CIRCULAR EXTERNA 76 DE 1998
(julio 21)
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Circular 137 de 2002>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
PARA: Representantes legales y revisores fiscales de entidades promotoras de salud y administradoras de regimen subsidiado.
DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
ASUNTO: Margen de solvencia
<NOTA: Los anexos técnico a que se refiere esta Circular, por sus
características no pueden ser incluidos en esta base de datos. Sin embargo
para los usuarios que dispongan de la base de datos en CD-ROM, dichos
anexos puede ser consultados en la carpeta
"- ANEXOS- CIRCULARES-98>.
Este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones para la acreditación y cálculo del margen de solvencia por parte de las Entidades Promotoras de Salud y/o Administradoras del Régimen Subsidiado, de conformidad con lo ordenado por la Ley 100 de 1993 y los Decretos 882 del 13 de mayo de 1998 y 1485 de julio 13 de 1994.
Para efectos de la aplicación del contenido de la presente Circular, debe entenderse que la obligación periódica de acreditación del margen de solvencia se refiere a todas las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera sea su forma legal: las de carácter privado, las públicas bien sean empresas industriales o comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, establecimientos públicos o cualquier otra forma de organización administrativa, así como las adaptadas, las transformadas y las administradoras del régimen subsidiado. Este margen de solvencia se aplica a dichas entidades en razón a la administración que efectúan de los recursos del régimen contributivo y/o del subsidiado, así como de la venta de los planes complementarios.
Se precisa que en virtud del Decreto 882 del 1998, quedaron derogadas las normas generales que consagraban el margen de solvencia, Decreto 1485 de 1994, artículos 8o. y 10o., Decreto 1890 de 1995, artículo 3o., Parágrafo 1o., en lo que se refiere a margen de solvencia y el Decreto 2357 de 1995, artículo 6o., parágrafo 1o., literal b), quedando vigente el Decreto 1485 de 1994, artículo 9o. sobre el margen de solvencia para pagos anticipados.
2- REGIMEN GENERAL DEL MARGEN DE SOLVENCIA.
Las Entidades Promotoras de Salud y las Administradoras del Régimen Subsidiado, deberán calcular mensualmente el margen de solvencia que asegure la liquidez necesaria para responder en forma adecuada y oportuna por sus obligaciones con terceros.
2-1-1- Obligaciones con terceros.
Se considera que son obligaciones con terceros las cuentas por pagar referidas a los conceptos que se describen a continuación:
Cuentas de proveedores de bienes: cuentas por pagar a quienes suministren insumos o productos utilizados o requeridos por la EPS o ARS para la normal y oportuna prestación del servicio en salud.
Cuentas a prestadores de servicios: cuentas por pagar a los Prestadores de Servicios, derivada de la atención en salud prestada a los afiliados de las EPS o ARS.
Cuentas a usuarios: cuentas por pagar a los afiliados de las EPS o ARS por concepto de reembolsos por pagos de servicios en salud a cargo de las EPS o ARS, así como de las prestaciones económicas a cargo de las primeras.
La EPS y/o ARS, responde adecuadamente por el pago de sus obligaciones con terceros en la medida que:1) reciba las facturas o documentos de cobro observando las condiciones establecidas para ello, 2) pague en los términos establecidos para el efecto; 3) la ARS reciba los recursos de la entidad territorial.
En ausencia de estipulación contractual, se estará a lo dispuesto en el Decreto 723 de 14 de marzo de 1997 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
Al momento de evaluar la respuesta adecuada de la EPS y/o ARS en lo que se refiere a obligaciones con terceros, esta Superintendencia tendrá en cuenta la proporción que representan las cuentas en discusión u objetadas sobre el total de las cuentas a pagar a los terceros.
2-1-3- Inoportunidad en el pago.
Cuando la EPS y/o ARS, no haya efectuado sus pagos en las fechas establecidas para ello, debe cancelar en un término no superior a 30 días calendario a partir de la fecha establecida para el pago, las cuentas de proveedores de bienes y/o prestadores de servicios de salud y/o usuarios como lo establece el Decreto 882 del 13 de mayo de 1998.
2-2- Cálculo del Margen de Solvencia para los Regímenes Contributivo y Subsidiado.
Para determinar el margen de solvencia requerido para asegurar la liquidez de la EPS y/o ARS, en los términos del Decreto 882 del 13 de mayo de 1998, el cual se refiere a su capacidad de pago para cancelar sus obligaciones con terceros de conformidad con lo señalado en los numerales anteriores, es necesario:
2.2.1. Cuantificar el monto mensual de gastos representados por las obligaciones con terceros, es decir por concepto de las cuentas por pagar a proveedores de bienes y/o prestadores de servicios de salud y usuarios.
2.2.2. Clasificar por edad, con base en las fechas de vencimiento, las cuentas por pagar a las que se ha hecho referencia ( Ver numeral 2.1.1.).
2.2.3. Realizar mensualmente el flujo detallado de efectivo, que le permita establecer los pagos de las obligaciones y los ingresos con los cuales atenderán estos pasivos.
2.2.4. Establecer los procedimientos y mecanismos necesarios para garantizar el pago de las obligaciones referidas en el numeral 2.1.1. de la presente Circular, teniendo en cuenta lo previsto en los numerales anteriores y el plazo máximo de treinta (30) días calendario contado a partir de la fecha prevista por las partes para su pago, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 882 de 1998.
2.2.5. Remitir, con la periodicidad de los formatos para la acreditación del margen de solvencia, a la Superintendencia Nacional de Salud informe escrito amplio y suficiente sobre las acciones adoptadas por la Entidad para dar cumplimiento al numeral 2.2.4.
2-3- Acreditación del Margen de Solvencia.
Trimestralmente, las EPS y/o ARS deben enviar a las Divisiones de Entidades Promotoras de Salud y/o de Entidades Especiales de Previsión Social de esta Superintendencia la información aquí solicitada sobre el cumplimiento del margen de solvencia, en los términos del Decreto 882 de 1998 y del Decreto 1485 de 1994, en lo concerniente a pagos anticipados, y las demás normas que los modifiquen. Para ello deberán diligenciar los respectivos formatos y enviarlos con observancia de las instrucciones respectivas, contenidas en esta Circular.
La información debe discriminarse por cada uno de los meses que conforma el trimestre reportado. Todo lo anterior, sin perjuicio de lo cual la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones podrá solicitarle a las EPS y/o ARS la acreditación del margen de solvencia en cualquier momento.
Las EPS y/o ARS diligenciarán los formatos anexos a la presente Circular en hoja electrónica y los remitirán en medio magnético o a través del correo electrónico de acuerdo con los siguientes cortes: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre; dicha información debe llegar a la Superintendencia Nacional de Salud, el día 25 del mes siguiente a la fecha de corte del informe respectivo.
2.3.1. Información a reportar a la Superintendencia Nacional de Salud.
Para efectos del margen de solvencia, debe determinarse la capacidad que tienen las entidades vigiladas para cancelar sus obligaciones de corto plazo y clasificar las cuentas por pagar por concepto de obligaciones con terceros, de acuerdo con su fecha de vencimiento.
En consecuencia, la acreditación del margen de solvencia se llevará a cabo por la EPS y/o ARS:
2.3.1.1. Pagando oportunamente las cuentas de los proveedores de bienes o prestadores de servicio, y en su defecto, en un término no superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha establecida para el pago.
2.3.1.2. Diligenciando la Información Básica solicitada a través de los Formatos SNS-4000-MS001, SNS-4000-MS002 y el SNS-4000-MS003. Estos se refieren en su respectivo orden a: 1) edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios, 2) cuentas por cobrar régimen subsidiado y 3) pagos recibidos por anticipado.
2.3.1.1. Información Básica
2.3.1.1.1. Clasificación por Edad y Morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes y/o prestadores de servicios de salud y/o usuarios (SNS-4000-MS001)
Con el fin de acreditar el margen de solvencia, verificando la liquidez de las EPS y/o ARS en términos de la capacidad de pago que tiene para cancelar en término no superior a 30 días calendario a la fecha establecida para el pago de las cuentas derivadas de las obligaciones con terceros ( numeral 2.1.1. de esta Circular), las EPS y/o ARS deben reportar para cada uno de los meses que conforma el trimestre objeto de reporte, la información relacionada con la exigibilidad corriente de las cuentas por pagar a:
a) proveedores de bienes y prestadores de servicios y usuarios hasta 30 días;
b) proveedores de bienes y prestadores de servicios y usuarios de 31 a 60 días:
c) proveedores de bienes y prestadores de servicios y usuarios de 61 a 90 días;
d) proveedores de bienes y prestadores de servicios y usuarios mayor de 90 días y
e) la morosidad, clasificada de 1 a 30 días, de 31 a 60 días y más de 60 días.
La información para prestadores de servicios de salud, se discriminará por departamento.
2.3.1.1.2. Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado (Formatos SNS-4000-MS002)
Se debe reportar la información solicitada mediante el Formato SNS-4000-MS002, para verificar la liquidez de las EPS y/o ARS en términos de la capacidad de pago que tiene para cancelar en término no superior a 30 días calendario a la fecha establecida para el pago de las cuentas derivadas de las obligaciones con terceros (numeral 2.1.1. de esta Circular), en el régimen subsidiado. Sin excepción, las referidas entidades deben diligenciar el formato señalado.
No será aplicable el Decreto 882 de 1998, artículo 2o., respecto de las entidades Administradoras del Régimen Subsidiado, en tanto no reciban los recursos correspondientes provenientes de los entes territoriales.
2.3.1.1.3. Acreditación y Cálculo del Margen de Solvencia sobre Pagos Anticipados (SNS-4000-MS003)
Este se acreditará trimestralmente, por todas las EPS, diligenciando el Formato SNS-4000-MS003, anexo a la presente Circular.
Las Entidades Promotoras de Salud deben constituir inversiones equivalentes al 75% del total de los pagos por anticipado superiores a dos (2) meses, recibidos por concepto de afiliaciones al régimen contributivo y la venta de Planes Complementarios.
Con esta suma, deben conformar un portafolio de inversiones con la clase, composición y restricciones previstas para las sociedades administradoras de fondos de cesantía.
2.3.1.3. Acreditación y Cálculo del Margen de Solvencia de Programas
Las entidades que desarrollen actividades de Entidades Promotoras de Salud y/o ARS a través de un Programa, deben calcular el margen de solvencia sólo con la porción de los criterios aquí establecidos, que sean imputables exclusivamente al mismo.
Las Cajas de Compensación que administren recursos del régimen subsidiado deben acreditar el margen de solvencia únicamente con la porción que corresponde al programa de ARS.
Las entidades que a través de su programa de EPS, también administren recursos del régimen subsidiado, deben acreditar el margen de solvencia para el régimen contributivo y el subsidiado en forma consolidada.
La acreditación del mismo, se hará de conformidad con lo previsto en el numeral 2.3 de la presente Circular.
2.3.1.4. Requisitos para el envío de información en cumplimiento de la presente Circular
La información a enviar a la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de lo aquí previsto, será remitida mediante comunicación escrita, firmada por el Representante Legal y el Revisor Fiscal de la correspondiente entidad, en la cual se señale la fecha del envío, así como el medio utilizado para ello: es decir, medio magnético o correo electrónico ( ver numeral 2.3. de esta Circular). Si se omitieren las firmas a que se ha hecho referencia, la información se tendrá como no presentada.
Debe señalarse que la firma del Revisor Fiscal certifica que los libros de contabilidad están al día y que en ellos se encuentran registradas todas las operaciones, que éstas últimas se ajustan a las normas vigentes sobre margen de solvencia y en especial certifica que la información contenida en el formato respectivo fue extraída de los registros y soportes contables.
2-4-1- Limitaciones Especiales.
De conformidad con lo previsto en el Decreto 882 de 13 de mayo de 1998, artículo 2o., los vigilados con cuentas por pagar, referidas en el numeral 2.1.1. de la presente Circular, con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago:
N O P O D R A N:
1o. Realizar nuevas afiliaciones, salvo los beneficiarios de aquellos afiliados que se encontraban cotizando tratándose de régimen contributivo y los recién nacidos en el régimen subsidiado.
2o. Realizar mercadeo de sus servicios con el objeto de obtener nuevas afiliaciones o traslado de afiliados.
3o. Afectar el flujo de ingresos provenientes de la Unidad de Pago por Capitación para cancelar obligaciones provenientes de la amortización de inversiones en infraestructura asistencial o administrativa.
4o. Realizar cualquier operación de compra o arrendamiento financiero con opción de compra sobre bienes inmuebles y realizar inversiones de cualquier naturaleza como socio o asociado.
Lo aquí dispuesto no será aplicable respecto de las Administradoras del Régimen Subsidiado, en tanto éstas no reciban los recursos correspondientes por parte de los entes territoriales.
Al encontrarse las EPS y/o ARS, en la situación aquí descrita, es obligación informar de ello por escrito a la Superintendencia Nacional de Salud, con las medidas adoptadas para proceder al pago de lo adeudado. Para efectos de determinar el momento en el cual se comenzarán a aplicar las limitaciones anteriormente referidas, la Superintendencia procederá a evaluar la situación de la entidad, de conformidad con el numeral 2.1.2.
El informe deberá enviarse a la Superintendencia a más tardar e los ocho (8) días hábiles siguientes al incumplimiento superior a 30 días aquí previsto.
Una vez acreditados ante esta Superintendencia el pago de lo adeudado por las EPS y/o ARS a través del correspondiente documento, podrá reasumir el ejercicio de las actividades suspendidas.
2-4-2- Traslado de afiliados en el Régimen Contributivo.
De conformidad con el Decreto 882 de 1998, artículo 3o., y lo establecido en el numeral 2.4.1. de la presente Circular, los afiliados de esas Entidades a través del régimen contributivo, podrán trasladarse de entidad sin observancia del tiempo mínimo de permanencia previsto en el régimen de movilidad general, siempre y cuando se encuentren al día en los pagos de sus obligaciones, tales como pago de cotizaciones y copagos.
En todo caso este traslado especial, se hará efectivo según lo previsto en normas legales generales ya referidas y previo cumplimiento de los trámites formales allí señalados. Los afiliados trasladados conservarán sus derechos en la entidad a la cual se trasladan.
2-4-3- Cesión de Contratos de Administración de Recursos del Régimen Subsidiado.
De conformidad con el Decreto 882 de 1998, artículo 3o., y lo establecido en el numeral 2.4.1. de la presente Circular, a partir de la fecha establecida por las partes para el pago, además de las medidas señaladas en el numeral 2.4.1., es obligatorio que la ARS proceda a realizar la cesión de todos sus contratos a las administradoras del régimen subsidiado que tengan la capacidad de afiliación requerida para absorver los afiliados cedidos y se encuentren al día en el cumplimiento de sus obligaciones con el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Esta cesión no será aplicable en la medida en que las Administradoras del Régimen Subsidiado no reciban los recursos correspondientes por parte de los entes territoriales.
La ARS respectiva, así como el ente territorial pertinente, trasladarán los recursos del aseguramiento correspondientes a los meses que falten para la culminación del contrato de administración de recursos del
régimen subsidiado. El traslado de recursos será inmediato, quedando a cargo del ente territorial realizar los ajustes presupuestales requeridos para implementar la cesión de los contratos respectivos.
En consecuencia, la cesión de afiliados como resultado de la aplicación del Decreto 882 de 1998, artículo 3o., debe operar en un plazo no mayor a quince días, contados a partir del la fecha en que la Superintendencia realiza la evaluación referida en el numeral 2.4.1. de esta Circular.
Si transcurridos 15 días, luego del incumplimiento y evaluación ya mencionados, la ARS no ha efectuado la cesión, ésta será ordenada por la Superintendencia Nacional de Salud, sin perjuicio de las demás acciones que pueda tomar en ejercicio de sus funciones.
2-4-4- Publicación de los nombres de entidades con afiliaciones suspendidas.
La Superintendencia Nacional de Salud, podrá informar a los usuarios del SGSSS a través de medios de comunicación de amplia circulación nacional, los nombres de las entidades cuyas afiliaciones se encuentren suspendidas. Esto, sin perjuicio de las demás acciones que pueda ejercer el ente de inspección, vigilancia y control.
2-5- Información Complementaria.
Todas las EPS y/o ARS, sin excepción, están obligadas a enviar la información complementaria aquí relacionada diligenciando los Formatos SNS-4000-MS004 y SNS-4000-MS005, que se refieren a en su respectivo orden a: 1) Flujo de Caja y 2) Indicadores Financieros.
La información que se refiere a los indicadores financieros, constituye una guía técnica para orientar a las entidades vigiladas, permitiendo su evaluación tanto particular, como frente al comportamiento del sector.
2-5-1- Flujo Mensual de Caja o Efectivo (Formato SNS-4000-MS004).
La presentación de información pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos que mensualmente realizan las EPS y/o ARS, constituye una herramienta importante para establecer y asegurar la liquidez que permita a estas entidades responder en forma adecuada y oportuna por sus obligaciones con proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o con los usuarios. Esto, por cuanto permite examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo, evaluar su capacidad para cumplir con sus obligaciones, determinar las necesidades de financiamiento interno o externo y analizar los cambios experimentados en el efectivo, como consecuencia del desarrollo de sus actividades.
El flujo de caja o efectivo reportado por las EPS y/o ARS debe registrar la información por cada mes que conforme el trimestre reportado. Considerando lo anterior, debe tenerse en cuenta en el flujo de caja:
TOTAL INGRESOS-TOTAL EGRESOS+SALDO INICIAL DE CAJA=SALDO FINAL DE CAJA>0
2-5-2- Indicadores Financieros (Formato SNS-4000-MS005).
Razón Corriente
Activo Corriente
Razón Corriente = ---------------
Pasivo Corriente
Rotación de las Cuentas por Pagar en Salud
La entidad debe relacionar el periodo promedio de pago de los gastos derivados del pago de obligaciones a proveedores de bienes y/o prestadores de servicios de salud y/o usuarios (ver numeral 2.1.1. de esta Circular) como sigue, para determinar el conocimiento del promedio de días en que paga dichas cuentas.
ROTACION GASTOS DE SALUD =
Cuentas x Pagar (PROVEEDORES DE BIENES+ x (No. días transcurridos desde
PRESTADORES SERVICIOS enero hasta fecha de corte)
DE SALUD+USUARIOS)
____________________________________________
COSTO PRESTACION DEL SERVICIO
Rotación de Cuentas por Cobrar
Las entidades administradoras del Régimen Subsidiado deberán relacionar el periodo promedio de cobro como se indica a continuación; también deberán diligenciar el formato SNS-4000-MS003, con las cuentas por cobrar discriminadas por entidad territorial.
ROTACION DE CUENTAS X COBRAR =
CUENTAS POR COBRAR REGIMEN SUBSIDIADO X (No. días transcurridos desde 1o.
de enero hasta fecha de corte)
_________________________________________________
INGRESOS POR UPC SUBSIDIADA
Indice de Endeudamiento a Corto Plazo
Es necesario establecer el grado y la forma de participación de los proveedores de bienes y/o prestadores de servicios de salud y/o usuarios, dentro del financiamiento de la empresa, la conveniencia o inconveniencia del nivel de endeudamiento y el riesgo que les representa.
Con el propósito de conocer el porcentaje que del total de los activos tienen las obligaciones con vencimiento corriente, se calculará el índice de endeudamiento a corto plazo de acuerdo con la siguiente relación:
PASIVO CORRIENTE X 100
INDICE DE ENDEUDAMIENTO = -------------------------
A CORTO PLAZO TOTAL ACTIVO
Indice de Endeudamiento a Largo Plazo
Para determinar el porcentaje que del total de los activos tienen las obligaciones a largo plazo, se calculará el índice de endeudamiento con la siguiente relación:
OBLIGACIONES A LARGO PLAZO X 100
INDICE DE ENDEUDAMIENTO = ----------------------------------
A LARGO PLAZO TOTAL ACTIVO
La Superintendencia Nacional de Salud velará por el cumplimiento de las normas vigentes sobre el margen de solvencia de las Entidades Promotoras de Salud y las Administradoras del Régimen Subsidiado. El incumplimiento o inoportunidad en el envío de la información aquí solicitada o de las instrucciones emitidas en la presente Circular dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en la Ley 100 de 1993, artículo 233, Decreto 1259 de 1994, artículo 5o.
El incumplimiento de lo preceptuado por el Decreto 882 de 1998, dará lugar a las sanciones señaladas en la norma.
Las disposiciones del Decreto 882 de 1998, artículo 2o., no son aplicables a las Administradoras del Régimen Subsidiado en tanto éstas no reciban los recursos correspondientes por parte de los entes territoriales.
Los formatos anexos a esta Circular, sustituyen los siguientes formatos:
SNS-4000-EF5, anexo a la Circular Externa 25 de 1997, SNS-4030-009, anexo a la Circular Externa 44 del 2 de septiembre de 1997, SNS-4000-EF4 (V2), anexo a la Circular Externa 51 de 1997 y al SNS-4030-010(V2) anexo a la Circular Externa 061 del 31 de marzo de 1997, SNS-4000-EF11, anexo a la Circular Externa 51 de 1997, SNS-4030-011 de la Circular Externa 44 del 2 de septiembre de 1997 y el SNS-4030-011 (V2) anexo a la Circular Externa 061 del 31 de marzo de 1997.
La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación y sustituye en todas sus partes las Circulares Externas 016 de 1996, la 037 de 1997 y 068 del 11 de junio de 1998 y demás que le sean contrarias.
Atentamente,
LUIS ALBERTO SIERRA TORRES
Superintendente Nacional de Salud
NOTA: Publicada en el Boletín No. 72 de julio 22 de 1998
