CIRCULAR EXTERNA 23 DE 1994
(junio 14)
SUPERINTENDENCIA DE SALUD
Señores
REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DE JUNTAS DIRECTIVAS Y REVISORES FISCALES DE EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD (EPS) E INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SALUD (IPS)
Ref: Instrucciones generales para la posesión del revisor fiscal
Apreciados Señores:
De conformidad con los artículos 228 y 232 de la ley 100 de 1993, las EPS e IPS deberán tener un revisor fiscal designado por la Asamblea General de Accionistas o por el órgano competente, correspondiéndole al Superintendente Nacional de Salud darles posesión. Si la designación del revisor fiscal recae en una asociación o firma de contadores, la diligencia de posesión procederá con relación al contador público que sea designado para tal fin conforme a lo dispuesto por el código de comercio y por la ley 43 de 1990.
En ese orden de ideas, deberán observarse los siguientes requisitos y procedimientos:
La posesión se efectuará una vez el Superintendente Nacional de Salud se cerciore del carácter, la idoneidad y la experiencia del peticionario, para lo cual la persona designada presentará a la Secretaria General de la Superintendencia, dentro de los 15 días siguientes a la fecha de designación, la solicitud de posesión acompañada como mínimo de los siguientes documentos:
1-1 EXTRACTO ACTA DE DESIGNACION Y PRESUPUESTO DE APROPIACIONES.
El extracto del acta de la Asamblea General de Accionistas o del órgano competente, en el cual conste la designación correspondiente, deberá estar autorizada por el Secretario o por algún representante válido de la entidad, en cumplimiento de los artículos 189 y 431 del Código de Comercio y demás normas legales, reglamentarias o estatutarias pertinentes, según corresponda a la naturaleza jurídica de la respectiva entidad.
En el extracto del acta deberá incluirse la información mínima relativa a las apropiaciones previstas para los recursos humanos y técnicos destinados para garantizar un adecuado, cabal y eficiente desempeño de las funciones del revisor fiscal. Tal información deberá incluir, por lo menos, lo siguiente:
a) El valor de la remuneración mensual o anual del Revisor Fiscal, indicando expresamente si se trata de honorarios o salarios. En este último caso se requerirá de la discriminación del salario y de las prestaciones sociales legales o extraordinarias. El Revisor Fiscal deberá considerar lo preceptuado en el artículo 46 de la ley 43 de 1990.
b) El número total de horas mensuales presupuestadas que, como mínimo, se estima debe destinar el revisor fiscal para ejercer su función legal, reglamentaria o estatutaria. Dicha cantidad comprenderá el tiempo que se requiera para asistir a reuniones de la Junta Directiva, Comités de Control Interno u otras actividades propias de sus funciones.
c) El valor de la remuneración mensual o anual de los auxiliares y/o dependientes del Revisor Fiscal, indicando si se trata de honorarios o salarios. En este ultimo caso se requerirá de la discriminación del salario y de las prestaciones sociales legales o extraordinarias.
d) El valor mensual o anual estimado para viáticos y gastos de viaje del Revisor Fiscal y los auxiliares o dependientes del mismo, cuando sea procedente. Además el valor estimado para papelería e implementos de trabajo, correo, fax, teléfono, télex y demás gastos propios aplicables al ejercicio de la revisoría fiscal, salvo cuando estos sean asumidos directamente por la entidad respectiva.
e) Descripción del espacio físico asignado a la revisoría fiscal, junto con las propiedades, planta y equipo y demás recursos puestos a su disposición.
El revisor fiscal designado deberá dejar constancia de su conformidad con tales apropiaciones.
1.2.1 La persona natural designada deberá diligenciar el formato SNS-F0015, anexo a la presente circular, y adjuntar certificado reciente, máximo noventa (90) días de expedido, de los antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores.
1.2.2 Cuando la designación recaiga en una sociedad o firma de contadores públicos, conforme a los artículos 215 del Código de Comercio y 4o. de la ley 43 de 1990, deberá acompañarse, además, los siguientes documentos:
- Certificado vigente de existencia y representación legal de la respectiva sociedad.
- Certificado reciente, máximo noventa (90) días de expedido,de inscripción de la sociedad o firma de contadores ante la Junta Central de Contadores.
- Comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad o firma de contadores, en el cual se indique la persona natural que actuará como revisor fiscal.
Autorizada la posesión, el Secretario General de la Superintendencia procederá a citar al revisor fiscal designado, por conducto de la entidad vigilada, informándole la fecha y hora previstas para la diligencia de posesión. Si el funcionario no se hiciere presente, salvo que se hubiere excusado con razonable antelación o su ausencia obedeciere a fuerza mayor, se señalará nueva fecha y hora de posesión, dando prelación a las solicitudes que estuvieren en curso.
2- EJERCICIO DEL CARGO COMO REVISOR FISCAL SIN HABER TOMADO POSESION.
El ejercicio del cargo sin haber tomado posesión del mismo, dará lugar a las sanciones previstas en la Ley, sin perjuicio de que por ese solo hecho el Superintendente Nacional de Salud se abstenga de autorizar la posesión o, en su caso, declare la vacancia del cargo cuando hayan transcurrido tres (3) meses a partir de la elección y no se haya verificado la diligencia de posesión.
3- SUPLENCIA, REELECCION E INSCRIPCION EN LA CAMARA DE COMERCIO.
Solo en caso de ausencia definitiva o temporal del revisor fiscal principal, el suplente podrá asumir las funciones del cargo, siempre que previamente haya tomado posesión del mismo ante la Superintendencia Nacional de Salud. Cabe precisar que la función de revisor fiscal no podrá ser ejercida de manera simultánea por el principal y por el suplente.
Para el caso de sociedades o firmas de contadores públicos elegidos como revisores fiscales, los contadores designados para ejercer tal función deberán cumplirla durante el período para el cual se realizó la elección, salvo cuando causas justificadas ameriten su reemplazo definitivo. En sus ausencias temporales, que se suponen igualmente justificadas, actuará el suplente conforme a lo señalado en el párrafo anterior.
En los casos en que el revisor fiscal sea reelegido para el período subsiguiente no se requiere de nueva posesión; sin embargo, las partes interesadas deberán remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los quince (15) días siguientes a su reelección, copia del extracto del acta correspondiente, anexando la carta de aceptación por parte del revisor fiscal.
3-3 INSCRIPCION CAMARA DE COMERCIO.
Cuando sea procedente, deberán cumplir con la inscripción ante la respectiva Cámara de Comercio, para lo cual requerirán del acta de posesión correspondiente.
La presente circular regirá a partir de la fecha de su publicación.
Cordialmente,
OSCAR EMILIO GUERRA MORALES
Superintendente Nacional de Salud
