CIRCULAR EXTERNA 54 DE 2016
(diciembre 20)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 395 de 23 de diciembre de 2016
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
| Señores | REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA. |
| Referencia: | Instrucciones en relación con la inversión directa o indirecta a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE. |
Apreciados señores:
Con el fin de brindar mayor acceso a la información sobre las inversiones directas o indirectas en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE que realizan las sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva (FICs), para que de esta manera los consumidores financieros tomen decisiones sustentadas en información suficiente, clara y concisa, así como con el fin de robustecer el régimen de auditoría interna y de administración del riesgo que responda a las necesidades propias de las inversiones en este tipo de títulos valores, esta Superintendencia, en ejercicio de las facultades señaladas en el artículo 3.1.1.3.1 y el numeral 9o del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Modificar los subnumerales 1.1.2.3., 1.2.2., 1.5.1., 1.5.1.1., 1.5.1.1.5., 1.5.1.1.6., 1.5.1.2., 1.5.1.2.1, 1.5.1.2.1.1., 1.5.1.2.1.2., 1.5.1.2.1.4., 1.5.1.3., 1.8. y 1.9. del Capítulo III del Título VI de la Parte III de la Circular Básica Jurídica (CBJ) en lo relacionado con la inversión en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE a través de operaciones de factoring, por parte de FICs.
SEGUNDA: Adicionar los subnumerales 1.4.4., 1.5.1.1.7., 1.5.1.3.3.4., 1.5.1.3.4., 1.8.1, 1.8.2., 1.10. y 3.3.1., y renumerar los subnumerales 1.5.1.2.1.1. al 1.5.1.2.1.5. del Capítulo III del Título VI de la Parte III de la CJB en lo relacionado con la inversión en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE a través de operaciones de factoring, por parte de FICs.
TERCERA: Los FICs que a la entrada en vigencia de la presente circular se encuentren autorizados y contemplen dentro de su política de inversión operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, contarán con 6 meses a partir de la fecha de publicación para adecuarse a las instrucciones previstas en los subnumerales 1.2.2., 1.4.4., 1.8.2., 1.10., y 3.3.1. y presentar los reglamentos que requieran ajustes derivados de la implementación de esta norma en cumplimiento con lo establecido en el Artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010. Estos FICs no estarán obligados a cumplir con las demás instrucciones modificadas.
CUARTA: Los FICs que a la entrada en vigencia de la presente circular no se encuentren autorizados deben dar cumplimiento a todas las disposiciones aquí contenidas.
QUINTA: La presente circular rige a partir de la fecha de publicación.
Se anexan las páginas objeto de modificación.
Cordialmente,
GERARDO HERNÁNDEZ CORREA
Superintendente Financiero de Colombia
/050000
PARTE III.
MERCADO DESINTERMEDIADO.
TÍTULO VI.
INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA - FICs.
CAPÍTULO III: CONSTITUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA Y FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA
CONTENIDO
1. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA
1.1. Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo fondo de inversión colectiva, o la respectiva familia de fondos de inversión colectiva, o para realizar las actividades de gestión y distribución
1.2. Infraestructura administrativa, operativa y humana
1.3. Estructura de control interno
1.4. Códigos de buen gobierno corporativo
1.5. Sistema de gestión y administración de los riesgos
1.6. Mecanismos de cobertura
1.7. Acreditación de requisitos para actividades delegadas por la sociedad administradora
1.8. Custodia
1.9. Contratación de intermediarios de valores para adquisición de inversiones para los FICs
1.10 Auditoria y seguimiento
2. REQUISITOS DE AUTORIZACIÓN DE FICS Y FAMILIAS DE FICS
2.1. Contenido mínimo de los reglamentos
2.2. Contenido mínimo de la política de inversión
2.3. Suspensión de redención de participaciones por decisión de la junta directiva de la sociedad administradora o de la asamblea de inversionistas
2.4. Redención de participaciones
Tipos de Participación
2.5. FICs que inviertan en otros FICs o vehículos de inversión colectiva
2.6. Contenido mínimo de los prospectos
2.7. Contenido mínimo de las constancias de entrega de recursos
2.8. Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs cerrados
2.9. Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs abiertos
2.10. Fusión de FICs
3. OBLIGACIONES DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN
3.1. Extracto de cuenta3.2. Ficha técnica3.3. Publicación de información en Internet
3.2. Ficha técnica3.3. Publicación de información en Internet
3.3. Publicación de información en Internet
4. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA
4.1. Aspectos generales
4.2. Principios generales de revelación del informe de rendición de cuentas
4.3. Información de desempeño
4.4. Composición del portafolio
4.5. Estados financieros y sus notas
4.6. Evolución del valor de la unidad
4.7. Gastos
5. CÁLCULO DE LOS MONTOS DE SUSCRIPCIONES
5.1. Sociedades administradoras de FICs
5.2. Inversiones de capital en otras sociedades comisionistas de bolsas de valores, sociedades administradoras de inversión o sociedades fiduciarias
6. OPERACIONES DE REPORTO O REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES, OPERACIONES DE DERIVADOS, Y OPERACIONES APALANCADAS
6.1. Operaciones autorizadas
6.2. Metodologías para medir la exposición de las operaciones de naturaleza apalancada
PARTE III.
MERCADO DESINTERMEDIADO
TÍTULO VI.
INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA – FICs
CAPÍTULO III: CONSTITUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA Y FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA
1. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA
Para la constitución de FICs el representante legal de la sociedad administradora debe acreditar los requisitos señalados en el artículo 3.1.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010 mediante certificación, para lo cual tendrá que considerar como mínimo los siguientes aspectos:
1.1. Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo fondo de inversión colectiva, o la respectiva familia de fondos de inversión colectiva, o para realizar las actividades de gestión y distribución
1.1.1. Plan informático. En el cual se describen las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo, redes de comunicaciones, centros de procesamiento de datos, seguridad de la información, planes de contingencia y continuidad operativa y en general el ambiente informático a utilizar para la administración, gestión y distribución del respectivo FIC, o de la respectiva familia de FICs, según sea el caso, estableciendo claramente cada una de las actividades a desarrollar, así como, el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.
Para el funcionamiento de los FICs y las familias de FICs, se requiere contar con un sistema integral de información, que debe como mínimo comprender los siguientes sistemas básicos de información:
1.1.2.1. Sistema de gestión contable para el reporte a la SFC de la información contable de cada FIC de manera independiente.
1.1.2.2. Sistema para la valoración periódica de cada FIC, su portafolio de inversiones y las unidades que representan las participaciones de los inversionistas, siempre que la valoración no haya sido delegada en un tercero autorizado, el cual, entre otros, contemple el registro de la remuneración por administración y demás gastos imputables a los FICs.
1.1.2.3. Sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información de los FICs bajo administración, con los demás agentes con los que interactúa la sociedad administradora tales como el custodio, sub-custodios, depósitos centralizados de valores, bolsas de valores, sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, intermediarios del mercado de valores, sistemas de pagos, cámaras de riesgo central de contraparte, gestores, distribuidores de FICs, proveedores de precios y cualquier otro agente que participe dentro del proceso.
Adicionalmente a lo enunciado en el inciso anterior, para los FICs que invierten directa o indirectamente, a través de operaciones de factoring, en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, la sociedad administradora debe contar con sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información con las contrapartes y/o agentes con los que interactúa respecto de la adquisición y/o gestión del portafolio.
1.1.2.4. Sistema para el manejo de inversionistas de los FICs, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar:
1.1.2.4.1. Registro e identificación de los inversionistas o sus beneficiarios, cuando a esto haya lugar.
1.1.2.4.2. Registro de los aportes y/o retiros efectuados por los inversionistas.
1.1.2.4.3. Registro e identificación de los tipos de participación.
1.1.2.4.4. Generación y entrega de extractos de cuenta a los inversionistas.
1.1.2.5. Sistema o mecanismo para la notificación en línea de las transacciones realizadas por los inversionistas.
Finalmente, como parte de la infraestructura para la administración de FICs y familias de FICs, la sociedad administradora debe contar con planes de contingencia y continuidad de la operación para prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en los dispositivos de procesamiento y conservación de información que conforman el sistema integral de manejo y procesamiento de la información de los FICs y las familias de FICs.
La obligación contenida en el presente numeral 1.1.2. se entiende sin perjuicio de la existencia de los demás sistemas requeridos para el funcionamiento de la sociedad administradora de FICs o para el desarrollo adecuado de las demás actividades asociadas a FICs como son la gestión externa o la distribución especializada, cuando resulten aplicables a la respectiva entidad.
1.2. Infraestructura administrativa, operativa y humana
Las sociedades administradoras de FICs deben contar con los procesos y los recursos físicos y humanos adecuados para adelantar la gestión comercial, operativa, financiera, jurídica, administrativa, de gestión de riesgos y de control interno, entre otras.
Sin perjuicio de lo anterior, los FICs deben tener como mínimo los siguientes órganos:
1.2.1. Gerente del fondo de inversión colectiva
Los FICs deben tener un gerente, con su respectivo suplente, que reúnan las calidades personales establecidas en el artículo 3.1.5.2.2 del Decreto 2555 de 2010, y desarrollen las funciones señaladas en el artículo 3.1.5.2.3 del mencionado Decreto.
En caso que el suplente del gerente definitiva o temporalmente, deba ejercer las funciones del gerente principal, este debe cumplir con la condición de exclusividad antes indicada a partir de ese momento y abstenerse de incurrir en situaciones que representen conflicto de interés, de acuerdo con lo dispuesto por el código de buen gobierno corporativo de la respectiva entidad.
1.2.2. Comité de inversiones
Los comités de inversiones de los FICs deben estar conformados por un número impar de miembros y deben considerar dentro de las políticas de inversión las disposiciones existentes sobre gobierno corporativo, en particular aquellas que resulten pertinentes del código país adoptado por los emisores de valores inscritos en el RNVE.
Para los FICs que se encuentren en proceso de liquidación no es necesario mantener un comité de inversiones, salvo que la asamblea general de inversionistas disponga lo contrario.
De acuerdo con las normas vigentes, los reglamentos que contemplen inversión directa o indirecta a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, deben establecer reglas particulares para el tratamiento de los conflictos de interés y de las relaciones con vinculados que aseguren una efectiva e imparcial evaluación de este tipo de inversiones para el FIC en cumplimiento de las funciones legales de este comité.
1.2.3. Número máximo de fondos de inversión colectiva bajo administración
Un mismo gerente y un mismo comité de inversiones pueden desempeñar sus funciones respecto de varios FICs y familias de FICs hasta el número máximo que fije la junta directiva de la sociedad administradora o del gestor externo, mediante parámetros objetivos, como la capacidad de gestión y el tiempo requerido para el desarrollo apropiado de las funciones. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que la función de gestión se delegue, las partes pueden definir los límites en cuanto a número de FICs y dedicación exclusiva que consideren apropiados, así como la forma en que se administrarán los eventuales conflictos de interés.
1.2.4. Personal encargado de la negociación de operaciones
Las sociedades administradoras y las sociedades gestoras deben contar con el personal requerido para la negociación de las operaciones de los FICs, el cual no tendrá que ser de dedicación exclusiva para cada FIC. En este sentido, estos operadores pueden desarrollar funciones similares en otros negocios de la sociedad administradora o gestora, siempre que así lo haya aprobado su junta directiva, dicha situación se informe en el reglamento del correspondiente FIC y se hayan adoptado políticas y mecanismos para administrar y controlar los posibles conflictos de interés que dicha circunstancia pudiera generar.
En todo caso, estos operadores bajo ninguna circunstancia pueden participar en las decisiones de inversión de los FICs, de otros productos o vehículos de inversión administrados o gestionados por la sociedad administradora, como tampoco en la toma de decisiones de inversión y/o celebración de operaciones de la cuenta propia y/o recursos propios de la sociedad administradora.
En los casos en que la gestión de uno o varios FICs haya sido delegada, la sociedad administradora debe establecer en los contratos con el gestor correspondiente el manejo de eventuales conflictos de interés, especialmente aquellos que pueden asimilarse a las situaciones antes descritas.
1.2.5. Personal encargado de los procedimientos operativos de los fondos de inversión colectiva.
Se debe contar con el personal requerido para el desarrollo de los procedimientos operativos de los FICs. Esta función puede ser desarrollada por personal de la sociedad administradora dedicado a esta labor. En este evento, la sociedad administradora debe definir claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento.
1.3. Estructura de control interno
La sociedad administradora de FICs debe contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de los procedimientos, la actividad de administración y distribución y, cuando no se haya delegado en un gestor externo o gestor extranjero, la actividad de gestión de los portafolios de los FICs bajo administración. En todo caso, no se requiere la constitución de un área específica para el cumplimiento de este requisito. Sin embargo, la sociedad administradora debe incluir en su propio sistema de control interno el manual o código de control interno respecto de las actividades que esté desarrollando (administración, gestión y/o distribución) respecto de los FICs, el cual debe cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo IV, Título I de la Parte I de esta Circular.
1.4. Códigos de buen gobierno corporativo
La sociedad administradora debe incluir en sus códigos de buen gobierno un aparte especial dedicado a la administración, gestión y/o distribución de los FICs y familias de FICs, con el objetivo de asegurar que tales actividades se encaminen a la eficiente organización y operación de estos vehículos de inversión.
En este orden, el código de buen gobierno debe establecer que los funcionarios que participen en el desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs obren exclusivamente en el mejor interés de los inversionistas.
Adicionalmente, en los mencionados códigos de buen gobierno se debe incluir:
1.4.1. Criterios éticos y de conducta encaminados a preservar los derechos de los inversionistas de los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución.
1.4.2. Reglas claras y concretas que permitan realizar un control a la gestión de los administradores y gestores de los FICs, acerca del cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades asignadas, así como del régimen general de prohibiciones.
1.4.3. Las disposiciones sobre la prevención y la administración de los posibles conflictos de interés que puedan afrontar la entidad y sus funcionarios, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs.
1.4.4. Reglas particulares para el tratamiento de los conflictos de interés que aseguren una efectiva e imparcial evaluación de las operaciones directas o indirectas con títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, cuando se haya previsto en los reglamentos de los FICs correspondientes.
Cuando las sociedades administradoras, las sociedades gestoras o los distribuidores, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución, respectivamente, decidan adoptar un código de buen gobierno específico, éste debe contener como mínimo los criterios y reglas que se mencionan en el presente numeral.
1.5. Sistema de gestión y administración de los riesgos
Las sociedades administradoras deben contar con un sistema de gestión y administración de riesgos para los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, y pueden emplear el que la sociedad administradora tenga para otras líneas de negocios, siempre que reconozca las particularidades de la actividad de los distintos FICs y familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, junto con sus reglamentos y políticas de inversión.
En particular, para efectos de la administración del riesgo de crédito, la sociedad administradora y/o el gestor externo deben contar con modelos de calificación, metodologías de valoración de dicho riesgo y mecanismos de seguimiento, los cuales deben estar incorporados en un “Manual para la Administración de Riesgo de Crédito”, que debe estar a disposición de la SFC. Dicho documento también debe contener la descripción de los procedimientos que empleará la sociedad administradora o el gestor externo, según sea el caso, para exigir el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los activos o instrumentos en que inviertan, de acuerdo con el numeral 2.1.1.1. del presente Capítulo, así como para ejecutar las garantías a las que se refiere el numeral 2.1.1.5. del presente Capítulo. El documento en comento debe ser aprobado por la junta directiva de la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso.
Para efectos de lo dispuesto en este Capítulo se entiende por riesgo de crédito la posibilidad de que un FIC incurra en pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones.
1.5.1 Instrucciones en relación con la inversión directa o indirecta a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE
Para efectos de este capítulo se adoptan las definiciones establecidas en el Artículo 2.2.2.2.2 del Decreto 1074 de 2015. Para los efectos de este Capítulo se entiende que operaciones de factoring incluyen la compraventa a título oneroso de operaciones de libranzas.
Las sociedades administradoras de FICs cuya política de inversión contemple operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE deben atender las siguientes reglas y principios en relación con las contrapartes con las cuales celebran dichas operaciones así como en materia de sus políticas y procedimientos para la administración de riesgos en dichas operaciones:
1.5.1.1. Adquisición de títulos valores u otros derechos de contenido económico a sociedades comerciales que desarrollen de manera profesional y habitual operaciones de factoring:
En estos casos la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso, deberá implementar los procedimientos y controles que le permitan asegurarse que las sociedades comerciales que desarrollen de manera profesional y habitual operaciones de factoring cumplan con las siguientes condiciones mínimas:
1.5.1.1.1. Contar con las autorizaciones y cumplir los requisitos exigidos en la normativa aplicable para el desarrollo de las actividades de comercialización o compraventa de títulos valores u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, de conformidad con su objeto social.
1.5.1.1.2. Contar con políticas, procedimientos, contratos, entre otros, que permitan acreditar que la sociedad tiene implementados los mecanismos para reportar a las centrales de riesgo la información sobre el comportamiento crediticio de sus deudores, conforme a lo señalado en la Ley 1266 de 2008.
1.5.1.1.3. Cumplir con las disposiciones legales que regulan las tasas de interés y sus límites máximos.
1.5.1.1.4. En el caso de pagarés-libranza, cumplir con los límites máximos de descuento salarial, de acuerdo con la legislación laboral vigente.
1.5.1.1.5. Contar con información sobre el análisis del riesgo crediticio de sus clientes o deudores, según corresponda de manera tal que el administrador o gestor del FIC que adquiere el título o derecho de contenido económico, pueda evaluar de manera adecuada y oportuna los riesgos de la inversión.
1.5.1.1.6. Acreditar un patrimonio suficiente y acorde con el monto de la operación u operaciones a realizar, de acuerdo con los criterios objetivos definidos por la sociedad administradora o gestora del respectivo FIC. Igualmente, la sociedad administradora o gestora del FIC deberá evaluar la pertinencia de solicitar garantías, fuentes de pago u otras seguridades que sean idóneas para cubrir las operaciones efectuadas, las cuales deberán ser otorgadas a favor del FIC respectivo, y sobre las cuales el administrador del FIC debe hacer un seguimiento periódico con el fin de llevar a cabo las gestiones de cobro de manera oportuna en caso de ser necesario.
1.5.1.1.7. Contar con la infraestructura tecnológica y operativa que garantice la adecuada gestión del recaudo. En aquellos casos en que esta actividad se realice a través de un tercero éste debe cumplir con lo dispuesto en este subnumeral.
1.5.1.2. Requisitos de las sociedades administradoras y/o gestoras de FICs en relación con las operaciones de factoring en la adquisición de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE con recursos de los FICs:
Las sociedades administradoras o gestoras de FICs deberán cumplir con siguientes requisitos o condiciones especiales para el desarrollo de estas operaciones:
1.5.1.2.1. Incorporar en el manual de riesgo respectivo políticas y procedimientos explícitos para la selección de las contrapartes en las operaciones, los cuales deben contemplar como mínimo:
1.5.1.2.1.1. Criterios de selección del enajenante del título o derecho de contenido económico, dentro de los cuales deberá verificar por lo menos su experiencia en la actividad, conocimiento del nicho de mercado que atiende y capacidad operativa para la realización y recaudo de operaciones, cuando sea el caso.
1.5.1.2.1.2. Lineamientos para el análisis y estudio de la situación patrimonial y capacidad financiera de las contrapartes involucradas en la operación como el originador, operador, factor, vendedor, pagador, administrador del patrimonio autónomo, entre otros, que sean fuente de riesgo de crédito, contraparte u operativo.
1.5.1.2.1.3. Establecer los criterios mínimos de selección de los créditos objeto de compra, en cuanto a perfil de riesgo, capacidad de pago de los deudores o aquellas variables adicionales que la sociedad administradora considere relevantes para el tipo de negocio.
1.5.1.2.1.4. Establecer principios, reglas y mecanismos que garanticen la guarda, custodia, conservación y consulta de la documentación de los títulos valores y otros derechos de contenido económico, incluyendo aquella relacionada con las garantías. Dentro de lo anterior se debe hacer especial referencia a los siguientes aspectos:
1.5.1.2.1.4.1. La infraestructura operativa, de recursos humanos y de control necesario para esta actividad. Así mismo las funciones y responsabilidades de las personas asignadas a estas tareas deben estar documentadas de manera clara.
1.5.1.2.1.4.2. Los mecanismos que permitan la consulta y verificación de la información suministrada por el originador, operador, factor, vendedor, pagador, administrador del patrimonio autónomo, el depósito o guarda de los títulos cuando se establezca, entre otros.
1.5.1.2.1.4.3. Sistemas, procedimientos y términos para verificar la tenencia física y titularidad de los títulos valores y/o de los derechos de contenido económico, en todo momento.
1.5.1.2.1.4.4. Procedimientos para realizar la conciliación de posiciones, flujos de efectivo y transacciones a nivel individual y agregado respecto del portafolio.
1.5.1.2.1.5. Políticas, procedimientos y mecanismos que permitan un control adecuado y suficiente que permitan controlar y evitar incurrir en las prohibiciones señaladas en el artículo 3.1.1.10.1 del Decreto 2555 de 2010. Tales mecanismos deberán prever en forma detallada y para cada una de las conductas allí señaladas, reglas claras y concretas, medidas de control y demás acciones encaminadas a evitar su materialización a través de las operaciones de adquisición de títulos valores o u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.
1.5.1.3. Para la adquisición de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico en los cuales no intervenga o participe una sociedad comercial dedicada profesionalmente a la actividad de factoring, se deben cumplir las siguientes instrucciones:
1.5.1.3.1. Las operaciones deberán contar con un estudio integral de los riesgos del negocio, incluidos los asociados a la actividad del deudor principal, que proporcione elementos de decisión suficientes al comité de inversiones del respectivo FIC para tomar la decisión de invertir o no en dichos títulos valores u derechos de contenido económico.
1.5.1.3.2. Contar con revisión integral y minuciosa de la estructura jurídica, y demás aspectos legales de la operación, que permita dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 7 del artículo 3.1.3.2.4 del Decreto 2555 de 2010.
1.5.1.3.3. Contar con manuales de riesgo de crédito especializados que contengan como mínimo:
1.5.1.3.3.1. Descripción de la metodología de análisis de riesgo de crédito.
1.5.1.3.3.2. Lineamientos para el análisis de las operaciones sobre este tipo de activos.
1.5.1.3.3.3. Políticas para el seguimiento de las operaciones y del perfil de riesgo del deudor principal.
1.5.1.3.3.4. Políticas respecto de los casos en los cuales la sociedad administradora o gestora del FIC solicitará garantías, fuentes de pago u otras seguridades que sean idóneas para cubrir las operaciones efectuadas, las cuales deberán ser otorgadas a favor del FIC respectivo, y sobre las cuales el administrador del FIC debe hacer un seguimiento periódico con el fin de hacer las gestiones de cobro de manera oportuna en caso de ser necesario.
1.5.1.3.4. Verificar que las contrapartes involucradas en la operación cuenten con la infraestructura tecnológica y operativa que garantice la adecuada gestión del recaudo, para lo cual debe quedar soporte.
Teniendo en cuenta que el Capítulo XXIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995) es aplicable en su totalidad a las sociedades administradoras de FICs, así como a las sociedades gestoras o distribuidores, debe hacerse referencia expresa en la implementación del sistema de administración de riesgo operativo -SARO, a las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs y familias de FICs, según corresponda, en la identificación, medición, control y monitoreo eficaz de los riesgos descritos en el artículo 3.1.1.3.4 del Decreto 2555 de 2010.
1.7. Acreditación de requisitos para actividades delegadas por la sociedad administradora
En caso de que la sociedad administradora delegue las actividades de gestión y/o distribución, ésta debe acreditar que los agentes en los que se han delegado estas actividades cumplen con los requerimientos exigidos en los numerales 1.1 al 1.6 del presente Capítulo y los Capítulos IV y V del presente Título, mediante certificación suscrita por el representante legal de la sociedad gestora o del distribuidor especializado, según sea el caso.
1.8. Custodia
1.8.1 De valores
Las sociedades administradoras de FICs deben contar con una entidad autorizada por la SFC que preste como mínimo los servicios obligatorios de custodia de valores para los FICs bajo administración, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FIC.
El cumplimiento de este requisito debe acreditarse mediante la remisión por parte de la sociedad administradora de la carta de compromiso suscrita por las partes correspondientes, dentro del proceso de autorización individual del FIC o de la familia de FICs, según corresponda.
Para el caso de la contratación de servicios complementarios o especiales con el custodio de valores, tales como la realización de la valoración del portafolio o la contabilidad de los FICs, el contrato respectivo debe garantizar que el proveedor de precios para valoración que se utilice sea el que haya sido seleccionado por la sociedad administradora para cada segmento de negocio. Igualmente, en materia de políticas contables, las mismas deben corresponder a las definidas por la sociedad administradora para cada uno de los FICs.
1.8.2 De títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE
1.8.2.1. Las sociedades administradoras deben establecer la forma de guarda, custodia y conservación de dichas inversiones, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FIC. Esta decisión debe estar debidamente documentada y autorizada por el órgano competente de la sociedad.
1.8.2.2. Las sociedades administradoras pueden contratar la guarda, custodia y conservación con entidades especializadas en el desarrollo de estas actividades o con terceros que cuenten con las características técnicas y capacidad legal para desarrollarlas. En estos casos, la sociedad administradora no se exime de su responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones.
Cuando la guarda, custodia y conservación se contrate con entidades especializadas en el desarrollo de estas actividades o con terceros, la sociedad administradora debe dar cumplimiento a lo señalado en el numeral 1.5.1.2.1.4 del presente Capítulo. Adicionalmente, las sociedades deben celebrar un contrato que cuente al menos con las siguientes características:
1.8.2.2.1. Constar por escrito.
1.8.2.2.2. Establecer obligaciones claras y adecuadas en materia de guarda, custodia y conservación de los títulos y/u otros derechos económicos.
1.8.2.2.3. Señalar obligaciones en materia de confidencialidad.
1.8.2.2.4. Establecer derechos en cabeza de la sociedad administradora para consultar y verificar el estado de los documentos.
El presente subnumeral no será aplicable a los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE que estén desmaterializados o inmaterializados y que se encuentren custodiados en los depósitos centralizados de valores, dado que estos se regirán por lo establecido en sus reglamentos.
1.8.2.3. Cuando la guarda, custodia y conservación sea realizada por la sociedad administradora, ésta debe establecer procedimientos y protocolos internos que den cumplimiento a los subnumerales 1.8.2.2.1. y 1.8.2.2.2.
1.9. Contratación de intermediarios de valores para adquisición de inversiones para los FICs
Cuando la Sociedad Administradora o la Sociedad Gestora, decida contratar intermediarios de valores para la realización de operaciones de los FICs gestionados, tanto aquellas como el respectivo intermediario de valores deben garantizar que todas las operaciones ejecutadas para los FICs son transadas en las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores. Sólo en casos excepcionales y previa autorización de la sociedad administradora o la sociedad gestora, el intermediario de valores puede atender el cumplimiento de la operación por cuenta del FIC correspondiente, situación que debe estar debidamente justificada y soportada por parte de la sociedad administradora o la sociedad gestora y el intermediario de valores, sin perjuicio de las actividades de verificación y supervisión que pueda adelantar la SFC al respecto.
1.10. Auditoria y seguimiento
Las sociedades administradoras de FICs que contemplen la inversión a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, deben realizar auditorías internas específicas para este tipo de inversiones. Estas auditorías deben realizarse al menos semestralmente e incluir las siguientes actividades y sus resultados deben estar a disposición de la SFC:
1.10.1. Verificar la existencia y estado de las obligaciones, así como validar la veracidad y correspondencia de la información entre los reportes y los documentos físicos de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.
1.10.2. Verificar la transferencia efectiva de los recaudos por título valor y/u otro derecho de contenido económico no inscrito en el RNVE y no a nivel agregado.
1.10.3. Verificar el procedimiento de conciliación del portafolio de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.5.1.2.1.4.4.
1.10.4. Verificar que se cuente con registros separados y con mecanismos que permitan controlar el recaudo y la contabilización oportuna y adecuada de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.
2. REQUISITOS DE AUTORIZACIÓN DE FICS Y FAMILIAS DE FICS
2.1. Contenido mínimo de los reglamentos
Los reglamentos de los FICs deben tener como mínimo la información que para los mismos se describe en los Anexos Nos. 1, 2 y 3 del presente Título.
Los reglamentos marco de las familias de FICs deberán tener como mínimo la información que para los mismos se describe en el Anexo No. 4 “CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO MARCO DE LAS FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA”. En relación con los capítulos III y IV del reglamento marco, deberán consagrarse las reglas generales aplicables a la familia de FICs correspondiente, dado que las condiciones específicas deberán ser desarrolladas en el reglamento de cada uno de los FIC que hagan parte de una familia.
sea aplicable, su ficha técnica, informe de calificación si lo hay, reglamento junto con sus modificaciones, prospecto, informes de gestión y rendición de cuentas, y estados financieros y sus notas.
La obligación prevista en este numeral 5 se entiende sin perjuicio de los demás instrumentos de revelación de información contemplados en el Decreto 2555 de 2010.
3.3.1. Títulos valores y demás activos o derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE
La sociedad administradora en adición a lo indicado en los subnumerales precedentes, debe divulgar al público de forma clara en su página web, dentro de los 15 primeros días hábiles de cada mes, la siguiente información con corte al último día hábil del mes anterior. Sin embargo, la información contenida en los numerales 3.3.1.1.5, 3.3.1.1.6, 3.3.1.1.7 y 3.3.1.1.8 sólo debe estar disponible para los inversionistas del FIC.
3.3.1.1. Informe de riesgos
Sin perjuicio de la información adicional que el administrador considere necesario suministrar, se debe presentar como mínimo la siguiente:
3.3.1.1.1. Composición del portafolio por tipo de inversión (CDTs, bonos, TES, cheques, libranzas, sentencias, entre otros) y la participación del mismo sobre el valor total del portafolio (en porcentajes).
3.3.1.1.2. Participación por sector económico y región geográfica sobre el total del portafolio de dichos títulos, teniendo en cuenta para la determinación de la actividad económica, la clasificación CIIU por división (a dos dígitos).
En el caso de créditos de libranza, la ubicación geográfica y actividad económica será la del pagador. En los demás casos y sentencias judiciales la ubicación geográfica y actividad económica será la de la persona obligada a hacer el pago de conformidad con el títulos valor u otro documento que incorpore o evidencie el derecho de contenido económico no inscritos en el RNVE.
3.3.1.1.3. Información por tipo de inversión (libranzas, cheques, facturas, sentencias, entre otros) que componen el portafolio, respecto del número de operaciones, el monto agregado del saldo de cada tipo de obligación, y la proporción del monto agregado del saldo de cada tipo de obligación que está ubicada en cada calificación de crédito, según lo dispuesto en el parágrafo 3 del numeral 6.4. del Capítulo I-1 de la CBCF, como se indica en la tabla a continuación:
3.3.1.1.4. Información que permita identificar la mora y la evolución de los prepagos por tipo de título, expresados en porcentajes sobre el monto agregado del portafolio del título valor u otro documento que incorpore o evidencie el derecho de contenido económico no inscritos en el RNVE, de los últimos 5 años o del tiempo en que el fondo lleve en operación si éste es menor.
3.3.1.1.5. Composición del portafolio por intermediario (montos), la participación del mismo sobre el valor total del portafolio (en porcentajes) y si participa en la operación con o sin recurso. En caso de tratarse de personas naturales se debe identificar como un solo intermediario.
Se entiende por “Intermediario” cualquier agente que se dedica a comprar y vender operaciones de factoring.
3.3.1.1.6. Cuando se trate de cartera de libranzas adquirida por el FIC, mostrar la composición por originador, y la participación de la cartera originada por cada originador sobre el total de la cartera de libranzas del FIC, expresado como un porcentaje. En caso de tratarse de personas naturales se debe identificar como un solo originador.
3.3.1.1.7. Participación por custodio sobre el total del portafolio de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, incluyendo la sociedad administradora cuando sea ella quien ejerce directamente esta actividad e identificando la participación de los títulos que se encuentran desmaterializados en un deposito centralizado de valores.
3.3.1.1.8 Revelación sobre las medidas existentes para mitigar los posibles riesgos de crédito y de contraparte u otros del portafolio. Esta revelación debe incluir la identificación y descripción de la medida de mitigación de riesgo, el garante u obligado por la medida de mitigación de riesgo y el monto agregado cubierto por la medida correspondiente. En caso de que la cobertura sea parcial, se deben indicar los montos cubiertos.
3.3.1.2. Información adicional a disposición de los inversionistas
Las sociedades administradoras deben tener a disposición de los inversionistas que así lo soliciten, la siguiente información actualizada con un rezago no mayor de dos meses:
3.3.1.2.1 Títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE con pagos intermedios.
Información correspondiente a las características generales de cada una de las obligaciones que conforman el portafolio, como mínimo indicando: clase de título, fecha de desembolso o contrato, plazo del crédito o contrato (meses), fecha de compra de la operación, saldo de la operación, estado de la obligación (al día o en mora), días de mora de la obligación, calificación de la obligación, porcentaje de ajuste según lo dispuesto en el parágrafo 3 del numeral 6.4. del Capítulo I-1 de la CBCF y si el recaudo y gestión es propio o administrado.
3.3.1.2.2. Títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE sin pagos intermedios.
Se debe incorporar la información correspondiente a las características generales de cada una de las obligaciones que conforman el portafolio, como mínimo indicando: clase de título, fecha de emisión, fecha de vencimiento, valor del documento, calificación de la obligación, estado de la obligación (al día o en mora), días de mora de la obligación, porcentaje de ajuste según lo dispuesto en el parágrafo 3 del numeral 6.4. del Capítulo I-1 de la CBCF y si el recaudo y gestión es propio o administrado.
4. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA
4.1. Aspectos generales
El informe de rendición de cuentas consiste en proveer a los inversionistas de los FICs, sea que formen o no parte de una familia de FICs, una explicación detallada y pormenorizada, por parte de los administradores, en particular de los gerentes de los FICs, acerca del desempeño de éstos. El reporte debe identificar los elementos esenciales del modelo de negocio empleado y constituirse en un mecanismo de comunicación entre el administrador del FIC y sus inversionistas de manera que provea a sus lectores de un entendimiento completo acerca de la condición financiera del respectivo FIC, los cambios en éste y los resultados de las operaciones adelantadas.
Para los FICs que se encuentren en proceso de liquidación no es necesaria la elaboración del informe de rendición de cuentas. En todo caso, el liquidador debe elaborar y entregar a los inversionistas informes periódicos sobre el desarrollo, las perspectivas y los resultados del proceso de liquidación del FIC, cada seis (6) meses o con la periodicidad que determine la asamblea general de inversionistas. El informe del liquidador debe contener como mínimo: la composición y el valor del portafolio de inversiones del FIC en liquidación; el valor de la unidad; las operaciones realizadas y sus resultados; los gastos incurridos durante el período de referencia por todo concepto; los estados financieros del FIC, y las perspectivas del proceso de liquidación y de pago a los inversionistas.
Para los casos en los cuales en el reglamento del FIC se hayan establecido diferentes tipos de participación el informe debe hacer remisión al respecto.
4.2. Principios generales de revelación del informe de rendición de cuentas
Los siguientes son los principios generales que deben ser observados por la sociedad administradora al momento de elaborar el informe de rendición de cuentas:
4.2.1. Proveer por escrito una explicación acerca de las particularidades del portafolio de inversiones del FIC, los riesgos asociados con éste y el desempeño de sus activos, de tal forma que le permitan a un inversionista conocer el estado de su inversión visto a través de los ojos del administrador. Tratándose de activos de derechos de contenido económico, se debe proveer una explicación detallada en relación con los riesgos particulares asociados con estos y sus efectos sobre el portafolio del respectivo FIC
4.2.2. Complementar la información ya incluida en los demás mecanismos de revelación de información del FIC o familia de FICs.
4.2.3. Proveer información acerca de la composición del portafolio de inversiones del FIC con relación a los riesgos y los retornos obtenidos, de manera tal que los inversionistas puedan entender los elementos esenciales que explican el comportamiento de la rentabilidad.
4.3. Información de desempeño
El informe debe incluir para cada FIC información cuantitativa y cualitativa acerca de los cambios materiales en el desempeño financiero de los principales activos del portafolio y de la rentabilidad del FIC.
4.4. Composición del portafolio
El informe debe complementar y explicar la composición del portafolio de inversiones del FIC que se refleja a través de las fichas técnicas. Lo anterior debe incluir un análisis acerca de su dinámica y porqué se presentaron cambios en el período, cuando sean materiales. Se debe informar a los inversionistas acerca del cumplimiento de las políticas de inversión y su injerencia dentro de los resultados obtenidos. La información revelada en este aparte debe recoger las recomendaciones o conclusiones materiales y generales que el comité de inversiones haya realizado durante el período, en temas tales como: inversiones, emisores, gobierno corporativo, definición de cupos de inversión y cumplimiento de las políticas para la adquisición y liquidación de inversiones.
En el caso de los FIC apalancados, el informe debe incluir la explicación de las operaciones de naturaleza apalancada celebradas durante el período de referencia, incluyendo la información de las mismas que sea necesaria para que los inversionistas conozcan y comprendan la naturaleza de los riesgos que están asumiendo.
4.5. Estados financieros y sus notas
El informe de rendición de cuentas debe analizar vertical y horizontalmente los cambios materiales del estado de situación financiera y del estado de resultados integral del respectivo FIC.
De una parte, para el análisis vertical se utilizará como mínimo el monto de los aportes de los inversionistas como parámetro de comparación. De igual manera, para el análisis horizontal se utilizarán los estados financieros correspondientes al mismo mes, de los años inmediatamente anteriores que el administrador considere pertinente. Los links de la página de Internet al balance y estado de resultados utilizados en dicho análisis deberán incorporarse al informe.
4.6. Evolución del valor de la unidad
El informe debe contener un análisis de la evolución del valor de la unidad del respectivo FIC, incluyendo, si es del caso, el valor por cada tipo de participación. Para tal fin, la valoración de las inversiones que los FIC tengan en sus portafolios debe realizarse de conformidad con lo establecido en el Capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995- Circular Básica Contable y Financiera.
