CIRCULAR INTERNA No. 022
(03 de agosto de 2000)
PARA: DELEGATURA PARA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, DELEGATURA PARA LOS PROCEDIMIENTOS MERCANTILES, INTENDENCIAS REGIONALES, DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA, JEFES DE OFICINA Y COORDINADORES DE GRUPO.
DE: SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES
REFERENCIA: CONFORMACIÓN DE LISTAS DE PROMOTORES Y PERITOS, PROMOCIÓN DE ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN Y DESIGNACIÓN DE PROMOTORES Y PERITOS
Con el objeto de que los diferentes Grupos de Trabajo de la Superintendencia de Sociedades actúen en armonía en relación con el tema de la referencia, este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones:
CONFORMACIÓN DE LISTAS DE PROMOTORES Y PERITOS
a. Los aspirantes a ser inscritos en la Lista de Promotores y Peritos, deben diligenciar el formato de Hoja de Vida, el cual se encuentra anexo a esta circular y a disposición de los usuarios en la página web de la Superintendencia de Sociedades www.supersociedades.gov.co.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 2 del Decreto 090 de 2000, en aras de la celeridad administrativa, si el aspirante a ser incluido en la lista de promotores o peritos, no cuenta con los documentos que a continuación se relacionan, puede acreditar mediante fotocopias de los recibos de consignación, que está adelantando los respectivos trámites ante las entidades correspondientes y allegarlos posteriormente:
Certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación;
Certificado de pasado judicial expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad;
Certificado disciplinario del Consejo Superior de la Judicatura (requisito para abogados);
Antecedentes profesionales para contadores de la Junta Central de Contadores y,
Antecedentes financieros de la Central de Información Financiera de la Asociación Bancaria (CIFIN).
En el anexo sobre instrucciones para la obtención de los documentos requeridos para la inscripción de promotores o peritos, se encontrará mayor información al respecto.
b. En las áreas de correspondencia, tanto de Santa Fe de Bogotá como de cada una de las Intendencias Regionales, debe fijarse, en forma de cartelera, un aviso que contenga la lista de requisitos a que hace referencia los artículos 1° y 2° del Decreto 090 de 2000 y los cuales son:
Para Promotores: (ver anexo de lista de chequeo para inscripción de promotores)
Solicitud de inscripción y hoja de vida en formatos de la Superintendencia de Sociedades;
Fotocopia del documento de identidad;
Fotocopia de documentos que acrediten la experiencia de por lo menos 3 años, en la actividad empresarial o en control, supervisión o asesoría de empresas del sector real o del sector financiero;
Experiencia o formación en mediación, negociación, conciliación o amigable composición en asuntos empresariales;
Titulo universitario de pregrado o postgrado en administración, finanzas, ingeniería, economía, derecho o contaduría pública;
Fotocopia de documentos que acrediten la formación académica;
Autorización para consultar antecedentes sobre comportamiento crediticio a las diferentes centrales de riesgo;
Autorización para consultar antecedentes judiciales, disciplinarios y profesionales o certificados al respecto (ver anexo de instructivo de documentos requeridos para la inscripción de promotores y peritos);
Indicación de personas naturales que se encuentren inscritas como peritos o estén tramitando su inscripción, con quiénes estén en capacidad de desarrollar labores en forma coordinada o conjunta, y
Carta de presentación de una cualquiera de las organizaciones pertenecientes al Consejo Gremial Nacional o de una Cámara de Comercio.
Para Peritos (ver anexo lista de chequeo para inscripción de peritos):
Solicitud de inscripción y hoja de vida en formatos de la Superintendencia de Sociedades;
Fotocopia del documento de identidad;
Titulo universitario en la especialidad en la que solicita su inscripción;
Fotocopia de documentos que acrediten la formación académica;
Experiencia de por lo menos tres (3) años en el área cuya especialidad invoca;
Fotocopia de documentos que acrediten la experiencia;
Certificado de antecedentes judiciales del DAS, y
Certificado de antecedentes disciplinarios de la procuraduría.
c. El Grupo de Correspondencia en Santa Fe de Bogotá, recibirá y radicará las solicitudes de inscripción para promotores y/o peritos, junto con los documentos que el interesado anexe y los remitirá diariamente al Grupo de Diagnóstico Concursal.
d. Las Intendencias Regionales, recibirán y radicarán las solicitudes de inscripción para promotores y/o peritos, junto con los documentos que el interesado anexe y efectuarán una revisión formal a la documentación que adjunta el aspirante con el objeto de verificar el cumplimiento de los requisitos previstos en los artículos 1° y 2° del Decreto 090 de 2000. Anexo a esta circular se encuentran dos listas de chequeo, la primera, para los aspirantes a promotores y la segunda, para los aspirantes a peritos, las cuales, según el caso, deben diligenciarse por cada solicitud y adjuntarlas a los documentos que se envían a Santa Fe de Bogotá.
e. En caso que la documentación no esté completa, tanto las Intendencias Regionales como el Grupo de Diagnóstico Concursal, según sea el caso, deberán proceder de conformidad con lo estatuído en el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo, de manera que si pasados (2) meses, no se allega la información solicitada, se procederá al archivo de la solicitud, sin perjuicio de que posteriormente se presente una nueva.
Verificado el cumplimiento de la documentación exigida, los Intendentes Regionales, darán traslado al Grupo de Diagnóstico Concursal, formulando las observaciones y demás sugerencias que consideren pertinentes en cuanto a la idoneidad e independencia de los aspirantes.
f. Sin perjuicio de los certificados y antecedentes que alleguen los aspirantes a promotores y peritos, el Grupo de Estadística realizará las siguientes consultas, a más tardar, el día siguiente al de la solicitud por parte del Grupo de Diagnóstico Concursal:
Central de Información Financiera de la Asociación Bancaria (CIFIN);
Antecedentes Delictivos de la Policía Judicial (DIJIN), y
Antecedentes de la Superintendencia Bancaria.
g. El Grupo de Diagnóstico Concursal realizará el estudio de cada una de las solicitudes de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1,2,16 y 17 del Decreto 090 de 2000, según sea el caso.
h. Una vez realizado el estudio de la correspondiente solicitud, el Grupo de Diagnóstico Concursal elaborará, para la firma del Superintendente de Sociedades, la comunicación mediante la cual se informará al interesado acerca de su inclusión en la lista correspondiente de acuerdo con los requisitos del artículo 1 del Decreto 090 de 2000, actualizará la base de datos, enviará copia al interesado y a la Intendencia Regional respectiva.
El Grupo de Diagnóstico Concursal ingresará a la base de datos, la información de cada una de las solicitudes aceptadas.
PROMOCIÓN DE ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL PROMOTOR Y PERITOS
Solicitud por parte de empresario o apoderado
- El Grupo de Correspondencia en la sede de Santa Fe de Bogotá, recibirá y radicará las solicitudes de promoción de acuerdos y las trasladará al Grupo de Diagnóstico Concursal.
- Las Intendencias Regionales, recibirán, radicarán todas las solicitudes de promoción de acuerdos y tramitarán aquellas cuyo monto de activos no sea superior al equivalente a diez mil (10.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes al primero de enero de cada año. En caso contrario si la solicitud supera el monto indicado anteriormente, deberá ser remitida de inmediato al Grupo de Diagnóstico Concursal para el trámite correspondiente.
- Con el fin de tener un mejor conocimiento de la sociedad solicitante, los funcionarios encargados de evaluar las solicitudes de promoción, tanto en Santa Fe de Bogotá como en las Intendencias Regionales, deberán consultar las bases de datos de la Superintendencia de Sociedades (SIFI, Maestro de Sociedades, Ruta etc.), así como la información de Cámara de Comercio.
- Si la solicitud de promoción de acuerdo cumple con el lleno de los requisitos, las Intendencias Regionales solicitarán, mediante memorando, la designación del promotor al Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles, quien canalizará las solicitudes para llevarlas al Comité de Reestructuración Empresarial.
- En el memorando de solicitud de designación del promotor se debe indicar como mínimo la siguiente información:
Si la solicitud no cumple con el lleno de los requisitos, se oficiará al empresario máximo en dos (2) ocasiones, fijando en cada caso, un plazo de diez (10) días hábiles, para completarlos y se dará espera por máximo dos (2) meses antes de archivar la actuación.
Razón social y NIT del empresario deudor;
Peticionario, apoderado, representante legal y sus nombres completos;
Fecha de la solicitud;
Trámite realizado a la solicitud;
Objeto social;
Domicilio, dirección y teléfono;
Estado de supervisión (inspección, vigilancia o control);
Fecha de los estados financieros;
Valor en miles de pesos de los principales rubros que conforman los estados financieros presentados en la solicitud:
Cuentas por cobrar;
Inversiones;
Inventarios;
Activo corriente;
Propiedades planta y equipo;
Valorizaciones;
Total activo;
Obligaciones Financieras;
Obligaciones Laborales;
Obligaciones fiscales y parafiscales;
Pasivo Corriente;
Total pasivo;
Capital suscrito y pagado;
Revalorización del Patrimonio;
Total Patrimonio;
Ingresos de Operación;
Costo de Ventas;
Utilidad o (Pérdida) Bruta;
Utilidad o(Pérdida) Operacional;
Gastos Financieros;
Utilidad o (Pérdida) Neta;
Relación de obligaciones vencidas con más de 90 días;
Procesos ejecutivos y de otra índole que cursen contra la compañía;
Indicar si se trata de una solicitud individual de promoción o si forma parte de una promoción de acuerdo de un grupo empresarial, y
Adicionalmente, en el evento en que se cuente con la siguiente información es conveniente relacionarla:
Resumen de las proyecciones y flujos de caja, si las hubiere;
Nombre e identificación de los promotores sugeridos por parte del empresario y/o por parte del Intendente Regional. En este caso, el Intendente deberá formular las observaciones y sugerencias que considere pertinentes relacionadas con la idoneidad e independencia de los aspirantes para desempeñarse en el cargo, de acuerdo con lo estipulado en el decreto 090 de 2000;
Sector económico;
Número de pensionados y valor del cálculo actuarial, si es del caso, y
Principales marcas que maneje el empresario y que la identifiquen ante el público;
Número de trabajadores activos;
Breve diagnóstico respecto de los principales problemas de la empresa deudora y su causa, incluyendo aspectos tales como baja apreciable de la demanda, costos de producción excesivos, tecnología obsoleta, acumulación de inventarios por encima de niveles normales, deterioro significativo en la calidad de la cartera, elevado endeudamiento, tasa de interés muy altas, retorno demorado de la inversión debido a la especial naturaleza del negocio, etc;
Una vez el Comité de Reestructuración Empresarial designe el promotor, se le informará a las Intendencias Regionales, al grupo de Diagnóstico Concursal o a los grupos de Concordatos, de acuerdo con su competencia, para que elaboren los oficios a través de los cuales se acepte la promoción del acuerdo de reestructuración y los avisos correspondientes.
Los pasos a seguir se describirán en el punto 2.6 Generalidades de esta Circular.
Cuando del estudio de la solicitud el funcionario encargado considere que se dan las condiciones para realizar una mediación antes de aceptar la solicitud, deberá informarlo al superior inmediato, quien pondrá en conocimiento de dicha situación al Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles.
Solicitud de acuerdo por parte de acreedores:
a) Cuando la solicitud de acuerdo de reestructuración provenga de uno o varios acreedores y la misma no contenga la información suficiente que permita establecer si dos (2) o más obligaciones son mayores al 5% del pasivo corriente, las Intendencias Regionales y/o el Grupo de Diagnóstico Concursal, en virtud de las funciones de inspección, vigilancia y control, deberán llevar a cabo las acciones tendientes a verificar los supuestos previstos en el artículo 6º de la Ley 550 de 1999 y en su caso, la situación financiera y contable, de lo cual se informará a los acreedores solicitantes, dentro de los tres días siguientes.
Cuando el funcionario encargado del estudio de la solicitud, establezca la viabilidad de aceptar la promoción de un acuerdo, el Intendente Regional o el Coordinador del Grupo de Trabajo respectivo, solicitará mediante memorando la designación del promotor, al Despacho del Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles, quien las canalizará y las someterá a consideración del Comité de Reestructuración Empresarial.
El memorando de solicitud de designación del promotor, deberá incluir la siguiente información, en el evento en que se cuente con la misma:
Un diagnóstico de la situación financiera, administrativa y contable del empresario, incluyendo la Justificación para acceder a la promoción del acuerdo, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 550 de 1999;
Razón social y NIT de la sociedad;
Objeto social;
Sector económico;
Domicilio y teléfono;
Número de trabajadores;
Principales marcas que maneje el empresario y que la identifiquen ante el público;
Valor en miles de pesos de los principales rubros que conforman los estados financieros presentados en la solicitud:
Cuentas por cobrar;
Inversiones;
Inventarios;
Activo corriente;
Propiedades planta y equipo;
Valorizaciones;
Total activo;
Obligaciones Financieras;
Obligaciones Laborales;
Obligaciones fiscales y parafiscales;
Pasivo Corriente;
Total pasivo;
Capital suscrito y pagado;
Revalorización del Patrimonio;
Total Patrimonio;
Ingresos de Operación;
Costo de Ventas;
Utilidad o (Pérdida) Bruta;
Utilidad o(Pérdida) Operacional;
Gastos Financieros;
Utilidad o (Pérdida) Neta;
Nombre e identificación de los promotores sugeridos por parte del acreedor o acreedores si los hay, o del Intendente Regional, en este caso, el Intendente deberá formular las observaciones y demás recomendaciones que considere pertinentes, relacionadas con la idoneidad e independencia de los aspirantes para desempeñarse en el cargo, de acuerdo con lo estipulado en el decreto 090 de 2000.
El Comité de Reestructuración Empresarial será el competente para ordenar la aceptación de la promoción de los acuerdos de reestructuración y designará a las personas que actuarán como promotores según el caso. De la decisión que se adopte se informará a las Intendencias Regionales o al grupo de Diagnóstico Concursal para que se elaboren los oficios a través de los cuales se acepta la promoción y los avisos correspondientes.
Si del estudio realizado se concluye que no procede la promoción del acuerdo y en su lugar se sugiere otra actuación como: seguimiento, liquidación obligatoria u otra, el Comité decidirá sobre la actuación pertinente, comunicándola al grupo o intendencia respectiva ( Ley 222 de 1995, artículo 83 y s.s.).
Los pasos a seguir se describirá en el punto 2.6 Generalidades de esta Circular.
2.3 Solicitud de Promoción por Empresarios en Trámite de Concordato y de Concordatos en Ejecución.
El Grupo de Correspondencia en la sede de Santa Fe de Bogotá, recibirá y radicará las solicitudes de promoción de acuerdos de las sociedades que se encuentran en trámite o ejecución de un proceso concordatario, efectuadas por empresarios o por uno o varios acreedores externos titulares de créditos, cuya cuantía sea superior al 40% de los créditos que se hayan hecho parte dentro del proceso y los remitirá al grupo de Concordatos correspondiente.
Las Intendencias Regionales, recibirán, radicarán y estudiarán todas las solicitudes de promoción de acuerdos de las sociedades que se encuentran adelantando o ejecutando un proceso Concordatario en la sede de cada una de ellas, ya sea por parte del empresario o por uno o varios acreedores externos, titulares de créditos cuya cuantía sea superior al 40% de los créditos que se hayan hecho parte dentro del proceso.
Para el estudio de las solicitudes anotadas en los literales precedentes, es necesario que se determine exactamente el domicilio de la sociedad; cuando dicho domicilio no corresponda a sitios en donde la Superintendencia de Sociedades tiene sus Intendencias Regionales y la sociedad no es vigilada ni controlada, la competencia de la Superintendencia se limita a declarar terminado el concordato y a remitir, a la Cámara de Comercio respectiva, la solicitud para que ésta actúe como nominadora.
Cuando correspondan por competencia a la Superintendencia de Sociedades, los grupos de Concordatos y las Intendencias Regionales tramitarán la promoción de los acuerdos de reestructuración de los empresarios cuyo proceso concordatario se atendió.
Para efectos de fijar los honorarios iniciales del promotor (Contralor), es necesario contar con el monto de activos, pasivos y patrimonio a la fecha más reciente (vale decir máximo un mes). En el evento de que no se disponga de la información financiera reciente, o no se cuente con toda la información que se requiere, se deberá oficiar a la deudora para que en un término prudencial la remita.
A fin de poner a consideración del Comité de Reestructuración Empresarial la designación del promotor, los grupos de concordatos y las Intendencias Regionales, incluirán en el memorando de solicitud, en la medida en que haya lugar, la siguiente información.
Razón social y NIT de la sociedad;
Objeto social;
Sector económico;
Domicilio y teléfono;
Nombre del contralor;
Número de trabajadores;
Principales marcas que maneje el empresario y que la identifiquen ante el público;
Adjuntar como anexo, copia de los estados financieros objeto de estudio, y
Cuando se tenga conocimiento que el contralor de la sociedad no acepta, se debe expresar tal hecho y sugerir la persona o personas que en opinión de cada intendente, de acuerdo con el perfil y labores que haya desempeñado, considere que se debe nombrar. En caso contrario indicarán el nombre de quien se está desempeñando como contralor.
Cuando las solicitudes sean de competencia de los Grupos de Concordatos estos elaborarán, para la firma del Superintendente, los proyectos de oficio y los escritos de las solicitudes aprobadas. En caso contrario, tanto el oficio de aprobación como el escrito será elaborado por la Intendencia Regional respectiva.
Los pasos a seguir se describirán en el punto 2.6 Generalidades de esta Circular.
2.4 Promoción Oficiosa de los Acuerdos
El Grupo de Seguimiento Económico y Financiero será el encargado de manejar el sistema de información que, para efectos del estudio de los pasivos de las sociedades en Control y Vigilancia, está desarrollando la Dirección de Informática.
El Grupo de Visitas y las Intendencias Regionales, apoyarán al Grupo de Seguimiento Económico y Financiero en la toma de información en las sociedades.
Cuando por el resultado de las investigaciones, el Grupo de Seguimiento Económico y Financiero considere necesario iniciar de oficio la promoción de un acuerdo, deberá proceder conforme al procedimiento descrito en el numeral 2.2 de esta circular en cuanto sea pertinente.
Lo anterior, sin perjuicio de las sugerencias que en tal sentido efectúe cualquier otra dependencia que en ejercicio de sus funciones determinen procedente la promoción oficiosa del acuerdo, caso en el cual se seguirá el procedimiento indicado en el numeral 2.2 de esta circular.
Nombramiento de Peritos:
Las Intendencias Regionales y los grupos de Diagnóstico Concursal y Concordatos analizarán las solicitudes de designación de peritos que presenta el promotor, y mediante memorando dirigido al Despacho del Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles solicitará la designación de éstos, indicando la labor exacta que desempeñará, el tiempo en que la desarrollará y los honorarios sugeridos.
El Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles, canalizará las solicitudes para llevarlas al Comité de Reestructuración Empresarial.
El Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles, informará a las Intendencias Regionales, al grupo de Diagnóstico Concursal o a los grupos de Concordatos, de acuerdo con su competencia, sobre la designación o no del perito, para que se elabore el oficio a través del cual se comunique la decisión respectiva.
Con excepción del punto c del numeral 2.6 Generalidades, los pasos a seguir son los que se describen en este numeral.
Generalidades
El Coordinador del Grupo de Diagnóstico Concursal, elaborará el acta de la reunión del Comité de Reestructuración Empresarial y de ser el caso, según la competencia, enviará comunicación a la Intendencia Regional o al grupo de Concordatos respectivo.
El Grupo de Diagnóstico Concursal alimentará la base de datos de acuerdo con el resultado de las decisiones del Comité de Reestructuración Empresarial.
Los Grupos de Diagnóstico Concursal, Concordatos y las Intendencias Regionales, de acuerdo con su competencia, aceptarán o rechazarán las pólizas de garantía constituidas por los promotores y peritos de conformidad con la Resolución 122 de 2000, "Metodología para la Constitución de Garantías" (ver anexo) y actualizarán la base de datos con la novedad respectiva.
El Grupo de Correspondencia en Santa Fe de Bogotá, recibirá y radicará las recusaciones que se presenten al nombramiento de promotores y/o peritos y dará traslado de inmediato a los Grupos de Diagnóstico Concursal o Concordatos, según corresponda la promoción, quienes evaluarán las recusaciones y llevarán el resultado al Comité de Reestructuración Empresarial.
Las Intendencias Regionales, recibirán, radicarán y tramitarán las recusaciones que se presenten al nombramiento de promotores y/o peritos, y si esta prospera, deberán informar de manera inmediata al Grupo de Diagnóstico Concursal para que se lleve al Comité de Reestructuración Empresarial la designación del nuevo promotor y/o perito.
Información de Otros Nominadores:
El Grupo de Diagnóstico Concursal actualizará la base de datos con las promociones de nuevos acuerdos de reestructuración por parte de otros nominadores diferentes de la Superintendencia de Sociedades. Esta labor se realizará, por lo menos, una vez a la semana, el primer día hábil de cada semana.
ANEXOS
A la presente Circular se anexan los siguientes documentos:
Instructivo de los documentos requeridos para la inscripción de promotores y peritos;
Carta de solicitud de Inscripción FTLIE 001
Formatos de hojas de vida para promotores y peritos; FT.LIE 002, 003
Hoja de chequeo de aspirantes a promotores; FT.LIE 004
Hoja de chequeo de aspirantes a peritos; FT.LIE 005
Flujo, ficha técnica y formatos de los documentos que se generan en cada uno de los pasos para la conformación de las listas de promotores y peritos;
Flujo, ficha técnica y formatos de los documentos que se generan en cada uno de los pasos para la Promoción de los Acuerdos de Reestructuración, y
Resolución 100-122 de 2000 donde se señala la metodología para la constitución de garantías.
Cualquier información adicional será suministrada por el Grupo de Diagnóstico Concursal a las extensiones: 358, 349 o 369 o en el Grupo de Organización y Métodos extensiones: 339 y 371.
Se solicita a los destinatarios de la presente circular, el estricto cumplimiento de la misma.
JORGE PINZÓN SÁNCHEZ
