SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

 

CIRCULAR EXTERNA 053 DE 2009

( noviembre 27 )

<Fuente: Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 156 de 27 de noviembre de 2009>

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

Señores

REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO

Referencia: Apertura simplificada de cuentas de ahorro

Apreciados señores:

La Superintendencia Financiera de Colombia en uso de sus facultades, en especial la prevista en el numeral 9 del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, se permite impartir las siguientes instrucciones relacionadas con el trámite simplificado para la apertura de cuentas de ahorro.

Primera. Modificar y/o adicionar los siguientes numerales del Título I, Capítulo Décimo Primero de la Circular Básica Jurídica “Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo” (SARLAFT):

a) Modificar el literal g) del numeral 4.2.2. “Procedimientos” y el literal a) del numeral 4.2.2.1.1. “Conocimiento del cliente”, con el fin de precisar el alcance del procedimiento para llevar a cabo el conocimiento del cliente, en el caso de la apertura simplificada de cuentas de ahorro.

b) Adicionar un nuevo literal (literal n) al numeral 4.2.2.1.1.2. “Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevistas”, para extender dicha excepción a las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura.

c) Modificar el numeral 5. “Reglas especiales para transferencias” en el sentido de aclarar cuándo debe considerarse como cliente al ordenante o beneficiario de una transferencia.

d) Modificar el numeral 5.2. “Transferencias nacionales”, con el propósito de aclarar la información mínima del ordenante-titular de una cuenta de ahorro que deberá permanecer con la transferencia.

Segunda: Adicionar el Título II “Instrucciones generales relativas a las operaciones comunes a los establecimientos de crédito”, Capítulo IV “Operaciones Pasivas” de la Circular Básica Jurídica con el numeral 6 “Trámite simplificado para la apertura de cuentas de ahorro”.

Tercera: Modificar y/o adicionar los siguientes numerales del Título III, Capítulo Noveno de la Circular Básica Jurídica “Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de Corresponsales”:

a) Modificar el numeral 1.1.1. “Depósitos y retiros en efectivo de cuentas corrientes, cuentas de ahorros o depósitos a término / Consulta de saldos en cuentas corrientes y de ahorros / Expedición de extractos” en el sentido de establecer las reglas con base en las cuales los corresponsales podrán actuar como terceros autorizados para efectuar los procedimientos de apertura de cuentas de ahorro.

b) Ajustar los numerales 1.2.1. “Administración del riesgo operativo”, 1.4. “Condiciones de idoneidad moral, infraestructura física, técnica y de recursos humanos de los corresponsales”, 1.5. “Contratos con los corresponsales” y 1.6. “Información a los clientes y usuarios” con el fin de precisar las implicaciones derivadas de los mismos.

c) Efectuar modificaciones en el numeral 1.3. “Características tecnológicas mínimas de los terminales electrónicos” y, adicionalmente, realizar algunos ajustes de redacción con el fin de dar mayor claridad al mismo.

La presente circular rige a partir de su publicación, modifica el Título I, Capítulo Décimo Primero y el Título III Capítulo Noveno de la Circular Básica Jurídica, adiciona el Título II, Capítulo Cuarto de la misma circular y deroga todas las normas que le sean contrarias.

Cordialmente,

ROBERTO BORRÁS POLANÍA

Superintendente Financiero de Colombia

TITULO I – CAPITULO DÉCIMO PRIMERO

                                                                                                <Página 78>

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

Circular Externa 053 de 2009                                       Noviembre de 2009

f) Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.

g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.

En el caso de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, las entidades facultadas para ofrecerlas deberán solicitar la información contenida en el documento de identificación de los clientes. En consecuencia, el alcance del proceso para llevar a cabo el conocimiento de estos clientes comprenderá la individualización de los mismos a través de la verificación de la información contenida en el documento de identidad, como por ejemplo: número de identificación, nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, fecha y lugar de expedición del documento.

Tratándose de las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6° del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica, los establecimientos de crédito, como mínimo, requerirán a las personas naturales que soliciten su apertura, la información contenida en el documento de identificación de los clientes, como es el caso de: el nombre completo, el tipo, el número, la fecha y lugar de expedición del documento de identificación, y la fecha y lugar de nacimiento.

4.2.2.1. Mecanismos

Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo:

1. Conocer al cliente actual y potencial,

2. Conocer el mercado,

3. Identificar y analizar las operaciones inusuales,

4. Determinar y reportar las operaciones sospechosas.

4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente

El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos:

a) Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.

Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad.

Respecto de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, así como las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6o del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica, la identificación y verificación del cliente se llevará a cabo según lo dispuesto sobre el particular en el inciso segundo y tercero del literal g) del numeral 4.2.2. del presente capítulo.

b) Actividad económica.

c) Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.

d) Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones.

Las metodologías para conocer al cliente deben permitir a las entidades cuando menos:

I. Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.

II. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.

III. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

      <Página 78-1>

<Ver aclaración sobre el el texto modificado en la Circular 2 de 2010>

i) Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción Social), siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.

j) Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el numeral 4.2.2.1.1.

k) Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplicará dicha excepción.

l) Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

m) Las carteras colectivas en las que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008 y demás normas que lo que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. Dicha excepción se aplicará exclusivamente para la inversión de los citados recursos.

n) Las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6o del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica.

Las anteriores excepciones no eximen a las entidades vigiladas de llevar a cabo el conocimiento de sus clientes de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente capítulo.

4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas

El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.

En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes deberá llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad.

El evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, deberá informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones.

4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente

Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos:

a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo  anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente.

b) Salvo lo dispuesto en el siguiente numeral, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual deberá dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma.

c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con  el  procedimiento señalado en  la Ley 527 de

          <Página 82>

4.2.8. Capacitación

Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad.

Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

a) Periodicidad anual.

b) Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos del presente capítulo.

c) Ser constantemente revisados y actualizados.

d) Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.

e) Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.

5. Reglas Especiales para Transferencias

En las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, así como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país, debe capturarse y conservarse la información relacionada con el ordenante y con el beneficiario de acuerdo con las instrucciones del presente numeral.

En toda transferencia se debe capturar y conservar toda la información que aparezca en el mensaje relacionada con el/los ordenante(s) y el/los beneficiario(s).

Las transferencias que se realicen a través de entidades vigiladas por la SFC y en las cuales el ordenante y el beneficiario sean clientes de las mismas se encuentran exceptuadas del presente numeral.

Quien realice como ordenante, o reciba como beneficiario, tres (3) o más operaciones de transferencia en el trimestre, o cinco (5) o más en el semestre, o seis (6) o más en un año, cuyo monto individual sea superior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considerará como cliente.

Así mismo, quien realice como ordenante o reciba como beneficiario más de tres (3) operaciones de transferencia en el trimestre, más de seis (6) al semestre, o más de doce (12) en un año, cuyo monto individual sea igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considerará como cliente.

5.1. Transferencias internacionales

5.1.1. Transferencias realizadas a través de SWIFT

5.1.1.1. Información del ordenante

La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país, ciudad y entidad financiera originadora.

En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.

5.1.1.2. Información del beneficiario

La siguiente es la información mínima del beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país y ciudad.

5.1.1.3. Pagos de transferencias

Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente información:

• En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.
• En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.
• Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.1.2. Transferencias realizadas a través de Money Remitters o cualquier otro sistema

5.1.2.1. Información del ordenante

La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombres y apellidos, país, ciudad y entidad originadora/Money Remitters.

En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.

          <Página 94>

5.1.2.2. Pagos de transferencias

Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información:

- En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.

- En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.

Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.2. Transferencias Nacionales

En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la información mínima del ordenante y beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago:

• En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico y ciudad.
• En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico y ciudad.

Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

Tratándose de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, así como las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6o del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica, la información mínima del ordenante que deberá permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, será el nombre completo, tipo y número de identificación.

6. Práctica Insegura

La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5o del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo.

<Página 42>

TITULO II

CIRCULAR EXTERNA  053  DE 2009

noviembre 2009

j) Indicar que la cuenta será remunerada e informar el período de pago, especificando la tasa de interés en términos efectivos anuales.

k) Las condiciones para interponer quejas o reclamos, sea ante la entidad, ante el defensor del cliente o ante la Superintendencia Financiera de Colombia;

l) Señalar los datos y condiciones para comunicarse con el defensor del cliente de la entidad;

m) Los canales disponibles para la atención de consultas sobre el manejo de la cuenta;

n) Las medidas de seguridad que deberán tener en cuenta para la realización de las operaciones y transacciones por cada canal, así como el procedimiento para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de estas cuentas;

o) Los mecanismos de control de fraude que las entidades ofrezcan a sus clientes, así como el costo de dicho servicio;

p) Informar los demás beneficios adicionales que la entidad establezca; y

q) Cualquier modificación de las condiciones anteriormente señaladas.

                     < Página 43>

                                                                          <Página 65>

TITULO III –CAPITULO NOVENO

Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales

Circular Externa053 de 2009                                                                noviembre de 2009

CAPITULO NOVENO: REGLAS RELATIVAS A LOS SERVICIOS FINANCIEROS PRESTADOS POR LOS ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO A TRAVES DE CORRESPONSALES

1. Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales:

El establecimiento de crédito debe adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal, por cualquier medio, tenga acceso directo a la información de las cuentas de los clientes de la institución financiera.

El establecimiento de crédito debe adoptar las medidas necesarias para asegurarse de que el desembolso del crédito se realice efectivamente al cliente de la institución financiera o a quien éste autorice.

En desarrollo de lo dispuesto en el Parágrafo primero del artículo 2 del Decreto 2233, el establecimiento de crédito debe asegurarse que esta labor esté asociada a los servicios prestados a través del corresponsal.

1.2 Normas relacionadas con la administración de los riesgos implícitos en la prestación de servicios a través de corresponsales

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben ajustar su sistema de administración de riesgos operativos, para  cumplir como mínimo las siguientes condiciones:

De igual forma, el establecimiento de crédito debe complementar sus mecanismos de control interno, con el fin de ajustarlos a las nuevas condiciones que se presentan con ocasión de la prestación de sus servicios a través de corresponsales, involucrando a los organismos de control establecidos en la estructura organizacional.

Además y en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 6, numeral 1, del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, realización de pruebas que acrediten la suficiencia de la capacitación impartida, operación y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios a que hace referencia el Decreto en mención. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces, y los procedimientos por éstos por quienes ellos deleguen y, en ambos casos, mantenerse actualizados y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.

En desarrollo de lo anterior y con el propósito de asegurar que los servicios prestados a través de los corresponsales se brinden bajo los estándares de calidad predeterminados por el establecimiento de crédito, se deberá contemplar una fase de acompañamiento por parte del establecimiento de crédito, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios locales y remotos que le suministren la ayuda y el soporte necesarios para la prestación de los servicios convenidos.

      <Página 55-1>

   

1.2.2. Reglas relativas a la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

Los establecimientos de crédito deberán cumplir estrictamente con la obligación prevista en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero “Prevención de actividades delictivas”.

En relación con las medidas a que hace referencia el artículo 3, numeral 4 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deberán desarrollar los mínimos previstos en el Capítulo XI, Título I de la Circular Externa 007 de 1996, para lo cual deberán hacer los ajustes en los procedimientos internos y manuales a que hubiere lugar, sometiéndolos a la aprobación de los órganos sociales correspondientes.

1.3 Características tecnológicas mínimas de los terminales electrónicos

En desarrollo del parágrafo segundo del artículo 2o del Decreto 2233 de 2006, a continuación se definen las características que deben tener los terminales a través de los cuales podrán operar los corresponsales contratados por los establecimientos de crédito para la prestación de sus servicios.

Además, los medios electrónicos que se utilicen para la prestación de servicios a través de corresponsales deberán contemplar al menos los siguientes aspectos:

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1.4 Condiciones de idoneidad moral, infraestructura física, técnica y de recursos humanos de los corresponsales

1.5 Contratos con los corresponsales

De acuerdo con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2233, los establecimientos de crédito deberán enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación, de forma previa a su celebración, los modelos de contratos con los corresponsales, así como cualquier modificación a los mismos, junto con la siguiente información:

1.6 Información a los clientes y usuarios.