CIRCULAR EXTERNA 88 DE 1999
(junio 24)
Diario Oficial No. 43.618, del 29 de junio de 1999
<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Circular 38 de 2006, a partir del primer envío de información>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores de las Entidades Promotoras de Salud y Entidades que se asimilan a éstas.
De: Superintendente Nacional de Salud.
Asunto: Reporte periódico de información por parte de las Empresas Promotoras de Salud y de las entidades que se asimilan a éstas, en relación con los empleadores que adeudan aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Este Despacho en ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 6 del artículo 7o. del Decreto 1259 de 1994, y en cumplimiento de las funciones señaladas en el numeral 6 del artículo 5o. y del literal a) del numeral 11 del artículo 14 del Decreto 1259 de 1994, adopta un mecanismo de control de cumplimiento de los deberes de los empleadores, particularmente el relativo al pago oportuno de los aportes a la Seguridad Social en Salud, para lo cual instruye a las Entidades Promotoras de Salud y a las entidades que se asimilan a éstas, sobre el procedimiento a seguir para la presentación de reportes periódicos sobre los empleadores que adeudan aportes al Sistema.
Mediante la puesta en marcha del Sistema de Información de Empleadores Morosos y de la estrategia de selección objetiva de casos, la Superintendencia podrá asegurar un eficiente control y vigilancia sobre los aportantes incumplidos, así como apoyar a las Entidades Promotoras de Salud y a las entidades que se asimilan a éstas en el recaudo oportuno de los aportes a la Seguridad Social en Salud.
El Sistema de Información de Empleadores Morosos, alimentado en primera instancia y en esta fase, por los reportes que deberán efectuar las Empresas Promotoras de Salud, comprende cinco módulos que permitirán dar cumplimiento al objetivo plasmado y que se relacionan así:
a) Módulo de captura de información;
b) Módulo de procesamiento de información;
c) Módulo de producción de listados de selección;
d) Módulo de control de gestión;
e) Módulo estadístico.
A través de la presente circular se definen las características del reporte de información sobre empleadores morosos, clasificados como grandes y pequeños aportantes y por sectores económicos, en cuanto a su forma, contenido, periodicidad y fecha límite de envío.
La información deberá ser remitida por todas aquellas Entidades Promotoras de Salud o entidades asimiladas a éstas, en un Reporte Unico Nacional con las especificaciones técnicas que más adelante se describen.
Las Empresas Promotoras de Salud y las entidades que se asimilan a éstas, a través de sus representantes legales, revisores fiscales y/o contadores, serán las responsables de la calidad de la información, por consiguiente antes de su envío ésta deberá ser depurada, confirmada y actualizada.
3- Formato para envío de información en medio magnético.
El instructivo contiene la estructura del formato para envío de información en medio magnético cuya aplicación será de carácter obligatorio, con inclusión de todos los datos que aparecen relacionados.
El reporte deberá llevar un Registro Unico Reglamentario por empleador, y de manera consolidada por cada uno de ellos y dentro de éste, por departamento y ciudad en donde opera la Empresa Promotora de Salud.
Igualmente todos los campos del registro deben venir diligenciados en su totalidad y deberán estar codificados de acuerdo con los códigos suministrados.
El medio de reporte será en diskette de 31/4 de alta densidad HD formato ASCII, cuando el número de registro es inferior o igual a 7.600; si la cantidad es mayor se tiene la opción de enviar la información en cinta cartridge de 4 mm.
El archivo debe grabarse en formato ASCII, en diskette de 31/2 pulgadas, formateado bajo sistema DOS versión 3.0 superior y venir debidamente marcado. Si cuentan con correo mail pueden enviar el archivo a la siguiente dirección: snsnquejas<SIGNO ARROBA>minsalud.gov.co
4-1 Identificación de archivo.
El diskette debe venir rotulado de la siguiente forma:
ú EPSXXX.DAT donde: XXX = Código de la EPS
ú ddmmaaaa Fecha en que se genera el diskette
ú Nombre Nombre del responsable que generó el archivo
ú Teléfono Teléfono del responsable
El nombre del archivo debe ser EPSXXX.DAT, donde XXX corresponde al componente numérico del Código de la Entidad Promotora de Salud y/o entidad que se le asimile, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud.
El reporte deberá llevar un registro único reglamentario por empleador ordenado ascendentemente por el NIT.
Todos los registros del mismo tipo deben tener la misma longitud.
El archivo magnético deberá tener en cuenta que cuando el documento menciona "campo" significa, que hace referencia al contenido de una casilla.
Esta casilla está descrita en la columna "Descripción" de cada uno de los diseños de los registros que aparecen más adelante en detalle.
Para el diligenciamiento de cada campo se debe tener en cuenta contenido, tipo y longitud del registro correspondiente.
Los datos numéricos se indicarán en valores enteros, justificados a la derecha del campo correspondiente. Si la longitud del dato es inferior a la longitud del campo, se completará con ceros a la izquierda.
Los datos alfanuméricos se diligenciarán en mayúsculas y se justificarán a la izquierda del campo correspondiente con espacios en blanco (' ') a la derecha.
En el total de registros debe incluirse el Registro Cabecera, es decir que si la información es de 30 empleadores morosos, el total de registros será de 31.
No es permitido enviar registros con algún campo en blanco.
Entendiendo que para 1999 los campos 8 y 9 tendrán una estructura flexible, lo que permitirá su diligenciamiento con ceros: los campos 11, 13 y 15 se diligenciarán siempre en ceros (ver siguiente cuadro).
Número campo Descripción
8 Tipo de persona (1= Natural, 2= Jurídica)
9 Tipo de empleador (1= Oficial, 2= Particular)
11 Zona postal del empleador (Aplica solamente en Bogotá)
13 Número indicativo del teléfono de la ciudad
15 Número de fax del empleador
La estructura del archivo plano no contiene un registro "fin de archivo", por lo tanto al concluir el registro de datos no se deben dar espacio adicionales.
4-3 Descripción del archivo plano para enviar en medio magnético.
A continuación se hace una descripción de los registros que componen el archivo de envío de información:
Registro Tipo 1: Información de cabecera para la EPS. En él se envían los datos básicos que identifican la EPS que reporta a los empleadores morosos.
Número Posición Posición Tipo
campo Longitud Inicial final campo Descripción
1 1 1 1 Numérico Registro de cabecera (Constante =1)
2 3 2 4 Numérico Código de la EPS
3 40 5 44 Alfanumérico Nombre de la EPS
4 11 45 55 Numérico Nit de la EPS (Sin dígito de verificación)
5 40 56 95 Alfanumérico Nombre representante legal de la EPS
6 40 96 135 Alfanumérico Dirección de la EPS que reporta
7 8 136 143 Numérico Reporte desde (formato fecha ddmmaaaa)
8 8 144 151 Numérico Reporte hasta (formato fe cha ddmmaaaa)
9 8 152 159 Numérico Fecha del reporte (formato ddmmaaaa)
10 8 160 167 Numérico Cantidad total de registros
11 14 168 181 Numérico Valor total de aportes sin cancelar en el período re- portado (estimado)
Total 181
Registro Tipo 2: Información detallada de empleadores morosos. En él se envían la información detallada de los empleadores reportados.
Número Posición Posición Tipo
campo Longitud Inicial final campo Descripción
1 1 1 1 Numérico Registro de cabecera (Constante = 2)
2 3 2 4 Numérico Código de la EPS
3 5 5 9 Numérico Código del departamento y municipio EPS
4 11 10 20 Numérico Nit del empleador (Sin dígito de verificación)
5 40 21 60 Alfanumérico Nombre del empleador
6 4 61 64 Numérico Código de la actividad económica del empleador (según DANE)
7 1 65 65 Alfanumérico Clase de aportante
(1 = Pequeño; 2= Grande)
8 1 66 66 Alfanumérico Tipo de persona
(1 = Natural, 2= Jurídica)
9 1 67 67 Alfanumérico Tipo de empleador
(1= Oficial, 2= Particular)
10 40 68 107 Alfanumérico Dirección del empleador
11 4 108 111 Numérico Zona postal del empleador (Aplica solamente en Bogotá)
12 5 112 116 Numérico Código del departamento y municipio del empleador
13 5 117 121 Numérico Número indicativo del teléfono de la ciudad
14 7 122 128 Numérico Número de teléfono del empleador
15 7 129 135 Numérico Número de fax del em- pleador
16 5 136 140 Numérico Número total de emplea- dos
16 5 141 145 Numérico Número de empleados afiliados cotizantes
17 5 146 150 Numérico Número de beneficiarios por empleador
18 2 151 152 Numérico Número de meses sin pago de aportes
19 13 153 165 Numérico Valor estimado de aportes sin cancelar del período reportado por empleador
20 27 166 192 Numérico Relleno
Total 192
En los reportes se deberá tener en cuenta la siguiente información:
ú Número de Identificación representado con el NIT o Cédula del empleador sin incluir el dígito de verificación.
ú Nombre completo del empleador representado en la razón social de la empresa o nombre de la persona natural.
ú Dirección del empleador.
La dirección de la empresa (Oficina principal para el caso de filiales).
ú La actividad económica estará definida por la clasificación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE según Resolución 0056 del 23 de enero de 1998.
ú Clase de aportante:
Grande: Aquellos que a partir del 1o. de enero de 1998 tengan veinte (20) o más trabajadores a su servicio.
Pequeño: Aquellos que no tengan el número de trabajadores previsto anteriormente.
ú El nombre y código de la ciudad y el departamento estará definida por los códigos de la División Político-Administrativa del Departamento Nacional de Estadística, DANE.
ú Zona Postal del empleador según codificación de la Administración Postal Nacional, Adpostal (sólo aplica en la ciudad de Santa Fe de Bogotá).
ú Número Indicativo Telefónico Ciudad según el Discado Directo Nacional D.D.N.
ú Para 1999 el primer reporte incluirá los empleadores morosos que a 31 de octubre presenten una deuda acumulada en aportes por 6 meses o menos. A partir del año 2000 el reporte se ajustará conforme a las fechas de presentación e información por meses que aparecen en el numeral 4.5 de la presente circular.
ú En concordancia con el punto anterior y de acuerdo con la normatividad vigente después de 6 meses de no pago de aportes queda cancelada la afiliación al SGSSS, por lo tanto no se debe remitir información que supere los 6 meses.
No obstante lo anterior, es posible incluir en reportes posteriores empleadores con deudas acumuladas en aportes, que en todo caso no podrán superar el tope de los 6 meses a que se refiere la presente circular.
El reporte deberá ser remitido cada cuatro (4) meses y se presentará en un solo registro el valor de los 4 meses (consolidado).
El reporte se enviará para su radicación antes del día 15 del mes correspondiente al plazo fijado.
A continuación se fija el calendario para el envío de los reportes, así:
REPORTES FECHAS INFORMACION POR MESES
Primer reporte 15 de marzo Noviembre, diciembre, enero y febrero
Segundo reporte 15 de julio Marzo, abril, mayo y junio
Tercer reporte 15 de noviembre Julio, agosto, septiembre y octubre
Para 1999, el primer reporte se presentará el 15 de noviembre y comprenderá los últimos 6 meses contados desde el 31 de octubre hacia atrás.
Los reportes de información deberán estar firmados en todos los casos por el Representante Legal, Revisor Fiscal y/o Contador.
El no envío de la información, la remisión de información no validada, desactualizada o extemporánea, dará lugar a la imposición de las sanciones de que trata el numeral 23 del artículo 5o. del Decreto 1259 de 1994.
La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.
Cordialmente,
La Superintendente Nacional de Salud,
INÉS GÓMEZ DE VARGAS.
