CIRCULAR EXTERNA 41 DE 1994
(Agosto 8)
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Señores: Representantes legales, juntas directivas de entidades o programas de medicina prepagada, servicio de ambulancias y empresas promotoras de salud
REF: Promotores de planes de salud
Como es de su conocimiento el Gobierno Nacional ha reglamentado la organización y funcionamiento de los promotores de planes de medicina prepagada, afiliación a las empresas promotoras de salud y planes complementarios al plan obligatorio de salud, mediante los decretos 1486 y 1485 de 1994 en su orden, dejando en estas empresas la obligatoriedad de conceder a los citados promotores la autorización y registro. Sobre este particular es función de la Superintendencia velar porque los agentes e intermediarios de los programas de salud, adelanten sus operaciones dentro de los presupuestos de transparencia frente a los usuarios, garantizando su adecuada relación, seguridad y atención con las entidades promotoras y de prepago.
En consecuencia, para el efecto este Despacho en uso de sus facultadas define los parámetros mínimos que se deben tener en cuenta sin perjuicio del cumplimiento de las normas en mención y, lo que sobre el particular definan las entidades de prepago y las empresas promotoras de salud:
La autorización y registró obedecerá al resultado de la evaluación que haga la respectiva entidad sobre la infraestructura administrativa y financiera en aspectos tales como:
1-1- Infraestructura administrativa.
- Capacidad técnica (planes de mercadeo, promociones, publicidad, etc)
- Tecnología (Descripción del nivel de sistematización)
- Capacidad de producción (fuerza de ventas, capacitación, localización de puntos de ventas o comercialización, administración, programación, planeación y control del proceso de ventas).
1-2- Infraestructura financiera.
- Estado de Resultados,
- Balance General al cierre del año inmediatamente anterior a la presentación de la solicitud.
- Certificación de ingresos y retenciones o declaración de renta
1-3- Referencias comerciales y laborales.
Sobre este particular, se debe analizar las referencias presentadas por el intermediario, su veracidad y de considerarse necesario, solicitar o consultar información adicional que permita evaluar la idoneidad comercial o personal del solicitante.
1-4 Registro y asignación de código o clave.
Una vez evaluada la solicitud y expedida la autorización, la entidad de prepago o promotora de salud procederá al registro del promotor en un sistema de información establecido para tal fin que como mínimo deberá contener el número de NIT o cédula de ciudadanía, nombre o razón social, dirección, teléfono, ciudad, número de registro o de autorización como promotor y entidades con las cuales ha sido autorizado para promocionar sus productos.
Es conveniente anotar que las entidades deberán mantener este sistema de información actualizado y a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud.
Además de la información ya estipulada se deberá tener en cuenta los aspectos particulares, según corresponda al tipo de promotor:
Las personas naturales que soliciten ante una entidad de prepago o promotora de salud su autorización y registro como promotores, deben diligenciar su hoja de vida que como mínimo contenga la siguiente información:
A. Datos personales.
Nombres, Nacionalidad, Documento de identificación, Lugar de Expedición, Fecha de Nacimiento, Dirección actual, Teléfono, Ciudad, Dirección Comercial, Teléfono y Fax.
B. Estudios realizados
C. Experiencia
a. Laboral: Entidad, cargo, fecha de ingreso, fecha de retiro y causa del retiro
b. Actividad independiente: Descripción y tiempo de duración (inicio y término)
D. Capacitación específica
Ventas: Entidad o institución, curso realizado y duración
E. Entidades de prepago o empresas promotoras de salud representadas actualmente
Nombre de la empresa (Iniciando por la líder), fecha de vinculación, tipo de contrato
F. Varios
De considerarlo necesario, la entidad de prepago o promotora de salud solicitará información en relación a las actuaciones administrativas que hubiese en curso en cualquier organismo de control, vigilancia e inspección por investigación al peticionario.
Las solicitudes de autorización y registro que correspondan a personas jurídicas, incluirán la información contemplada en el punto No. 1 de la presente Circular acompañada de los siguientes documentos:
Hoja de vida de los socios gestores y administradores de la sociedad
Copia de la escritura pública de constitución
Certificado de existencia y representación legal actualizado, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal y en el caso de existir sucursales del domicilio de éstas.
Programa y recursos asignados para la ejecución de la actividad de promoción de planes de salud.
INSTITUCIONES FINANCIERAS Y CORREDORES DE SEGUROS.
Las sociedades anónimas mercantiles o asociaciones cooperativas vigiladas por la Superintendencia Bancaria, que celebren convenios con las entidades de prepago y empresas promotoras de salud para promocionar sus productos deberán presentar un plan estratégico definido para la promoción de planes de salud, recursos e infraestructura asignada para este fin y las políticas y procedimientos adoptados para garantizar la sana práctica comercial. Adicionalmente se debe comprometer en un programa de capacitación específico que garantice una idónea gestión de promoción en beneficio y protección al usuario del servicios de salud.
Por su parte las empresas constituidas como sociedades comerciales colectivas o de responsabilidad limitada, cuyo objeto social sea exclusivamente ofrecer seguros, promover la celebración y obtener su renovación a titulo de intermediarios entre el asegurado y asegurador, deberán presentar conjuntamente a la solicitud de autorización y registro, el plan estratégico, el compromiso de establecer un programa de capacitación en los mismo términos definidos para las instituciones financieras, el certificado público o credencial vigente expedido por la Superintendencia Bancaria.
Los programas de capacitación dirigidos a los solicitantes o promotores registrados en las entidades de prepago y empresas promotoras de salud serán autorizados por la Superintendencia Nacional de Salud y deben estructurarse como mínimo de acuerdo con los siguientes temas:
I. Formación básica
-Relaciones públicas
-Características del vendedor
II. Inducción a los planes de salud de acuerdo a lo estipulado en el estatuto general de la seguridad social en salud y demás normas sobre la materia.
a-. Aspectos legales
- Normas reglamentarias de la salud prepagada
- Normas sobre plan obligatorio de salud y planes complementarios
b-. Aspectos técnicos
- Glosario de términos
- Trámite administrativo de ingreso
- Trámite de quejas
- Objeto del contrato
- Tipos de contratos (colectivo, familiar y colectivo)
- Formas de pago de los planes de prepago y planes complementarios
- Tarifas
- Coberturas
- Períodos de carencia
- Preexistencias
- Exclusiones
- Pagos moderadores
2-1 Coordinación del programa de capacitación.
El programa de capacitación deberá estar coordinado por una de las áreas de la entidad de prepago o promotoras de salud, para tal efecto, la sociedad en la solicitud de autorización del programa de capacitación debe especificar la dependencia responsable y su ubicación dentro de la estructura administrativa.
2-2 Certificados de capacitación.
Corresponde al Representante Legal de la entidad de prepago o promotoras de salud expedir las certificaciones por concepto de capacitación, las cuales deben estipular el nombre completo e identificación de la persona, la constancia de asistencia y la aprobación del respectivo programa.
3- EMPRESA LIDER PARA EL PROMOTOR.
Se constituirá como empresa líder aquella entidad de prepago o promotora de salud que autorice y registre a un promotor, siempre y cuando a la fecha de expedición de la respectiva autorización no se encuentre inscrito como agente o intermediario en otra entidad de prepago o empresa promotora de salud.
El promotor únicamente representará a las empresas autorizadas por su líder, la cual le manifestará mediante comunicación la razón social de aquellas empresas respecto de las cuales haya sido autorizado. Copia de la autorización será remitida a las entidades beneficiarias de tal forma que la sociedad promocionada tenga pleno conocimiento de que sus productos están siendo comercializados por un mismo intermediario conjuntamente con los de otras empresas, y pueda manifestar su aceptación o rechazo.
La autorización de representar otras entidades se dará sin perjuicio de poder continuar trabajando la cartera gestionada y efectivamente colocada con anterioridad.
4- IDENTIFICACION DE PROMOTORES EN EL SISTEMA.
Los promotores de las entidades de prepago y empresas promotoras de salud deberán hacer constar su condición en la documentación que utilicen para desarrollar su actividad, haciendo uso del número de cédula de ciudadanía o NIT, número de registro o autorización asignado por la empresa líder y la denominación de la entidad o entidades para la cual realiza la labor de comercialización.
5- CANCELACION DE LA INSCRIPCION COMO PROMOTOR.
Las entidades de prepago o empresas promotoras procederán a la cancelación de la autorización y retiro de el registro como promotor en los siguientes eventos:
- Por solicitud del Promotor.
- De común acuerdo entre las partes (promotor y entidad de prepago o empresa
promotora de salud).
- Cuando el promotor incurra en alguna de las prohibiciones establecidas en el artículo 19 del decreto 720 de 1994 y decreto 1485 de 1994, según corresponda.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las circulares externas 038, 044 y 045 de 1993 y 013 de 1994.
Cordialmente,
OSCAR EMILIO GUERRA MORALES
Superintendente Nacional de Salud
