CIRCULAR EXTERNA 66 DE 2024

(julio 10)

Diario Oficial No. 52.814 de 11 de julio de 2024

SUPERINTENDENCIA DE ECONOMÍA SOLIDARIA

Con el fin de garantizar que la información financiera remitida por las empresas sea suficiente y apropiada para la supervisión y el cumplimiento de los requerimientos prudenciales, la Superintendencia de la Economía Solidaria, en ejercicio de sus facultades conferidas por la Ley 1314 de 2009 y la Ley 454 de 1998, emitió la Circular Externa número 22 de 2020, mediante la cual se adoptó la Circular Básica Contable y Financiera. Esta Circular proporciona orientación en materia de contabilidad e información financiera y, establece el proceso para el reporte de información de acuerdo con los diferentes marcos técnicos normativos, permitiendo así que este ente de supervisión ejerza sus funciones de manera efectiva.

Como parte del proceso de transformación digital de la Superintendencia, se ha desarrollado una nueva aplicación para el reporte de información, que tiene el objetivo de mejorar la interacción que las empresas vigiladas tienen con la entidad, así como facilitar el envío del formulario oficial de rendición de cuentas y fortalecer la seguridad de la información al interior de la entidad. Esta herramienta es el primer desarrollo de un proyecto que busca implementar un sistema de información integrado en donde se pueda no solo reportar, sino consultar toda la información del sector solidario –siempre y cuando no se trate de datos personales, sensibles o privados–, así como descargar información que permita fortalecer a las empresas vigiladas.

Para la implementación y adopción de esta nueva aplicación, desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se han elaborado herramientas gráficas, audiovisuales y otros apoyos documentales, que buscan orientar al usuario en el manejo de la herramienta. Toda la información se encuentra disponible en el portal web de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el enlace: https://www.supersolidaria.gov.co

En consideración a lo anterior, y con el objetivo de garantizar el correcto entendimiento del proceso de carga y los medios a través de los cuales se reporta la información por parte de las empresas vigiladas, se imparten las siguientes instrucciones y se modifica la Circular Externa número 22 de 2020 mediante la cual se adoptó la Circular Básica Contable y Financiera, así:

Primero: Modificar el numeral 6.2.1 (Medio de Reporte) del Capítulo I, Título II, de la Circular Básica Contable y Financiera, el cual quedará de la siguiente forma:

6.2.1. Medio de Reporte

Para efecto del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas, la Superintendencia de la Economía Solidaria pondrá a disposición de las empresas vigiladas el aplicativo de reporte, así como sus actualizaciones, en el portal web www. supersolidaria.gov.co sección: Sistema Integral de Captura de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el módulo de reporte del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas.

El módulo de presentación del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas para las empresas solidarias bajo la vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, permite la captura y validación (individual e integral) de la información básica, financiera, estadística y operativa.

En tal sentido, las empresas de la economía solidaria vigiladas por esta Superintendencia deberán tener en cuenta lo siguiente:

- Para la presentación del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas se encuentran activas dos herramientas que hacen parte del proceso de captura y reporte de información: Sistema Integral de Captura de la Superintendencia de la Economía Solidaria (SICSES) y la nueva plataforma web para el reporte de información.

- Para el Sistema Integral de Captura de la Superintendencia de la Economía Solidaria (SICSES). Cuando la empresa solidaria vigilada no posea el aplicativo o tenga una versión desactualizada del mismo deberá descargarlo en el enlace del portal web de la Superintendencia de la Economía Solidaria: Capturador de Información Financiera. https://www.supersolidaria.gov.co/es/content/capturador-de-informacion-financiera

- Las empresas solidarias vigiladas deberán cargar el reporte del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas generado por el SICSES, únicamente a través de la nueva plataforma web. Esta plataforma se encuentra disponible en el portal de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en la sección del sistema de información para el cargue del formulario que pueden encontrar en el siguiente enlace: https://www.supersolidaria.gov.co

En caso de requerir información o soporte técnico, las empresas vigiladas podrán presentar sus solicitudes a través de los siguientes medios:

Correo electrónico preguntascapturador@supersolidaria.gov.co

Google Chat preguntascapturador@supersolidaria.gov.co (esta modalidad de chat opera tanto para dispositivos móviles como aplicaciones Google de escritorio).

Línea telefónica 601 756 0557 extensiones 10408, 10409 o 10410

Para el reporte de información, se debe tener en cuenta la siguiente clasificación por tipo de empresa solidaria:

La información del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas, debe ser fiel copia de lo consignado en los libros de contabilidad y reflejar plenamente los hechos económicos de las empresas solidarias; por tanto, la responsabilidad de la calidad de la información reportada recae sobre sus administradores, el contador y el revisor fiscal.

El reporte del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas se deberá realizar a través de los medios mencionados en el presente numeral, cualquier otro mecanismo (correo electrónico u otros) se entenderá como no presentado.

PARÁGRAFO PRIMERO. Las retransmisiones del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas a las que se refiere el numeral 6.2.4 de la presente circular continuarán reportándose a través del correo electrónico efinancieros@supersolidaria.gov.co, hasta la fecha de implementación de este módulo en la nueva plataforma web. Una vez acaecida esta condición se dará aplicación a la regla general dispuesta en el presente artículo.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El cronograma de implementación de la nueva plataforma web podrá estar sometido a cambios. Las empresas del sector solidario deberán verificar frecuentemente el Anexo Técnico que se incorpora a la presente Circular, denominado “Implementación de la nueva plataforma web”, a fin de salvaguardar las obligaciones que le asisten a las empresas solidarias. Por lo que su omisión, no configura una causal para eximir de responsabilidad a las vigiladas.

Segundo: Las demás disposiciones de la Circular Básica Contable y Financiera continúan vigentes.

Tercero Conforme con lo previsto en el inciso primero del artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, la presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.

Cordialmente,

La Superintendenta,

María Navarro Muñoz,

Superintendencia de la Economía Solidaria.

ANEXO.

CIRCULAR EXTERNA.  

Estamos iniciando un proceso de transformación digital en la Superintendencia, por lo que la implementación de un nuevo sistema de información permitirá mejorar la interacción que las empresas vigiladas tienen con la entidad, así como facilitar el envío del formulario oficial de rendición de cuentas.

A continuación, se presentarán los principales hitos que todas las empresas vigiladas deberán tener en cuenta para el reporte de información a la superintendencia:

- Para la presentación del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas se encuentran activas dos herramientas que hacen parte del proceso de captura y reporte de información: Sistema Integral de Captura de la Superintendencia de la Economía Solidaria (SICSES) y la nueva plataforma web para el reporte de información.

- Para esta primera fase, el proceso para reportar el formulario oficial de rendición de cuentas no cambia. A continuación, le recordamos los pasos para realizarlo:

- Formato de Identificación: Se recopilan los atributos principales de la Entidad Solidaria, incluyendo información completa de la entidad:

Tipo de entidad, actividad económica y clasificación según la Ley 1314 de 2009.

Nivel de supervisión al que pertenece.

- Formato Asociados, Empleados y Deudores:

Ingrese la información de identificación, contacto y actividad económica.

Indique si la persona es asociada a la entidad.

- Formatos:

Seleccione la opción “Formatos” para ver una lista de formatos obligatorios y secundarios.

Complete los formatos aplicables al tipo de entidad.

- Generar archivo:

Cree un archivo zip con los formatos diligenciados y validados para el período seleccionado.

Importante, aquí es donde viene el Cambio en el mecanismo del Reporte. El reporte ya no será enviado a través del correo electrónico, sino deberá enviarse a través de la nueva plataforma web.

¿Cómo deberías enviarnos la información del reporte nueva plataforma web?

Paso 1: Registro Inicial

-- Visitar la siguiente URL: https://app.supersolidaria.gov.co.

-- Haz clic en el botón “Registrarse”.

-- Ingresa la siguiente información:

- Correo electrónico registrado en SICSES.

- Usuario a registrar.

- Nombre del usuario.

- Cargo.

- Contraseña.

- Verifica la contraseña.

- Haz clic en “Registrarse” para completar el registro.

- Al correo registrado les llegara un mensaje de confirmación

Paso 2: Ingreso al Sistema

-- Inicia sesión en el sistema con tu nombre de usuario y contraseña.

-- Desde el menú principal, selecciona la opción “Cargue de archivos”.

Paso 3: Selección del Periodo de Cargue

-- Selecciona el periodo correspondiente para cargar tus archivos.

-- Haz clic en “Ingresar al menú” para continuar.

Paso 4: Carga de Archivos ZIP

-- En el menú, elige la opción “Cargue de archivos ZIP”.

-- Haz clic en “Seleccionar archivo” y elige el archivo ZIP que deseas cargar.

-- Finaliza haciendo clic en “Cargar archivo”.

Paso 5: Descarga del Informe de Cargue

-- Una vez completada la carga, el sistema generará un informe.

-- Descarga el informe haciendo clic en “Descargar informe”.

Paso 6: Revisión del Informe

-- El informe contiene detalles como la fecha de cargue, nombre del archivo y tamaño.

-- Revisa el informe para asegurarte de que el archivo se cargó correctamente.

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA WEB

-- Nivel de Supervisión I: A partir del 10 de julio de 2024, las empresas solidarias de nivel de supervisión I deberán cargar sus archivos.zip correspondientes al periodo de junio de 2024 en adelante en el nuevo sistema web.

Para las empresas solidarias de nivel de supervisión I que presentan formatos de supervisión especial, como los FORMATOS SEMANALES:

-- Formato de saldos de depósitos semanal (170)

-- Formato de flujo de caja semanal (171)

-- Formato de saldos de cuentas de balance semanal (172)

Estas empresas iniciarán la carga en el nuevo sistema WEB durante la semana del 8 al 14 de julio de 2024.

-- Nivel de Supervisión II: A partir del 1 de octubre de 2024, las empresas solidarias de nivel de supervisión II deberán cargar sus archivos.zip correspondientes al periodo de septiembre de 2024 en adelante en el nuevo sistema web.

-- Nivel de Supervisión III: A partir del 20 de enero de 2025, las empresas solidarias de nivel de supervisión III deberán cargar sus archivos.zip correspondientes al periodo de diciembre de 2024 en adelante en el nuevo sistema web.

-- Los lineamientos de los procesos para el Formulario Oficial de Cuentas se encuentran en la Circular Básica Contable y Financiera. Puedes consultarla en el siguiente enlace:

Actualización Circular Básica Contable y Financiera.

https://www.supersolidaria.gov.co/es/content/actualizacion-circular-basica-contable-y-financiera

-- Los recursos del sistema SICSES se encuentran en el portal web de la Superintendencia, en la sección de descargas. Puedes acceder a ellos a través del siguiente enlace:

Capturador de Información Financiera SICSES.

https://www.supersolidaria.gov.co/es/content/capturador-de- informacion-financiera

Los manuales, instructivos y demás recursos sobre la nueva plataforma web serán publicados en la página web de la Superintendencia y serán socializados a través de los canales virtuales de la entidad.