deben atender los siguientes criterios especiales.
4.1. Negocios fiduciarios
Los negocios fiduciarios se deben clasificar en los tipos y subtipos correspondientes de acuerdo con las instrucciones de los numerales 8 y 9 del Capítulo I del Título II de la Parte II de la Circular Básica Jurídica.
4.2. Cesantías
Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías deben registrar en el Tipo 5 los portafolios de los fondos de cesantías, de la siguiente manera:
4.2.1 En el Subtipo 1 del Tipo 5 el portafolio de largo plazo del fondo de cesantías, asignándole como “Código de Negocio” el número 1.
4.2.2. En el Subtipo 2 del Tipo 5 el portafolio de corto plazo del fondo de cesantías, asignándole como “Código de Negocio” el número 2.
4.3. Recursos del Sistema General de Seguridad Social – Fondos de Pensiones Voluntarias
Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías deben registrar con el Tipo 6 los tipos de fondos de pensiones obligatorias, de la siguiente manera:
4.3.1 En el Subtipo 1 del Tipo 6 el Fondo Moderado, asignándole como “Código de Negocio” el número 1000.
4.3.2 En el Subtipo 5 del Tipo 6 el Fondo Conservador, asignándole como “Código de Negocio” el número 5000.
4.3.3 En el Subtipo 6 del Tipo 6 el Fondo de Mayor Riesgo, asignándole como “Código de Negocio” el número 6000.
4.3.4 En el Subtipo 7 del Tipo 6 el Fondo Especial de Retiro Programado, asignándole como “Código de Negocio” el número 7000.
4.3.5 En el Subtipo 8 del Tipo 6 el Fondo Alternativo, asignándole como “Código de Negocio” el número 8000.
4.4. Fondos de inversión colectiva
En el Tipo 9 se deben registrar los fondos de inversión colectiva de acuerdo con los tipos de FICs establecidos en la Parte 3 del Decreto 2555 y los subtipos correspondientes.
4.5. Administración de portafolios de terceros
Las SCBV deben registrar los nuevos APTs en el Módulo y remitir a esta Superintendencia los contratos y anexos por cada APT previamente a su entrada en funcionamiento.
4.6. Custodia de Valores
En el Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para el efecto ejerzan la actividad de custodia de valores establecida en Libro 37 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, la cual se debe realizar en el subtipo correspondiente a la actividad particular, de acuerdo con la clasificación contenida en las instrucciones del numeral 13 del Capítulo VI del Título IV de la Parte III de la Circular Básica Jurídica.
4.6.1. En el Subtipo 1 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para el efecto custodien los valores que integran los portafolios de fondos de inversión colectiva.
4.6.2. En el Subtipo 2 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para el efecto custodien valores que integran los portafolios de otros vehículos de inversión y/o negocios de administración de activos de terceros.
4.6.3. En el Subtipo 3 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para llevar a cabo la actividad de custodia de valores actúen en calidad de custodios de valores de inversionistas de inversión de capitales del exterior de portafolio en Colombia.
4.6.4. En el Subtipo 4 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para llevar a cabo la actividad de custodia de valores actúen en calidad de custodios de valores de inversión de capitales del exterior directa en Colombia.
4.6.5. En los subtipos 3 y 4 del Tipo 28 se debe registrar cada contrato de custodia individualmente, que contenga el detalle da cada inversionista extranjero obligado a registrar sus operaciones de inversión ante en Banco de la Republica.
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
P2 TITULO I CAPITULO IV - OP. BANCOS-CAJILLAS
Sin embargo, se ha interpretado que la restricción de negociabilidad lo que impone para el librado es la obligación de pagar el cheque exclusivamente a la persona que acredite ser el beneficiario del mismo en forma directa o por la vía establecida en el segundo inciso del art. 715 citado anteriormente, es decir por conducto de un banco, salvo en el caso de una norma legal que limite de manera específica el pago directo al beneficiario, como ocurre con los cheques fiscales que sólo podrá pagarse abonando su valor en la cuenta que la entidad pública mantenga en el banco librado o en el establecimiento de crédito consignatario.
La restricción impuesta por norma legal o por disposición de autonomía particular puede ser igualmente complementada con la inclusión de otras cláusulas como el cruzamiento general o especial o la indicación de que el cheque fue emitido para abono en cuenta.
1.6.3. Canje de cheques con negociabilidad restringida
Toda entidad financiera autorizada por la ley para recibir cheques en consignación con cláusula de negociabilidad restringida debe hacer una revisión cuidadosa del título, desde el punto de vista formal, con el propósito de verificar si quien lo recibe o el titular de la cuenta en la cual está consignando, es el legitimado para ejercer el derecho incorporado en el título respectivo.
En estos términos cuando una entidad crediticia envíe por canje cheques con negociabilidad restringida, consignados en las cuentas de sus clientes, debe certificar al banco librado que el título fue consignado en la cuenta del primer beneficiario, mediante la imposición del sello mecánico en el que se indique tal circunstancia (ejemplo: "Certifícase consignación de este cheque en cuenta del primer beneficiario").
Respecto de los cheques consignados en cuentas de entidades autorizadas por la ley para recibir cheques en consignación (cooperativas de ahorro y crédito, y otros), la certificación que éstas hagan surtirá efectos ante el banco que reciba el documento para presentarlo al canje y ante el banco librado.
Es de anotar que la devolución del instrumento a la entidad consignataria, en el evento de haberse omitido la certificación, no puede afectar al tenedor legítimo del título, en el entendido de que dicha causal es de uso meramente interbancario.
De otra parte, esta Superintendencia considera que los bancos no deben solicitar como requisito obligatorio que los cheques con cláusula restrictiva de la negociabilidad presentados para el cobro a través del mecanismo de la Cámara de Compensación, además de contener el sello de certificación de que trata el presente subnumeral, contengan la firma del funcionario que en el establecimiento de crédito se encarga de imponer las certificaciones respectivas.
En efecto, la firma del funcionario encargado de estas funciones puede ser establecida como medida de control, tendiente a establecer responsabilidades administrativas internas, puesto que frente al banco librado y a los demás terceros es el consignatario (como persona jurídica), el responsable de una indebida certificación.
1.6.4. Procedimiento para el pago de cheques con negociabilidad restringida y para abono en cuenta
El cheque para abono en cuenta, a diferencia del anterior es libremente negociable, salvo que expresamente se limite su circulación por medio de una cláusula en tal sentido. La restricción para este tipo de títulos está dada en su forma de pago, ya que solo constituye un pago válido aquél que se realice mediante un asiento contable en la cuenta corriente o de ahorros que el tenedor lleve en el banco librado, siendo invalido el pago en efectivo.
Si el tenedor del cheque para abono en cuenta no posee una cuenta corriente o de ahorros en el banco librado, puede endosar el cheque en procuración al banco donde sea titular de una de estas cuentas, para que sea éste el que lo presente al cobro ante el banco librado. En tal evento, el banco librado puede aceptar que el banco intermediario actúe en calidad de mandatario suyo para el pago, celebrándose entonces un contrato de mandato comercial entre las dos instituciones financieras.
1.7. Cuentas convenio
Con el propósito de que las entidades la utilicen adecuadamente la figura de las cuentas convenio, esta Superintendencia se permite señalar las siguientes conductas como constitutivas de prácticas no autorizadas en el desarrollo de las mismas o en la ejecución de otros mecanismos de traslado de fondos que tengan efectos idénticos o similares a los de la cuenta convenio:
1.7.1. La conducta consistente en solicitar a los clientes autorizaciones automáticas o poderes generales para facilitar el flujo de fondos de cuenta de ahorros hacia cuenta corriente y viceversa.
1.7.2. La conducta consistente en que los establecimientos bancarios “motu proprio” trasladen fondos de cuentas corrientes hacia cuentas de ahorros o viceversa, sin el previo consentimiento de sus titulares.
Por consiguiente para que una entidad vigilada pueda proceder a efectuar tales traslados debe observar las estipulaciones contractuales, los preceptos legales y las regulaciones administrativas que rigen el respectivo contrato, a efectos de evaluar y determinar los casos concretos en que expresamente está autorizado para hacerlo, y de no existir esa posibilidad dentro del marco legal debe abstenerse de realizar dichas transferencias u obtener previamente la autorización expresa del titular de la cuenta para cada caso en particular.
2. CAJILLAS DE SEGURIDAD
El art. 1424 del C.Cio dispone que los establecimientos bancarios que celebren el contrato de cajillas de seguridad deben conservar un duplicado de la llave entregada al cliente, que depositará inmediatamente ante el funcionario que designe la SFC.
En tal sentido la guarda, como depósito en custodia, de los duplicados de las llaves de las cajillas de seguridad para los establecimientos bancarios del país, estará en cabeza del funcionario que de acuerdo al Manual de Riesgo Operativo de cada entidad sea designado para tal efecto.
Para el retiro de los duplicados de las llaves de las cajillas de seguridad, las entidades depositarias deben cumplir rigurosamente con lo preceptuado al respecto por el inciso segundo del art. 1424 del C.Cio. Para tal fin, deben llevar un registro en el cual se anote cronológicamente el nombre del usuario de la cajilla y el número asignado a ésta, la fecha y hora en que se produce el retiro de la llave y su entrega o restitución, así como, la indicación sobre si la solicitud de retiro fue conjunta o presentada exclusivamente por el banco depositante.
Así mismo, los establecimientos bancarios depositarios deben llevar un registro en el cual consten las firmas autorizadas de los usuarios de las cajillas de seguridad, y en él deben anotar cronológicamente el nombre del usuario, la fecha y hora en que se produzcan depósitos o retiros restituciones de llaves y el número de la respectiva cajilla.
3. COMPENSACIÓN INTERBANCARIA
El servicio de compensación interbancaria debe regirse por el "Reglamento Operativo del Servicio de Compensación Interbancaria del Banco de la República".
Para una mejor prestación del servicio de compensación interbancaria prestado por el Banco de la República los establecimientos bancarios deben reconciliar las diferencias por fuera de la compensación, en aquellos casos en los cuales en la segunda sesión de compensación se devuelvan documentos por valores superiores a los recibidos en la primera, so pena de que se califique como una práctica no autorizada.
3.1. Saldo débito en la cuenta corriente con el Banco de la República
Los establecimientos bancarios deben abstenerse de incurrir en la práctica según la cual, una vez finalizada la primera etapa de la compensación interbancaria -canje de documentos al cobro-, algunas entidades adscritas a dicho servicio presentan saldos provisionales débito en la cuenta corriente en el Banco de la República, los cuales son cubiertos en la segunda etapa de compensación.
La conducta antes descrita, pone en peligro la estabilidad de la institución financiera, dadas las consecuencias que pueden derivarse en el evento de que no se obtengan los recursos necesarios para cubrir íntegramente el saldo a cargo, además de que puede contravenir la Resolución Externa 14 de 1994, proferida por la JDBR.
De conformidad con lo expuesto, se califica como práctica no autorizada e insegura la conducta de los establecimientos bancarios que conduzca a generar saldos débitos en sus cuentas corrientes en el Banco de la República al finalizar la primera etapa de compensación interbancaria.
Igualmente, se califica como práctica no autorizada e insegura la falta de controles adecuados de tesorería que permitan examinar adecuadamente los flujos de fondos disponibles, toda vez que tales deficiencias no permiten adoptar las medidas necesarias con la debida oportunidad para evitar situaciones como la que se comenta.
3.2. Canje
Esta Superintendencia estima pertinente señalar a los establecimientos bancarios que deben abstenerse de incurrir en la práctica consistente en que en la parte exterior de los sobres entregados para el cobro en las operaciones de canje, se hace figurar una cantidad mayor a aquella que resulta de sumar el valor de los documentos compensable librados a cargo de otra entidad bancaria de la misma plaza. Dicha práctica se convierte en una forma de crédito interbancario sin costo financiero, mediante la distorsión de la operación de canje ordenada por la ley.
La conducta descrita, vale decir, la elevación ficticia del canje, parece no tener otra finalidad que la de solucionar en forma reglamentaria situaciones de desencaje del establecimiento de crédito que incurre en esta práctica, previo acuerdo con otra u otras entidades de crédito.
Este tipo de prácticas desfiguran la veracidad contable del sistema y el Banco de la República sólo detecta la irregularidad cuando el valor entregado en la primera etapa del canje resulte inferior al realizado por comparación de las cifras en la segunda etapa de la operación.
La realización de las prácticas antes mencionadas hará incurrir a las entidades en las sanciones previstas en los arts. 209 y 211 del EOSF, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar por violación a las disposiciones que regulan el encaje legal.
4. REGLAS RELATIVAS A LA APERTURA Y RÉGIMEN DE LOS DEPÓSITOS EN MONEDA LEGAL DE NO RESIDENTES EN EL PAÍS Y DE LOS DEPÓSITOS EN MONEDA EXTRANJERA
Para los efectos de lo dispuesto en el literal d., numeral 1, art. 59 de la Resolución 8 de 2000 de la JDBR, los establecimientos de crédito a que se refiere dicha norma que vayan a abrir cuentas corrientes o de ahorro en moneda legal a no residentes en el país o vayan a abrir cuentas en moneda extranjera deben observar las reglas que se indican a continuación.
4.1. Requisitos
4.1.1. Atender al concepto de residencia a que se hace alusión el art. 2 del Decreto 1735 de 1993.
4.1.2. En los procesos de apertura de los depósitos a que se refiere el señalado literal del régimen de cambios internacionales, cumplir con las instrucciones relativas al SARLAFT en especial, lo relacionado con los requisitos de vinculación de clientes a que se refiere el Anexo 1 del Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta Circular. Si la cuenta se va abrir desde el exterior a través de apoderado en Colombia, los documentos que se anexen, incluido el respectivo poder, deben cumplir las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.
Salvo la regla especial contenida en el subnumeral 4.3. del presente Capítulo para la constitución de depósitos por parte de entidades financieras del exterior, y dado que estos depósitos no constituyen inversión extranjera, los mismos no gozan de los derechos cambiarios que se otorgan a tales tipos inversiones. Los recursos depositados en estas cuentas pueden ser utilizados para cualquier fin.
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P2 TITULO I CAPITULO VI - VIVIENDA-ELIMINACIÓN REESTRUCTURACIONES
documentación que soporta el otorgamiento del crédito o del contrato, así como su evolución hasta la fecha del perfeccionamiento de la cesión.
1.11. Cesión del crédito y de contrato de leasing habitacional
De acuerdo con el art. 24 de la Ley 546 de 1999, modificado por el art. 38 de la Ley 1537 de 2012 es obligatorio para los establecimientos de crédito efectuar la cesión de crédito otorgado para la financiación de vivienda individual a largo plazo, solicitada por el deudor, en cualquier momento durante la vigencia de la obligación hipotecaria, a favor de otra entidad financiera, de cualquiera de las entidades a que se refiere el parágrafo del art. 1 de esa ley o a las sociedades titularizadoras o sociedades fiduciarias, según el caso.
Para tal efecto, los establecimientos de crédito deben autorizar, en un plazo no mayor de 10 días hábiles, la cesión de crédito y sus garantías, una vez el deudor entregue la oferta vinculante del nuevo acreedor. Dicha cesión se entiende perfeccionada exclusivamente con la transferencia del título representativo de la obligación correspondiente y tendrá los efectos previstos por el art. 1964 del CC.
Como quiera que la cesión constituye la sustitución de una de las partes del contrato por un tercero, en la totalidad o en parte de las relaciones derivadas del mismo, la cesión de los créditos hipotecarios de vivienda debe realizarse mediante la transmisión de los derechos y obligaciones derivadas del contrato original, en cuyo caso las condiciones de dicho crédito permanecen inalteradas con excepción de las referidas a la tasa de interés remuneratoria, la cual necesariamente debe ser más benéfica para el deudor, y el cedente debe responder por la existencia y validez del mismo y de sus garantías, salvo estipulación expresa en contrario, de conformidad con el art. 890 del C.Cio. En este caso, la cesión se rige por las disposiciones comerciales aplicables contenidas en el Capítulo VI del Título Primero del Libro Cuarto del régimen mercantil.
En este caso, no se generan derechos ni gastos notariales así como tampoco se causa impuesto de timbre.
1.12. Avalúos
El bien inmueble que se financia de acuerdo con el numeral 4 del art. 17 de la Ley 546 de 1999 constituye una garantía adecuada de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano para este tipo de crédito. La debida valoración de la misma cumple tres funciones básicas así:
1.12.1. A la entidad vigilada que concede el crédito, le permite conocer el valor del bien hipotecado a su favor y establecer de manera idónea el nivel de cobertura de las garantías vinculadas a sus operaciones activas de crédito.
1.12.2. Al beneficiario del crédito le permite comparar el precio de compra y el monto del préstamo con el de mercado,
1.12.3. Al tenedor de títulos hipotecarios, si fuere el caso, le suministra información útil para establecer si su inversión está adecuadamente respaldada por bienes inmuebles debidamente valorados.
El avalúo de los bienes inmuebles que garantizan los créditos hipotecarios debe realizarse de manera independiente y objetiva acorde con las disposiciones que regulan la actividad del avaluador contenidas en la Ley 1673 de 2013 y las que la complementen.
1.13. Crédito a constructores -subrogación de obligaciones-
El crédito otorgado al constructor de vivienda para financiar la fase de construcción debe ser subrogado al adquirente de la unidad, de tal manera que en una sola operación se formalice el mutuo debidamente aprobado al subrogatario, cuando sea del caso, la hipoteca sobre el bien financiado en forma individual y el levantamiento de la hipoteca de mayor extensión a favor de la entidad vigilada.
Adicionalmente, el contrato de crédito suscrito entre la entidad financiera y el constructor debe contener una cláusula especial en la cual se precise que la hipoteca en mayor extensión que afecta el inmueble se cancelará proporcionalmente a medida que se vayan enajenando las unidades de vivienda y se haya recibido el pago de la prorrata correspondiente.
1.14. Supuestos para solicitar reestructuración del crédito
Para el ejercicio por parte de los deudores de la prerrogativa prevista en el art. 20 de la Ley 546 de 1999, la entidad acreedora al momento de hacer la evaluación de la solicitud de reestructuración de una obligación de este tipo, debe verificar que se cumplan los siguientes requisitos para que resulte viable la reestructuración:
1.14.1. Que la primera cuota del crédito una vez reestructurado, que esté dispuesto a pagar el deudor, en ningún caso represente más del 30% de los ingresos familiares, de conformidad con el Decreto 145 de 2000, modificado por art. 8 del Decreto 3760 de 2008.
1.14.2. Que el saldo de la obligación a la fecha de solicitud de la reestructuración no exceda el 70% del valor del inmueble o el 80% tratándose de vivienda de interés social.
1.14.3. El valor del inmueble establecido mediante avalúo técnico realizado por profesionales, personas naturales o jurídicas, de conformidad con las disposiciones que regulan la actividad del avaluador contenidas en la Ley 1673 de 2013 y las que la complementen.
1.14.4. Que el plazo contemplado para reestructurar la obligación no supere 30 años, contados a partir de la fecha del desembolso del crédito.
1.14.5. Que el reporte de endeudamiento con el sector financiero permita concluir que el deudor está en capacidad de cumplir con la obligación hipotecaria de vivienda.
1.14.6. Que no existan embargos sobre la garantía a la fecha de solicitud de la reestructuración.
1.14.7. Que el deudor no se encuentre tramitando un proceso concursal.
1.14.8. Que la solicitud de reestructuración del crédito sea presentada dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario y sea suscrita por todos los obligados, así como los documentos a través de los cuales se instrumente la obligación.
Lo anterior, debe entenderse sin perjuicio de la facultad que tiene la entidad acreedora de acordar con sus deudores reestructuraciones de un crédito en cualquier momento, de acuerdo con la percepción de riesgo que en cada caso se tenga.
2. CUENTAS DE AHORRO PROGRAMADO
El programa de ahorro que deben cumplir tanto las personas interesadas en ser beneficiarias del subsidio familiar de vivienda previsto en el Decreto 2190 de 2009, se rige por las siguientes condiciones:
2.1. El ahorro debe efectuarse en algunas de las modalidades contempladas en el art. 28 del mencionado Decreto y en las entidades y condiciones ahí establecidas.
2.2. Los establecimientos de crédito interesados en ofrecer dichos servicios financieros deben remitir para aprobación de la SFC los modelos de reglamentos y de contratos a través de los cuales se manejarán dicho recursos. En tales documentos se debe estipular la posibilidad que tiene el ahorrador de trasladar libremente sus depósitos cada 6 meses entre los establecimientos de crédito que ofrezcan estos servicios financieros, siempre y cuando mantengan el carácter de ahorro programado.
2.3. Al momento de la apertura del producto, el establecimiento de crédito debe suministrar al posible cliente una proyección, a efectos de establecer con total claridad la manera como se conformará el ahorro previo requerido para la postulación al subsidio familiar de vivienda.
2.4. Se debe discriminar el monto total a ahorrar, el aporte periódico, el tiempo durante el cual debe realizarse el ahorro y el incremento periódico que sufrirá la cuota, si es del caso, conforme lo establece el art. 29 del citado Decreto.
2.5. En caso de que el ahorrador esté interesado en completar el ahorro previo con sus cesantías depositadas en administradoras de fondos de cesantías privadas o en el Fondo Nacional de Ahorro –FNA-, así deberá manifestarlo expresamente.
2.6. El monto del ahorro previo depende de los recursos complementarios y del valor del subsidio de vivienda de interés social que sumados a aquel resulten suficientes para acceder a la solución de vivienda a adquirir o permitan sufragar el presupuesto de construcción.
2.7. El titular de la opción debe autorizar expresamente la inmovilización de los recursos e intereses hasta tanto se encuentre vigente la postulación del hogar.
2.8. Las entidades financieras están en la obligación de certificar el valor acumulado de ahorro y subsidio en la cuenta de cada titular, a fin de que se acredite el debido cumplimiento del programa.
2.9. Los recursos que se ahorren en las cuentas de ahorros para el fomento a la construcción -AFC- no forman parte de la base de retención en la fuente del contribuyente persona natural, y tienen el carácter de rentas exentas del impuesto sobre la renta y complementarios, hasta un valor que, adicionado al valor de los aportes obligatorios y voluntarios del trabajador de que trata el art. 126-1 de este Estatuto Tributario, no exceda del 30% del ingreso laboral o del ingreso tributario del año, según corresponda, y hasta un monto máximo de 3.800 UVT por año.
El ahorro requerido para acceder al subsidio de vivienda a que se hizo referencia puede acreditarse con el cumplimiento del ahorro voluntario contractual que ofrece el FNA, de conformidad con art. 10.5.10.1.8 del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con los art. 2.1.9.1.1.y siguientes del mismo Decreto.
3. REGLAS RELATIVAS A LA PROTECCIÓN DE LOS USUARIOS DE LAS OPERACIONES DE COBERTURA DE CRÉDITOS INDIVIDUALES DE VIVIENDA A LARGO FRENTE AL INCREMENTO DE LA UVR RESPECTO DE UNA TASA DETERMINADA
3.1. Alcance
Son aplicables las instrucciones contenidas en este numeral a los créditos hipotecarios de vivienda individual que, en vigencia del art. 96 de la Ley 795 de 2003 y el art. 65 de la Ley 921 de 2004, así como el Decreto 66 de 2003, se hubieren acogido a la cobertura condicionada de tasa de interés que ofreció el Gobierno Nacional a través del FOGAFIN, y que buscaba cubrir el riesgo de tasa frente al riesgo de variación de la UVR respecto de una tasa de referencia con los deudores de los créditos elegibles.
Este mecanismo de cobertura por tanto, aplica a los citados créditos en cuanto FOGAFIN podía contratar tanto con los establecimientos de crédito y con el FNA para que actúen como mandatarios en la administración y ejecución de tales operaciones de cobertura.
3.2. Información al deudor
En virtud de lo dispuesto en el numeral 1, art. 97 del EOSF, en concordancia con lo previsto en el art. 72 literal f., cuando los establecimientos de crédito y/o el FNA (en adelante las entidades) actúen como mandatarios en la administración y ejecución de las operaciones de cobertura a que se refiere este numeral, deben suministrar a los deudores, en todo momento durante la vigencia de la cobertura, información completa, cierta y comprensible sobre las condiciones y efectos de las mismas, de forma que puedan conocer adecuadamente, su funcionamiento, los beneficios y los costos que la misma implica, así como las consecuencias del incumplimiento de sus obligaciones.
Dicha información debe ser suministrada al deudor en cualquier momento, durante el tiempo que dure la misma.
Desde el acceso a la cobertura, las entidades deben suministrarle información clara y precisa sobre los valores que por concepto de la misma ha recibido como beneficio o sobre aquellas sumas que le corresponde pagar.
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P2 TITULO IV CAPITULO II - ASEGURADORAS
1.6.4. Condiciones de los contratos
Los contratos de reaseguro y las notas de cobertura suscritos por los representantes legales de las entidades aseguradoras cedentes y los apoderados de los reaseguradores, se mantendrán a disposición de la SFC, en las propias entidades aseguradoras y reaseguradoras.
Cuando las entidades aseguradoras y reaseguradoras registren las operaciones de reaseguro que realizan, deben especificar con precisión las condiciones de cada uno de los riesgos cedidos y aceptados y, la fecha de formalización de cada operación.
Salvo pacto en contrario, el pago de las obligaciones derivadas de los contratos de reaseguro automático proporcional debe efectuarse dentro de los 90 días corrientes a la fecha de cierre trimestral.
Las entidades aseguradoras al aceptar notas de cobertura suscritas por corredoras de reaseguros deben verificar que las mismas cuenten con autorización expresa para ello por parte del reasegurador.
No obstante, previo al inicio de la vigencia del contrato de reaseguro, la entidad aseguradora debe contar cuando menos con la confirmación por cualquier medio de la cobertura por parte del reasegurador. La formalización de este respaldo se debe realizar dentro del mes siguiente a la iniciación de la vigencia del respectivo acuerdo.
1.6.5. Control de cesiones y aceptaciones de reaseguros facultativos
Las entidades aseguradoras deben adoptar mecanismos de control secuencial de las cesiones y aceptaciones de reaseguro facultativo que permitan a las partes contar con elementos que brinden certeza sobre los convenios. La SFC debe evaluar el contenido y calidad de tales mecanismos en desarrollo de la supervisión que adelante a las entidades.
1.6.6. Prácticas inseguras
Se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas, las siguientes conductas:
1.6.6.1. La expedición de pólizas de seguro respecto de las cuales la sociedad no haya logrado obtener, mediante el empleo de contratos de reaseguro, colocación en firme del respectivo riesgo, en aquellos eventos en los que la entidad requiera del reaseguro.
1.6.6.2. La cesión o aceptación de riesgos en reaseguro facultativo, por funcionarios distintos de aquellos autorizados para tal efecto, con prescindencia de los mecanismos de control secuencial a que alude el subnumeral 1.6.5 del presente Capítulo, sin perjuicio de las facultades propias del representante legal o de la delegación expresa que éste haga para un negocio específico.
1.6.6.3. La celebración de contratos de reaseguro en los que no se verifique una transferencia real del riesgo.
La inobservancia de la presente disposición acarrea la imposición de las sanciones previstas en el EOSF y la suspensión del registro de reaseguradores del exterior REACOEX.
1.6.7. Reporte de Información
Las entidades aseguradoras deben remitir el último día del mes en que se presente la novedad, la estructura de los contratos automáticos proporcionales y no proporcionales y la nómina de reaseguradores, para lo cual deben diligenciar las siguientes proformas:
F3000-79 Estructura de contratos de reaseguros automáticos proporcionales
F3000-80 Estructura de contratos de reaseguros automáticos no proporcionales
F3000-81 Nómina de reaseguros -contratos de reaseguros proporcionales y no proporcionales-
1.7. Prácticas inseguras en la contratación de seguros
Se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas, las siguientes conductas:
1.7.1. Expedir notas de cobertura que no identifiquen los textos de los amparos con los códigos dispuestos en este Capítulo.
1.7.2. Utilizar códigos de formas que no hayan sido enviadas previamente a la SFC.
1.7.3. Proveer al asegurado de información inexacta respecto del contenido del texto referenciado y enviado a la SFC.
1.7.4. Utilizar en las notas de cobertura proformas de entidades diferentes a las que expiden el documento.
1.7.5. Usar notas de cobertura para pólizas no depositadas o cuyo texto no se incorpore en la misma nota de cobertura o en sus anexos.
1.7.6. La participación en consorcios o uniones temporales cuando quiera que la entidad no cuenta con autorización para la operación de alguno de los ramos involucrados.
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P3 TITULO VI CAPITULO V - DISTRIBUCIÓN DE FICS
6.3.2. Certificación expedida por el representante legal donde manifieste:
6.3.2.1 Que ha verificado que la sociedad administradora de los fondos del exterior que pretende distribuir cumple con los requisitos establecidos en el Libro 6 de la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010.
6.3.2.2 Que el acuerdo de distribución suscrito con la sociedad administradora de los fondos del exterior incluye las reglas particulares necesarias para que el distribuidor pueda cumplir plenamente con las obligaciones derivadas de la actividad de distribución de fondos de inversión del exterior en Colombia.
El acuerdo de distribución celebrado con la sociedad administradora de fondos de inversión del exterior debe estar a disposición de la SFC cuando ésta lo requiera.
6.4. Obligaciones especiales para la distribución de fondos del exterior a través de cuentas ómnibus.
El distribuidor especializado de fondos de inversión del exterior debe cumplir con las obligaciones de los distribuidores especializados a través de cuentas ómnibus contenidos en el numeral 3 de este capítulo.
Adicionalmente, durante la etapa de promoción y vinculación debe entregar a cada inversionista un documento resumen del fondo de inversión del exterior, que incluya:
6.4.1. Identificación de la entidad administradora del fondo.
6.4.2. Identificación de la autoridad encargada de la supervisión de la entidad administradora y del fondo en la jurisdicción de origen.
6.4.3. Identificación del custodio profesional y de la autoridad encargada de su supervisión en la jurisdicción de origen.
6.4.4. Los requisitos de vinculación establecidos por el reglamento del fondo de inversión del exterior y por el régimen legal aplicable en la respectiva jurisdicción, así como el tipo de inversionista que puede adquirir o enajenar sus participaciones.
6.4.5. Tipo de fondo de inversión y política de redención de participaciones del fondo.
6.4.6. Breve resumen de la política de inversión que incluya el objetivo del fondo y principales riesgos asociados a la inversión.
6.4.7. Los mecanismos mediante los cuales los inversionistas pueden acceder a la información relacionada el numeral 2 del artículo 3.6.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
6.4.8. Todas las tarifas y comisiones a cobrarse al cliente, incluyendo comisiones de entrada, salida, rendimientos y/o cualquier otra imputable al inversionista.
6.4.9. La calificación del fondo de inversión, si aplica.
6.4.10. La manifestación de que el administrador de la cuenta ómnibus responderá hasta la culpa leve en el cumplimiento de sus funciones como experto prudente y diligente.
6.4.11. La manifestación de que la supervisión tanto del fondo de inversión del exterior como de su entidad administradora se realiza por parte de la autoridad de supervisión de la jurisdicción de origen y no por parte de la SFC.
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ANEXO l - REMISIÓN DE INFORMACIÓN
PARTE V - PROFORMAS F.6000
| TEMA: | ASIGNACIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS |
| NOMBRE DE PROFORMA: | Asignación Estratégica de Activos. |
| NUMERO DE PROFORMA: | F.6000-37 |
| NUMERO DE FORMATO: | 538 |
| OBJETIVO: | Conocer la información en relación con la asignación estratégica de activos de los fondos de pensiones obligatorias y el portafolio de largo plazo del fondo de cesantías. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías. |
| TRÁMITE: | 459 - Asignación Estratégica de Activos |
| PERIODICIDAD: | Semestral |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | 30 de junio y 31 de diciembre |
| FECHA DE REPORTE: | 15 días comunes siguientes a la fecha de corte. Cuando el vencimiento corresponda a un sábado, domingo o festivo, el plazo máximo vence a las doce del día (12:00 M) del día hábil siguiente. |
| DOCUMENTO TECNICO: | SB-DS-007 |
| TIPO Y NUMERO DEL INFORME: | 33 Área 9 “Semestral - Asignación Estratégica de Activos” |
| MEDIO DE ENVÍO: | Web |
| DEPENDENCIA RESPONSABLE: | Delegatura para Pensiones |
| DEPENDENCIAS USUARIAS: | Delegatura para Supervisión de Riesgo de Mercado y Liquidez |
INSTRUCTIVO
GENERALIDADES
La presente proforma debe ser remitida con la firma digital del representante legal.
Los datos que corresponden a tasas se deben reportar en forma porcentual, con dos decimales y aproximando el último decimal por el sistema de redondeo; es decir una tasa del 25.837% se debe reportar así 25.84.
Si la entidad no tiene información para reportar, no se debe diligenciar el campo.
La información a reportar deberá ser consistente con las cifras registradas en el Catálogo Único de Información Financiera con fines de Supervisión y con el Formato 351 “Composición del portafolio de inversiones”.
El anexo Asignación Estratégica de Activos puede ser consultado en nuestra página www.superfinanciera.gov.co.
La presente proforma aplica para los tipos de fondos Moderado, Conservador, Mayor Riesgo, Retiro Programado y para el portafolio de largo plazo de los fondos de cesantías.
Las subcuentas 010, 020, 030 y 040 de la unidad de captura 03 y la subcuenta 010 de la unidad de captura 04, solo aplican para el Fondo de Retiro Programado.
Para las unidades de captura 01 a la 07, no aplica la columna 6.
Para la unidad de captura 03, la subcuenta 999 solo aplica para las columnas 2 y 3.
Para la unidad de captura 04, la subcuenta 999 solo aplica para las columnas 2 y 3.
Para la unidad de captura 06, la subcuenta 999 solo aplica para las columnas 2 y 3.
