CIRCULAR EXTERNA 87 DE 1999
(mayo 26)
Diario Oficial No. 43.590, del 31 de mayo de 1999
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Resolución 140 de 2002>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Para: Representantes Legales de Cooperativas o Mutuales, Representantes Legales de Entidades de Afiliación Colectiva denominadas "Agrupadoras", Asociaciones, Fundaciones o en general, entidades sin ánimo de lucro que se encarguen de efectuar afiliaciones colectivas y/o cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud de trabajadores del servicio doméstico y Representantes Legales de Entidades Promotoras de Salud.
De: Superintendente Nacional de Salud.
Asunto: Requisitos para obtener la Autorización de la Superintendencia Nacional de Salud, para la Afiliación Colectiva de trabajadores independientes y/o de los trabajadores del servicio doméstico a una Entidad Promotora de Salud.
Este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones en materia de afiliación colectiva y pago de cotizaciones en salud al Sistema General de Seguridad Social en Salud de:
1. Los trabajadores independientes y,
2. Trabajadores del servicio doméstico, a través del régimen contributivo, teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley 11 de 1988, el Decreto 824 de 1988 y el Decreto 806 de 1998.
Las Entidades Cooperativas o Mutuales cuyos cooperados o asociados sean trabajadores independientes y/o trabajadores del servicio doméstico por días, pueden solicitar autorización para vincularlos masivamente a una Entidad Promotora de Salud.
Para efectos de la presente Circular, se entiende como trabajador del servicio doméstico: "la persona natural que a cambio de una remuneración presta su servicio personal en forma directa de manera habitual, bajo continuada subordinación o dependencia, residiendo o no en el lugar de trabajo, a una o varias personas naturales, en la ejecución de tareas de aseo, cocina, lavado, planchado, vigilancia de niños y demás tareas inherentes al hogar." (Artículo 1o. del Decreto 824 de 1988). Para efectos de la presente circular se denominan "internos" los trabajadores del servicio doméstico que residen en el lugar o sitio de trabajo, los demás son trabajadores del servicio doméstico "por días".
El trabajador del servicio doméstico que sea "interno" o que trabaje "por días" bajo la continua subordinación de un solo patrono, será afiliado al Sistema General de Seguridad Social (SGSSS) directamente por dicho patrono como trabajador del servicio doméstico y no podrá hacerlo a través de una entidad de afiliación colectiva. Contrariar esta disposición se considera práctica no autorizada y da lugar a la revocatoria de autorización para efectuar afiliaciones colectivas, otorgada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Los trabajadores domésticos "por días" al servicio de varios patronos, podrán afiliarse al SGSSS a través de una entidad de afiliación colectiva autorizada por la Superintendencia Nacional de Salud. No se consideran trabajadores del servicio doméstico para efectos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, los señalados en el artículo 5o. del Decreto 824 de 1988, reglamentario de la Ley 11 de 1988.
2- Requisitos para obtener la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud.
2.1 Presentar solicitud escrita ante esta Superintendencia, firmada por el Representante Legal de la Cooperativa o Mutual interesada, anexando la siguiente información:
2.1.1 Certificación de existencia y representación vigente o copia del acto de reconocimiento de personería jurídica por el ente competente, según sea procedente.
2.1.2 Extracto del Acta de la Asamblea General de Cooperados o Asociados, o del órgano que haga sus veces, en el cual conste la aprobación para efectuar las afiliaciones colectivas o masivas de trabajadores independientes y/o trabajadores del servicio doméstico, quienes a la vez son sus asociados o afiliados, señalando las actividades que desarrollarán para ello.
En este aspecto se tiene en cuenta lo dispuesto por el artículo 43 del Decreto 806 de 1998 así:
1. Se les permite desarrollar actividades como labores de recaudo, recepción de aportes y/o el manejo de la información de sus asociados afiliados al sistema, y
2. Se prohíbe el cobro de suma alguna por la realización de estas labores.
Debe resaltarse así mismo, que estas entidades que efectúan afiliación colectiva no pueden ser delegatarias del derecho a la libre elección radicado en cabeza del asociado cotizante, que es el trabajador independiente y/o el trabajador del servicio doméstico.
2.1.3 Copia de los estatutos de la cooperativa o mutual o de la reforma de los mismos incorporando lo previsto en el numeral 2.1.2 de esta circular, aprobada por el Dansocial, o entidad que haga sus veces. Si la reforma se encuentra en estudio, se anexará la certificación respectiva, expedida por la entidad señalada.
2.1.4 Manifestación escrita del representante legal de la entidad solicitante, en donde exprese que no cobrará, directa ni indirectamente, suma alguna a sus afiliados por desempeñar su labor y actividades en materia de afiliaciones colectivas, en aplicación del parágrafo 2o. del artículo 43 del Decreto 806 de 1998.
En consecuencia, el monto que recauda la entidad por concepto de cotizaciones, entregadas previamente por el asociado (que es el trabajador independiente o el trabajador del servicio doméstico), será equivalente al valor pagado a la EPS seleccionada.
2.1.5 Relación de los procedimiento(s) administrativo(s) que utilizará la entidad solicitante para desarrollar la afiliación colectiva, para lo cual acompañará un flujograma o cuadros de los procedimientos administrativos y dependencias involucrados en el desarrollo de la afiliación colectiva y las obligaciones derivadas de ella.
2.1.6 Relación de los procedimientos específicos que se utilizarán para efectuar los recaudos, señalando las herramientas administrativas y el sistema de información con el que cuenta para garantizar el manejo oportuno y transparente de los recaudos.
2.1.7 Acreditar la existencia de una cuenta contable, en el respectivo catálogo de cuentas de la entidad, la cual destinará exclusivamente para registrar el manejo de los recaudos provenientes de las cotizaciones en salud de sus asociados, a través de certificación del respectivo contador de la entidad solicitante.
2.1.8 Acreditar existencia de cuenta bancaria para el manejo exclusivo de los recursos de las cotizaciones en salud recaudadas, la cual será independiente de las demás que utilice la cooperativa o mutual en el desarrollo de sus actividades ordinarias.
2.1.9 La aprobación de la solicitud deberá resolverse en un término no mayor a 45 días hábiles, contados a partir de la fecha de su presentación, siempre y cuando la documentación esté completa; en caso de no presentarse la solicitud con la totalidad de sus anexos, el término referido se contará a partir del momento en que la solicitud se haya complementado por el solicitante con base en las observaciones que haga la Superintendencia y esté completa.
3.1 Requisitos específicos para los trabajadores independientes.
3.1.1 Ser asociado de la Entidad Cooperativa o Mutual autorizada para efectuar afiliaciones colectivas. Afiliaciones que serán de cobertura familiar, como resultado de la afiliación del trabajador independiente al SGSSS.
3.1.2 No tener un vínculo laboral, ni legal o reglamentario con empleador alguno.
3.1.3 Cotizar sobre el ingreso base de cotización presunto, resultante de la aplicación del Sistema de Presunción de Ingresos, contenido en la Resolución número 009 de 1996 de la Superintendencia Nacional de Salud y demás normas que la modifiquen. Ingreso base de cotización que en ningún caso será inferior a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con lo señalado por el Decreto 806 de 1998.
3.2 Requisitos específicos para los trabajadores del servicio doméstico.
3.2.1 Además de ser asociado de la Entidad Cooperativa o Mutual autorizada para efectuar afiliaciones colectivas, debe ser trabajador del servicio doméstico "por días", es decir aquel que no reside en el lugar de trabajo, y además está vinculado a través de varios patronos. Cuando se trate de un trabajador del servicio doméstico interno o bien "por días" al servicio de un solo patrono, la afiliación será individual a través de dicho patrono. Esta afiliación tendrá cobertura familiar, en los términos previstos en la Ley 100 de 1993.
3.2.2 Cotizar sobre el ingreso base de cotización previsto legalmente para los trabajadores del servicio doméstico, el cual en ningún caso será inferior al 50% del salario mínimo legal vigente.
Ingreso base de cotización que es diferente al de los trabajadores independientes, que se afilian en forma colectiva a las cooperativas o mutuales.
3.2.3 Pagar oportunamente, la respectiva cotización en salud, fijada con base en lo previsto en el numeral anterior, a la Entidad Cooperativa o Mutual en los términos que convenga para ello con la cooperativa o mutual autorizada.
3.3 Requisitos comunes para los trabajadores independientes y los trabajadores del servicio doméstico
3.3.1 Diligenciar directa e individualmente el formulario de inscripción y afiliación respectivo, y allegar la documentación requerida para inscribir a su grupo familiar, de conformidad con las normas vigentes.
3.3.2 No tener deudas pendientes con el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
3.3.3 Informar a la entidad cooperativa o mutual, las novedades con la debida anticipación para que a su vez, la cooperativa o mutual pueda informarlas a la EPS del afilado oportunamente. Lo cual se hará, en el formato adoptado por esta Superintendencia Nacional de Salud para el efecto, a partir de la entrada en vigencia del mismo.
4- Autorización de las EPS a las Entidades Cooperativas o Mutuales autorizadas.
4.1 Las Entidades Promotoras de Salud pueden exigir requisitos adicionales a los contenidos en la presente circular, los cuales no pueden constituirse en barreras de acceso a la afiliación; para ello, deberá publicar la lista de los mismos en carteleras o en sitio visible al público.
4.2. Las Cooperativas o Mutuales autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud para realizar afiliaciones colectivas de trabajadores independientes y/o del servicio doméstico, deberán solicitar autorización para tales efectos ante las EPS de su interés; para lo cual elevará solicitud por escrito anexando copia de la autorización emitida por esta Superintendencia y demás documentos que exija la EPS.
4.3 La solicitud se firmará por el representante legal y se acompañará de la autorización emitida por esta Superintendencia y el certificado de existencia y representación legal o de reconocimiento de personería jurídica, según el caso.
4.4 Al momento de expedir la autorización a la cooperativa o mutual solicitante, la EPS tendrá en cuenta la responsabilidad que tiene en el recaudo de los aportes, pues mediante dicha autorización delega la función del recaudo lo cual genera responsabilidad solidaria entre EPS y la agrupadora (entidad cooperativa o mutual autorizada). La EPS tendrá un término de 15 días hábiles para pronunciarse sobre la solicitud que efectúe la cooperativa o mutual interesada.
4.5 La inscripción de la entidad solicitante ante la EPS se llevará a cabo una vez otorgada la autorización respectiva por la EPS. La EPS llevará un registro mensual de las entidades de este tipo que haya autorizado, el cual debe estar disponible para consulta permanente del público y de la Superintendencia Nacional de Salud. La EPS determinará el tipo de registro que utilizará.
4.6. Una vez autorizada por la EPS e inscrita ante la misma, la cooperativa o mutual podrá iniciar las actividades tendientes a la afiliación colectiva de trabajadores del servicio doméstico siguiendo los términos aquí previstos para ello.
5- Proceso de afiliación colectiva a las EPS.
Para llevar a cabo la afiliación colectiva, la entidad autorizada por la Superintendencia Nacional de Salud presentará ante las EPS respectivas, la siguiente documentación:
5.1. Formularios de afiliación, debidamente diligenciados y firmados individualmente por el respectivo cooperado o asociado, en donde debe dejarse constancia que cada uno de los afiliados actúa por conducto de la cooperativa o mutual autorizada; el cual se acompañará de la documentación requerida, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para inscribir al grupo familiar del cotizante.
5.2. Declaración del cooperado o asociado, que se entenderá presentada bajo gravedad del juramento, en la que manifiesta no estar afiliado a otras EPS.
5.3. Listado de los cooperados o asociados, certificado por el representante legal de la cooperativa o mutual autorizada.
5.4. Formulario de autoliquidación de aportes en salud, donde conste que ha cancelado el valor del aporte en salud correspondiente a los trabajadores del servicio doméstico que afilia colectivamente, el cual para cada uno de los cooperados o asociados, no será inferior al 50% de un salario mínimo legal mensual vigente.
6- Deberes y responsabilidades de los representantes legales.
6.1. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar el derecho del cooperado o asociado a la libre escogencia de EPS. Por ende, el trabajador independiente y el de servicio doméstico afiliado pueden dejar de utilizar la entidad de afiliación colectiva autorizada en cualquier momento, sin que por esta causa haya lugar a que la cooperativa imponga sanción, multa o represalia de cualquier naturaleza contra el afiliado respectivo. La EPS tampoco podrá negarse a recibir los aportes que desee seguir haciendo directamente el trabajador independiente, cuando deje de utilizar la entidad de afiliación colectiva.
El incumplimiento de lo aquí prescrito, se considera como práctica atentatoria contra la libre escogencia y acarreará las sanciones correspondientes.
6.2. Adelantar las acciones formales inherentes y derivadas del proceso de afiliaciones colectivas, sin cobrar suma alguna por dicha labor, poniendo de presente en el formulario de cada uno de los afiliados que se actúa por conducto de una cooperativa o mutual autorizada.
6.3. Girar oportunamente los recaudos por concepto de cotización, recibidos previamente de los asociados o cooperados, de conformidad con el número de cédula de ciudadanía del asociado en los sitios determinados por la EPS y teniendo en cuenta el monto que corresponde pagar a los asociados tratándose de trabajadores independientes o trabajadores del servicio doméstico, respectivamente.
El pago oportuno lo debe hacer la entidad de afiliación colectiva autorizada en el mes calendario cotizado, teniendo en cuenta el carácter previo del aporte o cotización en salud; es decir, que el mes cotizado corresponde al mismo en que se efectúa la declaración de autoliquidación de aportes, respectivo.
Lo anterior, no faculta en ningún momento a la Entidad Cooperativa o mutual para cobrar al trabajador independiente o al trabajador del servicio doméstico afiliado, el doble pago de la cotización en salud en un mismo mes, conducta que considerada por la Superintendencia Nacional de Salud, como contraria a la ley y por constitutiva de práctica ilegal.
En todo caso, las Entidades Promotoras de Salud responden por y el recaudo de estos recursos.
6.4. Reportar a las EPS, las diferentes novedades que le han sido debidamente informadas por escrito por sus cooperados o asociados, en lo referente a desafiliación, cambio de residencia o de municipio, cambio de trabajo, inclusión o retiro de beneficiarios.
6.5 Informar al asociado de sus deberes y obligaciones ante el Sistema General de Seguridad Social en Salud, en especial lo relacionado con las prestaciones asistenciales y económicas del POS.
6.6. El valor de las licencias de maternidad y las incapacidades derivadas de enfermedad general de cada mes deberán descontarse en el siguiente pago de cotización. Así, corresponde a la cooperativa o mutual autorizada efectuar mensualmente en el formulario de autoliquidación respectivo, el cruce de cuentas que se requiera para descontar de la cotización a pagar, la porción causada del subsidio económico derivado de licencias de maternidad o incapacidad,_por enfermedad general, que deban reconocerse al asociado trabajador del servicio doméstico, de conformidad con las normas vigentes.
Si resultare saldo a favor del afiliado asociado, la EPS pagará dicho valor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la liquidación.
6.7. El Representante Legal de la entidad de afiliación colectiva autorizada deberá observar en todo caso, los principios y las normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
7- Ajuste de entidades agrupadoras que vienen funcionando con anterioridad al Decreto 806 de 1998.
Unicamente las entidades que afilian colectivamente a trabajadores del servicio doméstico "por días" y que vienen funcionando al momento de la entrada en vigencia de la presente Circular, tienen un plazo de tres (3) meses, para la acreditación de los requisitos necesarios para obtener la autorización de funcionamiento de la Superintendencia Nacional de Salud.
Vencido este plazo, considera la Superintendencia Nacional de Salud que las entidades que afilien colectivamente a entidades que no cuenten con la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud actúan de forma irregular, constituyendo una práctica llegal sujeta a las sanciones legales correspondientes.
8.1. De conformidad con el parágrafo 1o. del artículo 43 del Decreto 806 de 1998, la Superintendencia Nacional de Salud cancelará la autorización para efectuar la afiliación colectiva, cuando determine que estas entidades promuevan o toleren la evasión o elusión de aportes al Sistema o cuando coarten la libertad de elección.
8.2. El incumplimiento de las instrucciones consagradas en la presente Circular Externa acarreará las sanciones previstas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1259 de 1994, y demás normas que la modifiquen.
La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Circular Externa No. 079 del 21 de octubre de 1998.
Atentamente,
La Superintendente Nacional de Salud,
INÉS GÓMEZ DE VARGAS
