CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2005

Diario Oficial No. 45.791 de 14 enero de 2005

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

Representantes Legales y Revisores Fiscales

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y

Empresas Unipersonales

Asunto: Ratificación Solicitud Actualización de Datos

Tal como lo dispuso la Circular Externa 165-003 de 2004 y con el fin de mantener actualizada la información básica de las sociedades y sus administradores, para lograr una efectiva comunicación entre la Superintendencia y las Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales sujetas a Vigilancia o Control, así como a las Inspeccionadas que reciban esta Circular, la Entidad, con base en las atribuciones conferidas en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 2o del Decreto 1080 de 1996, considera procedente solicitar que reporten en forma inmediata a esta Superintendencia cualquier cambio que ocurra en uno o más de los siguientes datos:

1. Datos básicos de la sociedad

Por cuanto la Entidad, respecto de sociedades vigiladas, ya no aprueba reformas estatutarias, distintas de la fusión y escisión, es de gran importancia para la entidad que las compañías nos informen el cambio realizado en alguno de los siguientes datos:

- Razón Social.

- Objeto social.

- Actividad económica (Clasificación Internacional Industrial Uniforme, CIIU).

- Transformación de la sociedad.

- Domicilio, (incluyendo dirección del domicilio y para notificaciones).

- Corte de los estados financieros según estatutos.

- Período de duración de la sociedad.

- Y en general, todas aquellas modificaciones a las cláusulas estatutarias que afecten la información general que reposa en esta Superintendencia.

2. Cambios de los administradores y revisor fiscal

En consideración a que las sociedades no están obligadas a enviar las actas de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, ni las de Junta Directiva, es necesario que cuando realicen nuevos nombramientos de representante legal, miembros de junta directiva y revisor fiscal, tanto principales como suplentes, suministren la información relacionada con la persona designada para el cargo, la cual deberá incluir los siguientes datos: nombres y apellidos completos, número de identificación, nacionalidad, dirección de domicilio y ciudad, teléfono, profesión, número de tarjeta profesional (para el caso de revisores fiscales).

3. La disolución y liquidación voluntaria

Cuando quiera que la sociedad declare o reconozca su disolución, deberá informar de tal decisión a la Superintendencia, una vez perfeccionada la reforma correspondiente y dentro de los cinco (5) días siguientes a la inscripción en el registro mercantil, con el objeto de actualizar la base de datos y realizar el seguimiento en los casos que sea pertinente.

La información requerida en esta Circular, deberá ser enviada al Grupo de Estadística o a la Intendencia Regional correspondiente, acompañada de los documentos que den cuenta del cumplimiento de los requisitos legales establecidos para que la modificación sea oponible a terceros.

El revisor fiscal, en cumplimiento de lo previsto en el numeral 3 del artículo 207, velará porque los destinatarios de esta Circular atiendan oportunamente las instrucciones aquí impartidas, evitando que su inobservancia les haga acreedores a las sanciones establecidas en la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico.

Cualquier información adicional con relación al tema tratado en esta circular será resuelta por el Grupo de Estadística en el teléfono 3245777 ext. 355 ó 328.

Publíquese y cúmplase.

Cordialmente,

El Superintendente de Sociedades,

Rodolfo Daníes Lacouture.