CONCEPTO 36 DE 2024
(febrero 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
Bogotá, D.C.,
REFERENCIA
| No. del Radicado | 1-2024-003865 |
| Fecha de Radicado | 1 de febrero de 2024 |
| N° de Radicación CTCP | 2024-0036 |
| Tema | Terminación del vínculo contractual - entrega información |
CONSULTA (TEXTUAL)
"(...) 1. En la actualidad me desempeño como contadora de una compañía familiar en la cual hubo una representación legal de una de las accionistas y su señor esposo, obrando él como principal y ella como suplente durante el periodo comprendido entre 23 de julio de 2021 y el 25 de mayo de 2022.
2. En reunión de asamblea de accionistas realizada en el 25 de mayo de 2022, los socios decidieron remover del cargo de representante legal principal y suplente, a la accionista y a su esposo.
3. Los mencionados señores no hicieron rendición final de cuentas como lo ordena la ley y no hicieron entrega de la información financiera, contable y demás a los nuevos representantes legales nombrados por la Asamblea General.
4. El señor esposo, quien en la actualidad no tiene calidad de accionista ni posee ningún tipo de vínculo con la sociedad, me dirigió una comunicación a través de la cual requiere que yo le haga entrega de la siguiente información:
4.1. Aclaración de información financiera (saldos de cuentas, ajustes y reclasificaciones) de los años 2017 a 2021. Periodos en los que él no era el representante legal de la compañía.
4.2. Aclaración de saldos y notas a los estados financieros (firmados por él) de informe financiero presentado en asamblea de fecha mayo 25 del año 2022, cuyo corte fue 15 de mayo de 2022.
4.3. Confirmación y aclaración de saldos, emisión de paz y salvos a nombre de su esposa según información financiera correspondiente al cierre de 2022 presentada en asamblea de febrero de 2023.
5. En asamblea realizada en febrero de 2023 presenté mi renuncia al cargo de contadora de la compañía, pero esta quedó sujeta a la presentación de un informe de auditoría ante los socios realizada por un auditor externo. A la fecha dicho informe de auditoría no ha sido presentado a los socios.
6. En petición de la anterior información, este señor enuncia una serie de amenazas legales y sancionatorias en el ejercicio de mi profesión si no entrego la información solicitada.
PETICION
Con fundamento en los anteriores a antecedentes, solicito respetuosamente se sirva emitir concepto y lineamiento respecto de lo siguiente:
1. ¿Es procedente la solicitud de información realizada por el representante legal teniendo en cuenta que no está solicitando la información directamente a la sociedad sino a mí, persona natural contadora externa de la compañía sin participar de dicha solicitud al actual representante legal?
2. ¿Es procedente la entrega de la información solicitada considerando que quién la requiere no hizo entrega de la misma a la nueva administración?
3. ¿Como contadora estoy obligada a hacer entrega de la información de la compañía a una persona que actualmente no tiene vínculo alguno con ella?
4. ¿Cuáles son las normas que regulan lo referente al deber de confidencialidad que los contadores públicos debemos tener respecto de nuestros clientes?
+5. ¿Cuáles son las consecuencias y los fundamentos normativos de los representantes legales por el hecho de no haber hecho entrega de rendición de cuentas a la finalización de la labor como representante legal?
6. ¿Cuál es la responsabilidad del representante legal cuando los equipos de software contable, dominios de correo electrónico, información financiera digital y correspondencia enviada y recibida se encontraban en equipos de una de sus compañías que no tenía ningún vínculo con la sociedad en mención y no se entregó a la actual administración?"(...)
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Respecto de su solicitud, sea lo primero advertir que no es competencia del CTCP pronunciarse sobre los conflictos surgidos entre el contador público y los usuarios de sus servicios; no obstante, es fundamental destacar que la relación entre un contador público y la entidad para la cual presta sus servicios debe definirse mediante un contrato o acuerdo por escrito, en el cual se establezcan los deberes y obligaciones de ambas partes, como lo establece el artículo 46 de la Ley 43 de 1990.
De otra parte, el CTCP se ha pronunciado en diferentes oportunidades sobre las responsabilidades y obligaciones de los contadores públicos al momento de finalizar su vinculación con un cliente. Por lo tanto, le recomendamos consultar, entre otros, los conceptos 2017-270, 2018-0678, 2018-852, 2019-1221, 2021-0052 y 2022-0378, que podrá acceder en el sitio www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.
Desde el ámbito de competencia del CTCP, se abordarán las siguientes preguntas:
1. ¿Es procedente la solicitud de información realizada por el representante legal teniendo en cuenta que no está solicitando la información directamente a la sociedad sino a mí, persona natural contadora externa de la compañía sin participar de dicha solicitud al actual representante legal?
2. ¿Es procedente la entrega de la información solicitada considerando que quién la requiere no hizo entrega de la misma a la nueva administración?
3. ¿Cómo contadora estoy obligada a hacer entrega de la información de la compañía a una persona que actualmente no tiene vínculo alguno con ella?
4. ¿Cuáles son las normas que regulan lo referente al deber de confidencialidad que los contadores públicos debemos tener respecto de nuestros clientes?
Es pertinente recordar que la información contable y los estados financieros son responsabilidad de la administración de la entidad, más no del contador público. Por ello, será la administración de la entidad quien debe canalizar todas las solicitudes de información, independientemente que su respuesta puede generarse desde el área contable.
Al respecto, la Ley 43 de 1990 establece:
“Artículo 41. El Contador Público en el ejercicio de las funciones de Revisor Fiscal y/o auditor externo, no es responsable de los actos administrativos de las empresas o personas a las cuales presta sus servicios. (...)
Artículo 63. El Contador Público está obligado a guardar la reserva profesional en todo aquello que conozca en razón del ejercicio de su profesión, salvo en los casos en que dicha reserva sea levantada por disposiciones legales. (…)
Artículo 67. El Contador Público está obligado a mantener la reserva comercial de los libros, papeles o informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los que hubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funciones públicas, salvo en los casos contemplados por disposiciones legales. Parágrafo. Las revelaciones incluidas, los estados financieros y en los dictámenes de los Contadores Públicos sobre los mismos, no constituyen violación de la reserva comercial, bancaria o profesional.”(…)
5. ¿Cuáles son las consecuencias y los fundamentos normativos de los representantes legales por el hecho de no haber hecho entrega de rendición de cuentas a la finalización de la labor como representante legal?
Aunque el CTCP no es competente para pronunciarse sobre las consecuencias que presenta para un representante legal el hecho de no haber realizado la rendición de cuentas al finalizar su labor, es relevante tener en cuenta los fundamentos normativos establecidos en la Ley 222 de 1995, que reglamentó el Código de Comercio. Estos fundamentos podrían proporcionar una guía sobre las posibles implicaciones legales en dicha situación:
“ARTICULO 45. RENDICION DE CUENTAS. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión.
La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales.
ARTICULO 46. RENDICION DE CUENTAS AL FIN DE EJERCICIO. Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:
1. Un informe de gestión.
2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio.
3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.
Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente.
6. ¿Cuál es la responsabilidad del representante legal cuando los equipos de software contable, dominios de correo electrónico, información financiera digital y correspondencia enviada y recibida se encontraban en equipos de una de sus compañías que no tenía ningún vínculo con la sociedad en mención y no se entregó a la actual administración?
El CTCP no es competente para pronunciarse sobre la responsabilidad del representante legal referente al manejo de la información de la compañía.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ
Presidente CTCP
