CIRCULAR EXTERNA 42 DE 1994
(Agosto 8)
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Circular 137 de 2002>
Señores: Representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y contadores de programas o empresas promotoras de salud
Asunto: Instrucciones contables en materia de Ingresos, Cargos y Gastos
Diferidos
Este Despacho en uso de sus facultades y con el propósito de garantizar la mayor uniformidad y transparencia del mercado, se permite impartir algunas instrucciones especiales en materia de ingresos, cargos y gastos diferidos y reafirmar otras en punto a la adecuada aplicación de los decretos 2649 y 2650 de 1993 y el suministro de información que revele la realidad económica y financiera de las empresas promotoras de salud.
1-1- Emisión de contratos para planes complementarios al plan obligatorio de salud.
Sin perjuicio del cumplimiento de las formalidades legales y las propias de control interno adoptadas por cada entidad, previo el pago por parte del afiliado y el recaudo por parte de la entidad promotora de salud, procederá a la emisión del contrato por plan complementario.
1-2- Registro contable del contrato por plan complementario.
El contrato constituye el soporte contable principal, para por vía de la contabilidad, evidenciar las pautas que regulan los derechos y las obligaciones que se derivarán de la prestación de servicios de salud, relacionados con la cobertura del plan obligatorio y las condiciones en que éstos se prestan. Dichos contratos deberán ser registrados en cuentas de orden, dadas las características y parámetros definidos en el Plan Unico de Cuentas -PUC- (Decreto 2650 de 1993).
En la medida que se acuerden pagos por anticipado y estos se reciban, por dicho importe se deberá descargar la cuenta de orden y registrar al pasivo diferido, con su correspondiente contrapartida
Las renovaciones, previo el cumplimiento de las formalidades legales, se registrarán igualmente en cuentas de orden por la totalidad del importe del contrato ajustado a la tatifa que rija para el período de renovación.
El saldo de la cuenta de orden debe revelar siempre el importe pendiente de causar y recaudar hasta la fecha de terminación o cancelación del contrato, salvo por la diferencia que se pueda derivar de la aplicación de lo regulado en el numeral 1.5 de la presente circular.
El importe del ingreso realizado debe estar en función del tiempo expirado, entre la fecha que inicia la prestación del servicio o cubrimiento y la fecha de corte del mes o meses completos que se registra contablemente.
La Superintendencia estará atenta para evitar que se incluyan en estos registros importes que correspondan a cubrimientos o protecciones de períodos o porción de éstos, posteriores a la fecha de corte, en prevención de los anticipos de ingresos y utilidades.
Igual tratamiento deberán tener los ingresos recibidos por anticipado por concepto de plan obligatorio de salud.
Los descuentos que se otorguen contractualmente con ocasión de pagos anticipados, se tratará como un menor valor del ingreso realizado.
1-4- Condiciones Especiales para el registro de los ingresos recibidos por anticipado.
El rubro de los ingresos recibidos por anticipado debe contar con las cuentas auxiliares que le permita registrar en forma separada los valores recibidos por anticipado por concepto del plan obligatorio de salud y plan complementario y de cada uno de estos conceptos separadamente la porción correspondiente a los dos (2) primeros meses de anticipo y la porción de los restantes meses de éste. Esta ordenación permite reclasificar de manera mensual los ingresos recibidos por
anticipado, en la medida que se registre la causación períodica de los ingresos realizados. A su vez permite cuantificar la base para efectos de la determinación y control del margen de solvencia sobre pagos recibidos por anticipado en cumplimiento de lo establecido en el decreto 1485 de 1994.
La causación de ingresos por plan complementario se suspenderá para aquellos casos que la empresa promotora de salud admita pagos periódicos y el afiliado registre 60 o más días de mora en su pago.
Las cuentas por cobrar originadas por estas causaciones deberán ser trasladadas a cuentas de difícil cobro y si dentro de los 30 días siguientes a la fecha de registro antes indicado, no se lograre regularizar el pago de las cuotas atrasadas, deberán proceder a constituir una provisión por el 100%. del importe de las cuentas de difícil cobro.
Lo anterior, sin perjuicio del procedimiento definido para estos casos, el cual en ningún momento puede conllevar la suspensión en la prestación de los servicios de salud, dado que como mínimo se deberán prestar los relacionados con el plan obligatorio de salud a través de la red de prestadores disponibles para la prestación de éste.
Una vez constituída la provisión antes indicada, la entidad debe proceder a reclasificar dentro de las cuentas de orden deudoras de control, el equivalente a las cuotas proviosionadas y registrarla como contratos en mora.
Cumplidas las formalidades legales del caso, para poder dar por terminado el contrato respectivo por parte de la entidades, ésta procederá a castigar las cuentas de difícil cobro y a reversar las cuentas de orden correspondientes, sin perjuicio de generar los registros contables que considere apropiados, para el control de cuentas por cobrar castigadas.
2- ACTIVOS DIFERIDOS Y GASTOS.
En procura de prevenir las situaciones presentadas en el pasado, con manejos no adecuados de los cargos diferidos y gastos anticipados, este Despacho considera conveniente resaltar algunos criterios y normas en esta materia, e instruir sobre ciertos hechos particulares, de acuerdo a la actividad de las promotoras de salud y los resultados obtenidos en procesos similares.
2-1 Principales objetivos especiales.
Además de las normas básicas que se definen en el Decreto 2649 de 1993 relativas a la Continuidad, valuación o medición, esencia sobre la forma, y realización de hechos económicos, entre otros, las entidades promotoras de salud deben propender a:
2.1.1 Fundamentar la determinación y actualización de la Unidad de Pago por Capitación -UPC-, evaluación, manejo y control de los activos diferidos, costos y gastos propios de la actividad.
2.1.2 Ayudar a la conformación de la información estadística en las clases de servicios prestados, por vía de reportes sustentados en información contable-financiera comprensible y útil.
2.1.3 Poder preparar y emitir oportunamente la información sobre activos diferidos, costos y gastos que requiera la Superintendencia Nacional de Salud. Por regla general, esta información debe estar disponible en períodos que no excedan de un (1) mes, sin perjuicio de los cortes respectivos que deban definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones de su actividad.
2.1.4 Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
2-2 Definiciones básicas relativas a activos diferidos.
Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. En armonía con esta definición, para efectos de la presente circular, los activos diferidos representan:
a) Gastos anticipados, tales como intereses, seguros, arrendamientos, honorarios, comisiones, mantenimiento equipos y otros gastos pagados por anticipado de los cuales se espera obtener un beneficio económico o servicios futuros y,
b) Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos.
Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.
2-3 Reconocimiento y revelación de los activos diferidos, los costos y gastos.
El reconocimiento y revelación de los activos diferidos, los costos y los gastos de las entidades promotoras de salud en desarrollo de las normas básicas y las normas técnicas generales propias de su actividad deben ser atendidos en función de su ciclo contable, para ello debe atender las siguientes definiciones generales, así:
a) El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información.
b) El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.
c) Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.
d) La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.
La presente circular externa, a juicio de cada entidad promotora de salud, permitiría que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas, sin perjuicio que para el cierre de un ejercicio contable se deban hacer los ajustes correspondientes, de suerte que no se contravengan disposiciones legales, tales como en materia contable, comercial y fiscal, bajo el entendido que tal autorización es sin perjuicio de la contabilidad de causación o por acumulación en la que los hechos económicos se reconocen en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
2-4 Reexpresión de activos diferidos, costos y gastos.
Los hechos económicos relativos a activos diferidos, costos y gastos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la norma básica de la prudencia. Además, cuando sea pertinente se debe efectuar el ajuste que deba corresponder con relación a las partidas no monetarias, utilizando para ello el PAAG mensual, en razón a que por su actividad deben difundir o emitir estados financieros de períodos intermedios. Se entiende por PAAG mensual, el porcentaje de ajuste del mes, el cual es equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DANE-, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de ajuste.
Las entidades promotoras de salud contabilizarán las provisiones que cubran, entre otras, los pasivos estimados, las contingencias de pérdidas probables, así como para reconocer los costos y gastos propios de su actividad social, reexpresados si fuere el caso, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.
Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.
2-6 Registro y asignación de los activos diferidos, los costos y gastos.
2.6.1 Los activos diferidos, los costos y los gastos, reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación, los cuales deben atender los siguientes parámetros:
a. La asignación del costo de los diferidos se denomina amortización.
b. Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva de amortización debe estar técnicamente soportada.
c. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones.
d. Los activos diferidos deben contabilizarse como tales, siempre y cuando obedezcan a la naturaleza de gastos diferidos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido.
e. El asiento de los activos diferidos, los costos y los gastos debe hacerse con fundamento en los comprobantes de contabilidad debidamente soportados.
f. La verificación de las afirmaciones que dice contener los estados financieros en materia de activos diferidos, costos y gastos de las entidades promotoras de salud y antes de su emisión le corresponde a la administración del ente económico, cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas.
Las afirmaciones, que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas,
son las siguientes:
Existencia - Los activos diferidos del ente económico existen en la fecha de corte y los costos y gastos de las transacciones registradas se han realizado durante el período.
Integridad - Todos los costos y gastos realizados han sido reconocidos.
Derechos - Los activos diferidos representan probables beneficios económicos futuros en la fecha de corte.
Valuación - Todos los activos diferidos, los costos y los gastos han sido reconocidos por los importes apropiados.
Presentación y revelación - Los activos diferidos, los costos y los gastos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.
2.6.2 Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. También, se pueden tratar como activos diferidos de la naturaleza de los cargos, las remodelaciones; los estudios, investigaciones y proyectos; los programas para computador (software); los útiles y papelería; las mejoras a propiedades ajenas; los descuentos en colocación de títulos de inversión; el impuesto diferido "débito"; la publicidad y propaganda y las contribuciones y afiliaciones.
Las sumas incurridas en investigación y desarrollo pueden registrarse como cargos diferidos únicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los siguientes requisitos:
a) Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separadamente.
b) Su factibilidad técnica está demostrada.
c) Existen planes definidos para su producción y venta y,
d) Su mercado futuro está razonablemente definido.
Tales sumas pueden diferirse con relación a los varios productos o procesos en que tengan uso alternativo, siempre que cada uno de ellos cumpla dichas condiciones:
Se debe contabilizar como impuesto diferido débito el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el año corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que se generará suficiente renta gravable en los períodos en los cuales tales diferencias se revertirán.
2.6.3 La amortización de los gastos pagados por anticipados se debe efectuar durante el período en el cual se reciban los servicios, que por regla general debe corresponder a un período definido de prepago.
2.6.4 La amortización de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos o se reciban los servicios correspondientes, atendiendo las siguientes reglas:
a. Los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó, que en ningún caso podrá exceder de cinco (5) años.
b. Las remodelaciones se amortizarán en la vida útil estimada por perito avaluador, sin que en ningún caso exceda la vida útil del activo, conforme a las reglas que sobre el particular regule la autoridad competente.
c. Los estudios, investigación y desarrollo de proyectos en forma análoga a lo previsto para los de organización, preoperativos y puesta en marcha, debidamente sustentado el período de amortización por vía de estudios técnicos, que en ningún caso podrá exceder de tres (3) años, salvo que se demuestre lo contrario.
d. Los programas de computador en un plazo estimado de vida útil, término éste que no podrá exceder de tres (3) años.
e. Los útiles de escritorio y papelería en función de su consumo, pero en todo caso no podrá exceder de dos (2) años contados a partir de la fecha de compra.
f. Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se deben amortizar en el período menor entre la duración del respectivo contrato y su vida útil.
g. El descuento en títulos de inversión durante el plazo de conversión de los títulos o a la fecha de vencimiento o redención de los mismos, lo que fuere primero.
h. El impuesto diferido se debe amortizar en los períodos en los cuales se reviertan las diferencias temporales que lo originaron.
i. La publicidad y propaganda se amortizará dentro del respectivo ejercicio contable de la entidad - trimestre, semestre, año- o en el término de vida útil que estime la entidad correspondiente, pero en todo caso dicho período de amortización no debe superar el siguiente ejercicio contable.
j. Las contribuciones y afiliaciones durante el período prepagado concerniente.
k. Otros cargos diferidos durante el plazo estimado de obtención de los beneficios esperados o de vida útil, previa autorización de la Superintendencia Nacional de Salud, la cual debe surtirse dentro de los treinta (30) días comunes siguientes a su radicación, en su defecto el período de amortización será fijado por la entidad promotora de salud, sin que en ningún caso exceda de tres (3) años, contados a partir del primer pago que se efectúe en relación con el cargo diferido correspondiente.
2-7 Reexpresión de activos diferidos no monetarios.
Los cargos diferidos no monetarios, se deben reexpresar teniendo en cuenta las normas generales de los ajustes sobre activos; no obstante, el valor correspondiente a la contrapartida del ajuste se debe llevar como un ingreso por corrección monetaria diferida a la cuenta "crédito por corrección monetaria diferida", el cual se debe ir reconociendo como corrección monetaria en las cuentas de resultados en la misma proporción en que se asigne el costo de tales activos.
Durante los años en que se mantenga diferido el ajuste por inflación, la parte proporcional del ajuste sobre el patrimonio correspondiente a dichos activos tendrá similar tratamiento, registrando el respectivo valor en la cuenta "cargo por corrección monetaria diferida".
2-8 Reconocimiento de los costos y gastos.
En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los costos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.
2-8-2 Reconocimiento de la extinción o pérdida de utilidad futura.
Cuando sea evidente que se ha extinguido o perdido el beneficio futuro que se había esperado de un activo, el costo de éste debe ser reconocido como un gasto o como una pérdida.
2-8-3 Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores.
Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se identifiquen.
Las correcciones, en función de su materialidad o importancia relativa, deberán ser reveladas en notas a los estados financieros.
2-9 Registro de los costos y gastos.
En el registro de los costos y de los gastos se debe observar las siguientes normas:
2.9.1 Soportes.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
2.9.2 Comprobantes de contabilidad.
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
2.9.3 Se deben registrar los costos y los gastos que se surtan de compromisos o contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la entidad promotora de salud y derechos a favor de terceros, en función de las relaciones contractuales que procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos. Bajo esta noción se deben reconocer, aún los costos y gastos contingentes, tales como los que puedan resultar de servicios autorizados por parte de las entidades promotoras de salud en favor de sus afiliados.
2.9.4 Se deben registrar los costos y los gastos en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta contable respectiva.
2.9.5 Al finalizar cada mes, para reconocer el efecto de la inflación, se deben ajustar las cuentas de costos y gastos, afectando la respectiva cuenta de corrección monetaria, conforme a las reglas generales de contabilidad de que tratan las normas pertinentes.
2.9.6 Mediante notas a los estados financieros, las entidades promotoras de salud deben difundir las prácticas contables y revelaciones concernientes.
2.9.7 Costos y gastos
se codificarán por vía de subauxiliares a partir del CODIGO BASE DEL PUC No. 616505) y como mínimo se deberá controlar costos por los siguientes conceptos:
FOMENTO Y PREVENCIÓN
Chequeos salud integral
Salud Ocupacional
Educación
Vacunación
Prevención odontológica
Otros
CONSULTA MÉDICA
Medicina General (programada)
Medicina Especializada
Urgencias(Consultorio)
Visita Médica Domiciliaria
ATENCIÓN ODONTOLÓGICA
Consulta
Tratamientos
URGENCIAS
PAQUETE OBSTETRICO
Parto normal
Cesáreas
Abortos
Atención neonatal
Estancias
Otras actividades
HOSPITALIZACIÓN NO QUIRURGICA
Honorarios médicos
Estancia
Laboratorios clínicos
Anatomia patológica
Imágenes diagnósticas
Otros exámenes diagnósticos
Apoyo terapéutico
Medicamentos
Otros servicios hospitalarios
HOSPITALIZACION QUIRURGICA E INTERVENCIONES
Honorarios médicos
Estancias
Laboratorio clínico
Anatomía patológica
Imágenes diagnósticas
Otros exámenes diagnósticos
Apoyo terapéutico
Medicamentos
Neurocirugía
Oftalmología
Otorrinolaringología
Op.glandulas tiroides, paratiroides, suprarenales, timo.
Cardiovascular
Torácica
Abdominal
Proctológica
Urológico
De la mama
Gineco-bstétrica
Ortopédica y traumatología
Plástica
Mano
Oral y maxilofacial
Otros servicios hospitalarios
CIRUGÍA AMBULATORIA
APOYO DIAGNÓSTICO AMBULATORIO
Anatomía patológica
Laboratorio clínico
Imagenología diagnóstica
Electrodiagnóstico
Endoscopias
Otros exámenes o procedimientos diagnósticos
APOYO TERAPÉUTICO-AMBULATORIO
Diálisis
Psicoterapia
Terapia física
Terapia del lenguaje
Terapia respiratoria
Terapia ocupacional
Tratamiento oncológico
Nutrición
Pequeña cirugía
Otros Procedimientos
En nota a los estados financieros de propósito general las entidades de medicina prepagada reportarán en forma comparativa, por lo menos, la siguiente información:
2.9.8 En forma comparativa, cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de gastos que contempla el PUC del sector real de la economía conforme a lo descrito para los códigos base de las series 51XXXX, 52XXXX, 53XXXX y 54XXXX., siguiendo para el efecto la misma presentación de la información como se indicó para los costos.
La presente circular externa regirá a partir de su publicación y su incumplimiento dará lugar a las sanciones previstas en el decreto 1259 de 1994 y estatuto orgánico del sistema general de seguridad social en salud.
Cordialmente,
OSCAR EMILIO GUERRA MORALES
Superintendente Nacional de Salud
