CIRCULAR EXTERNA 29 DE 2008

( Julio 17 )

<Fuente: Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 105.>

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

Señores

REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LOS INTERMEDIARIOS DE VALORES

Referencia: Modificación al Título IX de la Circular Externa 007 de 1996 (Circular Básica Jurídica)

Apreciados señores:

Este Despacho en ejercicio de sus facultades, en especial de las consagradas en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con el literal a) del artículo 6º de la Ley 964 de 2005, el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, el artículo 2.7.1.4. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores y en los Decretos 1120, 1121 y 1796 de 2008, procede a modificar el Título IX de la Circular Externa 007 de 1996 (Circular Básica Jurídica) respecto de las normas que tratan las operaciones de crédito público y de manejo de deuda realizadas con la Nación.

Vigencia y derogatorias. La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

Cordialmente,

CÉSAR PRADO VILLEGAS

Superintendente Financiero de Colombia

050000

3.1 Operaciones de crédito público y de manejo de deuda realizadas con la Nación. De conformidad con el artículo 3° del Decreto 1802 de 2007, tratándose de colocaciones en el mercado primario y de operaciones de manejo de deuda realizadas con la Nación, el administrador de la emisión deberá reportar la información resultante de la operación al(los) agente(s) especializado(s) en valoración de activos mobiliarios o inmobiliarios de que trata la el parágrafo 2 del numeral 2.1 del Capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera), o quien desarrolle sus funciones debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Los intermediarios de valores que hagan parte del programa de Creadores de Mercado de los títulos de deuda de la Nación, que hayan realizado previamente un acuerdo con sus clientes para participar en las operaciones de colocación primaria o de manejo de deuda con ésta, deberán dejar registro de los elementos de la operación de forma previa al inicio de la misma en un medio verificable. Cuando el cliente haya adquirido el compromiso de participar en la opción no competitiva, dicho registro deberá incluir la constancia de este compromiso. Las instrucciones impartidas por los clientes a los participantes del programa de Creadores de Mercado se entenderán en firme y se cumplirán de acuerdo con condiciones resultantes de la operación de colocación primaria en el mismo día de la operación.

Para efectos del seguimiento a las instrucciones de los clientes de las entidades que hacen parte del programa de Creadores de Mercado, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público –DGCPTN- impartirá mediante resolución las instrucciones sobre los formatos que se deben diligenciar previamente a una operación con la Nación.

En todo caso, la entidad vigilada que participa en el programa de Creadores de Mercado deberá dar cumplimiento a la instrucción del cliente de acuerdo con los resultados de la subasta, tanto en el monto adjudicado como en la tasa de interés de corte. No será necesario llevar estas operaciones a un sistema de registro de operaciones sobre valores para efectos de su cumplimiento.

La información relacionada con las operaciones de colocación primaria y de manejo de deuda efectuadas por la Nación deberá ser provista por el administrador de la respectiva emisión a la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con los requerimientos que esta última entidad realice para el efecto.

3.2 Momento de diseminación de la información de las operaciones objeto de registro. El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores podrá diseminar información acerca de la identificación del valor, su precio y su monto de acuerdo con el primer registro recibido o preingreso no confirmado, cuando así se establezca en su respectivo reglamento.

4. Manuales y procedimientos respecto operaciones en el mercado mostrador. Los intermediarios de valores deberán establecer, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos escritos para el tratamiento de sus clientes en el mercado mostrador según las calidades de las mismas y los deberes que tienen con éstas, atendiendo el principio de conocimiento del cliente del Capítulo Segundo del presente Título. Tales manuales establecerán la manera como internamente se organizará el área que podrá hacerse cargo de este tipo de operaciones. Igualmente, determinarán la información y la manera cómo la misma deberá solicitarse y entregarse a sus contrapartes en cada una de las etapas del procedimiento de cotización-cierre.

4.1 Cumplimiento de los deberes consagrados respecto de contrapartes que tengan la calidad de “clientes inversionistas”. Los intermediarios de valores que realicen operaciones sobre valores de renta fija en el mercado mostrador con una persona que tenga la calidad de “cliente inversionista” deberán establecer, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos escritos para el tratamiento de éstas contrapartes de conformidad con los principios establecidos en el Capítulo Segundo del presente Título, y con los deberes consagrados en los artículos 1.5.4.4 y 1.5.4.5 de la Resolución 400 de 1995.

Estas políticas y procedimientos deberán evitar que se realicen operaciones por cuenta propia en el mercado mostrador con contrapartes “clientes inversionistas”, cuando éstos tengan la expectativa de ser tratados por el intermediario de valores con el mayor grado de protección. De manera previa al cierre de una operación por cuenta propia en el mercado mostrador con un “cliente inversionista”, dicho cliente deberá: 1) ser informado expresamente de que el intermediario está actuando como su contraparte; 2) conocer y entender los riesgos, obligaciones y deberes del intermediario de valores; 3) aceptar que la operación se cierre en estas condiciones.

5. Régimen aplicable al registro de operaciones sobre instrumentos financieros derivados: En lo no previsto por el presente Título, el registro de operaciones sobre instrumentos financieros derivados estandarizados en las cuales se interponga una cámara de riesgo central de contraparte se regirá por lo previsto en los reglamentos del respectivo sistema de registro de derivados y por lo previsto en los reglamentos del sistema de compensación y liquidación de derivados.

Capítulo Cuarto

Libro Electrónico de Registro de Órdenes y principios para el procesamiento de órdenes de sociedades comisionistas de valores

Los organismos de autorregulación del mercado de valores establecerán los parámetros mínimos que deben cumplir los libros de órdenes que implementen las sociedades comisionistas de valores, con base en lo previsto en el presente Capítulo.

1. Principios a seguir en el procesamiento de órdenes

1.1. Trazabilidad. Consiste en la posibilidad de verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.

1.2. Equidad. Los intermediarios de valores tratarán equitativamente las órdenes realizadas por sus clientes.

1.3. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes. Los intermediarios de valores deberán informar a sus clientes acerca de las características generales del sistema de registro de órdenes.

2. Sistema electrónico de registro de órdenes sobre valores. Las sociedades comisionistas de valores deberán implementar un o unos sistemas de registro de órdenes sobre cualquier valor. Dicho sistema o el conjunto de sistemas se denominarán “Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes”.

2.1. Etapas para el tratamiento de órdenes. El Libro Electrónico de Órdenes deberá reconocer las siguientes etapas:

i) Recepción de órdenes.

ii) Registro de órdenes en el Libro Electrónico de Órdenes.

iii) Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado mostrador.

iv) Ejecución de órdenes.

v) Procesos operativos posteriores a la ejecución

2.2. Manuales del Libro Electrónico de Órdenes. Las sociedades comisionistas de valores deberán contar con manuales sobre su sistema(s) de registro de órdenes.

Las sociedades comisionistas de valores darán a conocer a sus clientes las características generales de sus manuales respecto su sistema(s) de registro de órdenes y sus respectivas modificaciones.

2.3 Recepción de órdenes. Las sociedades comisionistas de valores tendrán que recibir sus órdenes a través de cualquier medio verificable. Para tal fin no podrán recibir órdenes sin que quede registro de la misma en un medio verificable.

2.4 Órdenes recibidas fuera del horario normal de operación. El comisionista de valores podrá recibir órdenes las veinticuatro (24) horas, siempre que en sus manuales de libro de órdenes haya establecido políticas para el tratamiento de las mismas en cada una de las etapas para el tratamiento de órdenes.

2.5 Contenido de la información en el libro electrónico de órdenes. El contenido de las órdenes ingresadas al sistema del Libro Electrónico de Órdenes deberá incluir toda la información necesaria para el cumplimiento de los principios previstos en el presente Capítulo.

2.6 Interrupciones del sistema de Libro de órdenes. Cuando se presente algún hecho transitorio que impida que el sistema funcione de manera continua, la sociedad comisionista de valores deberá contar con una alternativa para operar en situación contingente. Esta misma deberá permitir auditar las condiciones y el orden cronológico en que fueron ejecutadas las órdenes, y que corresponden en un todo a los términos señalados por los clientes de la firma.

2.7 Ejecución de órdenes. En los manuales del libro de órdenes, los intermediarios de valores establecerán la manera cómo se deben ejecutar las órdenes ingresadas en el Libro Electrónico de Órdenes y que posteriormente se hayan transmitido, con el fin de dar cumplimiento al deber de mejor ejecución. En dichos manuales se deberá establecer los casos en los cuales, de conformidad con el tipo de cliente de que se trate, el volumen de la operación o el medio verificable a través del cual se recibe la orden, no será necesario haber ingresado la orden previamente a su ejecución.

2.8 Procesos operativos posteriores a la ejecución de órdenes. Para la realización de cualquier proceso operativo posterior a la ejecución de operaciones, tanto por cuenta propia como por cuenta de terceros, las sociedades comisionistas de valores deberán incluir en sus políticas, una descripción de sus procesos operativos posteriores. Los procesos mencionados tendrán una secuencia cronológica relacionada con el folio que corresponda a la orden, salvo las excepciones contenidas en el presente Capítulo, y las demás que establezcan los organismos de autorregulación.

El proceso operativo posterior a la ejecución de complementación de información en los sistemas de negociación o de registro de operaciones deberá efectuarse a la mayor brevedad posible, y máximo una (1) hora después de la ejecución. Los organismos de autorregulación de valores podrán exigir el cumplimiento de plazos máximos inferiores para realizar dicha complementación.

2.9 Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones. Se podrán ejecutar de manera consolidada órdenes de clientes previamente ingresadas al (los) Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes. Para la realización de este tipo de operaciones, los intermediarios de valores que ejecuten órdenes que después sean fraccionadas, deben establecer en sus manuales reglas generales claras de prorrateo o distribución de las órdenes ejecutadas, que eviten conflicto de interés en las operaciones que afecten a dos o más clientes basados en el principio de equidad. Así mismo, deberán determinar criterios claros de tiempo u otros para establecer qué órdenes serán unidas en una operación que después será fraccionada.

2.10 Vigencia de las órdenes. Las órdenes tendrán la vigencia que determine el comitente; en ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la misma sea ingresada al Libro (s) Electrónico (s) de Órdenes.

En caso de órdenes con vigencia superior a un (1) día, y mientras éstas no sean ejecutadas, las comisionistas de valores deberán transmitir las posturas correspondientes a cada una de ellas, al inicio de cada sesión de negociación o, en su caso, mantenerlas en el libro electrónico de los sistemas de negociación electrónicos, durante la vigencia de la orden y hasta tanto concluya dicha vigencia o sean ejecutadas, lo que suceda primero.

2.11 Cancelación o corrección de órdenes. Las órdenes impartidas por un cliente podrán ser canceladas del (los) Libro (s) Electrónico (s) de Órdenes o corregidas mediante instrucción impartida por el cliente mediante medio verificable que tenga como fin eliminar o variar una orden que haya sido formulada con anterioridad, siempre y cuando no hayan sido ejecutadas. El comisionista de bolsa de valores deberá establecer el procedimiento para realizar cancelación o corrección de las órdenes, y en todo caso se deberá conservar la información necesaria para hacer trazabilidad de cualquier orden ingresada.