CIRCULAR EXTERNA 25 DE 1997
(enero 29)
Publicada en el Boletín No. 23 con fecha enero 30/1997.
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Circular 137 de 2002>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
PARA Representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y contadores de entidades promotoras de salud.
DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
ASUNTO: Información contable y administrativa
El Superintendente Nacional de Salud en virtud de su facultad de "instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación" (Numeral 6o. Artículo 7o. Decreto 1259/94), se permite manifestar lo siguiente:
Para la presentación de Estados Financieros de fin de ejercicio que coinciden con el último trimestre a reportar en cumplimiento de la Circular Externa No. 001 de 1996, este Despacho precisa el contenido mínimo de información que deben remitir las entidades, en el siguiente orden, sin perjuicio del término establecido en la Carta Circular No. 005 de enero 20 de 1997.
1- Estados Financieros Básicos.
Los Estados Financieros deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas en el Decreto 2649 del 28 de diciembre de 1993 y en la Resolución No 4444 de 1995 del Contador General de la Nación para las entidades de carácter Público; de manera tal, que se suministre una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación económica de la entidad, el resultado de sus operaciones y los cambios en la situación Financiera, mediante los siguientes estados básicos:
1.1 Balance General (Comparativo con el período inmediatamente anterior)
1.2 Estados de Resultados (comparativo con el período inmediatamente anterior)
1.3 Estados de Cambios en el Patrimonio
1.4 Estados de Cambios en la Situación Financiera
1.5 Estados de Flujo de Efectivo
Adicionalmente, para los estados financieros 1.1 y 1.2 con corte a Diciembre 31/96, se requiere acompañar como anexo los saldos a nivel de subcuenta, de acuerdo con los reportes que arroje el sistema contable.
2- Notas a los estados Financieros.
Con los estados financieros básicos, es necesaria la presentación de las notas como parte integral de los mismos; las cuales estarán debidamente tituladas, identificadas e incluirán como mínimo la siguiente información:
2.1. Entidad Reportante
2.2. Principales políticas y prácticas contables
2.3. Políticas, manejo y conformación de las cuentas, empleando secuencia lógica que guarde la misma presentación de los estados financieros.
Se anexará la siguiente información a los estados Financieros Básicos y notas a los mismos:
3.1 Proyecto de distribución de utilidades.
3.2. Extracto del acta de la reunión de Junta Directiva en la cual se sometió a su consideración los estados financieros básicos, así como el informe presentado por este órgano; de la misma manera el informe del Representante Legal sobre su gestión y las medidas que recomienda se deben adoptar.
3.3. Dictamen del Revisor Fiscal
3.4. Copia de la convocatoria a la reunión ordinaria de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.
3.5. Información y documentación exigida por los artículos 291 y 446 del Código de Comercio
3.6 La información solicitada por esta Superintendencia a través de los formatos anexos a la presente Circular y que se relacionan a continuación:
Formato Tema
SNS-4000-EF1 Relación de Inversiones
SNS-4000-EF2 Cargos Diferidos
SNS-4000-EF3 Valorización Propiedades Planta y Equipo
SNS-4000-EF4 Obligaciones Financieras y Cuentas por Pagar
SNS-4000-EF5<*> Proveedores
SNS-4000-EF6 Cuentas de Orden
SNS-4000-EF7 Corrección Monetaria
SNS-4000-EF8 Relación Accionistas y/o Socios
<*> <NOTA DE VIGENCIA: Formato sustituido por formato anexo de la Circular 76 de 1998>.
No obstante y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las entidades podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros, con lo cual se enviará la solicitud expresa de información adicional.
4- Publicación de Estados Financieros.
El Balance General y el Estado de Resultados a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deberán ser publicados dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados tanto por esta Superintendencia como por el órgano competente, en un periódico de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, expresado en miles de pesos. (Artículo 41 Ley 222 de 1995).
5- Copia del Acta de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.
Copia del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas y/o el órgano que haga sus veces, elaborada y aprobada conforme lo establecen los artículos 189 (inciso 1o) y 431 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, deberá ser enviada a esta Superintendencia por el Representante Legal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión, en cumplimiento del artículo 432 del citado código.
Cuando la sociedad efectúe reformas de cualquier naturaleza que conlleve a modificación de los estatutos sociales, tales como cambios en la razón social, capital, el domicilio social principal, funciones de órganos directivos, entre otras, deberá remitirse a este Despacho copia autentica de la escritura pública contentiva de la respectiva reforma y el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, donde conste la inscripción de la reforma correspondiente.
6-2- Certificado de Existencia y Representación Legal.
Así mismo, se allegará copia de este certificado cuando se efectúen modificaciones que no afecten los estatutos sociales, vale decir, cambio de representante legal, de junta Directiva, de Revisor Fiscal, etc. así como variación del capital suscrito y pagado.
7- Información Administrativa.
7-1- Cambio de representante legal, miembros Junta Directiva, Administradores.
Al ocurrir cambio de representante legal u otros directivos de la entidad, deberá informar por escrito a la Dirección General para las Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, dentro de los cinco días siguientes al registro de dicho cambio. Para tal efecto, se debe diligenciar el formato anexo a la Circular Externa No. 37 de 1994 denominado "Hoja de Vida socios o accionistas, miembros de Junta Directiva, Representantes Legales o Administradores".
7-2 Relación de accionistas o socios.
En este informe se relacionarán los accionistas y/o socios que participan con el 1% o más, del capital social de la Entidad Promotora de Salud; para ello, se diligenciarán en su totalidad los datos del formato SNS-4000-EF8 Relación de accionistas. Este informe deberá ser enviado en forma semestral con corte a junio 30 y diciembre 31, dentro de los 25 primeros días contados a partir de la fecha antes indicada.
8- Instrucciones especiales en materia de ingresos.
Ingresos Régimen Contributivo.
* Esta Superintendencia, al tener en cuenta lo dispuesto por el artículo 202 de la Ley 100 de 1993 sobre la vinculación al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud a través del pago de una cotización o " aporte económico previo", reitera el concepto del pago anticipado o previo de la cotización en salud por parte de los aportantes para que los usuarios accedan a la prestación de los servicios de salud del Plan Obligatorio de Salud. En consecuencia, efectuado el pago de la cotización a la respectiva Administradora de Salud, ésta debe observar las siguientes instrucciones para registrar sus ingresos (UPC) resultantes del proceso de compensación, efectuado oportunamente:
* El registro de los ingresos por UPC se hará utilizando como soporte las Declaraciones Inicial o de Corrección, según el caso, presentadas oportunamente.
* En razón a que el recaudo de las cotizaciones no pagadas puede ser incierto, deben tenerse en cuenta los principios contables de realización y prudencia y las normas que establecen en caso de mora superior a un mes, la suspensión de la afiliación de los usuarios a la E.P.S. y la pérdida de antigüedad para efectos de la aplicación de los períodos mínimos de cotización, después de transcurridos seis meses sin que medie pago de cotización en salud. En tal sentido, no se pueden registrar ingresos por UPC derivados de una cotización que no se ha pagado a la Administradora de Salud respectiva.
* De otra parte, durante los meses de Abril, Agosto y Diciembre, en los cuales se solicite la compensación de los saldos no conciliados de que tratan los artículos 18 y 19 del Decreto 1283 de 1996, con observancia del procedimiento allí establecido para el efecto, se realizarán los ingresos correspondientes a las UPC solicitadas.
* Así mismo se realizarán los ingresos correspondientes por UPC, durante los meses en que se recauden cotizaciones extemporáneas que no hayan sido incluídas en la declaración inicial o cuando sea necesario por efecto de correcciones de declaraciones iniciales anteriores y cuya compensación se efectuará mediante la presentación de una Declaración de adición el primer día hábil del mes siguiente al recaudo.
9- Plazo y mecanismos de presentación.
9.1 La información relacionada en los numerales 1, 2 y 3 de la presente Circular deberá ser presentada a más tardar el día 17 de febrero del presente año, sin perjuicio de la información requerida mediante Circular 001/96.
9.2 La información contenida en los numerales 1.1 a 1.5 y 3.6 de la presente Circular, deberán ser presentados en medio físico y simultáneamente en medio magnético archivo excel versión 5 o inferiores.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y su incumplimiento dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en el Artículo 233 de la Ley 100 de 1993 y el Artículo 5o. del Decreto 1259 de 1994.
Cordialmente,
DARÍO ANGARITA MEDELLÍN
PUBLICADA EN EL BOLETÍN No. 23 CON FECHA ENERO 30/1997.
