CIRCULAR EXTERNA 100-000006 DE 2018
(noviembre 9)
Diario Oficial No. 50.776 de 13 de noviembre de 2018
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 100-000009 de 2023>
Señores
Representantes legales
Liquidadores
Contadores
Revisores fiscales
Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en vigilancia o control en proceso de liquidación voluntaria o que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha.
Referencia: Presentación de Información financiera de fin de ejercicio de las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control en proceso de liquidación voluntaria o que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha.
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades están obligadas a reportar estados financieros de fin de ejercicio de cada año, certificados y dictaminados, según corresponda, con alcance de lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, así como en el literal I) párrafos 74, 75 y 76 del Anexo 5 del Decreto número 2101 de 2016, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.
De conformidad con lo previsto en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995, y en los Decretos números 1023 de 2012 y 1074 de 2015, la Superintendencia de Sociedades puede solicitar información jurídica, contable o económica en la forma detalle y términos que considere procedentes. Así la cosas, para presentar los estados financieros de fin de ejercicio los sujetos objeto de esta circular, deberán proceder de conformidad con las instrucciones aquí impartidas:
El Decreto número 2101 de 2016 adicionó a la Parte 1, del Libro 1 Decreto número 2420 de 2015, el Título 5 con el reglamento normativo para las entidades que no cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha.
1. Entidades Obligadas:
1.1 En liquidación voluntaria:
a) Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control que se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, registrado ante la Cámara de Comercio respectiva, antes del 31 de diciembre de 2017 inclusive, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio cada año, en el “Informe 16 – Estado de liquidación voluntaria”, a través del aplicativo Storm User. Diligenciado en miles de pesos;
b) Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control, que se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, registrado ante la Cámara de Comercio respectiva, a partir del 1 enero de 2018, deberán enviar el informe correspondiente a la taxonomía 04 “Entidades que no cumplen HNM – Liquidación, puntos de entrada 10 Inventario de Patrimonio Liquidable y Transición y punto de entrada 20 Información Financiera NHNM. –Liquidación, diligenciado en PESOS.
1.2 Que no cumplen la Hipótesis de Negocio en Marcha:
c) Las Entidades Empresariales sometidas al grado de supervisión consistente en vigilancia o control, por parte de esta Superintendencia, que a fin de ejercicio, determinen que No Cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha (NHNM), deberán enviar el informe correspondiente a la taxonomía 04 “Entidades que no cumplen HNM – Liquidación”, punto de entrada 10 Inventario de Patrimonio Liquidable y Transición, diligenciado en PESOS.
Para habilitar la plataforma de envío, es necesario que previamente soliciten autorización del punto de entrada, al correo Efinancieros@supersociedades.gov.co en el que se indiquen la situación el NIT, el nombre de la sociedad, el tipo de informe que desea transmitir y el cargo de quien solicita la autorización.
2. Documentos adicionales
La información requerida en esta Circular solo se entenderá recibida en la medida en que, además de la presentación de la información financiera, se alleguen los documentos relacionados a continuación:
a) Certificación de los estados financieros, suscrita por el representante legal o el liquidador, el contador y el revisor fiscal, si lo hubiere;
b) Notas explicativas a los estados financieros.
Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato.pdf, a través de los módulos Sirfin o Storm de la sección “Documentos adicionales” en el portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema en el envío del archivo con extensión.XBRL o.STR según corresponda.
Cada documento deberá presentarse en un archivo por con extensión.pdf, al cual debe asignársele el nombre que corresponda en una sola palabra por ejemplo “Certificación, o Notas”. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema generará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información en forma completa.
Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 2 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo.pdf desde archivos Word o Excel.
3. Plazo:
Deberá presentarse a más tardar el 30 de mayo de cada año. El plazo señalado para el envío de la información es improrrogable.
4. Debido Proceso Especial
La Superintendencia de Sociedades solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en el plazo ya señalado.
El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y luego de concederse la oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de vigilada o controlada de la entidad empresarial.
5. Registro y presentación de información en Sirfin y Storm
En la sección “Presentación Informes Empresariales” del portal www.supersociedades. gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL o Storm y en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:
- Efectuar el registro de las entidades empresariales.
- Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.
- Descargar software y los manuales de diligenciamiento.
- Enviar los archivos con extensión XBRL y.STR.
- Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo.pdf.
- Consultar el estado de envío.
- Descargar archivos de años anteriores.
- Consultar respuestas a posibles errores de envío.
- Participar en capacitaciones virtuales.
Tan pronto como se envíe el archivo con extensión XBRL o.STR según corresponda a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los documentos adicionales con archivos en formato.pdf, a través de la sección “Documentos adicionales” del referido portal. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.
6. Generalidades
6.1 Sobre el programa XBRL Express
Una vez instalado el programa XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.
Las licencias del sistema están disponibles solo para las entidades empresariales objeto de este requerimiento; si la entidad empresarial ya cuenta con el referido sistema, no será necesario descargarlo o instalarlo nuevamente, solo deberán realizar la renovación de la licencia de uso del aplicativo XBRL Express.
El sistema solo recibe archivos con extensión.XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta: Mis Documentos \ Mis archivos XBRL
6.2 Sobre el programa Storm User
La ubicación de los archivos generados por el sistema con extensión.str generados desde el Storm User, se almacenan en una carpeta del disco local c:\ según la versión del sistema operativo la cual recomendamos no modificar.
No podrán hacerse modificaciones al programa obtenido vía internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Para prestar un mejor servicio a los usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explican paso por paso cada procedimiento.
Las entidades empresariales objeto de este requerimiento ya cuentan con la autorización previa para el envío del archivo XBRL o.Str. En el evento de presentar inconvenientes con la autorización, se deberá enviar un correo a efinancieros@supersociedades.gov.co en el que se informe la situación, para lo cual se deberá suministrar el NIT, el nombre de la sociedad, el tipo de informe que desea transmitir y el cargo de quien solicita la autorización.
7. Sobre el reporte de información
La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, así como en el literal I) párrafos 74, 75 y 76 del Anexo 5 del Decreto número 2101 de 2016. Por este motivo, en ningún caso admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.
Los documentos solicitados en la presente circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato.pdf, en los términos del artículo 5o de la Ley 527 de 1999, según el cual, a la información no se le negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria, por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
Con relación al envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo estatuto, quien falsifique documento privado que puedan servir de prueba, incurrirá si los usa, en prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (180) meses.
La atención al público para la radicación de documentos personalmente y consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a. m., a 5:00 p. m.
Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www. supersociedades.gov.co.
Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las entidades empresariales en horario hábil:
-- Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co
-- Atención telefónica en los siguientes números:
– Bogotá: 3245777- 2201000 Ext. 7177
– Barranquilla: 3858069 – 3858094 -3858076 y 3858173
– Bucaramanga: 6381544 – 6781541 - 6781533
– Cartagena: 6646051- 6642429 - 6646052
– Cali: 6880404
– Medellín: 3506000 – 3506001 - 3506002 - 3506003
– Manizales: 8847393 – 8847810 - 8847987
Publíquese y cúmplase.
La Superintendente de Sociedades (e),
Ingreed Denisse Zapata Ariza.
