SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
CIRCULAR EXTERNA 53 DE 2011
(diciembre 22)
<Fuente: Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 224 de 22 de diciembre de 2011>
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Señores
REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS
Referencia: Oficinas de representación y contratos de corresponsalía.
Apreciados señores:
Este despacho, en uso de las facultades establecidas en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, se permite modificar el Capítulo Quinto del Título I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de actualizarlo a lo previsto por los artículos 4.1.1.1.1 y siguientes del mencionado Decreto, y adoptar algunos reportes de información.
Esta circular rige a partir de su publicación.
Se anexan las páginas modificadas y los anexos correspondientes.
Cordialmente,
GERARDO HERNÁNDEZ CORREA
Superintendente Financiero de Colombia
050000
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TITULO I – CAPITULO QUINTO
Oficinas de Representación y contratos de corresponsalía
Página 2
CAPITULO QUINTO
OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA
1. RÉGIMEN GENERAL
2. RÉGIMEN DE APERTURA DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA
3. EXCEPCIONES AL RÉGIMEN DE APERTURA.
4. ACTIVIDADES AUTORIZADAS.
5. REPRESENTACIÓN DE LAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR A TRAVÉS DE LA MATRIZ, FILIAL O SUBSIDIARIA ESTABLECIDA EN COLOMBIA.
a. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución del exterior solicitante, en la que conste la determinación de acogerse a alguna de las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
b. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución solicitante, en donde se designe la persona natural que actuará como representante y se dedicará a promocionar o publicitar los servicios de la institución representada, en los términos autorizados a las oficinas de representación en el Decreto 2555 de 2010.
c. La hoja de vida de la persona que actuará como representante.
6. REPRESENTACIÓN DE VARIAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR.
7. LOCALIZACIÓN DE LA OFICINA DE REPRESENTACIÓN DEL EXTERIOR Y DE SU REPRESENTANTE.
8. IDENTIFICACIÓN.
9. CAMBIO DE DIRECCIÓN.
10. OFICINAS PROMOTORAS.
11. CLAUSURA DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y FINALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE REPRESENTACIÓN O CORRESPONSALÍA.
El cierre de la oficina de representación de una entidad reaseguradora del exterior no implica la cancelación de la inscripción del reasegurador del exterior en el REACOEX, salvo en aquellos casos en los cuales se presente una solicitud expresa en tal sentido.
12. OBLIGACIONES
12.1. Obligaciones generales
La representación de las oficinas de representación a la que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben cumplir con los deberes de todo comerciante, atendiendo las particularidades de su naturaleza. En desarrollo de lo anterior, deberán:
a. Llevar un registro contable separado de los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento, los cuales deberán permanecer a disposición de la SFC.
b. Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus actividades, los cuales deberán permanecer a disposición de la SFC.
c. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
d. Conservar un inventario de los bienes que posee
En desarrollo del deber previsto en el artículo 4.1.1.1.9 antes citado, las entidades a las que se refiere el presente numeral, deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar que estarán informando de tales circunstancias a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior de manera adecuada y oportuna.
Corresponde al representante adoptar procedimientos de información a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los cuales deben ser estrictamente observados por los funcionarios encargados de adelantar labores de promoción y publicidad.
12.3 Deberes especiales para los eventos previstos en el artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010
Los representantes de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior autorizadas por la SFC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 tienen, además de los deberes antes señalados, los siguientes:
a. Observar en la realización de actos de promoción y publicidad, lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como las instrucciones impartidas por la SFC.
b. Velar porque exista independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de la institución del exterior de las áreas de la entidad establecida en el país, de tal forma que el público pueda diferenciar entre unas y otras.
c. Velar porque toda promoción de productos y servicios se encuentre debidamente documentada.
15. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
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TITULO I – CAPITULO QUINTO
Oficinas de representación y contratos de corresponsalía
Página 9
1. Informe sobre la gestión desarrollada durante el año inmediatamente anterior, especificando lo siguiente:
a) Los productos y servicios promocionados.
b) El número de quejas o reclamaciones presentadas ante la oficina de representación.
c) El nombre completo, tipo y número de identificación de las personas que figuran como promotores o agentes comerciales de la oficina de representación en Colombia, indicando de manera detallada las funciones y facultades conferidas por la entidad representada a cada uno de ellos.
2. Informe sobre la situación financiera de la entidad representada que se encuentre a disposición de la oficina de representación o del representante.
3. Actualización del plan general de funcionamiento de la oficina de representación.
4. Número de certificaciones del deber de asesoría recaudadas durante el periodo.
1. Entidad que supervisa la actividad del país de origen de la institución del exterior.
2. Nombre completo de la entidad.
3. Domicilio principal (indicando ciudad y país).
4. Dirección.
5. Número de fax.
6. Correo electrónico.
7. Página de internet.
8. Nombre completo de las personas designadas por la entidad representada para reportar toda la información necesaria respecto de la oficina de representación.
9. Número de teléfono, fax, dirección y correo electrónico de la persona de contacto.
1. Entidad que supervisa la actividad del país de origen de la institución del exterior.
2. Especificación de los productos y servicios promocionados.
3. Número de certificaciones de debida asesoría recaudadas durante el respectivo semestre.
4. Informe sobre la situación financiera del organismo representado que se encuentre a disposición de la sociedad comisionista de bolsa o corporación financiera.
5. Número de quejas o reclamaciones presentadas ante el corresponsal.
1. Informe sobre la gestión desarrollada durante el año inmediatamente anterior, especificando los productos y servicios promocionados y el número de quejas o reclamaciones presentadas ante la oficina de representación.
2. Informe sobre la situación financiera de la entidad representada que se encuentre a disposición de la oficina de representación.
3. Actualización del plan general de funcionamiento de la oficina de representación.
4. Número de certificaciones del deber de asesoría recaudadas durante el periodo.
5. Relación que contenga las modalidades de todos los contratos suscritos, indicando: (i) ramos involucrados; (ii) identificación de las entidades cedentes, es decir las entidades aseguradoras con las cuales contrataron; (iii) máxima capacidad de aceptación por riesgo y el máximo cúmulo que se puede reasegurar con su intervención en contratos de exceso de pérdidas catastrófico de conformidad con lo previsto en el numeral 7 del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010; y (iv) vigencia de los mismos.
1. Entidad que supervisa la actividad del país de origen de la institución del exterior.
2. Nombre completo de la entidad.
3. Domicilio principal (indicando ciudad y país).
4. Dirección.
5. Número de fax.
6. Correo electrónico.
7. Página de internet.
8. Nombre completo de las personas designadas por la entidad representada para reportar toda la información necesaria respecto de la oficina de representación.
9. Número de teléfono, fax, dirección y correo electrónico de la persona de contacto.
