CIRCULAR EXTERNA 61 DE 1998
(31 de Marzo)
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
PARA: Representantes legales, juntas directivas, contadores, revisores fiscales de los programas de administracion de recursos del regimen subsidiado de las cajas de compensacion familiar
DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
ASUNTO: Informacion contable, administrativa y estadistica de los programas de administracion de recursos del regimen subsidiado de las cajas de compensacion familiar
El Superintendente Nacional de Salud en ejercicio de la facultad de "instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación" (Numeral 6o. Artículo 7o. Decreto 1259/94), y conforme a las facultades conferidas en el Decreto 2357 de 1995 y la Ley 344 de 1996, y con el fin de fijar criterios en materia de reportes de tipo contable, administrativo y estadístico que las Cajas de Compensación Familiar que cuentan con programas para la administración de recursos del régimen subsidiado deben suministrar a la Superintendencia Nacional de Salud, se permite impartir las siguientes instrucciones.
Para la presentación de Estados Financieros con el corte a 31 de diciembre de correspondiente año, este Despacho precisa el contenido mínimo de información que deben remitir las Cajas de Compensación Familiar respecto a los programas de administración de recursos del régimen subsidiado a la Superintendencia Nacional de Salud, en el siguiente orden:
1-1- Estados Financieros Básicos.
El Estado de Resultados debe cumplir con las normas de contabilidad establecidas de manera tal, que se suministre una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación financiera y económica de la empresa y el resultado de sus operaciones, en el formato SNS-4030-020 para 1997 y SNS-4030-020(V1).
1-2- Notas a los Estados Financieros.
Con el Estado de Resultados, es necesaria la presentación de las notas como parte integral del mismo, las cuales estarán debidamente tituladas, identificadas e incluirán como mínimo la siguiente información:
1.2.1. Empresa reportante.
1.2.2. Principales políticas y practicas contables.
1.2.3. Políticas, manejo y conformación de las cuentas, empleando secuencia lógica que guarde la misma presentación de los estados financieros.
A los reportes de fin de período se deberá anexar la siguiente información al Estado de Resultados y a las notas del mismo:
1.3.1. Dictamen del Revisor Fiscal
1.3.2 La información solicitada por esta Superintendencia a través de los formatos anexos a la presente Circular y que se relacionan a continuación:
Formato Tema
SNS-4030-010 (V2) Cuentas por pagar a proveedores de servicios de
salud
SNS-4030-011(V2) Cuentas por Cobrar Entes Territoriales
SNS-4030-012 Cuentas de Orden
SNS-4030-015 (V2) Relación de IPS Privadas y Profesionales
SNS-4030-016 (V2) Información Estadística
SNS-4030-017 (V2) Reserva Régimen Subsidiado para 1997
SNS-4030-017 (V3) Reserva Régimen Subsidiado a partir de 1998
SNS-4030-018 Inversiones Reserva Régimen Subsidiado para 1997
SNS-4030-018 (V1) Inversiones Reserva Régimen Subsidiado a partir de
1998
SNS-4030-021 IPS por Municipio por Nivel de Atención
SNS-4030-022 Contratos Vigentes R.S. Recursos del art. 217 Ley 100
SNS-4030-025 Contratos Vigentes R.S. Recursos cofinanciación E. T.
SNS-4030-023 Relación de IPS Públicas
SNS-4030-024 Reaseguro para enfermedades de Alto Costo
No obstante y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las empresas podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros.
Conforme a lo establecido en las Leyes 100 de 1993 y 344 de 1996, el Decreto 2357 de 1997, los Acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y las Circulares de esta Superintendencia; suscritos los respectivos contratos de administración de recursos del régimen subsidiado con las entidades territoriales, la respectiva Caja de Compensación Familiar, deberá observar las siguientes instrucciones para el registro contable de los ingresos y egresos derivados de la administración de los recursos del régimen subsidiado:
1-4-1- En materia de Ingresos.
* Los recursos derivados de los contratos con las entidades territoriales (departamentos, distritos y/o municipios), cuya fuente de financiación corresponda a recursos que deben destinar las Cajas de Compensación Familiar para financiar el régimen de subsidios en salud, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 217 de la Ley 100 constituyen ingresos operacionales del programa. Previo a lo anterior, los recursos que la Caja de Compensación Familiar debe destinar al régimen subsidiado, deben ser transferidos al programa de administración de los recursos de régimen subsidiado, como un pasivo (cuenta de terceros) y afectando la cuenta corriente destinada para el régimen subsidiado en el activo, en cumplimiento del numeral 2, artículo 7 del Decreto 2357 de 1995.
* Al finalizar cada mes y contando con el correspondiente soporte (contrato de administración suscrito y carnetización) se realizará el ejercicio de calcular el valor en UPC-S que le reconocerá el Sistema al programa por los afiliados debidamente carnetizados, lo cual se constituye en ingresos operacionales por conceptos de unidades por capitación subsidiada UPC-S.
Para el registro de los contratos con las entidades territoriales de que trata el párrafo anterior, se deben registrar en una Cuenta de Orden por contrato, las cuales se afectan con la causación mensual del respectivo contrato. Así mismo se acredita el valor a reconocer por el Sistema a la Caja como un ingreso operacional por concepto de unidades por capitación subsidiada UPC-S debitando el pasivo (cuenta de terceros ).
* Los recursos derivados de los contratos con las entidades territoriales (departamentos, distritos y/o municipios), cuya fuente de financiación corresponda a recursos del ente territorial, constituyen ingresos operacionales por concepto de unidades de pago por capitación subsidiada UPC-S.
* Igualmente, para el registro de los contratos con las entidades territoriales de que trata el párrafo anterior, se deben registrar en una Cuenta de Orden por contrato, las cuales se afectan con la causación mensual del respectivo contrato.
* La causación mensual de los ingresos por los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado, deberá efectuarse por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, conforme a las normas, y según la UPC-S mensual de su grupo de edad o grupo etáreo y ubicación geográfica.
* Se debe presentar un reporte de información a 31 de diciembre, para lo cual a los recaudos efectivamente recibidos programa de administración de los recursos del régimen subsidiado de la Caja de Compensación Familiar se debe descontar el valor a que tiene derecho por concepto de UPC-S, en caso de ser superavitario se tiene que reclasificar el ingreso registrado por ese valor y trasladarlo a una cuenta por pagar a favor del Fosyga, y caso de ser deficitario, se registrará el ingreso, al igual que una cuenta por cobrar al Fosyga.
* Los contratos suscritos por las Cajas de Compensación Familiar para la prestación de los servicios de salud incluidos en el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado (POS-S), con las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y/o con los Profesionales de la Salud, cualquiera sea su denominación o su naturaleza jurídica, constituyen costos.
* Tales contratos se deben registrar en una Cuenta de Orden por contrato. Si el contrato es por capitación se deberá efectuar la causación mensual del respectivo contrato, llevándolas al Costo en la cuenta respectiva contra Cuentas por Pagar POS-S; cuando se efectúe el pago, se debe registrar el movimiento en las cuentas del Disponible y en las Cuentas por Pagar POS-S. Si el contrato es por evento, se deberá causar en el momento de la presentación de la factura y cuenta de cobro respectiva, observando lo señalado en la Circular Externa 015 de 1996 de esta Superintendencia y en el Decreto 723 de 1997, registrando los movimientos en las cuentas señaladas; si al final del mes no se han presentado las facturas o cuentas de cobro por la totalidad de los servicios de salud autorizados en el mes o fecha de corte, se deberá efectuar una provisión equivalente al 60% de las autorizaciones otorgadas, valoradas a tarifas SOAT.
* Las Cajas de Compensación Familiar deberán seguir las siguientes directrices para efectos del cálculo del porcentaje mínimo de la UPC-S destinado a la prestación de servicios de salud a sus afiliados.
* Las Cajas de Compensación Familiar, Administradoras del Régimen Subsidiado deberán destinar como mínimo de los ingresos totales efectivamente recibidos por concepto de UPC-S, el 80% para financiar la prestación de servicios de salud de su población del régimen subsidiado afiliada.
* Las Cajas de Compensación Familiar, Administradoras del Régimen Subsidiado deberán destinar, a partir de 1998 como mínimo el 70% de los ingresos totales efectivamente recibidos por concepto del importe de la UPC-S, para financiar la prestación de los servicios de salud a la población afiliada al régimen subsidiado ( lo gastado en prestación de servicios de salud y el pago de la póliza para enfermedades de alto costo), y el 10% para financiar las acciones de promoción y prevención de esta población.
* Al finalizar cada ejercicio anual, deberá presentar un reporte de información de los Ingresos UPC-S efectivamente recibidos (A) y los Costos POS-S efectivamente gastados , incluyendo en costos el valor de las actividades de promoción , prevención y el valor por el reaseguro de las enfermedades de alto costo.(B) Para ello se debe diligenciar el formato anexo No. SNS-4030-017 (V2).
* Si el valor efectivamente gastado es inferior al 80% de la UPC-S recibida, es decir, si B/A es menor a 0,8, las Cajas de Compensación Familiar deberá constituir una reserva para 1997 y una provisión a partir de 1998, por el valor equivalente a la diferencia entre el 80% de A y el resultado obtenido en el balance. Dicho valor será igual a: (A x 0,8) - B.
* Para efectos de la constitución de la reserva o la provisión conforme a lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud , Las Cajas de Compensación Familiar una vez efectuado el corte del ejercicio anual, procederá a determinar su valor y efectuar su registro como Reserva Obligatoria para 1997 y como Provisión Obligatoria a partir de 1998.
* Los recursos con los que se constituya esta reserva para 1997 y la provisión a partir de 1998, deberán invertirse de conformidad con las normas aplicables al margen de solvencia de las Entidades Promotoras de Salud, esto es: cuentas de ahorro, CDT o TES, y sólo podrán utilizarse en prestación de servicios de salud para el régimen subsidiado contemplados en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud .
* Una vez registrada la reserva o la provisión según el caso, se afectará con la constitución de las inversiones en títulos emitidos , avalados o aceptados por instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria o adquiridas a través de procesos de titularización o encargos fiduciarios autorizados legalmente .Las Cajas de Compensación Familiar remitirán en el formato anexo No. SNS-4030-018, la composición del portafolio constituido con los recursos de dicha reserva para 1997 o provisión a partir de 1998.
De igual forma en Notas a los estados financieros se revelará como hecho subsecuente la constitución y destinación de dicha reserva para 1997 o provisión a partir de 1998.
Teniendo en cuenta que al efectuar la causación de las UPC-S, se va a reflejar una posible utilidad al ente económico , se recomienda a la Asamblea o Junta de Socios adoptar las medidas tendientes a preservar la debida prestación de los servicios de salud del régimen subsidiado en los periodos siguientes.
* Adicionalmente, el 40% del valor UPC-S efectivamente destinado a la prestación de servicios de salud, deberá ser contratado con las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS - (Hospitales, ESE's, Centros y Puestos de Salud) de carácter público.
1-5- Copia del Acta de Asamblea General o Consejo Directivo.
Copia del acta de la reunión de la asamblea general, consejo directivo y/o el órgano que haga sus veces, en la que se presenten y discutan los estados financieros de fin de ejercicio, elaborada y aprobada conforme lo establecen las normas vigentes, deberá ser enviada a esta Superintendencia por el Representante Legal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión.
2- Información Administrativa.
2-1- Contratos de Administración de Recursos del Régimen Subsidiado.
Se deberá enviar una relación de los contratos que suscriban los programas de administración de los recursos del régimen subsidiado de las Cajas de Compensación Familiar con una entidad territorial (departamento, distrito o municipio), según fuente de financiación, formato SNS-4030-022 para los recursos de que trata el artículo 217 de la Ley 100 y formato SNS-4030-025 para recursos de cofinanciación de los entes territoriales.
Además deberá remitir una relación de las IPS y/o Profesionales de la Salud, con los cuales haya suscrito contratos para la prestación de los servicios del POS-S, conforme a los formatos SNS-4030-015(V2) y SNS-4030-023.
2-2- Cambio de representante legal.
Cuando se presenten cambios de representante legal de la Caja, se deberá informar por escrito a la Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, dentro de los cinco días siguientes al registro de dicho cambio.
Al ocurrir cambio de representante legal, a esta información se deberá adjuntar el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por autoridad competente.
2-3- Reaseguro para Enfermedades de Alto Costo.
Las Cajas de Compensación Familiar deberán informar a la Superintendencia Nacional de Salud, Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, respecto de la pólizas de seguro para enfermedades de alto costo, deberá informarse, como mínimo, los siguientes datos, formato SNS-4030-024:
-Razón Social y Código de las Cajas de Compensación Familiar asignado por SUPERSALUD.
-Razón Social de la Entidad de Seguros que expide la Póliza.
-Número de la Póliza.
-Vigencia de la Póliza.
-Valor total e individual asegurado.
-Valor de la prima mensual que debe pagar la Caja de Compensación Familiar a la Entidad de Seguros.
-Servicios de Salud asegurados.
-Número de afiliados por los que se suscribe la Póliza.
Respecto a la información de beneficiarios de subsidios, las Cajas de Compensación Familiar, tendrán que mantener una base de datos con la información por beneficiario que se señala a continuación:
-Nombres y apellidos completos de cada beneficiario.
-Documento de identidad.
-Fecha de nacimiento y edad.
-Sexo.
-Lugar de residencia (municipio, barrio, vereda, corregimiento, etc)
-Dirección y/o teléfono.
-Fecha de afiliación
-Estrato (indígena, indigente, nivel 1 no indigente, nivel 2, nivel 3, según SISBEN)
-Número Encuesta SISBEN.
-Número del Carnet.
-Número del Contrato con el ente territorial.
-Vigencia del Contrato con el ente territorial.
-Fecha de desafiliación.
Con la periodicidad que se determina en el numeral siguiente, las Cajas de Compensación Familiar , deberán reportar a la Superintendencia Nacional de Salud, la información estadística de beneficiarios de subsidios por contrato con cada entidad territorial (departamentos, distritos y municipios) por grupos de edad, conforme al formato SNS-4030-016(V2).
4-1- Información Financiera, Administrativa y Estadística.
La información solicitada en la presente Circular Externa debe ser presentada en los formatos establecidos ante esta Superintendencia Nacional de Salud, Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, con los siguientes cortes y plazos:
INFORMACION FORMATO CORTE PLAZO
Estado de Resultados SNS-4030-020 31 de diciembre 31 de marzo
año siguiente
C X P a Proveedores SNS-4030-010 (V2) 31 de marzo 30 de abril
de servicios de salud 30 de junio 31 de julio
30 de sep. 31 de oct.
31 de dic. 31 de enero del
año siguiente
Estado de Resultados SNS-4030-020 (V1) 31 de dic. 31 de marzo año
SNS-4030-020 (V2) siguiente
Cuentas por Cobrar SNS-4030-011(V2) 31 de marzo 30 de abril
Entes Territoriales 30 de junio 31 de julio
30 de sep. 31 de octubre
31 de dic. 31 de enero del
año siguiente
Cuentas de Orden SNS-4030-012 31 de dic. 31 de marzo año
siguiente
Relación IPS Privadas SNS-4030-015 (V2) 31 de dic. 31 de marzo año
y Profesionales siguiente
Relación IPS Publicas SNS-4030-023 31 de dic. 31 de marzo año
siguiente
Relación Estadística SNS-4030-016 (V2) 30 de junio 31 de julio
31 de dic. 31 de enero año
siguiente
Reserva Régimen SNS-4030-017 (V2) 31 de dic. 31 de marzo año
Subsidiado SNS-4030-017 (V3) siguiente
Inversiones Reserva SNS-4030-018 31 de dic. 31 de marzo
Régimen Subsidiado SNS-4030-018 (V1) año siguiente
IPS por municipio SNS-4030-021 31 de dic. 31 de marzo año
por nivel de atención siguiente
Contratos Vigentes R.S. SNS-4030-022 30 de junio 31 de julio
Recursos del art. 217 31 de dic. 31 de enero
Ley 100. año siguiente
Contratos Vigentes R.S. SNS-4030-025 30 de junio 31 de julio
Recursos de 31 de dic. 31 de enero año
cofinanciación entes siguiente
territoriales
Reaseguro para SNS-4030-024 31 de diciembre 31 de marzo año
enfermedades de siguiente
Alto Costo
Para reportar la información correspondiente con corte a 31 de diciembre de 1997, los programas de administración de recursos del régimen subsidiado de las Cajas de Compensación Familiar tendrán plazo hasta el 30 de abril de 1998.
La información solicitada en la presente circular deberá ser presentada en forma impresa y en medio magnético. La forma impresa deberá contener la totalidad de la información solicitada debidamente refrendada con las firmas del representante legal de la empresa y su revisor fiscal cuando sea de su competencia. El medio magnético deberá contener la misma información de la forma impresa, elaborada en Lotus, Qpro o Excel, en diskette "3 1/2" de alta densidad 1.44 MB.
La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletin del Ministerio de Salud, Capítulo Superintendencia Nacional de Salud, deroga las Circulares Externas Nos. 053 de 1997 y 057 de 1998, y su incumplimiento dará lugar a las sanciones consagradas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993, y en los numerales 23 y 24 del artículo 5 del Decreto 1259 de 1994 y la Resolución 1320 DE 1996 de esta Superintendencia.
LUIS ALBERTO SIERRA TORRES
Secretario General Encargado del Despacho del
Superintendente Nacional de Salud
Incluye lo enunciado
