CIRCULAR EXTERNA 2020-00002
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Diario Oficial No. 51.213 de 31 de enero 2020
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
| Destino: | Directores Administrativos, Consejos Directivos y Revisores Fiscales |
| De: | Paola Andrea Meneses Mosquera |
| Asunto: | Lineamientos sobre prescripción cuotas monetarias |
1. COMPETENCIA
De conformidad con lo señalado en los numerales 1 y 4 del artículo 2o del Decreto número 2595 de 2012, son funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar, entre otras, las siguientes:
1. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con la organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar; las demás entidades recaudadores y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar.
(…)
4. Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.
2. JUSTIFICACIÓN
La presente Circular se expide con el propósito de definir los parámetros a tener en cuenta por parte de las Cajas de Compensación Familiar, para garantizar el cumplimiento de las normas del sistema del subsidio familiar y armonizarlas con el derecho que tienen los trabajadores a recibir el pago efectivo de la cuota monetaria.
La Superintendencia del Subsidio Familiar a través de la Oficina de Protección al Usuario, ha observado un incremento en el número de quejas y reclamos presentados por parte de los trabajadores respecto del lenguaje utilizado por las Cajas de Compensación Familiar a efectos de dar a conocer los diferentes mecanismos que han implementado para hacer el pago de la cuota monetaria, por cuanto en sentir de los afiliados, el lenguaje utilizado no es lo suficientemente claro y elocuente a la hora de divulgar y promocionar los procesos y procedimientos establecidos para garantizar los derechos y deberes de los afiliados frente a este tema.
En razón a estas consideraciones se hace necesario fijar los lineamientos que a continuación se desarrollan.
3. INSTRUCCIONES RESPECTO DEL PAGO DE LA CUOTA MONETARIA
El artículo 5o de la Ley 21 de 1982 establece que el subsidio familiar se pagará exclusivamente a los trabajadores beneficiarios, en dinero, especie o servicios. A su vez, establece la ley que el subsidio en dinero es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que dé derecho a la prestación.
3.1 CARNÉ DE AFILIACIÓN
El artículo 2.2.7.2.2.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Decreto número 1072 de 2015), contempla como una de las obligaciones de las Cajas de Compensación Familiar frente a los trabajadores afiliados expedir el correspondiente carné de afiliación, para lo cual cuenta con un término no superior a quince días contados a partir de la fecha de la radicación de los respectivos documentos.
El carné de afiliación no es requisito indispensable para que el trabajador reciba el pago de la cuota monetaria, por cuanto la restricción que realiza el artículo 2.2.7.2.2.4. del mencionado Decreto número 1072 de 2015, alude a que el carné da derecho a reclamar el subsidio en especie y a la utilización de los servicios sociales, no haciendo alusión alguna al subsidio en dinero, por tanto, las Cajas de Compensación Familiar deberán garantizar que el trabajador reciba su cuota, aun cuando no le haya sido expedido el carné de afiliación.
3.2. CUOTA MONETARIA
El artículo 5o de la Ley 21 de 1982 señala que el subsidio familiar se pagará exclusivamente a los trabajadores beneficiarios en dinero, especie o servicios, postulado concordante con lo establecido en el artículo 1o de la misma ley, el cual refiere que el subsidio familiar es una prestación social cuyo objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad.
3.3. PROHIBICIONES CONTENIDAS EN LA LEY
Según lo establecido en el artículo 4o de la Ley 21 de 1982, el subsidio familiar no puede compensarse, deducirse ni retenerse, excepto si media autorización expresa del trabajador.
De igual modo, les está prohibido a las Cajas de Compensación Familiar realizar descuentos o retenciones de cualquier índole, independientemente de la forma de pago que aquellas tengan implementada.
Así mismo, les está prohibido obligar a los trabajadores a cambiar la cuota monetaria por bienes o usos de consumo en establecimientos comerciales o de cadena, propios o con los que las Cajas de Compensación Familiar tengan suscrito algún tipo de convenio.
Igualmente, no se puede obligar al trabajador a abrir cuentas bancarias exclusivas para reclamar el subsidio familiar en un establecimiento bancario o financiero, diferente a la que el trabajador reporte voluntariamente para recibir el pago de la cuota monetaria.
Finalmente, no pueden las Cajas de Compensación Familiar retener la cuota monetaria, salvo en los casos expresamente señalados en la ley y el valor a entregar debe ser el total que fije la Superintendencia del Subsidio Familiar.
3.4. LENGUAJE CLARO
De conformidad con el Decreto número 2150 de 1992 uno de los objetivos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, es adoptar las políticas de inspección y vigilancia orientadas a que las instituciones bajo su tutela incorporen desarrollos tecnológicos que aseguren la implementación efectiva de procesos internos de modernización, los cuales deben ir encaminados a garantizar el goce efectivo de derechos y el cumplimiento de deberes por parte de los afiliados al sistema del subsidio familiar, lo cual implica que toda la información que se imparta, relacionada con los programas, trámites y servicios, sea transmitida en forma clara, precisa y concisa, sin que dé lugar a confusión o indebidas interpretaciones por parte de los usuarios.
Siendo el subsidio familiar un alivio para las cargas económicas de los trabajadores beneficiarios, las Cajas de Compensación Familiar deben perfeccionar el lenguaje e identificar los mecanismos apropiados para que los afiliados tengan el conocimiento preciso sobre los deberes y los derechos que les permitan disfrutar de la mejor manera de los beneficios a los que tienen derecho, incluida la cuota monetaria.
Resulta oportuno hacer referencia al documento Conpes 3785 de 2013, el cual señala que el lenguaje claro debe ser prioridad de la Administración, toda vez que (…) “reduce el uso de intermediarios, aumenta la eficiencia en la gestión de las solicitudes de los ciudadanos, promueve la transparencia y el acceso a la información, facilita el control y la participación ciudadana y fomenta la inclusión social para grupos con discapacidad”.
En este sentido, la información que no es clara y comprensible obliga a las Cajas de Compensación Familiar a destinar más tiempo y recursos para ofrecer las aclaraciones del caso, tanto a los trabajadores como a las empresas afiliadas.
Específicamente sobre la cuota monetaria, es necesario que las Cajas de Compensación Familiar publiciten en debida forma los medios con que cuentan para efectuar su pago, resaltando la importancia que reviste que, al momento de entregar la información, no se induzca a error, confusión o falsa expectativa al trabajador.
3.5. DE LOS MEDIOS DE PAGO
Para realizar el pago de la cuota monetaria, las Cajas de Compensación Familiar pueden utilizar diferentes medios de pago teniendo en cuenta las novedades generadas en un período determinado, tales como tarjetas multiservicios y/o integral, cheque, bono, consignación, abono y/o dispersión de fondos.
Estos medios deben garantizar que efectivamente al trabajador se le pague la cuota monetaria y por ende dicho trabajador la reclame y/o reciba.
Debe recordarse que “el pago” es el modo por excelencia de extinguir las obligaciones y para el caso del sistema del subsidio familiar la cuota monetaria se constituye en una de las principales obligaciones de las Cajas de Compensación Familiar.
El pago puede hacerse mediante consignación, giro o cualquier otra denominación que adopte la corporación, siempre que cumpla con la obligación de pagar la cuota monetaria.
3.5.1. TARJETA MULTISERVICIOS
La tarjeta multiservicios es aquella que identifica al trabajador afiliado, que se usa como carné de afiliación y que además tiene diferentes bolsillos para que pueda utilizar y/o acceder a los programas, servicios y beneficios que otorgan las diferentes corporaciones.
Cuando las Cajas de Compensación Familiar utilicen en su publicidad o le informen directamente al trabajador que con la tarjeta integral o multiservicios le pagó el subsidio, se debe entender con ello que se extinguió la obligación y que efectivamente el subsidio ingresó al patrimonio del trabajador, pues como lo publicitan en sus portales corporativos, las tarjetas integrales o multiservicios son personales, intransferibles y vitalicias, adicionalmente son activadas a través de una clave asignada directamente por el beneficiario.
Cuando las Cajas de Compensación Familiar en su publicidad informen que por medio de la tarjeta integral o multiservicios se puede redimir o reclamar el subsidio monetario, deben ser claros para el trabajador los trámites adicionales que ha de adelantar para hacer efectivo el pago del subsidio, y debe informársele que, si no lo hace, la cuota monetaria no se entenderá como pagada.
Resulta imperioso que las Cajas de Compensación Familiar utilicen un lenguaje claro para hacerle conocer a los trabajadores que le pagaron el subsidio, o que por el contrario lo han puesto a su disposición, dadas las consecuencias jurídicas que cada una de tales figuras implican.
3.6. DE LA PRESCRIPCIÓN DEL SUBSIDIO MONETARIO
De conformidad con el artículo 1o de la Ley 21 de 1982 el subsidio familiar es una prestación social, es decir, que es un dinero adicional que el trabajador recibe además de su salario, por tanto, es un derecho laboral y como tal debe ser tratado.
En tal sentido, el artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo refiere que los derechos laborales prescriben a los tres (3) años de haberse causado, contados a partir de la fecha en que surge su exigibilidad.
Las Cajas de Compensación Familiar deben implementar el procedimiento para declarar la prescripción de los subsidios monetarios puestos a disposición del trabajador y no cobrados y no sobre aquellos que la corporación haya efectivamente pagado a través de los diferentes medios establecidos para hacerlo, garantizando en todo momento el debido proceso del trabajador, lo que incluye el derecho a ser notificado directamente según el procedimiento que establece el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en el capítulo correspondiente a notificaciones.
El procedimiento para declarar la prescripción debe ser aprobado por el consejo directivo de las Cajas de Compensación Familiar, incluido dentro del sistema de gestión de calidad, publicado en los portales corporativos y hacer parte de la información que se le entregue a cada trabajador beneficiario.
Las Cajas de Compensación Familiar tendrán un término de dos (2) meses, contados a partir de la fecha de publicación de la presente Circular, para adoptar el procedimiento mediante el cual se puede declarar la prescripción de los subsidios monetarios puestos a disposición y no cobrados por el trabajador.
Una vez adoptado el procedimiento para declarar la prescripción, este deberá ser remitido a la Oficina de Protección al Usuario de esta Superintendencia para su seguimiento.
La presente Circular rige a partir de su publicación en el sitio web de la Superintendencia del Subsidio Familiar y en el Diario Oficial.
La Superintendente del Subsidio Familiar,
Paola Andrea Meneses Mosquera.
