CIRCULAR EXTERNA 10 DE 1994
(24 Enero)
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Circular 137 de 2002>
Señores: REPRESENTANTES LEGALES, JUNTAS DIRECTIVAS, REVISORES FISCALES Y CONTADORES DE ENTIDADES Y PROGRAMAS DE MEDICINA PREPAGADA.
Apreciados Señores:
En desarrollo de las funciones otorgadas a esta Superintendencia y teniendo en cuenta la aplicación por parte de las compañías de Medicina Prepagada del Decreto 2650 del 28 de Diciembre de 1993, por medio del cual el Gobierno Nacional expidió el Plan Único de Cuentas para el sector real de la economía, este Despacho ha considerado procedente definir la información de carácter contable, estadístico y demográfico que las compañías deberán remitir con el fin de el facilitar el control, la inspección y vigilancia que ejerce sobre estas entidades.
1- Presentación de Estados Financieros.
Las Compañías de Medicina Prepagada Presentarán en forma trimestral (marzo 3, julio 30,
septiembre 30, diciembre 31), el balance general y el estado de pérdidas y ganancias en los formatos que esta Superintendencia ha diseñado para tal fin adjuntos a esta Circular, diligenciando los anexos incluidos que muestran la descomposición de las cuentas respectivas:
Anexo A1: Relación de inversiones
Anexo A2: Ingresos por cobrar por servicio - cuotas medicina prepagada, incluye el saldo de las Deudas de Difícil cobro y la provisión.
Anexo A3: Otras Cuentas por Cobrar, incluye Vinculados Económicos, Accionistas Trabajadores y Otros Deudores.
Anexo A4: Cargos Diferidos
Anexo A5: Otros Activos
Anexo A6: Valorización de Propiedades, Planta y Equipo
Anexo A7: Obligaciones Financieras y Cuentas por Pagar
Anexo A8: Proveedores de servicio de salud.
Anexo A9: Ingresos Diferidos Recibidos por Anticipado por Cuotas de Medicina Prepagada
Anexo A10: Otros Pasivos
Anexo A11: Capital Suscrito por Cobrar.
Anexo A12: Cuentas de Orden
Anexo B1: Gastos Operacionales Directos
Anexo B2: Gastos de Administración
Anexo B3: Corrección Monetaria
Los estados financieros y anexos relacionados deberán allegarse a esta Superintendencia dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir del corte de cada trimestre, debidamente certificados.
2- Estados Financieros de fin de ejercicio.
Para la presentación de Estados Financieros de fin de ejercicio que coinciden con el último trimestre, este Despacho desea precisar el contenido mínimo de información que sobre éstos deben remitir las compañías, en el siguiente orden:
2.1 Estados Financieros Básicos
Los Estados Financieros deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas en el Decreto 2649 del 28 de diciembre de 1993, de tal manera que se suministre una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación económica de la entidad, el resultado de sus operaciones y los cambios en la situación financiera, mediante los siguientes estados financieros básicos:
2.1.1. Balance General (Comparativo con el ejercicio inmediatamente anterior)
2.1.2. Estado de Resultados (Comparativo con el período inmediatamente anterior)
2.1.3. Estado de cambios en el patrimonio.
2.1.4. Estado de cambios en la situación financiera.
2.1.5. Estado de flujos de efectivo
Notas a los Estados Financieros
Con los estados financieros básicos, es necesaria la presentación de las
notas como parte integral de los mismos, debidamente tituladas e identificadas, incluyendo como mínimo la siguiente información:
2.2.1 Entidad reportante
2.2.2 Principales políticas y prácticas contables
2.2.3 Políticas, manejo y conformación de las cuentas, en secuencia lógica, guardando la misma presentación de los estados financieros
2.3 informes Adicionales
además, a los Estados Financieros Básicos y notas a los mismos, se anexará:
2.3.1. El proyecto de distribución de utilidades.
2.3.2. Extracto del acta de la reunión de Junta Directiva en la cual se sometió a su consideración los estados financieros básicos, así como el informe presentado por este órgano, de la misma manera el informe del Representante Legal sobre la forma como se llevó a cabo su gestión y las medidas cuya adopción recomienda.
2.3.3 Dictamen del Revisor Fiscal.
2.3.4. Copia de la convocatoria a la reunión ordinaria de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.
2.3.5. información y documentación exigida por los artículos 291 y 446 del Código de Comercio.
No obstante, y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las entidades podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros, con lo cual se evitará la solicitud expresa de información adicional.
3- Estados Financieros de Publicación.
El Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deben ser publicados dentro de los 10 días siguientes contados a partir de la fecha de autorización, en un periódico de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos diseñados por esta Superintendencia, expresados en miles de pesos. Por lo tanto, deben remitirse por duplicado para su correspondiente autorización.
4- Copia del Acta de Asamblea General de accionistas o Junta de Socios.
Copia auténtica del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas elaborada y aprobada conforme lo establecen los artículos 189 (inciso 1o.) y 431 del Código de Comercio, deberá ser enviada a esta Superintendencia por el Representante Legal dentro de los 30 días hábiles siguientes a la Reunión de la asamblea según lo dispone el artículo 448, acompañada de los documentos que allí se detallan y por el Revisor Fiscal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión, en cumplimiento del artículo 432 del citado código. El envío del acta puede ser conjunta con la firma del representante legal y el revisor fiscal dentro del los 15 días siguientes a la reunión de la Asamblea.
5- Información Estadística y Demográfica.
Las compañías de medicina prepagada deberán remitir trimestralmente (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31) en los formatos diseñados bajo las formas establecidas, la información solicitada en los mismos, dentro de los 20 días siguientes al corte de cada trimestre, así:
Formato SNS-SP001 Datos Demográficos por sexo, tipo de contrato y grupo etáreo
Comprende la información relacionada con el número de afiliados, contratos, tipo de contrato y grupo de entidades en cada una de las ciudades donde presta los servicios la entidad de Medicina Prepagada.
Formato SNS-SP002 10 Primeras enfermedades de notificación obligatoria por ciudad
Este informe revela las 10 primeras enfermedades de notificación obligatoria registradas en cada una de las ciudades y el número de casos reportados en cada una de ellas.
Formato SNS-SP003 10 Primeras causas de mortalidad por ciudad
Revela la 10 primeras causas de mortalidad y el número de defunciones repartidas e cada una de las ciudades donde la entidad de Medicina Prepagada presta sus servicios
Formato SNS-SP004 10 Primeros diagnósticos ambulatorios por ciudad
Incluye el número de diagnósticos ambulatorios por ciudad para los 10 primeros diagnósticos registrados en cada una de las calidades.
Formato SNS-SP005 10 Primeros diagnósticos quirúrgicos por ciudad
Este informe incluye los 10 primeros diagnósticos quirúrgicos en cada ciudad y el número de casos reportados en cada uno de estos.
Formato SNS-SP006 10 Primeras causas diagnósticas de egreso hospitalario por ciudad.
Este informe muestra para las 10 primeras causas de diagnóstico de egreso hospitalario y ciudad, el número de casos reportados en cada uno de ellos.
Formato SNS-SP007 10 Primeros diagnósticos por urgencias por ciudad
Este informe incluye los primeros diagnósticos por urgencias en cada ciudad y
el número de casos reportados en cada uno de éstos.
Formato SNS-SP008 Producción de actividades asistenciales
Registra el número de actividades asistenciales por cada uno de los grupos,
subgrupos de actividades y actividades relacionadas en el cuerpo del formato.
Formato SNS-SPOO9 Entidades adscritas
Incluye el número de entidades por tipo de entidades adscritas (propia o contratada), en cada una de las ciudades donde presta servicios.
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Formato SNS-SP010 Profesionales adscritos por ciudad
Revela el número de médicos adscritos a la entidad de Medicina Prepagada por cada una de las ciudades donde presta el servicio, por ramas de la medicina.
Formato SNS-SP011 Contratos de Medicina Prepagada al corte del trimestre
Incluye el número de contratos vigentes a la fecha, las cuotas causadas y recaudadas y los saldos por causar de los contratos de acuerdo al término de expiración. En la segunda parte, revela el número y valor de los contratos reclasificados de conformidad con la Circular Externa 058 de 1993.
Formato SNS-SP012 Contratos de Medicina Prepagada Renovados
Revela el número y el valor de los contratos renovados por expiración del plazo de vigencia durante el año, al corte del trimestre correspondiente.
Cuando la sociedad efectúe reformas de cualquier naturaleza que con lleve a modificación de los estatutos sociales, tales como cambios en la razón social, capital, funciones de órganos directivos, entre otras, deberá remitirse a este Despacho copia auténtica de la escritura pública contentiva de la respectiva reforma y el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, donde conste la inscripción de la reforma correspondiente.
6-2- Certificado de Existencia y Representación Legal.
Así mismo, allegará este certificado cuando se efectuen modificaciones que no afecten los estatutos sociales, vale decir, cambio de representante legal, de junta directiva, de revisor fiscal, etc, así como variación del capital suscrito y pagado.
6.3.1. Contratos con los usuarios:
De conformidad con el numeral 4o. del artículo 15 del Decreto 1570 de 1993, que a la letra dice: "Aprobación de los planes y contratos. Los planes de salud y contratos deberán ser aprobados previamente por la Superintendencia Nacional de Salud." se deberá remitir a esta Superintendencia para su autorización, acompañado por el respectivo estudio de viabilidad financiera, cualquier proyecto de cambio en la minuta de los contratos de prestación de servicios de medicina perpagada que implique modificación al plan de salud.
6.3.2 Contratos de atención médica y prestación de servicios
Para dar cumplimiento a los numerales 1 y 2 del artículo 16 del Decreto 1570 de 1993, deberá enviarse por una sola vez, la minuta de los contratos suscritos por las entidades de medicina prepagada, con las entidades y profesionales adscritos. En el caso de minutas nuevas o modificaciones, se remitirá nuevamente a esta Entidad.
7- Información administrativa.
7-1 Cambio de representante legal y domicilio.
En el evento de presentarse cambio de representante legal u otros directivos de la compañía, así como del domicilio social principal, deberá informarse por escrito a este Despacho, a lo sumo dentro de los cinco (5) días siguientes al registro de dichos cambios.
7-2 Apertura o cierre de sucursales.
Las compañías deben dar aviso por escrito a esta Entidad sobre la apertura o cierre de sucursales, informando en el primero de los casos, el domicilio completo, nombre del gerente o director y número telefónico, y en el segundo, las razones fundamentadas que sustenten la decisión adoptada.
Este informe incluye cada uno de los accionistas que participan con el 1% o más del capital social de la entidad de Medicina prepagada, diligenciando en su totalidad los datos predefinidos en el formato adjunto SNS-SP013 Relación de Accionistas. Este informe deberá ser enviado a este Despacho en formato semestral a 30 de junio y a 31 de diciembre, dentro de los primeros 20 días contados a partir de la fecha antes indicada.
Las empresas de medicina prepagada deberán remitir a la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de lanzamiento de toda campaña publicitaria, ya sea de régimen de autorización general o individual, todos los documentos, grabaciones y soportes que integren la publicidad, los cuales permitan identificar la naturaleza, características periodos, servicios ofrecidos y la imagen proyectada; así mismo, copia del acta del órgano respectivo que haya autorizado la campaña y los documento suscritos por el representante legal de compañía, donde claramente se pueda establecer el cumplimiento de todos los requisitos enunciados en la circular externa número 037 de 31 de agosto de 1993, y la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio y la entidad
Finalmente la Superintendencia requiere de la total intervención de los administradores
a fin de que se acaten en la practica los parámetros determinados en este instructivo.
La presente circular rige a partir de su publicación y su incumplimiento dará lugar a sanciones previstas en la Ley 100 de 1993 y normas concordantes, y deroga en su totalidad la circular 03 de marzo de 1993.
Cordialmente,
OSCAR EMILIO GUERRA MORALES
erintendente Nacional de Salud
