CIRCULAR EXTERNA 36 DE 2017
( Diciembre 11 )
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 429 de 15 de diciembre de 2017
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
Referencia: Imparte instrucciones para la implementación del Trámite de posesión mediante el Procedimiento Abreviado.
Apreciados señores:
En cumplimiento de las funciones asignadas por el literal g) del numeral 2 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en materia de posesión de funcionarios de las entidades vigiladas, y con el propósito de proporcionar e implementar mecanismos que propendan por la eficiencia de este trámite; ésta Superintendencia, en ejercicio de sus facultades, en especial de la conferida en el numeral 5° del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Modificar los subnumerales 1.1., 1.2., 1.3, 1.4. y 1.5. del Capítulo II, Título IV, Parte I de la Circular Externa 029 de 2014 -Circular Básica Jurídica-, respecto de las reglas relativas al trámite de posesión de funcionarios de las entidades vigiladas.
SEGUNDA: Para asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo, las entidades destinatarias de la presente Circular deben adelantar pruebas obligatorias para la transmisión de la información entre el 8 y 22 de febrero de 2018.
TERCERA: Las solicitudes oficiales de posesión a través del procedimiento abreviado se realizarán a partir del 1 de marzo de 2018, de conformidad con las instrucciones contenidas en la presente circular.
CUARTA: La presente circular rige a partir de la fecha de publicación.
Se adjuntan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
JORGE CASTAÑO GUTIÉRREZ
Superintendente Financiero de Colombia
050000
----
PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO IV
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO II:
ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
1. POSESIÓN DE CARGOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL
1.1. Cargos en los que se requiere posesión ante la SFC
En cumplimiento a lo dispuesto en los arts. 45 B numeral 3, 73 numeral 3, 74 numeral 4, 79 numeral 3 y 326 numeral 2 literal g., del EOSF, art. 22 de la Ley 964 de 2005, art. 21 de la Ley 45 de 1990, art. 40 de la Ley 454 de 1998, art. 18 de la Ley 1328 de 2009, y arts. 11.2.1.5.1, 2.19.1.1.11, 4.1.1.1.11 y 2.34.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010, entre otros, deben tomar posesión del cargo para el cual sean designados las siguientes personas:
1.1.1. Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República.
1.1.2. Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado.
1.1.3. Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior.
1.1.4. Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras, de reaseguradoras o del mercado de valores del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del art. 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
1.1.5. Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.
1.1.6. Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.
1.1.7. Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado.
1.1.8. Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.
1.1.9. Los apoderados en el país de los bancos o compañías de seguros del exterior ampliamente autorizados para que los represente, con todas las facultades legales, en desarrollo de la actividad de las sucursales.
Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando las normas aplicables así lo exijan dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este sólo hecho la SFC se abstenga de autorizar la posesión.
1.2. Eventos en los que no se requiere tramitar posesión
1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión
1.3.4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado, en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.
Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones.
1.4. Reglas relativas al trámite de posesión
Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.
1.4.2. Trámite de posesión con Procedimiento Ordinario
1.4.2.1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite debe diligenciar en su integridad la proforma “Hoja de vida”, disponible en la página web de la SFC.
1.4.2.2 Una vez diligenciada la mencionada proforma, corresponde al responsable del trámite firmarla electrónicamente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se pueden hacer modificaciones a la misma, salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entiende bajo la gravedad de juramento.
1.4.2.3. La entidad debe recibir un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada debe conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se puede hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web.
1.4.2.4. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma, se debe requerir al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. 1.4.2.5. El Comité de Posesiones debe evaluar y decidir sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las mismas. El Secretario del Comité de Posesiones debe elaborar un acta con las decisiones adoptadas.
1.4.2.6. La decisión tomada por el Comité de Posesiones se comunica al responsable del trámite. En caso de negarse la posesión debe, además, notificarse personalmente al postulado.
En cualquier estado del trámite, la SFC puede solicitar documentos y aclaraciones adicionales, los cuales deben remitirse a más tardar dentro del mes siguiente a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entiende que se ha desistido de la solicitud y se tiene por finalizado el trámite, en los términos del art. 17 del CPACA.
Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC, y siempre que el comité de posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite debe ingresar a la página web de la SFC y seleccionar la opción “Cancelar Trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se da por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado puede hacerlo una vez transcurridos 10 días corrientes contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud.
Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es, cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, debe informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC puede solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.
1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC
Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del Grupo de Registro de esta Superintendencia para los cargos de que trata el presente Capítulo mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo ha sido suprimido, o iii) la SFC lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:
1.5.1. Renuncias
Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en la presente Circular, dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma “Hoja de vida”. El responsable del trámite debe conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.
En caso de renuncia al cargo, y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponde a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al Grupo de Registro de la SFC, adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.
1.5.2. Remoción
En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite debe informar a la Superintendencia dentro de los 45 días corrientes siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma electrónica “Hoja de vida”. En todo caso, corresponde al responsable del trámite conservar los soportes que acrediten tal decisión.
Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada puede adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1. del presente Capítulo en lo que resulte pertinente.
1.5.3. Reglas en caso de vacancia
De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del art. 73 del EOSF, la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de 3 meses produce la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite debe comunicar dicha situación a la SFC dentro de los 45 días corrientes siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica “Hoja de vida”. Corresponde al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación.
Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupa el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada debe adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los 45 días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia.
1.6. Posesión del revisor fiscal
Dado que la revisoría fiscal de las entidades vigiladas por lo general es ejercida por sociedades, asociaciones o firmas de contadores constituidas para tal fin, la diligencia de posesión se surte en relación con el contador público que aquella designe para desempeñar personalmente las funciones del revisor fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, como quiera que las personas jurídicas que prestan servicios de revisoría fiscal actúan por intermedio o a través de las personas naturales, de conformidad con lo dispuesto en el art. 215 del C.Cio., en armonía con el art. 4 de la Ley 43 de 1990, la labor realizada por el contador público que actúe en nombre y representación de la firma de auditoría que le encomienda las funciones de revisoría fiscal es indivisible de la propia responsabilidad que a ésta le compete.
La SFC autoriza la posesión una vez se cerciore acerca del carácter, la idoneidad y la experiencia de la persona designada por el órgano social competente para ejercer la revisoría fiscal.
Lo anterior por cuanto, la revisoría fiscal es una institución que trasciende la defensa de las expectativas individuales, en la medida en que está llamada a velar por intereses superiores que afectan al Estado y a la comunidad en general; que no se reduce al cumplimiento de ciertos requisitos de idoneidad técnica, como los exigidos al contador profesional para que pueda desplegar la actividad que le es propia, sino que demanda probidad y compromiso con valores sociales que busca proteger el legislador al establecer ciertos mecanismos de control sobre las entidades, y al exigir la presencia de funcionarios que vigilen el desarrollo de las mismas.
Para la posesión de un aspirante a revisor fiscal de una entidad vigilada, la SFC tiene en cuenta tanto requisitos objetivos como calidades subjetivas. Los primeros se relacionan con la verificación de los requisitos exigidos en las normas aplicables, tales como el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades correspondiente y la obtención de la tarjeta profesional; las segundas, incluyen claramente una facultad discrecional, que concede a la SFC atribuciones para determinar los criterios y elementos de juicio que considere procedente utilizar para evaluar la conducta de los candidatos a revisores fiscales, su capacidad y trayectoria profesional, seriedad, responsabilidad y moralidad.
En cuanto a la experiencia es necesario que los aspirantes se hayan desempeñado en cargos similares, exigiéndose mayor experiencia a medida que aumenta el tamaño de la respectiva entidad y la complejidad de sus negocios. Si bien parte de dicha experiencia puede haber sido adquirida en otros sectores empresariales, es necesario que los aspirantes cuenten con experiencia previa en el sector, dada la especialización de las actividades que desarrollan las referidas entidades, con una normatividad y sistemas operativos que difieren considerablemente de los aplicables a la generalidad de las empresas. No obstante, no se exige que la experiencia en el sector provenga del desempeño de cargos del mismo nivel, admitiéndose por ejemplo, la experiencia como contadores, auditores o contralores de otras entidades vigiladas.
1.6.1. Ejercicio del suplente
La responsabilidad del suplente es igual a la del principal respecto del adecuado cumplimiento de sus funciones, cuando deba reemplazarlo, de acuerdo con lo previsto en el presente Capítulo y en el marco normativo vigente.
No obstante, es de advertir que la revisoría fiscal no puede ser ejercida de manera simultánea por las personas designadas para dicho cargo como titular y suplente, por cuanto tal situación conlleva a diluir la responsabilidad inherente al control y
